Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Tahapan Implementasi Manajemen Mutu di IKOPIN Membangun Komitmen Kelompok Sistem Penjaminan Mutu dan Amai Implementasi Six Sigma ISO.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Tahapan Implementasi Manajemen Mutu di IKOPIN Membangun Komitmen Kelompok Sistem Penjaminan Mutu dan Amai Implementasi Six Sigma ISO."— Transcript presentasi:

1

2

3

4 Tahapan Implementasi Manajemen Mutu di IKOPIN Membangun Komitmen Kelompok Sistem Penjaminan Mutu dan Amai Implementasi Six Sigma ISO

5

6 BERUBAH Teaching-Learning Procces Graduates Incoming Students Staff Library Physical Facilities Laboratories Funding Organization Resources Curriculum Management Leadership Quality Assurance Academic Community Job Market Community Acknowledgement Demand Sistem Pendidikan 6

7 MANAJEMEN JASA dalam PENDIDIKAN Djaman Satori, 2006 APRESIASI EFISIENSI •MASUKAN DASAR •SUMBER DAYA PENUNJANG •PEMANFAATAN MASUKAN •IKLIM/SUASANA •LULUSAN •PRODUK/KARYA •JASA •RETURN •KEPUASAN •PERUBAHAN, DLL AKUNTABILITAS INTERNAL ASPIRASI PERSYARATAN AMBANG PRODUKTIVITASRELEVANSI EFEKTIVITAS AKUNTABILITAS EXTERNAL

8 8 CIRI-CIRI UMUM MUTU LAYANAN PENDIDIKAN •1. PROGRAM MENJAWAB KEBUTUHAN •2. KEPASTIAN PENGHARGAAN PASCA LAYANAN. •3. FASILITAS PENDIDIKAN YANG MEMADAI •4. TENAGA PENDIDIKAN YANG KOMPETEN. •5. PERBAIKAN BERKELANJUTAN

9 ReliabilityAssuranceTangibleEmphtayResponsive Personal • Metode mengajar yang efektif • Mengembangkan kompetensi profesional • Konsistensi ucapan dan tindakan • Sisten reward and punishment yang adil Penguasaan dan ketersediaan alat pembelaran Pribadi yang hangat dan perduli Mendengar keluhan dan merespon hasil evaluasi secara terbuka dan jernih Institusional Ketersediaan Kurikulum yang menjawab kebutuhan Out put dan outcomes lembaga yang terukur dan bisa diterima publik Menjaga ketersediaan dan keterarwatan fasilitas Mengembangkan kepemimpinan yang transformasional • Membuka akses infromasi multi arah • Tersedianya sistem penangan keluhan Regional Kebijakan pendidikan yang akuntabel dan berbasis potensi daerah • Kebijakan dalam perluasan kesempatan kerja daerah • Bea siswa Pemeliharaan dan peningkatan fasilitas pendidikan sesuai kewenangan Ketersediaan untuk mengembangkan komunitas pendidikan yang bermutu • Penanganan keluhan masyarakat • Evaluasi program dan kebjk pendidikan Nasional Renstra pendidikan yang bisa dilaksanakan dan menjawab kebutuhan • Kebijakan dalam perluasan kesempatan kerja daerah • Bea siswa Pemeliharaan dan peningkatan fasilitas pendidikan sesuai kewenangan Mengembangkan sistem diklat bagi peningkatan kompetensi kepribadian guru Mengembangkan budaya komunikasi melalui pemanfaatan IT

10

11  Kejelasan visi dan misi;  Terdeskripsikan norma kelompok ;  Pelibatan pemangku kepentingan;  Dukungan basis data dan informasi;  SOP berbasis mutu;  Audit Internal;  Countinues Improvement  Kejelasan visi dan misi;  Terdeskripsikan norma kelompok ;  Pelibatan pemangku kepentingan;  Dukungan basis data dan informasi;  SOP berbasis mutu;  Audit Internal;  Countinues Improvement •Kesamaan Ide dan tujuan •Adanya kepercayaan kepada kelompok •Adanya harapan untuk maju Pemangku kepentingan

