DUKUNGAN ULP TERHADAP PELAKSANAAN LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

Presentasi berjudul: "DUKUNGAN ULP TERHADAP PELAKSANAAN LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK"— Transcript presentasi:

1 DUKUNGAN ULP TERHADAP PELAKSANAAN LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
H. BURHANUDDIN BS KEPALA BIRO UMUM

2 PRINSIP PENGADAAN BARANG /JASA ADIL / TIDAK DISKRIMI NATIF
EFISIEN EFEKTIF BERSAING TRANSPA RAN ADIL / TIDAK DISKRIMI NATIF AKUNTABEL

3 ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010 DAN PERUBAHANNYA
Pembentukan ULP; ULP di Lingkungan Kementerian Agama : unit organisasi yang dibentuk oleh Menteri Agama RI (PMA No.75 Tahun 2013) yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan Kementerian Agama yang bersifat permanen dan melekat pada unit yang sudah ada.

4 ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010 DAN PERUBAHANNYA
Pembentukan LPSE; LPSE :unit yang dibentuk oleh PA/KPA untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. Tugas Utama LPSE antara lain adalah memfasilitasi ULP (Pokja) dan Penyedia Barang/Jasa dalam melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa secara elektronik melaui Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE)

5 DALAM PROSES PENGADAAN BARJAS
KEDUDUKAN ULP DAN LPSE DALAM PROSES PENGADAAN BARJAS ULP PENYEDIA BARANG/JASA LPSE (e-Procurement Market Place) e-Tendering WEB PORTAL SPSE WEB PORTAL SPSE e-Purchasing e-Catalog (price data bank)

6 ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010 DAN PERUBAHANNYA
Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Agama Nomor SJ/B.VIII/2/HM.00/2863/2012 Tentang Pelaksanaan LPSE di Lingkungan Kementerian Agama, menyatakan bahwa Kementerian Agama wajib melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik melalui LPSE sekurang-kurangnya 75% dari seluruh nilai pengadaan masing-masing saruan kerja pada tahun 2012 Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Agama Nomor SJ/B.VIII/2/HM.00/6643/2013 Tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik di Kementerian Agama, menyatakan bahwa terhitung mulai 1 Januari 2014 pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai diatas Rp ,- dan pengadaan jasa konsultansi yang bernilai diatas Rp ,- pada seluruh satker di lingkungan Kementerian Agama wajib dilakukan secara elektronik melalui LPSE L P S E

7 ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010 DAN PERUBAHANNYA
Tugas dan Kewenangan PA/KPA, PPK, Pokja/Pej. Pengadaan, PPHP: a. Tugas dan Kewenangan PA/KPA: Menetapkan PPK, PP, PPHP, Tim Teknis/Ahli Menetapkan dan mengumumkan RUP Mengawasi pelaksanaan anggaran Menetapkan Pemenang Pengadaan: Barang/Pek. Konstruksi/Jasa lainnya > Rp100 Milyar Jasa Konsultasi > Rp.10 Milyar Pelaporan Keuangan Menyimpanan seluruh dokumen Menyelesaikan perselisihan pihak yang diangkat

8 ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010 DAN PERUBAHANNYA
b. Tugas dan Kewenangan PPK: Menetapkan rencana pelaksanaan PBJ (Spesifikasi Teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK), Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan Rancangan Kontrak) Menerbitkan SPPBJ dan Penandatangan Kontrak Melaksanakan dan mengendalikan kontrak Melaporkan kemajuan pekerjaan dan hambatannya Melaporkan pelaksanaan dan menyerahkan hasil pekerjaan: menyimpanan seluruh dokumen pelaksanaan

