TEAMWORK & MEETING.

Presentasi berjudul: "TEAMWORK & MEETING."— Transcript presentasi:

1 TEAMWORK & MEETING

2 Bab 2 Profesionalisme: Kerjasama Tim & Rapat
Universitas Ciputra Business Communication: Pocess & Product, 8e Guffey & Loewy Business Communication Even Semester 2014/2015 International Business Management

3 Kenapa Kita Membentuk Tim?
Keputusan Lebih Baik: 2 kepala lebih baik dari 1 Respon Lebih Cepat: persetujuan/alur komunikasi lebih sedikit Produktivitas Meningkat: lbh mengenal konsumen, terjun lgs Komitmen Lebih Tinggi: terhadap keputusan yang dihasilkan Perubahan Lebih Diterima: terlibat dlm pengambilan keputusan Semangat Kerja Tinggi: sukses tim = sukses individu Resiko Lebih Rendah: kesalahan ditanggung bersama

4 4 Fase Perkembangan Sebuah Tim
FORMING STORMING NORMING PERFORMING

5 Forming: ● Fase perkenalan ● Mencari persamaan (hobi, asal, bisnis, dll) ● Sopan dan sedikit canggung Storming: ● Fase pembentukan ● Peran, tanggung jawab, dan tujuan bersama didefinisikan ● Peraturan dan cara kerja disusun

6 Norming: ● Pengertian terbentuk ● Perbedaan dapat diterima ● Komunikasi berjalan dengan lebih baik Performing: ● Tim sejalan dan sepikir ● Adanya loyalitas dan rasa kebersamaan ● Tenggat waktu terpenuhi, target tercapai, tim berhasil

7 Kapan Sebuah Tim Dianggap Positif?
Memiliki dan mengikuti peraturan Mendiskusikan tugas dan permasalahan Anggota dapat menyalurkan ide/pendapat secara bebas Anggota tim menunjukkan minat dan sikap positif dalam pertemuan tim Setiap anggota tim berpartisipasi Tim mewakili satu suara

8 Kapan Sebuah Tim Dianggap Negatif?
Opini pribadi tidak dihargai Hinaan dan kritik berlebihan akan opini orang lain Anggota tim membuang2 waktu dengan melakukan hal yang kurang berguna Gurauan/komentar yang tidak pada tempatnya Tidak fokus pada tugas yang diberikan Tidak berpartisipasi /mengundurkan diri

9 Mencapai Kata Sepakat Mayoritas Konsensus Minoritas Jalan Tengah
Otoritas Pemimpin lewat Diskusi

10 6 Langkah Penanganan Konflik
1. DENGARKAN seksama inti permasalahan 2. Pahami POSISI atau kapasitas pihak2 yang terlibat 3. Tunjukkan bahwa anda PEDULI 4. Cari PERSAMAAN kedua belah pihak 5. Ajukkan alternatif SOLUSI atas permasalahan yg ada 6. Buat keputusan yang ADIL dengan memilih solusi TERBAIK

11 Rapat: Perencanaan & Produktivitas
Kapan? Isu/Permasalahan penting yang membutuhkan opini pihak lain Bagaimana? Undang pihak terkait saja Pastikan anda memiliki agenda rapat Pakai kalender digital/elektronik/online Pastikan anggota mengerti dan terbiasa dengan kemajuan perangkat & teknologi

12 Apa Yang Harus Kita Lakukan Selama Rapat?
Mulai tepat waktu dan sesuai agenda Pastikan ada sekretaris/pencatat notulen Dorong partisipasi anggota Atasi konflik sebelum rapat Buat kesimpulan

13 Mengakhiri Rapat dan Rencana Follow-Up
Tinjau ulang keputusan yang dibuat Bagikan salinan notulen ke anggota Ingatkan anggota akan tugas mereka

14 Notulen Rapat Definisi: Catatan hasil rapat yang dibagikan ke anggota rapat dan berfungsi sebagai bukti tertulis Purpose: meminimalkan konflik dan salah pengertian Content: Hari & Tanggal, Agenda, Poin-Poin Diskusi, Partisipan (hadir maupun absen), Keputusan (deadline, penanggung jawab, dll)

15 SIKAP POSITIF ANGGOTA RAPAT
Datang awal dengan persiapan Salurkan opini dengan baik dan sopan Jangan memotong. Tunggu orang lain selesai. Gunakan suara yang tenang. Jangan emosi. Beri pujian/persetujuan untuk ide yang baik. Gunakan gadget hanya untuk tujuan rapat Segala keberatan harus dikatakan selama rapat dan bukan setelah rapat selesai Selesaikan tugas yang diberikan

16 Rapat Virtual: Audio Conference
Praktis dan efektif Paling sering digunakan dalam bisnis pada umumnya Nama lain: voice conferencing, teleconferencing, conference calling, dan phone conferencing Peralatan yang dibutuhkan: speakerphone, telpon, atau telpon seluler

17 Rapat Virtual: Video Conference
Peserta bisa melihat satu sama lain dan/atau detail produk yang didiskusikan Peserta berkomunikasi dalam real time Penggunaan tele-presence room (seperti dipakai oleh Cisco) dapat mengurangi biaya perjalanan, mengefektifkan waktu, dan mengurangi kecapaian karyawan Peralatan yg dibutuhkan: audio, video, dan software

18 Rapat Virtual: Web Conference
Penggunakan private chat room/group chat Hampir sama dengan VC, tapi tidak selalu menggunakan transmisi gambar/kamera Tidak mahal dan gampang diakses Bisa dipakai untuk mendemonstrasikan produk atau mengirim dokumen Peralatan yang dibutuhkan: komputer, koneksi internet, software, dan webcam (opsional)