Audit Mutu Internal dan Rencana Kegiatan & Anggaran

Presentasi berjudul: "Audit Mutu Internal dan Rencana Kegiatan & Anggaran"— Transcript presentasi:

1 Audit Mutu Internal dan Rencana Kegiatan & Anggaran
Lokakarya Audit Mutu Internal Griya Persada, Mei 2019

2 SPMI yang Otentik, Efektif dan Efisien Berbasis TI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) USD kita kembangkan seotentik mungkin, meskipun hal-hal formal administratif untuk berbagai keperluan, seperti akreditasi, pelaporan ke pemerintah, dll. tetap kita usahakan untuk kita penuhi. Otentik artinya asli, dalam makna sama adanya antara dalam dan luar, tidak ada perbedaan antara substansi/isi dan permukaan/kulit. Formalitas dan administrasi bukan yang pertama dan utama, tidak menjadi tujuan; tetapi mengikuti yang substansi, bahkan sejauh memang diperlukan saja. SPMI USD juga kita usahakan seefektif mungkin, yakni bermuara pada peningkatan mutu tridharma yang nyata sesuai visi dan misi serta tujuan dan sasaran USD. Efektif: Tepat sasaran. Mengingat keterbatasan sumber daya sebagai PTS, SPMI USD yang kita kembangkan juga kita usahakan seefisien mungkin. Efisien: Tepat guna, penggunaan sumberdaya seperlunya, tidak ada yang berlebihan atau sia- sia, bahkan hemat. Untuk mendukung ketiga hal di atas, SPMI USD juga kita kembangkan berbasis TI. Otentik : Berbasis data, obyektif, tidak spekulatif dan tidak subyektif, Efektif : Berdasar kriteria dan pengukuran, Efisien : Menghindari pengulangan pengerjaan sesuatu yang sama.

3 Sikloid Penjaminan Mutu Internal USD
SPMI USD berlangsung sikloid tahunan dalam sikloid lima tahunan. Sikloid SPMI tahunan dapat digambarkan sebagai berikut. RKA-RAPB Audit Mutu Realisasi RKA-RAPB Status/ Capaian Mutu Status/ Capaian Mutu

4 Standar Mutu di USD Standar Mutu Tridharma
Standar Mutu Pendukung Tridharma

5 I. Standar Mutu Tridharma
No Tridharma Standar Hasil Standar Isi Standar Proses Standar Penilaian Standar Dosen Standar Tata Kelola Tridharma A Pendidikan 1 Pendidikan Kurikuler a Matakuliah Pengembangan Kepribadian b Matakuliah Wajib Bidang Studi c Matakuliah Pilihan 2 Pendidikan Non Kurikuler Program Kokurikuler Kegiatan Ekstrakurikuler B Penelitian C Pengabdian kepada Masyarakat

6 II. Standar Mutu Pendukung Tridharma
No Pendukung Tridharma Standar Mutu A Tata Kelola Pendukung Tridharma 1 Layanan Unit Pendukung Tridharma B Sumber Daya Pendukung Tridharma Tenaga Kependidikan 2 Pasarana dan Sarana a Pasarana dan Sarana Umum b Perpustakaan c Sistem Informasi d Pasarana dan Sarana Khusus 3 Keuangan C Kerjasama Publikasi, Promosi dan Hubungan Masyarakat Kerjasama Nasional dan Internasional Kerjasama Alumni D Kesejahteraan Mahasiswa Layanan Kesehatan Jasmani, Mental dan Rohani Mahasiswa Layanan Beasiswa Mahasiswa Penyelenggaraan Asrama 4 Layanan Santunan Sosial Mahasiswa

7 Tata Kelola USD: Sentralistik-Desentralistik
Tata kelola USD merupakan perpaduan antara sentralisasi dan desentralisasi. Ini adalah garis besar sistem tata kelola USD. Terlihat di sini bahwa tata kelola tridharma tidak ada yang semata-mata sentralistik, semuanya ada unsur yang dikelola secara desentralistik pada tingkat Fakultas/Pasca Sarjana maupun pada tingkat Program Studi. Itulah mengapa kita mengatakan, tridharma dikelola secara desentralistik; maksudnya adalah ada unsur yang dikelola secara desentralistik, bukan sepenuhnya desentralistik (unsur sentralistik selalu ada, karena sepenuhnya desentralistik berarti terpisah). Sebaliknya, tata kelola bidang pendukung tridharma ada yang semata-mata sentralistik. Itulah mengapa kita mengatakan, bidang pendukung tridharma dikelola secara sentralistik; maksudnya adalah ada unsur yang dikelola sepenuhnya sentralistik, bukan semuanya dikelola sepenuhnya sentralistik.