9 ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010 DAN PERUBAHANNYA
Wajib Melaksanakan Pemilihan: Barang/Pek. Konstruksi/Jasa lainnya diatas Rp.200 juta Jasa Konsultasi diatas Rp.50 juta Menetapkan Penyedia: Barang/Pek. Konstruksi/Jasa lainnya s.d Rp.100 Milyar Jasa Konsultasi s.d Rp.10 Milyar Menjawab Sanggah Mengusulkan Perubahan Perencanaan Teknis; Menyusun Rencana Pemilihan; Menetapkan Dokumen Pengadaan; Menetapkan Nilai Jaminan Penawaran kecuali Pejabat Pengadaan; Menetapkan Tenaga Ahli; Melakukan Proses Pemilihan; Membuat laporan proses dan hasil Pengadaan kepada Menteri/Kepala Daerah; Membuat Pertanggung Jawaban atas Pelaksanaan kegiatan pengadaan kepada PA/KPA. c. ULP (Pokja): d. Pejabat Penga daan: Dapat Melaksanakan Pemilihan: Barang/Pek. Konstruksi/Jasa lainnya s.d Rp.200 juta Jasa Konsultasi s.d 50 juta Menetapkan Penyedia. Jasa Konsultasi s.d Rp.50 juta

10 ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010 DAN PERUBAHANNYA
e. Tugas dan Kewenangan PPHP: melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan Kontrak; menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melalui pemeriksaan/pengujian; dan membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan. Catatan: Dalam hal pemeriksaan Barang/Jasa memerlukan keahlian teknis khusus, dapat dibentuk tim/tenaga ahli. Dalam hal pengadaan Jasa Konsultansi, pemeriksaan pekerjaan dilakukan setelah berkoordinasi dengan Pengguna Jasa Konsultansi yang bersangkutan.

11 ORGANISASI PENGADAAN MENTERI PA / KPA LPSE
Membentuk Menetapkan PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN (PPK) PANITIA PENERIMA HASIL PEKERJAAN (PPHP) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) •Tim Teknis/ Ahli Proses Pemilihan dan Penetapan pemenang KEPALA Kontrak dan Pelaksanaan Pekerjaan Hasil Pekerjaan PEJABAT PENGADAAN SEKRETARIAT POKJA < 100jt: B/PK/JL < 50jt: JK STAF PENDUKUNG PENYEDIA BARANG/JASA > 100jt: B/PK/JL LPSE > 50jt: JK

12 PARA PIHAK DALAM PENGADAAN BARANG/JASA
Menyerahkan RUP (Awal Tahun) 1 KPA PPK PPHP ULP LPSE 1 3 6 9 2 8 4 5 7 Membentuk PPHP 2 Berdasarkan RUP KPA, PPK membuat dan menyerahkan RPP: KAK/Spesifikasi Teknis HPS Rancangan Kontrak 3 10 Menyerahkan SK/data kepanitiaan lelang 4 Memberi akses untuk pelelangan 5 1. Melakukan Telaah RPP: KAK/Spesifikasi Teknis HPS Rancangan Kontrak 2. Melaksanakan pelelangan 3. Menyerahkan hasil pelelangan 6 Memeriksa Hasil pekerjaan dan menandatangani BAST Hasil Pekerjaan 8 Melaporkan Hasil Pemeriksaan kepada PPK 9 1. Menerbitkan SPPBJ 2. Kontrak & Pelaksanaan Pekerjaan 3. Mengawasi Pelaksanaan Pekerjaan 7 Melaporkan hasil pekerjaan 10

13 Hubungan ppk, ulp dan lpse
Hubungan kerja antara PPK, ULP, dan LPSE bersifat independen satu sama lain dengan mengedepankan prinsip profesionalitas, akuntabilitas, dan transparansi. Mengedepankan ketepatan waktu dalam setiap tahapan pelaksanaan pengadaan barjas sehingga tidak mengakibatkan keterlambatan jadwal atau ketidak-cukupan waktu. Dalam upaya efisiensi dan efektivitas pengadaan barjas yang dilakukan oleh ULP dan LPSE sangat tergantung pada ketepatan waktu penyerahan HPS oleh PPK.

14 UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)
Pelaksanaan pengadaan dilakukan oleh panitia adhoc yang berganti setiap tahun LATAR BELAKANG ULP DIBENTUK Pendokumentasian tidak dapat dikelola dengan baik Tidak ada keseragaman pelayanan Sulit untuk Pembinaan SDM

15 TUJUAN PEMBENTUKAN ULP
Menjamin proses pelaksanaan barang/jasa lebih terintegrasi/terpadu, efektif, dan efisien sesuai dengan Tata Nilai Pengadaan; Menjamin persamaan pelayanan bagi penyedia barang/jasa; Menjamin adanya standarisasi Dokumen Pengadaan; Menjamin pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dilakukan oleh organisasi dan aparatur yang profesional; dan Memudahkan pembinaan SDM Pengadaan.

