1 Disusun oleh : 1. MARTHA CAROLINA0070802008 2. RUDI T. PARDAMEAN0070802009 3. SYAMSUL BAHRI0070802010 MAKSI IBII – ANGK.7 Mata Kuliah: Profesi Jasa Eksternal.

Presentasi berjudul: "1 Disusun oleh : 1. MARTHA CAROLINA0070802008 2. RUDI T. PARDAMEAN0070802009 3. SYAMSUL BAHRI0070802010 MAKSI IBII – ANGK.7 Mata Kuliah: Profesi Jasa Eksternal."— Transcript presentasi:

1 1 Disusun oleh : 1. MARTHA CAROLINA0070802008 2. RUDI T. PARDAMEAN0070802009 3. SYAMSUL BAHRI0070802010 MAKSI IBII – ANGK.7 Mata Kuliah: Profesi Jasa Eksternal Dosen: Bpk. Irsan Yani, PHD Kasus: Reguest For Proposal

2 2 Request For Proposal (RFD) TO : Interested Organization / Firms Date: 25 August 2006 Reference: RFP/UNICEF/166/2006 “Conducting an Assessment of an Implementing Partner’s Financial Management Capacity” Dear Sir/Madam, 1. You are requested to submit a proposal for consultancy services on “Conducting an Assessment of an Implementing Partner’s Financial Management Capacity” as per enclosed Terms of Reference (TOR – Annex III). 2. To enable you to submit a proposal, attached are : General Information : -. Instruction to Bidders(Annex I) -. General Condition of Contrac(Annex II) -. Term of Reference (TOR)(Annex III)

3 3 Request For Proposal (RFD) 3. If you request additional information, please send it to the addres bellow in writing “ Contact Person: Nakoum Diakite Addres: UNICEF Wisma Metropolitan II, 11 th floor Jl. Jenderal Sudirman Kav. 31 Jakarta 12920, Indonesia Telephone: 021-570 5816 ext.300 Fax: 021-570 8409 Email: ndiakite@unicef.orgndiakite@unicef.org 4. Submission Offers Your offer comprising a technical proposal and financial proposal, in separate sealed envelopes., should reach the addres below via courier/hand delivery on or before Wednesday, 13 September 2006 at 17:00 hours (Jakarta Local Time). Late proposal will be rejected.

4 4 Request For Proposal (RFD) Addres: UNICEF Wisma Metropolitan II, 11 th floor Jl. Jenderal Sudirman Kav. 31 Jakarta 12920, Indonesia Unit: Supply Unit RFP No.: RFP/UNICEF/166/2006 Due to time constraints and the urgency of services for the present assignment and in order to facilitate the submission of both Technical and Financial proposals, the submission duty stamped and signed can be done electronicallyin PDF format and send to ndiakite@unicef.org,. Technical and Financial proposals should sent as separate PDF files. If the Technical and Financial proposals are sent in the same PDF file, they will be rejected. Proposal by fax will not be accepted. ndiakite@unicef.org

5 5 Request For Proposal (RFD) Please be aware that bids or proposals email to UNICEF will be rejected if they are received after the deadline for bid submission. As an email may take some time to arrive after it is sent, especially if it contains a lot of information, we advise all bidders to send email submissions well before the deadline. 5. If you request additional information, we would endeavour to provide information expeditiously, but any delay in providing such information will not considered a reason for extending the submission date of your proposal. Any queries should be submitted in writing to the contact person noted inpoint 3 above. 6. You are request to acknowlege receipt of this letter and to indicate whether or not you intend to submit a proposal.

6 6 Request For Proposal (RFD) Sincerely, For UNICEF Indonesia Nakoum Diakite Supply Officer

7 7 ANNEX-I INSTRUCTION TO BIDDERS A. INTRODUCTIONS 1. General Dokumen ini menyediakan informasi bagaimana mempersiapkan proposal dan mengirimnya. 2. Cost of proposal Penawar akan menunjang biaya pada proposal dan UNICEF tidak bertanggungjawab atas biaya tersebut. B.SOLICITATION DOCUMENTS 3. Content of solicitation documents. Proposal harus menawarkan seluruh keperluan. Proposal yang hanya menawarkan sebagian keperluan akan ditolak. 4. Clarification of solicitation documents. Penawaran wajib memberitahukan kepada UNICEF alamat dan no. fax dan no. email dalam RFP. UNICEF akan menanggapi atas permohonan dokumen selama 7 hari setelah dokomen diterma. 5. Amendments of solicitation document Penawar melakukan perbaikan dokumen harus memberitahukan pihak UNICEF dan harus mendapat persetujuannya serta tunduk pada waktu yg telah ditentukan.

