KOLEJ UNIVERSITI KEJURUTERAAN UTARA MALAYSIA KURSUS INDUKSI UMUM

Presentasi berjudul: "KOLEJ UNIVERSITI KEJURUTERAAN UTARA MALAYSIA KURSUS INDUKSI UMUM"— Transcript presentasi:

1 KOLEJ UNIVERSITI KEJURUTERAAN UTARA MALAYSIA KURSUS INDUKSI UMUM
SISTEM FAIL & SURAT MENYURAT PENGURUSAN REKOD & KAWALAN RAHSIA KERAJAAN

2 1. Definasi surat menyurat adalah seperti berikut, kecuali
A. bagi menyampaikan sesuatu pesanan. B. secara sehala. C. sejenis komunikasi bertaip. D. dari satu pihak kepada pihak yang lain.

3 2. Surat rasmi Jabatan terdiri daripada klasifikasi berikut, kecuali
A. Terbuka. B. Sulit. C. Persendirian. D. Terhad.

4 3. Apabila mengambil tindakan hantar dengan tangan, perkara-
3. Apabila mengambil tindakan hantar dengan tangan, perkara- perkara berikut adalah betul, kecuali A. copkan Hantar Dengan Tangan di atas surat. B. catatkan dalam buku “ despatch “. C. masukan dalam sampul surat dan lekatkan setem secukupnya. D. jarak penghantaran hendaklah kurang daripada 25 kilometer.

5 4. Bentuk surat rasmi jabatan boleh di hantar seperti berikut
I. Poskad. II. Surat biasa. III. Surat berdaftar. IV. Bungkusan. A. I, II dan III B. I, II dan IV D. II, III dan IV D. I, II, III dan IV

6 5. Apakah yang dimaksudkan dengan rujukan silang ?
A. penerima merujuk kembali rujukan surat penghantar. B. penghantar merujuk kembali surat penerima. C. Penerima mencari jawapan persoalan silang. D. Penghantar mendapat jawapan persoalan silang.

7 6. Kata-kata hormat perlu ada pada permulaan surat rasmi
6. Kata-kata hormat perlu ada pada permulaan surat rasmi bagi menunjukkan A. pengirim memuji pangkat dan darjat penerima. B. menjadi ikutan kepada semua pengirim. C. menghormati kedudukan dan status penerima. D. sudah menjadi kebiasaan kepada semua pengirim.

8 7. Tajuk surat hendaklah ringkas dan tepat supaya
I. penerima memahami tujuan isi kandungan surat berkaitan. II. penghantar mendapat jawapan yang dikehendaki. III. tajuk akan dapat membayangkan isi surat. IV. penerima perlu membaca keseluruhan surat untuk mengetahui isi kandungan nya A. I, II dan III B. I, II dan IV C. II, III dan IV D. I, II, III dan IV

9 8. Tujuan menulis perenggan bernombor di dalam surat rasmi ialah
A. mengikut format rasmi surat jabatan kerajaan. B. memudahkan penerima merujuk kembali persoalan untuk diberikan jawapan. C. mengikut peraturan tatacara menaip yang diamalkan oleh kebanyakan orang. D. surat yang dihantar oleh pengirim terlalu panjang.

10 9. Tarikh di atas surat rasmi jabatan hendaklah ditaip atau ditulis semasa
A. Pembantu Tadbir Rendah menaip surat berkenaan. B. Pembantu Tadbir surat menyurat menyisihkan surat-surat untuk dipos. C. Pegawai menandatangani surat berkenaan. D. Pembantu Am Rendah hendak poskan surat berkenaan

11 10. Salinan surat jawapan yang diterima dari jabatan lain adalah untuk
A. makluman bersama. B. tindakan jika berkenaan. C. baca dan failkan sahaja D. makluman bersama dan tindakan jika berkenaan.

12 11. Setiap muka pertama surat rasmi hendaklah menggunakan
11. Setiap muka pertama surat rasmi hendaklah menggunakan kertas rasmi jabatan yang sudah sedia tercetak. Tujuan penggunaan kertas rasmi tersebut adalah seperti berikut, kecuali A. menyenangkan orang ramai/jabatan lain mengalamatkan surat balasan. B. memudahkan orang ramai/jabatan lain mengetahui letak sebenarnya jabatan itu. C. Memberi surat itu kuasa dan imej yang tinggi. D. Memudahkan ianya dikesan apabila hilang di dalam mana- mana fail.