16 DASAR HUKUM PEMBENTUKAN ULP
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012, K/L/D/I diwajibkan mempunyai ULP yang dapat memberikan pelayanan/ pembinaan dibidang pengadaan barang/jasa (Pasal 14 ayat 1) ULP pada K/L/D/I dibentuk oleh Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi (Pasal 14 ayat 2) ULP wajib dibentuk K/L/D/I paling lambat pada tahun anggaran 2014 (Pasal 130 ayat 1)

17 DASAR HUKUM PEMBENTUKAN ULP
Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012 tentang ULP: Menteri/ Pimpinan Lembaga/ Kepala Daerah/ Pimpinan Institusi membentuk ULP yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada (Pasal 3 ayat 1) Menteri/ Pimpinan Lembaga/ Kepala Daerah/ Pimpinan Institusi dapat membentuk lebih dari 1 (satu) ULP, dengan pertimbangan sebaran lokasi dan beban kerja (Pasal 4 ayat 1)

18 ULP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
Jenis-jenis ulp ULP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA ULP KEMENAG PUSAT ULP KEMENAG PROVINSI ULP KEMENAG KAB./KOTA ULP PTAN ULP BALAI

19 Kedudukan ulp di lingkungan kemenag ri
LINGKUP PELAYANAN PUSAT BIRO UMUM SETJEN 10 UNIT ESELON I PUSAT DAN LAJNAH PROVINSI BAGIAN TU. KANWIL KANWIL KEMENAG PROVINSI KAB./ KOTA SUB BAGIAN TU. KANKEMENAG KANKEMENAG KAB./KOTA, MADRASAH (MIN, MTsN, dan MAN) DAN KUA PTAN UNIT STRUKTURAL SETINGKAT ESELON III.A BALAI SUB BAGIAN TU. BALAI

20 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ULP
Dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya, Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan Kementerian Agama mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Agama yang ditetapkan oleh Sekretaris Jenderal

21 PERSONIL ULP Personil ULP ditetapkan oleh:
Sekretaris Jenderal untuk ULP Kemenag Pusat; Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi untuk ULP Kemenag Provinsi; Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota untuk ULP Kemenag Kab./Kota; Pimpinan PTAN untuk ULP PTAN; dan Kepala Balai untuk ULP Balai.

22 ORGANISASI ULP Organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) terdiri atas:
Kepala; Sekretariat; dan Kelompok Kerja.

23 BAGAN STRUKTUR ULP ULP Kemenag Pusat, ULP Kemenag Provinsi dan ULP PTAN Kelompok Kerja (POKJA) ULP Sekretaris ULP Pelaksana Administrasi dan Kerumahtanggaan ULP Kepala ULP Pelaksana Perencanaan ULP Pelaksana Hukum & Sanggahan Banding ULP

24 BAGAN STRUKTUR ULP ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai Sekretaris
Pelaksana Administrasi dan Kerumahtanggaan ULP Kepala ULP Pelaksana Perencanaan ULP Kelompok Kerja (POKJA) ULP

25 PANITIA POKJA ULP KEPALA ULP PANITIA POKJA 1 PANITIA POKJA 2
dst…….. PANITIA POKJA ULP BERJUMLAH GASAL PALING SEDIKIT 3 (TIGA) ORANG YANG TERDIRI DARI KETUA, SEKRETARIS DAN ANGGOTA PERSONIL POKJA ULP DAPAT DITUGASKAN MENJADI PEJABAT PENGADAAN DI LUAR ULP. DALAM MELAKSANAKAN PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA UNTUK MASING-MASING PAKET PENGADAAN, KEPALA ULP MEMBENTUK DAN MENETAPKAN PANITIA POKJA ULP

26 LARANGAN BAGI KEPALA DAN POKJA ULP
Kepala ULP dan Personil Pokja ULP dilarang duduk sebagai: PPK; PPSPM; Bendahara; dan Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP), terkecuali menjadi Pejabat Pengadaan/personil ULP untuk Pengadaan Barang/Jasa yang dibutuhkan instansinya.

