BAHAGIAN 3 : FUNGSI MESYUARAT MBJ

Presentasi berjudul: "BAHAGIAN 3 : FUNGSI MESYUARAT MBJ"— Transcript presentasi:

1 BAHAGIAN 3 : FUNGSI MESYUARAT MBJ
MANUAL PENGGUNA BAHAGIAN 3 : FUNGSI MESYUARAT MBJ SUBMODUL PERHUBUHANGAN MAJIKAN – PEKERJA (MER) MAJLIS BERSAMA JABATAN (MBJ)

2 OBJEKTIF DOKUMEN Manual Pengguna Bahagian 3 : Fungsi Mesyuarat MBJ disediakan bagi membantu Setiausaha / Urusetia MBJ agensi mengemaskini maklumat berkenaan mesyuarat-mesyuarat MBJ yang telah diadakan di agensi masing-masing

3 MENU-MENU MESYUARAT MBJ
Berikut adalah menu-menu yang digunakan oleh agensi di bawah fungsi Mesyuarat MBJ : Selenggara Maklumat Mesyuarat MBJ

4 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ

5 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Menu : Mesyuarat MBJ >> Selenggara Maklumat Mesyuarat MBJ Fungsi ini membolehkan agensi memasukkan maklumat-maklumat berkenaan mesyuarat MBJ yang telah diadakan

6 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Lakukan carian berdasarkan nama MBJ atau Nombor Pendaftaran MBJ Klik pada pautan nombor pendaftaran MBJ untuk ke proses Selenggara Maklumat Mesyuarat MBJ bagi nama MBJ yang telah dipilih

7 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Muka web seterusnya akan memaparkan senarai Mesyuarat MBJ agensi yang pernah diisikan Klik pada pautan Bil. Mesyuarat untuk melihat atau mengemaskini maklumat mesyuarat yang sedia ada Bagi mewujudkan rekod baru bagi mesyuarat MBJ, klik pada butang Tambah

8 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Di dalam muka web seterusnya, empat tab akan terpapar iaitu : Maklumat Asas Mesyuarat MBJ Kemaskini Isu-isu MBJ Muat Naik Dokumen Semakan Setiausaha MBJ

9 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Di dalam tab pertama iaitu Maklumat Asas Mesyuarat MBJ, isikan maklumat seperti Jenis Mesyuarat, Bilangan Mesyuarat dan Tarikh Mesyuarat MBJ yang telah diadakan Klik butang Simpan sebelum ke tab yang seterusnya

10 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Di dalam tab kedua, anda dikehendaki memasuki maklumat isu-isu MBJ yang dibincangkan di dalam mesyuarat berkenaan Terdapat dua subtab bagi tab Kemaskini Isu-isu MBJ iaitu : Perkara Berbangkit Dari Minit MBJ yang Lalu (Isu Lama yang masih belum selesai) Isu yang Dibincangkan Dalam Mesyuarat MBJ Terkini (Isu Baru)

11 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Di dalam subtab Perkara Berbangkit Dari Minit MBJ yang Lalu, anda dikehendaki untuk memasukkan isu-isu lama yang masih belum selesai dan dibincangkan di dalam mesyuarat berkenaan Bagi isu yang telah sedia ada direkodkan di dalam sistem, pilih Tajuk isu melalui menu drop down yang disediakan Setiap isu lama dimasukkan secara berasingan Kategori dan jenis isu akan secara automatik dikeluarkan berdasarkan maklumat yang telah dimasukkan sebelum ini Pilih Status Isu dan isikan ruangan Catatan (tidak mandatori) Klik butang Tambah untuk menambahkan ruangan isu Klik butang simpan setelah semua isu selesai dimasukkan Rujuk slaid berikutnya untuk melihat antaramuka subtab Perkara Berbangkit Dari Minit MBJ yang Lalu

12 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ

13 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Bagi isu lama yang dibincangkan di dalam mesyuarat dan belum diwujudkan di dalam sistem, klik pada kotak semak(checkbox) Kemudian, isikan ruangan Tajuk Isu (di bawah checkbox) dan pilih Jenis Isu, Kategori Isu, Status Isu serta isikan ruangan catatan (tidak mandatori) Klik butang simpan setelah semua isu selesai dimasukkan

14 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Di dalam subtab Perkara Berbangkit Dari Minit MBJ yang Lalu, anda dikehendaki untuk memasukkan isu-isu baru yang masih belum selesai dan dibincangkan di dalam mesyuarat berkenaan Masukkan Tajuk Isu dan pilih Jenis Isu, Kategori Isu, Status Isu serta isikan ruangan catatan (tidak mandatori) Setiap isu baru dimasukkan secara berasingan Klik butang simpan setelah semua isu selesai dimasukkan

15 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Di dalam subtab Muat Naik Dokumen, anda dikehendaki untuk dokumen yang berkait dengan mesyuarat MBJ berkenaan khususnya minit mesyuarat (mandatori) Klik butang Muat Naik sama ada di dalam ruangan Minit Mesyuarat atau Dokumen Sokongan Mesyuarat untuk memuat naik berdasarkan jenis dokumen

16 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Klik butang Choose File untuk memilih fail dokumen tersebut di dalam simpanan komputer anda Format fail yang dibenarkan adalah hanya dalam bentuk .PDF Masukkan keterangan berhubung dengan dokumen yang telah dimuat naik

17 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Dokumen yang telah dimuat naik akan terpapar di dalam ruangan Minit Mesyuarat atau/dan Dokumen Sokongan Mesyuarat

18 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Di dalam subtab Semakan Setiausaha MBJ, maklumat-maklumat yang telah diisikan perlu mendapat penyemakan dan pengesahan daripada kedua-dua Setiausaha MBJ agensi Setiausaha Pegawai akan memulakan proses dengan menanda checkbox dan kemudian mengklik butang Hantar untuk dipanjangkan proses kepada Setiausaha Pekerja Hanya Setiausaha Pegawai sahaja dibenarkan untuk melakukan proses ini Rujuk slaid berikutnya untuk melihat antaramuka subtab Semakan Setiausaha MBJ

19 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ

20 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Setelah penghantaran dilakukan, Setiausaha Pekerja perlu membuka peti pesanan aplikasi HRMIS2.0 untuk melakukan proses pengesahan Klik pada pautan Subjek untuk ke proses yang seterusnya

21 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Setiausaha Pekerja akan dapat melihat segala maklumat berkenaan mesyuarat berdasarkan empat tab yang disediakan di mana tab-tab tersebut mengandungi maklumat yang sama seperti di dalam fungsi sebelum

22 SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ
Setelah semakan dilakukan, Setiausaha Pekerja boleh terus mengesahkan dokumen tersebut dengan menanda checkbox dan kemudian mengklik butang Hantar untuk dipanjangkan proses kepada Setiausaha Pegawai sebagai makluman Hanya Setiausaha Pekerja sahaja dibenarkan untuk melakukan proses ini

23 TAMAT - BAHAGIAN 3 : FUNGSI MESYUARAT MBJ
* Sila rujuk Manual Pengguna Bahagian 4 : Fungsi Tawkim MBJ bagi proses seterusnya