12 KEJELASAN VISI DAN MISI 1.Konflik interest 2.Kepentingan pragmatis 3.Daya dukung SDM 4.Sarana dan Prasarana 5.Mutu asupan MASALAH TANTANGAN 1.Persaingan PT 2.Komitmen pengelola 3.Harapan masyarakat 4.Kebutuhan dunia kerja

13 Graduates Staff Library Physical Facilities Laboratories Funding Manajemen Pendidikan Incoming Students Curriculum Pimpinan Ketua PS 2 Ketua PS 1 Teaching-Learning Procces

14 Visi dan Misi (Tujuan) Kemana ? (Relevansi) Mengapa ? Siapa ? (Karakteristik Peserta) Apa ? (Subyek Kajian) Bagaimana ? (Proses Pembelajaran) (Evaluasi) Bagaimana ?

15 Merumusk an Norma kelompok 1.Pemahaman tentang regulasi 2.Menentukan skala prioritas/Dana 3.Latar belakang akademik 4.Patron 5.Sosialisasi MASALAH TANTANGAN 1.Godaan peluang dari luar 2.Penguasaan sumber informasi 3.Membangun jaringan 4.Implementasi PSG

16 PELIBATAN pemangku kepentinga n 1.Kemampuan mengidentifikasi 2.Kemampuan komunikasi 3.Merumuskan kepentingan bersama 4.Jaminan atas harapan MASALAH TANTANGAN 1.Keluasan jaringan 2.Menentukan “pintu masuk” 3.Memegang prinsip “win-win sulution” 4.Menjaga komitmen

17 DUKUNGAN SUMBER DATA DAN INFORMASI 1.Budaya menerabas 2.Penguasaan IT/SIM 3.Pendanaan 4.Lemahnya kreativitas MASALAH TANTANGAN 1.Iklim demokratisasi 2.Ketatnya persaingan LP 3.Visi dan wawasan pengelola 4.Regulasi

18 SOP berbasis pada MUTU 1.Budaya MUTU masih rendah 2.Iklim organisasi 3.Pragmatisme 4.Objek identifikasi MASALAH TANTANGAN 1.Peningkatan disipilin kerja dalam assesment mutu pendidikan; 2.Merumusan dan sosialisasi standard mutu

19 AUDIT INTERNAL 1.Komitmen dan wawasan pimpinan 2.Personal pengendali 3.Budaya Kerja 4.Penguasaan teknis penjaminan mutu MASALAH TANTANGAN 1.Masyarakat belum sepenuhnya mau terlibat dalam perbaikan mutu pendidikan; 2.Belum tersosialisasikannya berjalannya SPM di lembaga pendidikan dengan baik

20 Continues Improvemen t 1.Ketersediaan Renstra 2.Periodisasi pimpinan 3.Budaya rutinitas 4.Penguasaan basis data MASALAH TANTANGAN 1.Apresiasi terhadap inovasi; 2.Sistem organisasi pendidikan pasca otonomi daerah

21

22 Definisi Penjaminan Mutu Umum Penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen, dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Khusus Pendidikan Penjaminan mutu pendidikan adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders (mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak lain yang berkepentingan) memperoleh kepuasan.

23 Tujuan Penjaminan Mutu Memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan (continuous improvement), yang dijalankan oleh suatu LEMBAGA PENDIDIKAN secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan pendidikan yang bermutu PENJAMINANMUTU(Eksternal)BAN/LainnyaPENJAMINANMUTU(Eksternal)BAN/LainnyaPENJAMINANMUTU(Internal)PENJAMINANMUTU(Internal) MUTUMUTU

24 Manajemen Kendali Mutu dalam Proses Penjaminan Mutu Pendidikan Penentuan Standar Mutu Audit Butir Mutu Ada Gap antara Standar Mutu Dan Hasil Audit ? Identifikasiaction untuk memenuhi Standar Mutu Laksanakanaction Integrasikan pada proses SDCA berikutnya Evaluasi Untuk Peningkatan Standar Mutu Ya Tidak ContinuousImprovement(Kaizen)MutuBerkelanjutanSustainableQuality

25 Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI)

26 TUJUANAMAITUJUANAMAI  Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional akademik atau proses akademik tingkatan satuan pendidikan (TSP).  Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik TSP telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu akademik tersebut.  Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara profesional berkelanjutan.

