Clerical Work of Administration

Presentasi berjudul: "Clerical Work of Administration"— Transcript presentasi:

1 Clerical Work of Administration
By : Rahmayanti, S.IP., M.Si

2 Clerical Work meliputi …
Manajemen Rapat dan Notula Etiket Menerima Tamu Handling Calls in and out Perencanaan Kerja Individu Perbekalan Kantor

3 Manajemen Rapat dan Pembuatan Notula

4 Pengambilan Keputusan
Fungsi Rapat Rapat Komunikasi Koordinasi Pertanggung jawaban Pengambilan Keputusan

5 Prinsip Penyelenggaraan Rapat
Why What Who Where When How

6 Agenda Rapat biasanya berisi …
Keterangan peserta yang tidak hadir Minutes relevan dari rapat terakhir Membicarakan masalah yang dihadapi serta solusinya Any other business Tanggal dan waktu rapat yang akan datang

7 Contoh agenda rapat … Pendataan peserta yang tidak hadir
Permohonan maaf atas ketidakhadiran salah satu pemimpin rapat Hal-hal yang akan dibicarakan )* Laporan dari sekretaris, bendahara,bagian marketing Lain-lain Penetapan waktu rapat berikutnya

8 Tipe Pemimpin Rapat Otoriter Demokratis Laissez-faire

9 Tipe Peserta Rapat Sang moderator Pecandu rapat Sang pembantah
Maniak Gadget Mr/Mrs ring-ring Sang pelawak Sang apatis

10 Peran Peserta … Sebagai penyumbang pendapat/data
Sebagai pembuat keputusan Sebagai penerima keputusan Sebagai pembantu pimpinan

11 No Nama Jabatan Tandatangan Ket
PT. INDOFARMA, (Tbk) Surat Edaran Undangan Nomor : ………… Diharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara yang namanya tersebut di bawah ini, untuk dapat hadir pada Rapat/ Pertemuan Koordinasi awal Bulan Februari 2012, yang rencananya akan diadakan pada : Hari/Tanggal : Waktu : Tempat : Acara : No Nama Jabatan Tandatangan Ket

12 Syarat rapat yang Baik…
Suasana rapat terbuka Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif Mendapat bimbingan dan pengawasan dari pimpinan Hindari perdebatan Pertanyaan singkat dan jelas Hindari terjadinya monopoli

13 Membuat Notula Rapat Notula atau risalah rapat adalah catatan singkat tentang suatu pembicaraan dalam rapat

14 Notula memuat… Judul rapat Waktu, tempat dan jam
Pemimpin rapat dan sekretaris Jumlah yang hadir dan tidak hadir (beserta nama) Acara rapat (sebut secara berurutan) Jalannya rapat (dari awal s.d keputusan) Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan notulen Tandatangan sekretaris dan pemimpin rapat

15 Buat catatan rapat untuk pribadi
Hasil pembicaraan pertopik Tindakan yang harus dilaksanakan Penanggung jawab Batas waktu penyelesaian

16 Etiket Menerima Tamu

17 Grooming … Pastikan kesan pertama yang positif Eye contact
Jabat tangan Jaga jarak ideal ± 45,7 cm Pandangan non pribadi Bersikap ramah Bersihkan tangan yang basah Sikap tubuh, raut wajah yang ramah

18 Jenis tamu Relasi perusahaan yang secara berkala melakukan kunjungan
Relasi perusahaan dalam dan luar kota Teman sejawat/ keluarga atasan Tamu untuk bagian yang lain Tamu yang tidak menguntungkan perusahaan

19 Cara menerima tamu Berikan salam Lakukan perkenalan Tanyakan maksud
Menolak tamu dengan baik Meneruskan tamu dengan petunjuk Berikan kenyamanan pada saat tamu menunggu

20 Handling calls in and out

21 Handling calls in Jawab deringan telepon tidak lebih dari 3 kali dering Angkat dengan tangan kiri, tangan kanan untuk mencatat info penting

22 Hindari kata “hallo”, gunakan kata salam waktu : selamat pagi, selamat siang…
Catat pesan penting dalam buku khusus Meminta mengeja kembali kata-kata yang sulit dimengerti Active Listening

23 Mengulang nomor penting
Ramah, penuh minat Kenali mesin telepon untuk mentransfer Jika waktu penanganan cenderung lama, tawarkan untuk ditelepon atau menelepon kembali Jika hasil pembicaraan mengharuskan kita mengambil tindakan, lakukan segera mungkin Pesan = amanah Tunggu hingga penelepon memutuskan hubungan lebih dulu

24 Handling calls out Pastikan menekan nomor telepon yang benar
Siapkan catatan bila perlu Mohon maaf jika salah sambung Perkenalkan diri jika penelepon belum dikenal

25 Don’t forget… Smile when you are calling

26 Perencanaan Kerja Individu

27 Perencanaan kerja individu merupakan manajemen diri
Sebagai alat bantu dalam menyusun, melaksanakan dan mengevaluasi tugas pribadi Diawali oleh komitmen dan kepedulian terhadap tugas

28 Hendaknya perencanaan dibuat secara :
Masuk akal Sederhana Luwes Mencakup kegiatan menyeluruh continue.

29 List to do.. Period : 30 Jan – 4 Feb 2012
NO Item Priority Status Description 1 Weekly Regroup High Done 2 Patra Jasa Hotel Progress 3 Pembuatan Laporan Keuangan Limit : 3 Feb 2012 etc

30 KOMUNIKASI SELF DEVELOPMENT KOORDINASI FORECASTING KREATIF MOTIVASI DIRI TEAM WORK RE-CHECK

31

32 “Sukses dalam perencanaan individu membantu kesuksesan pencapaian tujuan perusahaan”

33 PERBEKALAN KANTOR Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor Tanpa perbekalan, operasional kantor akan terhambat

34 Perbekalan kantor Perabot Peralatan Mesin Pesawat komunikasi Interior ruang kantor

35 Perabot kantor

36 Peralatan Kantor

37 Mesin kantor

38 Pesawat komunikasi kantor

39 Interior ruang kantor

40 Identifikasi Kebutuhan Barang
Sebelum pengadaan perbekalan, dibutuhkan informasi mengenai “Identifikasi Kebutuhan Barang” No Kode Nama Barang Jenis Jumlah kebutuhan Unit

41 Penanganan Perlengkapan Kantor
Pengadaan Penyimpanan Pendistribusian Pemeliharaan Penghapusan

42 Hatur Nuhun