PENGURUSAN FAIL DAN REKOD

Presentasi berjudul: "PENGURUSAN FAIL DAN REKOD"— Transcript presentasi:

1 PENGURUSAN FAIL DAN REKOD
PENCERAMAH: Encik Rabani Jais Encik Ibrahim Abd. Rahman -Jabatan Pelajaran Negeri Selangor- Anjuran: J/K Kerja Latihan dan Penghasilan PKG Ampang

2 ARAHAN PERKHIDMATAN 2 BAB 4- FAIL MEMFAIL DEFINISI:
PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN.

3 TARAF KESELAMATAN FAIL 3 TERBUKA TERHAD SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR

4 TARAF KESELAMATAN FAIL 4 TERBUKA TERHAD SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR

5 WARNA KULIT FAIL 5 TERBUKA - PUTIH TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT
PERKATAAN TERHAD SULIT - HIJAU DAN TERCATIT PERKATAAN SULIT RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA RAHSIA BESAR - KUNING & BERPALANG MERAH DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA BESAR

6 JENIS KUMPULAN FAIL 6 REKOD HOUSEKEEPING
MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI AKTIVITI PENTADBIRAN. BIASANYA PERKARA DI BAWAH TAJUK BESAR: PENTADBIRAN AM HARTA DAN BANGUNAN ALAT KELENGKAPAN KEWANGAN PERSONEL

7 REKOD OPERATIONAL 7 REKOD-REKOD YANG DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH JABATAN / AGENSI KERAJAAN DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI-FUNGSI AKTIVITI ASASNYA.

8 KAEDAH PENDAFTARAN 8 MENGIKUT SIRI MENGIKUT TAHUN MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA MENGIKUT BAHAGIAN ATAU UNIT

9 PENGKELASAN FAIL 9 MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT: KURIKULUM KO-KURIKULUM HAL EHWAL PELAJAR PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN KEWANGAN DAN AKAUN PENTADBIRAN AM SEKOLAH PERHUBUNGAN MASYARAKAT KEMUDAHAN FIZIKAL ASRAMA AUDIT

10 KOD FAIL 10 01/01/001 Tajuk Besar Perkara Aktiviti Contoh:
Tajuk Besar - Kurikulum Perkara - Peperiksaan Aktiviti - PMR Kod Fail - 01/01/001

11 11 KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK
KEPADATAN - SEBOLEH-BOLEHNYA MENGGUNAKAN RUANG YANG MINIMA ASESIBILITI- MUDAH UNTUK DIRUJUK EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN FAIL DENGAN KOS YANG MINIMA KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN YANG DI HADAPAN

12 12 LOKASI HENDAKLAH DILETAKKAN DI TEMPAT YANG MUDAH DAN SEGERA DIPEROLEHI TANPA BERLENGAH RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN DALAM MENGESAN LAIN-LAIN DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH BERBAGAI TAJUK RETENTION BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL YANG TIDAK LAGI AKTIF DIPINDAHKAN KELASFIKASI UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN

13 ORGANISASI PUSAT PENDAFTARAN
13 KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG STANDARD. TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN BERTINDAN.

14 KERTAS MINIT (BORANG AM 6)
14 MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU

15 MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL 15 CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT. NOMBOR KANDUNGAN ITU DILETAKKAN DALAM BULATAN CONTOH: 1

16 16 CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN ‘(DAKWAT MERAH) CONTOH: TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP……. PERKARA DIKANDUNGKAN PADA……………………… 1

17 17 BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR KELUAR CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT, NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT BIRU / HITAM CONTOH: SURAT BERTARIKH ………………………… DIHANTAR KEPADA ………… PADA……… 1

18 18 KERTAS MINIT SEBAGAI PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA PEGAWAI DALAM SESEBUAH JABATAN CONTOH 1 PTR. Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3 salinan TK. PT.10

19 19 CONTOH 2 PPT (P) Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan TK. PT.10
NP/TT (2) Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak dikenakan Tindakan tatatertib/jenayah TK Pen.1

20 SAMPUL KECIL (AM 435A) 20 FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE DALAM FAIL TERSEBUT.

21 21 MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN
FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI ) KANDUNGAN APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT FAIL ITU HENDAKLAH DICATAT: “ DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “

22 PERINGKAT TINDAKAN FAIL
22 SEGERA SERTA MERTA

23 MATLAMAT SISTEM FAIL 23 MEMBERI FAIL YANG BETUL
TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN KOS YANG TERENDAH MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN

24 PERGERAKAN FAIL 24 FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARAN
PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSI PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN

25 SLIP TRANSAKSI 25 Kepada: Unit Fail dan Rekod Fail No.JPS :
Telah saya serahkan Kepada Nama Pagawai Unit / Bahagian : Hari Ini Sekian. Tandatangan : Nama : Unit :

26 SEKIAN TERIMA KASIH Jumpa Lagi

27 DIKENDALIKAN OLEH: IBRAHIM BIN ABDUL RAHMAN Jabatan Pelajaran Selangor
BENGKEL PENGURUSAN FAIL

28 -Fail Puteh -Kertas Minit -Tali Hijau -Makerpen -Pen Merah -Pen Biru -Surat Masuk -Surat Keluar
PERALATAN

29 1-Buka Fail,Beri Tajuk Dan No. Fail
1-Buka Fail,Beri Tajuk Dan No. Fail. 2-Minit Surat Kandungan Masuk Dan Keluar. 3-Tutup Fail TUGASAN