13 12. Semua surat rasmi hendaklah ditulis berkenaan dengan satu
12. Semua surat rasmi hendaklah ditulis berkenaan dengan satu perkara sahaja. Ini bertujuan A. Memudahkan surat tersebut ditulis. B. Meringkaskan surat berkenaan C. Memudahkan penerimaan menyimpan surat berkenaan sebelum tindakan diambil. D. Membolehkan penerima mengetahui mana-mana perkara yang perlu mendapat perhatiannya terlebih dahulu.

14 13. Encik Kassim seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
13. Encik Kassim seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N17 di Jabatan Bendahari telah menerima sepucuk sampul surat bercop SULIT yang ditujukan kepada Ketua Jabatannya yang dihantar sendiri oleh Penghantar Cepat Bank Negara Malaysia. Tindakan-tindakan berikut perlu diambil oleh beliau semasa menerima surat tersebut, kecuali A. Menandatangani di dalam buku kiriman tangan dari Bank Negara Malaysia mengesahkan penerimaannya. B. Memberi surat akuan terima kepada Penghantar Cepat tersebut. C. Surat itu dibuka dan dicop tarikh penerimaannya. D. Sampul surat itu dicop dan terus dihantar kepada pegawai yang berkenaan.

15 14. Cik Rina seorang Pembantu Tadbir Rendah telah menerima
14. Cik Rina seorang Pembantu Tadbir Rendah telah menerima sepucuk surat rasmi terperingkat SULIT untuk diposkan. Tindakan awal yang perlu dilakukan terhadap surat tersebut ialah A. merekodkan surat tersebut ke dalam buku daftar surat sulit. B. membuka dan membaca isi kandungannya sebelum diposkan. C. memasukkan surat tersebut ke dalam sampul kecil. D. memposkan surat tersebut dengan secepat mungkin.

16 15. Ketua Jabatan hendaklah menentukan semua surat-surat yang
15. Ketua Jabatan hendaklah menentukan semua surat-surat yang diterima diberi perhatian segera dan diberi balasan dalam kadar yang singkat kerana A. ia dapat membantu sesebuah jabatan yang terlibat mengambil tindakan segera terhadap perkara-perkara yang terkandung di dalamnya. B. kelewatan mengambil tindakan terhadap surat-surat yang diterima akan membayangkan ketidakcekapan jabatan berkenaan C. semua perkara yang terkandung dalam surat yang dihantar memerlukan perhatian atau tindakan segera oleh jabatan yang menghantarnya D. pegawai-pegawai yang lewat menjawab surat-surat yang dihantar akan diambil tindakan sewajarnya

17 16. Puan Nor, seorang Penolong Pegawai Tadbir ingin mengirim
16. Puan Nor, seorang Penolong Pegawai Tadbir ingin mengirim sepucuk surat rasmi kepada Jabatan Hal Ehwal Orang Asli. Mengikut peraturan, surat berkenaan hendaklah dialamatkan kepada A. jawatan pegawai yang berkenaan B. pegawai berkenaan yang bertanggungjawab C. Bahagian di mana pegawai berkenaan bertugas D. Ketua Jabatan berkenaan atas gelaran rasmi jawatannya

18 17. Semua surat-surat yang keluar dari sesebuah jabatan perlu
17. Semua surat-surat yang keluar dari sesebuah jabatan perlu direkodkan dalam kertas minit fail. Bagi surat yang dihantar dengan tangan, ianya hendaklah juga direkodkan ke dalam A. buku rekod surat-surat keluar B. buku surat-surat berdaftar C. buku kiriman tangan D. buku surat menyurat

