PERSONALIA PERUSAHAAN

Presentasi berjudul: "PERSONALIA PERUSAHAAN"— Transcript presentasi:

1 PERSONALIA PERUSAHAAN

2 Definisi penyusunan personalia
Fungsi manajemen yg b’kenaan dg penarikan, penempatan, pemberian latihan, & pengembangan anggota organisasi.

3 Pentingnya penyusunan personalia?????????????
SDM Investasi organisasi Penyusunan personalia/staffing 7an organisasi Manajer (sukses/ gagal)

4 PENYUSUNAN PERSONALIA
Penarikan Penempatan Pemberian Latihan Pengembangan Anggota Organisasi

5 PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA
LINGKUNGAN INTERNAL Yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi LINGKUNGAN EKTERNAL Yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung

6 PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA
Perencanaan Sumber daya Manusia Penarikan Seleksi Pengenalan dan Orientasi Latihan dan Pengembangan Penilaian Pelaksanaan Kerja Pemberian Balas Jasa dan Penghargaan Perencanaan dan Pengembangan Karier (promosi)

7 MACAM/JENIS PERSONALIA
Sesuai fungsi  tenaga kerja dibagi 2 : 1. Tenaga Eksekutif 2. Tenaga Operatif Tenaga Eksekutif Bertugas mengambil berbagai keputusan dan melaksanakan fungsi manajemen : Planning, Organizing, Actuating, Coordinating, Controlling Merupakan tenaga ahli, menguasai manajemen, mempunyai visi misi kedepan Tenaga Operatif Tenaga trampil sesuai dengan bidangnya Dibagi keahliannya dibagi 3 : 1. Tenaga trampil (skilled labour) 2. Tenaga setengah trampil (Semi skilled labour) 3. Tenaga tidak trampil (unskilled labour)

8 SUMBER TENAGA KERJA Tenaga kerja  dapat diperoleh dari :
a. Dalam perusahaan  promosi, transfer job b. Relasi karyawan  kualifikasi sdh diketahui c. Lembaga penempatan tenaga kerja  bertugas menyalurkan tenaga kerja d. Lembaga pendidikan  permintaan langsung ke lembaga e. Masyarakat Umum  dengan memasang iklan

9 Proses Penyusunan Personalia
Perencanaan SDM Penentuan jabatan Penentuan spesifikasi jabatan (job disc) an & rencana keb personalia keseluruhan jmlh personalia skrg keb personalia bersih Penetapan program kegiatan

10 PERENCANAAN SDM PEREN CANAAN SDM PENERIKAN PERSONA LIA YG DIBUTUH KAN
SELEKSI PENGENDA LIAN DAN ORIENTASI PEMELIHARAAN KESEHATAN DAN KEAMANAN PERENCANA AN DAN PENGEM BANGAN KARIER LATIHAN DAN PENGEM BANGAN KARYA WAN PEMBERIAN BALAS JASA DAN PENGHARGAAN PENILAIAN PELAK SANAAN KERJA

11 Fungsi Operasional Personalia
Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja Penentuan jabatan dalam organisasi Menentukan jumlah, mutu dan jenisnya Pengembangan kemampuan individu & kelompok Pemanfaatan secara efektif SDM yg dimiliki Mempersiapkan kebijakan & program agar kebutuhan organisasi sesuai dg kebutuhan inividu Menciptakan mekanisme/cara agar kegiatan 1 s/d 6 dapat dilaksanakan

12 Penentuan jabatan dalam organisasi perusahaan
Perencanaan penetapan jabatan dipilih tenaga kerja yg tepat utk memangku jabatan tsb Manajer melakukan analisis jabatan = menginventarisasi semua jenis kegiatan yg diperlukan dalam organisasi, kemudian mengelompokkan ke dalam kelompok- kelompok kegiatan (proses departementisasi)

13 Departementisasi didasarkan pada kombinasi dari dasar fungsi, daerah, waktu, langganan & proses produksi. Setelah jabatan-jabatan tersusun, manajer menyusun pedoman kerja (deskripsi jabatan) Disusun spesifikasi jabatan = persyaratan minimal yg harus dipenuhi oleh pejabat Spesifikasi jabatan digunakan sebagai pedoman didalam seleksi, terutama yg berkaitan dengan mutu & jenis tenaga kerja yg diperlukan