8 Contoh Rumusan Standar Mutu Sumber Daya Pendukung Tridharma
Contoh Standar Mutu Pengelolaan Keuangan Program Studi

9 Contoh Rumusan Standar Mutu Layanan Unit Pendukung Tridharma
Contoh Standar Mutu Layanan Bagian Rumah Tangga Biro Layanan Umum

10 Audit Mutu Akademik dan Tindak Lanjutnya
Audit Mutu Pendukung dan Tindak Lanjutnya Audit Mutu Akademik dan Tindak Lanjutnya Audit Mutu Layanan Unit Pendukung dan Rencana Tindak Lanjutnya Pengumpulan Data/Dokumen/Bukti Status/Capaian Mutu Layanan Unit Pendukung Perencanaan Tindak Lanjut Atas Hasil Evaluasi Mutu Layanan Unit Pendukung Audit Mutu Layanan Unit Pendukung Penetapan Standar Mutu Layanan Unit Pendukung Perencanaan Tindak Lanjut Atas Hasil Audit Mutu Pendukung Audit Mutu Pendukung Pengumpulan Data/Dokumen/Bukti Status/Capaian Mutu Pendukung Penetapan Stadar Mutu Akademik Pengumpulan Data/Dokumen/Bukti Status/Capaian Mutu Akademik Perencanaan Tindak Lanjut Atas Hasil Audit Mutu Akademik Audit Mutu Akademik Penetapan Standar Mutu Pendukung

