Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN SECARA MANUAL Materi kuliah dapat didownload di :

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN SECARA MANUAL Materi kuliah dapat didownload di :"— Transcript presentasi:

1

2 SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN SECARA MANUAL Materi kuliah dapat didownload di :

3 DDEFINISI ARSIP Naskah informasi yang dibuat dan diterima lembaga negara / swasta dalam bentuk tunggal / kelompok untuk kegiatan administrasi DDEFINISI SISTEM PENGARSIPAN adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abdjad, numerik/nomor, huruf maupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait

4 TUJUAN ARSIP 1. Sebagai referensi 2. Memberikan data / informasi pada pimpinan untuk pengambilan keputusan 3. Memberi Keterangan Vital, misal bukti hukum

5 MACAM ARSIP ARSIP DINAMIS Langsung dipergunakan dlm penyelenggaraan Administrasi ARSIP STATIS Tidak dipergunakan secara langsung dlm penyelenggaraan Administrasi Arsip InAktif Frekuensi penggunaannya mulai menurun Arsip Aktif Dipergunakan langsung dan terus menerus MACAM ARSIP

6 Untuk arsip dinamis, dokumen harus memenuhi syarat yang ditentukan yaitu lengkap, cukup berrnakna, komprehensif dan tidak melanggar hukum. Dokumen sendiri dapat dibagi menjadi beberapa kategori sebagai berikut. Dokumen adrninistrasi, meliputi :dokumentasi prosedur dan korespondensi. Dokumen akutansi, meliputi: laporan, formulir, korespondensi terkait. Contohnya laporan tagihan dan rekening bank. Dokumen proyek,meliputi: nota.dokumentasipengembangan produk, dan dokumen lain yang berkaitan dengan proyek tertentu. Berkas kasus, meliputi : dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tuntutan hukum.

7 NILAI GUNA ARSIP (ALFRED) NILAI GUNA ARSIP (ALFRED) 1.Administrative Value KTP, Paspor, STNK, SIM, Kartu ASKES, Kartu Keluarga 2.Legal Value Akte Notaris, A. Kelahiran, SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB 3.Fiscal Value Buku Tabungan Bank, Kartu ATM, Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan 4.Research Value Buku Orasi Ilmiah, Skripsi, Makalah, Modul Diklat 5.Educational Value Ijazah, Sertifikat Training 6.Documentary Value Foto Perkawinan, Foto Wisuda, Foto Kejuaraan, VCD

8 SIKLUS ARSIP 1. Tahap penciptaan a. Sebagai media informasi untuk perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan b. Arsip Eksternal (surat, laporan) diluar kendali organisasi c. Arsip Internal ( terkendali ) 2. Tahap pemanfaatan a. Arsip dinamis aktiffrekuensi penggunaannya tinggi b. Arsip dnamis inaktif frekuansi jarang 3. Tahap penyimpanan To file and to find 4. Tahap pemindahan Pemindahan dari dinamis aktif ke dinamis inaktif 5. Tahap pemusnahan a. Dibuang ke tempat sampah b. Menggunakan mesin

9 GEJALA SISTEM KEARSIPAN KURANG EFEKTIF a.Sulit mencari arsip yg diperlukan b.Hilangnya arsip penting c.Kondisi “Banjir Arsip” d.Ruang Kantor Tersita untuk menyimpan arsip

10 DEFINISI PENGARSIPAN (FILING) Proses klasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip agar mudah ditemukan jika dibutuhkan

11 5 Sistem Filling 1. Sistem Abdjad/ Sistem Alphabetis a. Arsip bedasarkan abjad ( a,b,c.. ) misal : surat, formulir, laporan b. Diklasifikasikan berdasar nama perusahaan, orang, instansi, tempat, barang 2. Sistem filing subjek Masalah² dikelompokan jadi satu subjek. misal : kepegawaian ( cuti, kenaikan pangkat/kuangan/gaji ) 3. Sistem nomor Arsip berdasarkan kode nomor dengan sebagai pengganti nama orang / instansi 4. Sistem geografis Arsip berdasarkan daerah wilayah / geografis 5. Sistem kronologis a. Arsip disusun menurut tanggal masuk dan keluar b. Surat masuk yang terakhir ditempatkan paling depan