14 Apa yang dimaksud dgn Analisis Jabatan?
Analisis Jabatan adalah fungsi MSDM yang berusaha “memotret” masing-masing jabatan dalam organisasi agar diperoleh informasi mengenai aspek-aspek penting jabatan tersebut, seperti tujuan, tugas dan tanggung jawab, kondisi kerja, kompetensi, dsb. Analisis jabatan (job analysis) adalah proses sistematis untuk menentukan berbagai tugas, aktivitas, perilaku, keterampilan, pengetahuan, dan spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam suatu organisasi. (Werther & Davis 1996, Schuler & Jackson 2006)

15 Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah pengumpulan, penilaian, dan penyusunan informasi secara sistematis mengenani tugas-tugas dalam organisasi yang dilakukan oleh seorang ahli yaitu job analyst.

16 Alasan Pelaksanaan Analisis Jabatan
Analisis jabatan dilakukan karena suatu informasi dapat menjadi landasan untuk mencocokkan pekerjaan dengan petugas, beban kerja yang dilakukan, hambatan-hambatan yang ditemui oleh pelaksana, dan landasan dalam pelaksanaan keseluruhan kegiatan MSDM untuk memenuhi fungsinya.

17 Analisa Jabatan Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu : Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut Apa wewenang dan tanggung jawabnya Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan Bagaimana cara melakukannya Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut dan lain-lain

18 Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :
1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian 2. Pekerja yang bersangkutan 3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu 4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan   Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara : 1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan 2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya 3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian

19 Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
1. Uraian Jabatan (Job Description). 2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement) Uraian Jabatan (Job Description) adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting : untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

20 Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah: 1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fisik dan mental 4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

21 Kegunaan Analisa Jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain: 1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru 4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 6. Untuk merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

22 ANALISA JABATAN ANALISA JABATAN Gambaran tentang : Tugas Wewenang
Tanggungjawab Hub. Kerja Anak buah Peralatan yg digunakan DESKRIPSI JABATAN SPESIFIKASI JABATAN

23 Apa Manfaat Analisis Jabatan?
Sebagai masukan penting bagi fungsi-fungsi MSDM lainnya seperti rekrutmen dan seleksi, penilaian kinerja, manajemen karir, kompensasi, dsb. Sebagai bagian penting dalam perancangan sistem organisasi secara keseluruhan, misalnya untuk pembagian departemen, aliran kerja, serta untuk mendesain ulang jabatan itu sendiri.

24 Analisis Jabatan sebagai Perangkat Dasar Manajemen SDM

25 Penentuan jumlah tenaga kerja (TK) :
Analisa beban kerja, meliputi : Peramalan penjualan, penyusunan jadwal waktu kerja & penentuan jumlah TK yg diperlukan untuk membuat satu unit barang Analisa TK Untuk menghitung jumlah TK yg sesungguhnya dapat tersedia pada satu periode tertentu Karena tdk sepenuhnya TK semua bekerja Ijin, cuti, tidak masuk kerja, pensiun.

26 JABATAN (JOB) Ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

27 Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara : 1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan 2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya 3.Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian

28 Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan ) a. Penyusunan organisasi baru b. Penyempumaan organisasi yang sekarang c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan

29 2. Kepegawaian a. Rekrutmen seleksi/penempatan b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan) c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning) d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c) e. Program pelatihan 3. Ketatalaksanaan a. Tata laksana b. Tata kerja/prosedur

30 2.3.1. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan

31 Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi : 1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan 2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas

32 Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Hubungan dengan jabatan lain. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan

33 Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah: 1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fisik dan mental 4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

34 Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain: 1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru 4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

35 METODE ANALISA JABATAN

36 Pelaksanaan Analisis Jabatan
Pengumpulan informasi jabatan dapat dilakukan dengan kegiatan : 1. Mengidentifikasi jabatan yang akan dianalisis. 2. Menentukan teknik pengumpulan informasi. 3. Menggunakan kuesioner.

37 1.Mengidentifikasi Jabatan yang Akan Dianalisis
Mengidentifikasi jabatan maksudnya untuk mencari tahu jabatan-jabatan apa yang ada di dalam suatu organisasi. Di dalam perusahaan kecil, jabatan-jabatan akan mudah diketahui sehingga bukan merupakan suatu masalah, tetapi untuk perusahaan besar hal ini menjadi rumit karena terdapat jumlah jabatan yang sangat besar.