27 Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist Melaksanakan Audit Lapangan Tentukan Tujuan Audit Rapat Tim Audit LAPORAN AUDIT MPAMAI Siklus A udit M utu A kademik I nternal Menentukan kebijakan AMAI MANAJEMEN PerencanaanAudit Membentuk Tim Audit Jadwal Audit (Visitasi) Menentukan kajiulang kebijakan 10 Tim Audit Kualifikasi AMAI PemilihanPelatihan KelompokAuditor

28

29 Konsep Umum Six Sigma

30  Sigma  “Sigma” dipergunakan untuk menyatakan sebaran atau distribution di sekitar mean (average) dari sebuah proses atau prosedur.

31 Dalam manajemen,  Sigma capability (z-value) adalah sebuah ukuran yang menunjukkan seberapa bagus proses berlangsung. Semakin tinggi sigma capability (z-value), maka proses itu semakin baik.  Sigma capability mengukur capability sebuah proses untuk memperkecil kesalahan yang terjadi (defect-free). Sigma 

32 HasilDPMOSigma 30,9% , , , , ,99973,46 Kualitas dan Kapabilitas Proses DPMO (Defect Per Million Opportunity)

33 PERBAIKAN PROSES DESAIN ULANG PROSES MANAJEMEN PROSES Six Sigma, sebuah konsep perbaikan mutu berkelanjutan

34 Metodologi Six Sigma DMAIC Define, Measure, Analyze, Improve, Control Metodologi perbaikan untuk proses yang telah berlangsung

35 DMAIC Manfaat •Measuring the problem •Focusing on the customer •Verifying root cause •Breaking old habits •Managing Risks •Measuring results •Sustaining change •Minimize Defect •Customer Satisfaction •Increase Process Capability Tujuan

36 DEFINE CONTROL IMPROVE ANALYZE MEASURE SIKLUS DMAIC Next Cycle

37 Define  Menarik akar masalah  Membatasi ruang lingkup  Menetapkan faktor-faktor vital untuk dianalisis

38 A. Identify Kegiatan B. Tim pengembang Dokumen C. Define Process Map • Identipikasi kelompok peserta didik • Kompilasi dan evaluasi data terbaru peserta didik • Temukan harapan peserta didik • Padukan harapan peserta didik dengan rencana kegiatan • Padukan rencana kegiatan dengan rencana induk lembaga • Identifikasi kegiatan nyata • Membuat naskah perencanaan • Mermuskan masalah • Nilai keluasan kegiatan • Rumuskan tujuan pengembangan • Proses definisi • Berkomunikasi aktif dengan peserta didik

39 Measure  Memilih CTQ  Menetapkan standar kinerja  Mengesahkan sistem ukuran  Menetapkan kemampuan proses

40 Moment of Truth Masuk kampus Mellhat keadaan ruangan Meminta informasi dari petugas pendaftaran Mengisi formulir Membeli formulir pendaftaran Pemeriksaan berkas Output: Kartu UM CTQ ????

41 Critical to Quality (CTQ)  Kondisi ruangan (layout)  Keramahan resepsionis (Salam, menawarkan bantuan)  Kecepatan pelayanan  Jurusan/prodi yang ditawarkan  etc

42 Analyze  Mendefinisikan tujuan perbaikan  Mengidentifikasi sumber-sumber variasi  Menyaring penyebab potensial atas perubahan yang diinginkan

43 Ukuran kinerja saat ini Pareto Control Charts Fishbone/Cause- Effect Diagram Mencari akar permasalahan FMEA Failure Modes and Effect analysis QFD Quality Function Deployment

44 Fishbone Diagram

45 Quality Function Deployment Metodologi untuk mendefinisikan keinginan peserta didik secara langsung sendiri, untuk kemudian menterjemahkan kebutuhan tersebut ke kebutuhan teknism dan menetapkan target teknis. QFD membantu dalam perumusan desain teknis pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhan peserta didik.

