SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN SECARA MANUAL

Presentasi berjudul: "SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN SECARA MANUAL"— Transcript presentasi:

1 SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN SECARA MANUAL
Materi kuliah dapat didownload di :

2 DEFINISI SISTEM PENGARSIPAN
DEFINISI ARSIP Naskah informasi yang dibuat dan diterima lembaga negara / swasta dalam bentuk tunggal / kelompok untuk kegiatan administrasi DEFINISI SISTEM PENGARSIPAN adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abdjad, numerik/nomor, huruf maupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait

3 TUJUAN ARSIP 1. Sebagai referensi 2. Memberikan data / informasi pada pimpinan untuk pengambilan keputusan 3. Memberi Keterangan Vital, misal bukti hukum

4 MACAM ARSIP MACAM ARSIP ARSIP STATIS ARSIP DINAMIS Arsip InAktif
Tidak dipergunakan secara langsung dlm penyelenggaraan Administrasi ARSIP DINAMIS Langsung dipergunakan dlm penyelenggaraan Administrasi Arsip InAktif Frekuensi penggunaannya mulai menurun Arsip Aktif Dipergunakan langsung dan terus menerus

5 Untuk arsip dinamis, dokumen harus memenuhi syarat yang ditentukan yaitu lengkap, cukup berrnakna, komprehensif dan tidak melanggar hukum. Dokumen sendiri dapat dibagi menjadi beberapa kategori sebagai berikut. Dokumen adrninistrasi, meliputi :dokumentasi prosedur dan korespondensi. Dokumen akutansi, meliputi: laporan, formulir, korespondensi terkait. Contohnya laporan tagihan dan rekening bank. Dokumen proyek,meliputi: nota.dokumentasipengembangan produk, dan dokumen lain yang berkaitan dengan proyek tertentu. Berkas kasus, meliputi : dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tuntutan hukum.

6 NILAI GUNA ARSIP (ALFRED)
Administrative Value KTP, Paspor, STNK, SIM, Kartu ASKES, Kartu Keluarga Legal Value Akte Notaris, A. Kelahiran, SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB Fiscal Value Buku Tabungan Bank, Kartu ATM, Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan Research Value Buku Orasi Ilmiah, Skripsi, Makalah, Modul Diklat Educational Value Ijazah, Sertifikat Training Documentary Value Foto Perkawinan, Foto Wisuda, Foto Kejuaraan, VCD

7 SIKLUS ARSIP Tahap penciptaan
Sebagai media informasi untuk perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan Arsip Eksternal (surat, laporan) diluar kendali organisasi Arsip Internal ( terkendali ) Tahap pemanfaatan Arsip dinamis aktif frekuensi penggunaannya tinggi Arsip dnamis inaktif frekuansi jarang Tahap penyimpanan To file and to find Tahap pemindahan Pemindahan dari dinamis aktif ke dinamis inaktif Tahap pemusnahan Dibuang ke tempat sampah Menggunakan mesin

8 GEJALA SISTEM KEARSIPAN KURANG EFEKTIF
Sulit mencari arsip yg diperlukan Hilangnya arsip penting Kondisi “Banjir Arsip” Ruang Kantor Tersita untuk menyimpan arsip

9 DEFINISI PENGARSIPAN (FILING) Proses klasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip agar mudah ditemukan jika dibutuhkan

10 5 Sistem Filling Sistem Abdjad/ Sistem Alphabetis
Arsip bedasarkan abjad ( a,b,c .. ) misal : surat, formulir, laporan Diklasifikasikan berdasar nama perusahaan, orang, instansi, tempat, barang Sistem filing subjek Masalah² dikelompokan jadi satu subjek. misal : kepegawaian ( cuti, kenaikan pangkat/kuangan/gaji ) Sistem nomor Arsip berdasarkan kode nomor dengan sebagai pengganti nama orang / instansi Sistem geografis Arsip berdasarkan daerah wilayah / geografis Sistem kronologis Arsip disusun menurut tanggal masuk dan keluar Surat masuk yang terakhir ditempatkan paling depan