19 18. Puan Zaharah, seorang Pembantu Tadbir menerima sepucuk. surat
18. Puan Zaharah, seorang Pembantu Tadbir menerima sepucuk surat rasmi yang dialamatkan untuk perhatian pegawainya. Tindakan yang perlu diambil oleh beliau ialah A. menghantar surat tersebut terus kepada pegawai berkenaan tanpa dibuka B. membuka surat serta mengecop tarikh terima dan serah kepada pegawai berkenaan C. membuka surat itu dan memasukkan ke dalam fail berkaitan dan serah kepada pegawai berkenaan D. membuka dan mengecop surat tersebut dan serahkan kepada Bahagian Pendaftaran Fail

20 19. Encik Kassim seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
Encik Kassim seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) telah menerima sepucuk surat dari Kementerian Pertahanan. Surat tersebut tidak dapat diberi jawapan segera kerana memerlukan kajian lanjut. Encik Kassim hendaklah A. menghantar kad akuan penerimaan kepada penulis surat tersebut B. menyimpan surat itu dahulu sehingga jawapan surat tersebut dapat diberi C. memberitahu penulis melalui surat bahawa jawapan yang tegas akan diberi kemudian dalam satu jangka masa yang ditetapkan D. menyimpan surat itu dalam perhatian dalam satu jangka masa yang ditetapkan sementara menunggu butir-butir lanjut.

21 20. Satu daripada kenyataan di bawah ini mengenai fail terbuka
Satu daripada kenyataan di bawah ini mengenai fail terbuka adalah salah. Kenyataan tersebut ialah A. Fail terbuka di simpan di bilik fail. B. Fail terbuka tidak perlu di semak pengkelasan keselamatannya. C. Fail terbuka di daftar bersama-sama fail sulit. D. Fail terbuka diedarkan terus dari bahagian pendaftaran kepada pegawai yang memerlukannya.

22 III. bilik tersebut hendaklah dilengkapi dengan rak-rak besi.
21. Bahagian anda bercadang hendak membesarkan lagi bilik failnya kerana ruang yang ada telah terlalu sempit. Bilik tersebut hendaklah mempunyai ciri-ciri berikut I. bilik tersebut hendaklah tidak lembap atau bocor atapnya. II. bilik tersebut hendaklah mempunyai penyedut habuk dan dihawa dinginkan III. bilik tersebut hendaklah dilengkapi dengan rak-rak besi. IV. bilik tersebut hendaklah mempunyai ruang yang mencukupi agar selesa untuk staf bekerja di dalamnya. A.. I dan II B. I, II dan III C. I, II dan IV D. I, II, III dan IV

23 22. Ketua-ketua Jabatan hendaklah menjalankan pemeriksaan
22. Ketua-ketua Jabatan hendaklah menjalankan pemeriksaan dan kajian tahunan bagi rekod-rekod yang telah ditutup lima tahun dahulu dengan tujuan A. untuk memindahkan rekod-rekod itu ke Jabatan Arkib Negara. B. memeriksa rekod-rekod tersebut sekiranya ada yang perlu untuk rujukan semula. C. mengambil tindakan yang sesuai untuk memelihara rekod- rekod Jabatan dari sebarang kerosakan dan kemusnahan semasa dalam jagaan mereka. D. Menentukan bahawa rekod-rekod disimpan dalam keadaan yang sesuai mengikut peraturan yang ditentukan oleh Jabatan Arkib Negara.

24 23. Pengurusan pengedaran fail dari seseorang pegawai kepada
23. Pengurusan pengedaran fail dari seseorang pegawai kepada pegawai lain melalui bahagian pendaftaran fail adalah bagi tujuan berikut, kecuali A. mengelakkan “ kehilangan “ fail dalam perjalanan semasa bertukar tangan kepada pegawai. B. penyimpanan rekod yang lengkap mengenai pengedaran fail dapat dilaksanakan. C. menghadkan penggunaan dan pergerakan fail antara pegawai agar keselamatan fail terjamin dan mengatasi masalah “ kehilangan “ fail. D. mewujudkan satu sistem pengesanan fail yang sistematik.