11 Audit Mutu Layanan Unit Pendukung dan Rencana Tindak Lanjutnya melalui Sistem Informasi SPMI Layanan Unit Pendukung Audit Mutu Pendukung dan Rencana Tindak Lanjutnya melalui Sistem Informasi SPMI Pendukung Audit Mutu Akademik dan Rencana Tindak Lanjutnya melalui Sistem Informasi SPMI Akademik Diisi oleh SPMAIP LPMAI. Diverifikasi dan dilengkapi oleh masing-masing Unit Pendukung. Diisi oleh Biro/Unit tingkat Universitas yang terkait. Diverifikasi dan dilengkapi oleh Prodi, Fakultas/Pasca Sarjana dan Universitas. Dilakukan oleh SPMAIP LPMAI. Dibuat versi cetak Hasil Audit Mutu Pendukung untuk setiap Prodi, setiap Fakultas/Pasca Sarjana dan Universitas yang ditandatangani oleh Sekretaris dan Ketua SPMAIP serta dikirimkan ke setiap Prodi, setiap Fakultas/Pasca Sarjana, setiap Biro/Unit tingkat Universitas yang terkait dan Universitas. Dilakukan oleh SPMAIA LPMAI. Dibuat versi cetak Hasil Evaluasi Mutu Layanan untuk setiap Unit Pendukung yang ditandatangani oleh Sekretaris dan Ketua SPMAIP serta dikirimkan ke setiap Unit Pendukung, Segenap WD (II) dan segenap WR. Dilakukan oleh masing-masing WD (II) bersama tenaga kependidikan Uni-unit Pendukung di bawah Fakultas/Pasca Sarjana dan masing-masing WR bersama tenaga kependidikan masing=masing Biro/Unit tingkat Universitas terkait. Dibuat versi cetak Rencana Tindak Lanjut Peningkatan Mutu Layanan Unit Pendukung yang ditandatangani oleh Dekan/Direktur dan WD (II) atau Rektor dan WR terkait serta dirimkan ke masing-masing Unit Pendukung untuk dilaksanakan atau dijadikan dasar penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Pengembangan tahun berikutnya. Dilakukan oleh: Universitas bersama semua Fakultas/Pasca Sarjana dan Biro/Unit tingkat Universitas yang terkait serta dibuat versi cetak Rencana Tindak Lanjut Peningkatan Mutu Pendukung yang ditandatangani oleh Rektor dan WR terkait serta dirimkan ke setiap Fakultas/Pasca Sarjana dan Biro/Unit tingkat Universitas yang terkait untuk dijadikan dasar penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Investasi tahun berikutnya. Masing-masing Fakultas/Pansca Sarjana bersama Prodinya dan Biro/Unit tingkat Universitas yang terkait serta dibuat versi cetak Rencana Tindak Lanjut Peningkatan Mutu Pendukung yang ditandatangani oleh Dekan dan WD (II) serta dirimkan ke setiap Prodi masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana dan Biro/Unit tingkat Universitas yang terkait untuk dijadikan dasar penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Investasi tahun berikutnya. Diisi oleh BAPSI berdasarkan data SIA. Diverifikasi dan dilengkapi oleh Prodi, Fakultas/Pasca Sarjana dan Universitas. Dilakukan oleh SPMAIA LPMAI. Dibuat versi cetak Hasil Audit Mutu Akademik untuk setiap Prodi, setiap Fakultas/Pasca Sarjana dan Universitas yang ditandatangani oleh Sekretaris dan Ketua SPMAIA serta dikirimkan ke setiap Prodi, setiap Fakultas/Pasca Sarjana dan Universitas. Dilakukan oleh: Universitas bersama semua Fakultas/Pasca Sarjana dan dibuat versi cetak Rencana Tindak Lanjut Peningkatan Mutu Akademik yang ditandatangani oleh Rektor dan WR I serta dirimkan ke setiap Fakultas/Pasca Sarjana untuk dijadikan dasar penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Pengembangan dan Kemahasiswaan tahun berikutnya. Masing-masing Fakultas/Pansca Sarjana bersama Prodinya dan dibuat versi cetak Rencana Tindak Lanjut Peningkatan Mutu Akademik yang ditandatangani oleh Dekan dan WD (I) serta dikirimkan ke setiap Prodi masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana untuk dijadikan dasar penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Pengembangan dan Investasi tahun berikutnya. Pegisian data/dokumen/bukti selesai dilakukan paling lambat akhir bulan Juni/Desember. Vesifikasi selesai dilakukan paling lambat pada pertengahan bulan Juli/Januari . Pegisian data/dokumen/bukti selesai dilakukan paling lambat akhir bulan Agustus. Vesifikasi selesai dilakukan paling lambat pada pertengahan bulan September. Pegisian data/dokumen/bukti selesai dilakukan paling lambat akhir bulan Agustus. Vesifikasi selesai dilakukan paling lambat pertengahan bulan September. Penilaian mutu layanan Unit pendukung selesai dilakukan paling lambat pada akhir bulan Juli/Januari. Dokumen Hasil Penilaian Mutu Layanan Unit Pendukung diterima setiap Unit Pendukung, segenap WD (II) dan segenap WR paling lambat pada pertengan bulan Agustus/Februari. Perencanaan Tindak Lanjut dilakukan paling lambat pada minggu ketiga bulan Oktober. Pengiriman dokumen Rencana Tindak Lanjut dilakukan paling lambat pada akhir bulan Oktober. Perencanaan Tindak Lanjut dilakukan paling lambat pada minggu ketiga bulan Oktober. Pengiriman dokumen Rencana Tindak lanjut dilakukan paling lambat pada akhir bulan Oktober. Audit mutu pendukung selesai dilakukan paling lambat akhir bulan September. Dokumen Hasil Audit Mutu Pendukung diterima setiap Prodi, setiap Fakultas/Pasca Sarjana, setiap Biro/Unit tingkat Universitas yang terkait dan Universitas paling lambat minggu pertama bulan Oktober. Audit mutu akademik selesai dilakukan paling lambat akhir bulan September. Dokumen Hasil Audit Mutu Akademik diterima setiap Prodi, setiap Fakultas/Pasca Sarjana dan Universitas paling lambat minggu pertama bulan Oktober. Perencanaan Tindak Lanjut dilakukan paling lambat pada akhir bulan Agustus/Februari. Pengiriman dokumen Rencana Tindak Lanjut dilakukan paling lambat pada pertengahan bukan September/Maret.