46 Metode QFD Identifikasi peserta didik anda. Definisikan kebutuhan atau kendala yang dihadapi peserta didik Berikan skala prioritas untuk setiap kebutuhan Benchmarking Terjemahkan kebutuhan peserta didik ke spesifikasi teknis yang dapat diukur. Tetapkan nilai target untuk setiap spesifikasi teknis. Tetapkan desain pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhan peserta didik.

47 Improve  Untuk mengembangkan solusi yang diusulkan:  identifikasi strategy of improvement  eksperimen untuk menemukan solusi  menghitung peluang finansial  Untuk memberikan konfirmasi bahwa solusi yang diusulkan tersebut telah sama atau melebihi tujuan proses improvement  pilot: meliputi satu atau lebih small scale test dari solusi pada lingkungan bisnis dalam dunia nyata  untuk konfirmasi secara statistik bahwa improvement tersebut ada  Untuk mengidentifikasi resources yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan solusi tersebut dalam skala penuh  Untuk merencanakan dan melaksanakan implementasi tersebut secara penuh termasuk training, support, technology roll out, proses, dan perubahan dokumentasi

48 Metode QFD 1. Identifikasi konsumen anda. 2. Definisikan kebutuhan atau kendala yang dihadapi konsumen 3. Berikan skala prioritas untuk setiap kebutuhan 4. Benchmarking 5. Terjemahkan kebutuhan konsumen ke spesifikasi teknis yang dapat diukur. 6. Tetapkan nilai target untuk setiap spesifikasi teknis. 7. Pilih desain terbaik berdasarkan langkah-langkah diatas.

49 Improve Tools Basic Intermediate Advanced - Fishbone- DOE- Response surface - Box plot- Multi variate - Taguchi - Hypothesis Test regression (Inner/Outer Array) - Process map - Time order plots - Mistake proofing - Multi vari plot - Force fields - Kaizen Low High  Complexity - Risk  Business impact - Keberadaan data Tingkat kerumitan Problem

50 Strategi dalam Improve  Mengembangkan strategi untuk pengembangan  Improvement harus berdasar pada data dan analisis  Menggabungkan beberapa kombinasi dari statistik dan quality tools untuk memperbaiki solusi dan mencapai performance proses yang diminta  Gunakanlah alat yang terbaik yang dapat menunjang keputusan.

51 Formulir 5W-2H Jenis5W-2HDeskripsiTindakan Tujuan Utama What (Apa) Apa yang menjadi target utama dari perbaikan/peningkatan kualitas Merumuskan target sesuai dengan kebutuhan pelanggan Alasan kegunaan Why (Mengapa) Mengapa rencana tersebut diperlukan Lokasi Where (Dimana) Dimana rencana tindakan akan dilaksanakan Mengubah urutan aktivitas atau mengkombinasikan aktivitas-aktivitas yang dapat dilakukan bersama UrutanWhen Kapan rencana tersebut dilakukan OrangWho Siapa yang mengerjakan tindakan tersebut Metode How (Bagaimana) Metode yang digunakan dan cara melakukannya Menyederhanakan aktivitas-aktivitas rencana tindakan yang ada Biaya/Manfaat How Much (Berapa) Berapa biaya yang harus dikeluarkan? Berapa manfaat yang diperoleh? Memilih rencana tindakan yang paling efektif dan efisien

52 Control  Pengukuran kembali parameter-parameter kualitas  Kendali proses yang telah diperbaiki  Mistake Proofing

53 Ukuran Kinerja setelah perbaikan DPMO

54 Mekanisme Kontrol 3 Mekanisme Utama RISK MANAGEMENT MISTAKE PROOFING STATISTICAL PROCESS CONTROL Mengendalikan Masalah Potensial Menghindari Masalah Potensial

55 Kemampuan Proses  Seberapa besar sistem manajemen pendidikan mampu menghasilkan tingkat kepuasan terbaik ?  Hitung Cp (process Capability)  Gunakan Software Minitab

56


Download ppt "Tahapan Implementasi Manajemen Mutu di IKOPIN Membangun Komitmen Kelompok Sistem Penjaminan Mutu dan Amai Implementasi Six Sigma ISO."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google