25 24. Satu daripada kenyataan berikut mengenai fail adalah salah
A. fail-fail yang telah dibuka atau akan dibuka hendaklah diberi tajuk ringkas yang sesuai yang dapat membayangkan isi kandungannya. B. fail-fail yang diberi pengkelasan keselamatan hendaklah mempunyai pendaftaran yang berasingan dari fail-fail terbuka. C. apabila had muatan di dalam sesebuah fail itu dicapai, satu kulit fail baru yang mempunyai tajuk dan nombor yang sama hendaklah dibuka dan ditanda sebagai “Jilid II”. D. tiap-tiap fail yang telah dibuka akan dimasukkan kertas minit yang biasanya diletakkan di sebelah kanan fail.

26 25. Encik Azam sedang menyusun fail-fail dalam bilik fail dan
25. Encik Azam sedang menyusun fail-fail dalam bilik fail dan mendapati sebuah fail lembab dan berlapuk. Tindakan yang perlu dilakukan oleh beliau ialah A. menjemur fail berkenaan agar kering dan hilang lapuknya. B. mengeringkan fail tersebut dengan menggunakan kipas angin atau disalai. C. membersihkan fail berkenaan dan kemudian menanginkannya supaya kering. D. memaklumkan kepada Jabatan Arkib Negara untuk tindakan selanjutnya.

27 26. Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah ditanda pada
A. sebelah luar kulit muka hadapan fail. B. sebelah dalm kulit belakang fail. C. sebelah luar kulit muka depan dan belakang fail. D. sebelah dalam kulit hadapan dan belakang fail.

28 27. Encik Abu yang bertugas di Bahagian Pendaftaran Fail
27. Encik Abu yang bertugas di Bahagian Pendaftaran Fail mendapati fail untuk dimasukkan sepucuk surat yang perlu tindakan segera telah tidak dapat dikesan. Sebagai langkah sementara, beliau perlulah A. menyimpan surat itu dalam perhatian B. membuka fail baru dan masukkan surat berkenaan C. menyerahkan surat itu terus kepada pegawai D. membuka sampul kecil dan masukkan surat berkenaan

29 28. Anda sedang mengambil tindakan ke atas sebuah fail sulit
28. Anda sedang mengambil tindakan ke atas sebuah fail sulit. Sehingga tamat waktu pejabat, anda masih lagi belum selesai mengambil tindakan ke atas fail tersebut. Sebagai langkah keselamatan, anda hendaklah A. mengembalikannya ke Bahagian Pendaftaran Fail B. menyimpannya di dalam laci yang berkunci C. menyimpannya di dalam kabinet di bilik Ketua Jabatannya D. menyerahkan kepada Pegawai Keselamatan Pejabat untuk disimpan selamat

30 29. Fail-fail adalah merupakan sistem penyimpan dokumen penting
Fail-fail adalah merupakan sistem penyimpan dokumen penting dalam urusan rasmi Kerajaan. Kenyataan-kenyataan di bawah ini adalah betul mengenai fail, kecuali A. fail-fail yang dibuka hendaklah diberik tajuk ringan dan sesuai dengan isi kandungannya. B. Satu-satu fail itu hendaklah dikhaskan bagi sesuatu perkara sahaja C. Fail-fail yang diberi pengelasan keselamatan hendaklah mempunyai pendaftaran yang sama dengan fail-fail terbuka D. Setiap fail baru yang hendak dibuka hendaklah dirujuk kepada Bahagian Pendaftaran Fail

31 30. Satu kulit fail baru yang mempunyai tajuk dan nombor yang
30. Satu kulit fail baru yang mempunyai tajuk dan nombor yang sama dengan fail asal hendaklah dibuka dan ditanda sebagai Jilid II apabila A. kandungan fail asal itu telah mencapai angka seratus B. kulit fail asal itu dan kandungannya basah terkena hujan C. terlalu banyak lampiran di dalam fail asal itu D. had muatan di dalam fail asal itu telah dicapai

32 31. Seorang pegawai awam yang telah lulus tapisan keselamatan
Seorang pegawai awam yang telah lulus tapisan keselamatan yang disyaratkan kepadanya boleh A. melihat semua perkara terperingkat secara automatik B. menyimpan semua jenis fail terperingkat C. menentukan peringkat sesuatu dokumen terperingkat D. melihat perkara terperingkat setakat membolehkannya menjalankan tugasnya