12 Audit Mutu Akademik dan Rencana Tindak Lanjutnya
Audit Mutu Pendukung dan Rencana Tindak Lanjutnya Audit Mutu Layanan Unit Pendukung dan Rencana Tindak Lanjutnya Evaluasi Diri Penyusunan Berupa dokumen Rencana Tindak Lanjut atas Hasil Audit Mutu Akademik: Setiap Fakultas/Pasca Sarjana: Ditandatangani oleh Rektor dan WR I, Dikirimkan kepada masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana. Setiap Prodi masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana: Ditandatangani oleh Dekan/Direktur dan WD (I), Dikirimkan kepada setiap Prodi masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana. Berupa dokumen Rencana Tindak Lanjut atas Hasil Audit Mutu Pendukung masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Prodi, dan masing-masing Biro/Unit tingkat Universitas yang terkait: Ditandatangani oleh Rektor dan WR II atau Dekan dan WD (II), Dikirimkan kepada masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Prodi, dan masing-masing Unit tingkat Universitas yang terkait. Status/Capaian Mutu: Akademik Pendukung Layanan Unit Pendukung Hasil Evaluasi Diri Rencana Strategis Akademik Pendukung Layanan Unit Pendukung Hasil Audit Mutu Hasil Audit Mutu Hasil Audit Mutu Rencana Tindak Lanjut Rencana Tindak Lanjut Rencana Tindak Lanjut No Pernyataan Mutu Indikator Kriteria Status/Capaian: Data/Dokumen/Bukti Penilaian Rencana Tindak Lanjut No Pernyataan Mutu Indikator Kriteria Status/Capaian: Data/Dokumen/Bukti Penilaian Rencana Tindak Lanjut Berupa dokumen Rencana Tindak Lanjut atas Hasil Audit Mutu Layanan Unit Pendukung setiap Unit Pendukung. Audit Mutu Audit Mutu Audit Mutu Perumusan Perumusan Perumusan No Jenis Layanan Proses Layanan Pernyataan Mutu Indikator Kriteria Status/Capaian: Data/Dokumen/Bukti Penilaian Rencana Tindak Lanjut Dilakukan oleh SPMAIP LPMAI Dilakukan oleh SPMAIP LPMAI Dilakukan oleh SPMAIA LPMAI Dilakukan oleh: Universitas bersama semua Fakultas/Pasca Sarjana dan Biro/Unit tingkat Universitas yang terkait. Masing-masing Fakultas/Pansca Sarjana bersama Prodinya dan Biro/Unit tingkat Universitas yang terkait. Dilakukan oleh: Universitas bersama Fakultas/Pasca Sarjana. Masing-masing Fakultas/Pansca Sarjana bersama Prodinya. Dilakukan oleh: Masing-masing WD (II) bersama tenaga kependidikan Uni-unit Pendukung di bawah Fakultas/Pasca Sarjada dan Prodi. WR II bersama tenaga kependidikan Unit-unit Pendukung tingkat Universitas. Berupa:dokumen Hasil Audit Akademik masing-masing Prodi, masing-masing Fakultas /Pasca Sarjana, dan Universitas yang ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris SPMAIA. Berupa dokumen Hasil Audit Pendukung masing-masing Prodi, masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana, dan Universitas yang ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris SPMAIP. SI SPMI Pendukung: SI SPMI Akademik: Berupa dokumen Hasil Penilaian Layanan masing-masing Unit Pendukung yang ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris SPMAIP. No Pernyataan Mutu Indikator Kriteria Status/Capaian: Data.Dokumen.Bukti Penilaian No Pernyataan Mutu Indikator Kriteria Status/Capaian: Data.Dokumen.Bukti No Pernyataan Mutu Indikator Kriteria Status/Capaian: Data.Dokumen.Bukti No Pernyataan Mutu Indikator Kriteria Status/Capaian: Data.Dokumen.Bukti Penilaian SI SPMI Layanan Unit Pendukung: No Jenis Layanan Proses Layanan Pernyataan Mutu Indikator Kriteria Status/Capaian: Data/Dokumen/Bukti Penilaian No Jenis Layanan Proses Layanan Pernyataan Mutu Indikator Kriteria Status/Capaian: Data/Dokumen/Bukti

13 Penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) Pengembangan, Kemahasiswaan, dan Investasi
Dilakukan sekaligus penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB) mengikuti: SI PP Rencana Strategis Penyusunan Rencana Kegiatan & Anggaran (RKA) Pengembangan, Kemahasiswaan dan Investasi Rencana Tindak Lanjut Atas Hasil Audit Mutu Akademik, Pendukung dan Layanan Unit Pendukung Berupa dokumen RKA dan sekaligus RAPB masing-masing Prodi, masing-masing Unit Tingkat Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Biro/Unit Tingkat Universitas, dan Universitas: Disiapkan oleh Biro Keuangan, Ditandatangani oleh Rektor dan WR II untuk Biro/Unit Tingkat Universitas, dan Universitas serta oleh Dekan dan WD (II) untuk Prodi, Unit Tingkat Fakultas/Pasca Sarjana dan Fakultas/Pasca Sarjana Dikirimkan kepada masing-masing Prodi, masing-masing Unit Tingkat Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Biro/Unit Tingkat Universitas, dan Universitas.