27 Hubungan kerja internal ULP
SEKRETARIS POKJA KEPALA 2 5 3 4 1 Melaporkan jumlah paket pengadaan yang masuk melalui aplikasi Membuat jadwal pelaksanaan pelelangan tahunan Menyerahkan data dan berkas pendukung paket yang akan dilelangkan Menyerahkan berkas hasil pelaksanaan pelelangan untuk diarsipkan Menetapkan SK panitia Pokja untuk melaksanakan lelang Melaporkan hasil pelelangan, untuk diserahkan kepada PPK

28 PELAPORAN ULP Kepala ULP wajib menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan pemilihan penyedia barang/jasa setiap 6 (enam) bulan kepada: Sekretaris Jenderal untuk ULP Kemenag Pusat; Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi untuk ULP Kemenag Provinsi; Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota untuk ULP Kemenag Kab./Kota; Pimpinan PTAN untuk ULP PTAN; dan Kepala Balai untuk ULP Balai.

29 KETENTUAN PERALIHAN ULP
Dalam hal ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai belum dapat dibentuk, maka pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada Kankemenag Kab./Kota, Balai Litbang Agama dan Balai Diklat Keagamaan menginduk pada ULP Kemenag Provinsi di wilayahnya. Catatan: ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai harus telah terbentuk paling lambat tahun anggaran 2014.

30 Aplikasi pendukung (e-ULP)

31 Dasar hukum Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Jo Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2013. Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012 Tentang Unit Layanan Pengadaan, pasal 11 ayat (1) huruf f. Peraturan Menteri Agama Nomor 75 Tahun 2013 Tentang Unit Layanan Pengadaan di Lingkungan Kementerian Agama, Pasal 5 ayat (1) huruf l.

32 Tujuan Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP) di lingkungan Kementerian Agama, agar proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa lebih akuntabel, efektif dan efisien. Meminimalisasi kendala waktu dan jarak dalam melakukan komunikasi dan mengirimkan data antara KPA, PPK dan ULP.

33 manfaat Sarana komunikasi antara KPA, PPK dan ULP dalam melaksanakan pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Sarana monitor dan kontrol proses pengadaan barang/jasa antara KPA, PPK dan ULP. Sarana penyimpan data (database) proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa serta data-data pendukungnya. Sarana konsultasi dan tanya jawab antar pihak terkait tentang pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Agama.

34 DIAGRAM koordinasi APLIKASI e-ULP PADA ULP KEMENAG PUSAT
PARA KPA UNIT ESELON I PUSAT PARA PPK UNIT ESELON I PUSAT ULP MELAKSANAKAN PELELANGAN, BERDASARKAN KAK/SPESIFIKASI TEKNIS, HPS DAN RANCANGAN KONTRAK DARI PPK YANG TELAH DITELAAH PPK MENYERAHKAN KAK/SPESIFIKASI TEKNIS, HPS DAN RANCANGAN KONTRAK BERDASARKAN RUP KPA KPA MENYERAHKAN RUP KEPADA ULP MELALUI APLIKASI e-ULP

35 diagram koordinasi APLIKASI e-ULP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
ULP PUSAT SEBAGAI ADMIN APLIKASI MEMBERIKAN USER ID DAN PASSWORD KEPADA SELURUH ULP DAN PPK UNTUK MENGAKSES e-ULP. ULP PUSAT DAPAT MEMONITOR DATA PENGADAAN DI SEMUA ULP TANPA (TIDAK BISA) MELAKUKAN PENGUBAHAN DATA ULP DAERAH DAPAT BERKOORDINASI DAN BERKOMUNIKASI LANGSUNG DENGAN ULP PUSAT MELALUI APLIKASI e-ULP ULP MELAKSANAKAN PELELANGAN, BERDASARKAN KAK/SPESIFIKASI TEKNIS, HPS DAN RANCANGAN KONTRAK DARI PPK YANG TELAH DITELAAH PPK MENYERAHKAN DATA YANG AKAN DILELANGKAN KE ULP MELALUI APLIKASI e-ULP ULP PUSAT ULP KANWIL PPK BIDANG ULP KANKEMENAG PPK KANKEMENAG PPK MADRASAH ULP PTAN PPK SEK PTAN ULP BALAI PPK SEK BALAI

36 Tampilan Layar utama

37 Tampilan Layar akses ULP

38 Tampilan Layar akses KPA/PPK

39 Terima kasih