11 PERALATAN FILING Filing cabinet ( Almari arsip )
Daya tampung kertas disusun vertikal berderet kebelakang Perlu ruangan untuk memindahkan keluar masuknya arsip surat Guide Sebagai petunjuk dan pemisah antara folder-folder. Bisa berupa karton tebal segi empat berukuran sama dengan folder. Folder Tempat untuk menempatkan arsip dalam file Berwujud lembaran berlipat tanpa daun penutup

12 PENYIMPANAN (FILING) ARSIP Pemeriksaan arsip
Diperiksa apakah sudah ada instruksi untuk disimpan Surat yang masih dalam proses jangan disimpan. Mengindeks Menentukan nama apa / subjek apa surat disimpan Sistem abjad nama pengirim Sistem numerik angka, dsb Memberi tanda Pengkodean dengan memberi tanda garis dengan warna pada kata lengkap Surat mudah disortir Mensortir Arsip Mengelompokan surat untuk disimpan Menyimpan arsip di filing cabinet

13 PENEMUAN ARSIP (RETRIEVAL)
Peminjam Mengisi Formulir: - nama peminjam - nomor arsip - tanggal harus kembali - pengesahan petugas Menaruh Kartu Subsitusi (Out Guide / Out Folder) a. Identifikasi arsip sedang dipinjam b. Penyimpanan mudah Sekretaris tanggung jawab terhadap arsip, berwenang simpan + ambil arsip Tindak lanjut menagih + mengingatkan pada peminjam

14 Rasio Penemuan. = Jumlah arsip ditemukan. x 100%. Jumlah arsip
Rasio Penemuan = Jumlah arsip ditemukan x 100% Jumlah arsip Arsip dicari = 60 Arsip ditemukan = 56 Ratio penemuan = 97,7 % a. > 99,5 % = arsip disimpan baik b. 97 % - 99,5% = arsip kondisi memuaskan c. < 97 % = arsip perlu dibenahi Modern Office Administration

15 1. Dasar Pemindahan Arsip
PENYUSUTAN ARSIP 1. Dasar Pemindahan Arsip Dilakukan setelah arsip inaktif (1 tahun arsip jarang dipakai). Ada Jadwal Retensi/penyimpanan Arsip Cara Pemindahan: a. Pemindahan Kontinue Selesai digunakan, arsip dipindahkan jadi arsip inaktif. Mis : kantor pengacara, arsitek, proyek b. Pemindahan Periodik Arsip dipindahkan setelah 1 periode tertentu

16 Pemusnahan Arsip Pemusnahan Arsip diperhatikan =
a. Arsip tidak penting Setelah selesai + tidak berguna bagi pimpinan sebaiknya dimusnahkan mis : pengumuman, undangan b. Arsip Yang Membantu Berguna untuk kelancaran kegiatan organisasi, misal: bukti pembayaran, disimpan s/d 1 tahun. c. Arsip Penting Berguna untuk kelangsungan usaha misal: data laporan keuangan d. Arsip Vital Menentukan exsistensi organisasi, tidak dapat dimusnahkan misal : SK ttg struktur organisasi, laporan keuangan, hak cipta, rekam medik (arsip pasien), berkas, peserta, mahasiswa, murid

17 Contoh Jadwal Retensi/penyimpanan Arsip
GOL. ARSIP JENIS ARSIP UMUR ARSIP KET. AKTIF INAKTIF Vital 1. Akte Pendirian Perusahaan - abadi 2. Daftar Saham 3. Akta Tanah 4. SK. Pengangkatan Penting 1.Pertanggungjawaban Keuangan 5 th 25 th musnah 2. Cek Bekas 3. Surat Perjanjian Sesuai keperluan Mem-bantu 1. Laporan tahunan 2 th 10 th 2. Neraca Tidak Penting Pengumuman 1 bulan 2. Undangan