33 32. Dokumen-dokumen terperingkat yang dihantar melalui Peti atau
Dokumen-dokumen terperingkat yang dihantar melalui Peti atau Beg Berkunci hendaklah menggunakan A. dua lapis sampul surat B. sampul surat khas C. satu sampul surat sahaja D. sampul surat biasa dan dilakri

34 33. Semua surat-surat yang dikeluarkan oleh mana-mana
33. Semua surat-surat yang dikeluarkan oleh mana-mana Kementerian, Jabatan atau Agensi perlu diberi pengkelasan Keselamatan mengikut A. panduan keselamatan jabatan B. peringkat keselamatan fail surat-surat itu C. kepentingan kandungan surat D. garis panduan Pejabat Keselamatan Kerajaan

35 34. Encik Mustafa seorang Ketua Penolong Pengarah di Jabatan. Parit
Encik Mustafa seorang Ketua Penolong Pengarah di Jabatan Parit dan Saliran sedang menyediakan kertas kerja berkenaan Sistem Perparitan di Kuala Lumpur. Sebagai makumat tambahan, Ketua Jabatan beliau telah memberikan satu salinan dokumen terperingkat “Rahsia” sebagai lampiran. Kertas kerja beliau ini perlu diperingkat sebagai A. “Rahsia Besar” B. “Rahsia” C. “Sulit” D. “Terhad”

36 35. Penjawat-penjawat awam yang menguruskan perkara-perkara
Penjawat-penjawat awam yang menguruskan perkara-perkara terperingkat “Rahsia Besar” hendaklah dalam apa keadaan sekalipun apabila menimbangkan soal penyampaian perkara terperingkat kepada orang lain perlu mengamalkan prinsip A. “Perlu Mengetahui” B. “Berhati-hati” C. “Lihat dan Kembalikan” D. “Tertutup”

37 36. Biasanya, fail-fail yang disimpan dalam perhatian adalah terdiri
36. Biasanya, fail-fail yang disimpan dalam perhatian adalah terdiri daripada fail-fail berikut A. fail-fail yang sedang menunggu jawapan atau memerlukan tindakan yang dijangka pada sesuatu masa tertentu B. fail yang disimpan untuk tindakan pegawai atasan C. fail-fail terperingkat keselamatan yang perlu dijaga isi kandungannya agar tidak jatuh ke tangan mereka yang tidak bertanggungjawab D. fail-fail yang telah cukup had muatannya dan akan ditutup

38 37. Sampul kecil boleh dibuka sebagai langkah sementara
37. Sampul kecil boleh dibuka sebagai langkah sementara. Tindakan ini dilakukan apabila A. fail berkaitan dengan isi surat-surat yang diterima itu masih belum dibuka B. fail yang berkaitan sedang digunakan oleh pegawai lain C. surat itu memerlukan jawapan yang segera D. fail berkaitan dengan isi kandungan surat yang diterima itu tidak dapat dikesan

39 38. Cik Hayati seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi). diarah
38. Cik Hayati seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) diarah oleh Ketua Jabatannya untuk memeriksa fail-fail jabatannya. Beliau mendapati beberapa buah fail mempunyai kandungan yang berlebihan. Tindakan yang perlu diambil oleh beliau ialah A. menutup fail-fail tersebut B. menyimpan fail-fail tersebut secara berasingan untuk dihantar ke Jabatan Arkib Negara C. membuka fail baru dengan tajuk dan nombor rujukan baru D. membuka fail baru dengan tajuk dan nombor rujukan sama serta ditandakan “Jilid II”

40 39. Kulit fail terperingkat yang digunakan untuk menyimpan
39. Kulit fail terperingkat yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumenterperingkat RAHSIA adalah berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang serta berwarna A. kuning B. merah jambu C. Hijau D. putih

41 40. Kulit-kulit fail terperingkat diberi warna-warna tertentu
40. Kulit-kulit fail terperingkat diberi warna-warna tertentu. Kulit fail terperingkat ”Rahsia Besar” berwarna A. kuning dengan berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang B. merah jambu dengan berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang C. hijau dengan berpalang hijau muda di sebelah luar kulit hadapan dan belakang D. merah dengan berpalang merah jambu di sebelah luar kulit hadapan dan belakang