12 PERALATAN FILING 1. Filing cabinet ( Almari arsip ) a. Daya tampung kertas disusun vertikal berderet kebelakang b. Perlu ruangan untuk memindahkan keluar masuknya arsip surat 2. Guide Sebagai petunjuk dan pemisah antara folder-folder. Bisa berupa karton tebal segi empat berukuran sama dengan folder. 3. Folder a. Tempat untuk menempatkan arsip dalam file b. Berwujud lembaran berlipat tanpa daun penutup

13 PENYIMPANAN (FILING) ARSIP Pemeriksaan arsip a. Diperiksa apakah sudah ada instruksi untuk disimpan b. Surat yang masih dalam proses jangan disimpan. 1. Mengindeks a. Menentukan nama apa / subjek apa surat disimpan b. Sistem abjadnama pengirim Sistem numerikangka, dsb 3. Memberi tanda a. Pengkodean dengan memberi tanda garis dengan warna pada kata lengkap b. Surat mudah disortir 4. Mensortir Arsip Mengelompokan surat untuk disimpan 5. Menyimpan arsip di filing cabinet

14 PENEMUAN ARSIP (RETRIEVAL) 1. Peminjam Mengisi Formulir: - nama peminjam - nomor arsip - tanggal harus kembali - pengesahan petugas 2. Menaruh Kartu Subsitusi (Out Guide / Out Folder) a. Identifikasi arsip sedang dipinjam b. Penyimpanan mudah 3. Sekretaris tanggung jawab terhadap arsip, berwenang simpan + ambil arsip 4. Tindak lanjut menagih + mengingatkan pada peminjam

15 Modern Office Administration Rasio Penemuan = Jumlah arsip ditemukan x 100% Jumlah arsip Arsip dicari = 60 Arsip ditemukan = 56 Ratio penemuan= 97,7 % a. > 99,5 % = arsip disimpan baik b. 97 % - 99,5%= arsip kondisi memuaskan c. < 97 % = arsip perlu dibenahi

16 PENYUSUTAN ARSIP 1. Dasar Pemindahan Arsip Dilakukan setelah arsip inaktif (1 tahun arsip jarang dipakai). Ada Jadwal Retensi/penyimpanan Arsip 2. Cara Pemindahan: a. Pemindahan Kontinue Selesai digunakan, arsip dipindahkan jadi arsip inaktif. Mis : kantor pengacara, arsitek, proyek b. Pemindahan Periodik Arsip dipindahkan setelah 1 periode tertentu

17 Pemusnahan Arsip 3. Pemusnahan Arsip diperhatikan = a. Arsip tidak penting Setelah selesai + tidak berguna bagi pimpinan sebaiknya dimusnahkan mis : pengumuman, undangan b. Arsip Yang Membantu Berguna untuk kelancaran kegiatan organisasi, misal: bukti pembayaran, disimpan s/d 1 tahun. c. Arsip Penting Berguna untuk kelangsungan usaha misal: data laporan keuangan d. Arsip Vital Menentukan exsistensi organisasi, tidak dapat dimusnahkan misal : SK ttg struktur organisasi, laporan keuangan, hak cipta, rekam medik (arsip pasien), berkas, peserta, mahasiswa, murid

18 Contoh Jadwal Retensi/penyimpanan Arsip GOL. ARSIP JENIS ARSIP UMUR ARSIP KET. AKTIFINAKTIF Vital1. Akte Pendirian Perusahaan--abadi 2. Daftar Saham--abadi 3. Akta Tanah--abadi 4. SK. Pengangkatan--abadi Penting1.Pertanggungjawaban Keuangan5 th25 thmusnah 2. Cek Bekas5 th25 thmusnah 3. Surat PerjanjianSesuai keperluan musnah Mem- bantu 1. Laporan tahunan2 th10 thmusnah 2. Neraca2 th10 thmusnah Tidak Penting 1. Pengumuman1 bulan-musnah 2. Undangan1 bulan-musnah


Download ppt "SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN SECARA MANUAL Materi kuliah dapat didownload di :"

Presentasi serupa


Iklan oleh Google