14 Kegiatan/Anggaran Belanja dan Sasaran

15 Rencana Anggaran Belanja (RAB)

16 Monitoring & Evaluasi Realisasi Kegiatan & Anggaran Pengembangan, Kemahasiswaan, dan Investasi serta Rencana Tindak Lanjutnya Dilakukan pada bulan Agustus oleh: Universitas bersama Fakultas/Pasca Sarjana Fakultas/Pansca Sarjana berssama Prodi dan Unit tingat Fakultas/Pasca Sarjana Universitas bersama Biro dan Unit Tingkat Universitas Perencanaan Tindak Lanjut SI MK Berupa dokumen Hasil Monev Realisasi RKA sekaligus RAPB masing-masing Prodi, masing-masing Unit Tk. Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Biro/Unit Tk. Universitas, dan Universitas, yang ditandatangani oleh Kepala Biro Keuangan dan WWR II serta dikirimkan ke masing-masing pada bulan Juli. Rencana Kegiatan & Anggaran (RKA) Pengembangan, Kemahasiswaan dan Investasi Realisasi Hasil Monitoring & Evaluasi: Capaian dan Penilaian Berupa: Dokumen Rencana Tindak Lanjut atas Hasil Monev Realisasi RKA dan sekaligus RAPB masing-masing Prodi, masing-masing Unit Tk. Fakultas/Pasca Sarjana, dan masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana, yang ditandatangani oleh Dekan dan WD (II), serta dikirimkan ke masing-masing pada bulan September. Dokumen Rencana Tindak Lanjut atas Hasil Monev Realisasi RKA dan sekaligus RAPB masing-masing Biro/Unit Tk. Universitas dan Universitas, yang ditandatangani oleh Rektor dan WR II, serta dikirimkan ke masing-masing pada bulan September. Monitoring & Evaluasi Realisasi RKA sekaligus RAPB SI Monev RKA & RAPB

17 Laporan Pertanggungjawaban Realisasi Kegiatan & Anggaran Pengembangan, Kemahasiswaan, dan Investasi
Salah satu langkah dalam rangkaian SI MK SI LPJ Akhir Realisasi RKA & RAPB Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB) Realisasi RAPB Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Realisasi RAPB Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Akhir Realisasi RAPB Rencana Kegiatan & Anggaran (RKA) Realisasi Kegiatan & Anggaran (RKA) Laporan Pertanggung-jawaban (LPJ) Realisasi RKA Laporan Pertanggung-jawaban (LPJ) Akhir Realisasi RKA LPJ Akhir Realisasi Anggaran RKA menjadi satu dengan LPJ Akhir Realisasi RAPB yang berupa dokumen LPJ Akhir Realisasi RAPB masing-masing Prodi, masing-masing Unit Tingkat Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Biro/Unit Tingkat Universitas, dan Universitas, masing-masing meliputi: Realisasi RAPB Berbasis Pos Anggaran, Realisasi RAPB Berbasis Unit untuk Fakultas dan Universitas, Rincian Realisasi RAPB, Perhitungan Surplus (Defisit) Realisasi RAPB untuk Prodi dan Fakultas. Selain LPJ Akhir Realisasi Anggaran RKA yang menjadi satu dengan LPJ Akhir Realisasi RAPB, juga berupa dokumen LPJ Akhir Realisasi Kegiatan RKA masing-masing Prodi, masing-masing Unit Tingkat Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Fakultas/ Pasca Sarjana, masing-masing Biro/Unit Tingkat Universitas, dan Universitas, Dokumen LPJ Akhir Realisasi RAPB dan LPJ Akhir Realisasi Kegiatan RKA:: Disiapkan oleh Biro Keuangan, Ditandatangani oleh Rektor dan WR II untuk Biro/Unit Tingkat Universitas dan Universitas, Ditandatangai oleh Dekan dan WD (II) untuk Prodi, Unit Tingkat Fakultas/Pasca Sarjana dan Fakultas/Pasca Sarjana, Dikirimkan kepada masing-masing Prodi, masing-masing Unit Tingkat Fakultas/Pasca Sarjana, masing-masing Fakultas/ Pasca Sarjana, masing-masing Biro/Unit Tingkat Universitas, dan Universitas.

18

19

20 T e r i m a k a s i h