Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta."— Transcript presentasi:

1 Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta

2 PERATURAN GUBERNUR NOMOR 74 TAHUN 2008 TENTANG PEMBAKUAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

3 Jenis Sarana Kearsipan Jenis sarana kearsipan yang digunakan dalam pengelolaan kearsipan dinamis a.Sarana Pencatatan b.Sarana Penyimpanan

4

5

6 Ukuran : A4 » Produk Administrasi F4 » Produk Hukum (210x297mm) (215x330mm) WarnaPutih Gramatur70-80 gr Macam Kertas: 1.Kertas Tulis atau kertas HVS 2.Kertas sekuritas 3.Kertas cetak atau kertas HVO 4.Kertas Permanen 5.Kertas faksimili 6.Kertas berwarna

7 Kartu Kendali 1)Penggunaan : untuk mengendalikan surat penting 2)Bentuk : empat persegi panjang 3)Ukuran : - panjang : 15 cm - lebar : 10 cm 4)Bahan : Kertas NCR 60 gram 5)Warna : - Putih untuk lembar ke 1 (asli) - Hijau Muda untuk tembusan lembar ke-2 - Merah Muda untuk tembusan lembar ke-3 6) Isi : dimuat dalam kolom-kolom sebagai berikut : a) Nomor Urut b) Kode Klasifikasi c) Tanggal Masuk/Keluar (M/K) d) Indeks e) Dari/Kepada f) Perihal / Isi Ringkas g) Tanggal Surat h) Nomor Surat i) Lampiran j) Pengolah k) Diteruskan l) Disimpan m) Keterangan

8 LEMBAR PENGANTAR 1)Penggunaan : sebagai alat ekspedisi dan sebagai alat bukti penerimaan / pengiriman surat 2)Bentuk : empat persegi panjang 3)Ukuran : 15x10cm 4)Bahan : Kertas HVS 60 gram

9 5)Warna :- Putih untuk lembar pengantar yang digunakan antar Satminkal dan antar CTU - Kuning untuk lembar pengantar yang digunakan untuk mengantarkan surat kepada Gubernur dan Wakil Gubernur dari ITU/CTU di lingkungan Sekretariat Wilayah/Daerah - Merah untuk lembar pengantar yang digunakan untuk mengantarkan surat rahasia 6)Isi : dimuat dalam kolom-kolom sebagai berikut : a) Indeks b) Nomor Surat c) Asal Surat d) Alamat Surat e) Perihal / Isi Ringkas f) Tanggal Masuk g) Tanggal Surat h) Lampiran i) Pengolah j) Diteruskan k) Disimpan l) Penerima m) Pengirim

10 Lembar Pengantar Kolektif 1) Penggunaan : untuk mengantar surat dalam jumlah lebih dari satu kepada satu alamat tertentu. 2) Bentuk, ukuran, dan bahan sama dengan lembar pengantar 3) Warna :Putih 4) Isi : a) Tanggal Masuk/Keluar (M/K) b) Dari / Kepada c) Tanggal Surat d) Nomor Surat e) Asal Surat f) Diterima Tanggal dan Jam g) Penerima h) Pengirim

11 1)Penggunaan : Untuk Menulis Disposisi Atau Catatan. 2)Bentuk : Empat Persegi Panjang 3)Ukuran : - Panjang : 21 Cm - Lebar : 14 Cm 4)Bahan : Kertas Ncr 60 Gram 5)Warna : Kuning dan Putih 6)Isi : A) Tanggal Masuk B) Indeks C) Kode D) Perihal / Isi Rigkas E)Tanggal Dan Nomor Surat F) Asal Surat G) Instruksi Atau Informasi H) Diteruskan Atau Kepada I) Sesudah Dipergunakan Harap Segera Dikembalikan Kepada

12

13 Lembar Teguran Bentuk : empat persegi panjang Ukuran : 21,50x16cm Bahan : Kertas HVS 60 gram Warna : Putih Penggunaan : untuk memberikan teguran/peringatan kepada Cabang Tata Usaha tentang adanya surat yang sudah habis jangka simpan atau pengolahan atau peminjaman arsip.

14 Isi : a) Dari (Induk Tata Usaha) b) Kepada (Cabang Tata Usaha) c) Kata-kata peringatan untuk dirimkan surat-surat yang telah habis jangka waktu penyimpanan /pengolahan/ peminjaman d) Daftar surat-surat yang berisi kolom-kolom: - Nomor Urut - Kode - Indeks - Tanggal Surat Masuk/Keluar - Dari / Kepada - Jumlah e) Tanggal Peneguran f) Tanda Tangan dan Nama Terang Penegur.

15

16 Lembar Peminjaman

17 1) Penggunaan : untuk menempatkan berkas (lembaran-lembaran surat/arsip) sesuai subyek/masalahnya. 2) Bentuk : empat persegi panjang 3) Ukuran : a) 36 cm x 24,5 cm (terlipat/tertutup) b) 36 cm x 49 cm (terbuka) 4) Bahan : Kertas Karton Manila

18 PENUNJUK (GUIDE) 1)PENGGUNAAN : UNTUK MENUNJUKKAN KUMPULAN SUBYEK/PERMASALAHAN DAN SEKALIGUS PENYEKAT ANTAR BERKAS/FOLDER. 2)BENTUK : EMPAT PERSEGI PANJANG DENGAN TONJOLAN (TAB) 3)UKURAN : A) 15 CM X 10 CM (LPP dan KK) B) 21 CM X 15 CM (LD) 4)WARNA : A) MERAH B) BIRU C) KUNING 5)BAHAN : PLASTIK 6)ISI : SUBYEK / MASALAH

19

20

21 Kotak Arsip 1)Penggunaan : untuk menyimpan berkas arsip in aktif 2)Bentuk : balok 3)Ukuran : 38 cm x 18 cm x 28 cm 4)Bahan : Karton

22

23

24 Lemari Arsip 1)Penggunaan : untuk menyimpan arsip 2)Jenis Bentuk, ukuran, dan bahan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi.

25


Download ppt "Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google