8 8 ANNEX-I INSTRUCTION TO BIDDERS C. PREPATIONS OF PROPOSALS 6.Language of the proposal Bahasa yang digunakan di proposal adalah bahasa Inggris atau bahasa lainnya yang disertai oleh translasi bahasa Inggris. 7. Price Schedule Penawar harus memasukkan seluruh buat perjalanan. 8. Proposal currencies Mata uang yang digunakan dalam bentuk Rupiah atau US $. 9. Periods of validity of proposals Proposal berlaku 90 hari sejak diterima oleh UNICEF. 10. Format and signing of proposals. Penawar harus mempersiapkan proposal Asli dan proposal Copy yang dicetak dalam hardcopy dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Dibuat juga surat penunjukan pejabat yang menandatangani proposal tesebut. 11. Payment Pembayaran dilakukan langsung oleh UNICEF kepada kontraktor yang terpilih atas proposal yang telah disetujui.

9 9 ANNEX-I INSTRUCTION TO BIDDERS D.SUBMISSION OF PROPOSALS 12. Sealing and marking of proposals Penawar harus menyegel proposal yaitu satu diluar amplop dan dua didalam amplop yang berisi proposal technical dan proposal harga. 13. Deadline for submission of proposals. Proposal harus diterima oleh UNICEF sesuai dengan alamat yang telah ditentukan dan waktu yang telah ditetapkan. 14. Late proposals. Proposal yang diterima UNICEF setelah waktu yang telah ditetapkan akan ditolak. 15. Modification and withdrawal of proposals. Tidak ada proposal yang dimodifikasi setelah setelah waktu yang telah ditetapkan. Tidak ada proposal yang boleh ditarik sejak dimasukkan sampai akhir waktu persetujuan proposal.

10 10 ANNEX-I INSTRUCTION TO BIDDERS E.OPENING AND EVALUATION OF PROPOSALS 16. Opening of proposals. UNICEF akan membuka proposal dihadapan Komite Supply Unit Unicef. 17. Clarification of proposals. Untuk memperbandingkan proposal, UNICEF meminta klarifikasi dari para penawar untuk tidak ada perubahan harga. 18. Preminary examination. UNICEF akan memeriksa proposal atas kelengkapan dokumen, atau terjadi kesalahan penghitungan harga. Jika terjadi kesalahan hitung maka harga yang terendah yang berlaku. 19. Evaluation an comparison of proposals. Ada 2 prosedur yang biasa digunakan untuk evaluasi proposal yaitu Technical Evaluation dan Price Evaluation.

11 11 ANNEX-I INSTRUCTION TO BIDDERS F. AWARD OF CONTRAC 20. Awards criteria, award of contract UNICEF berhati-hati untuk menerima dan menolak proposal. UNICEF berhati-hati untuk bernegosiasi dengan menghormati seluruh proposal yang masuk. 21. UNICEF’S right to vary requirements at time of award UNICEF berhati-hati dalam memilih proposal yang yang menang dan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. 22. Signing of contrac Proposal yang telah disetujui akan ditandatangani dalam waktu 7 hari dan dikembalikan kepada UNICEF. 23. Performance security. Setelah 30 hari menerima kontrak dari UNICEF, Penawar harus mempersiapkan seluruh dokumen untuk melaksanakan kontrak. Jika Penawar tidak dapat mempersiapkan dokumen maka kontrak akan diberikan kepada Penawar berikutnya.

12 12 ANNEX-II : UNICEF GENERAL TERMS AND CONDITIONS 1. Modifications and Withdrawal Semua perubahan RFP harus sesuai tanggal dan waktu penutupan serta adanya penjelaskan terhadap RFP yang asli. 2. Validity of RFP’s RFPs harus sah selama 60 hari sejak RFP dibuka kecuali ada spesifikasi waktu dan kondisi. 3.Delivery Period Kontraktor akan mengirim barang-barang sesuai dengan tertera pada Purchase Order. Segala resiko ditanggung kontraktor sampai barang diterima di tempat. Jika terjadi perubahan atau keterlambatan akan dikenai denda bagi kontraktor. 4. Gross Weight Penawar memerlukan total estimasi dan volume yang ditawarkan agar tepat sesuai permintaan yang tertera pada proposal.

13 13 ANNEX-II : UNICEF GENERAL TERMS AND CONDITIONS 5. Discount Discount atas pembelian barang dapat diterima oleh UNICEF. Waktu yang berhubungan dengan discount pembayaran harus sesuai dengan isi proposal. 6. Quality Assurance Jika Penawar telah memiliki sertifikat ISO 9001/9002/BS, harus disertakan di RFP. 7.Rights of UNICEF UNICEF berhati-hati untuk tidak memberlakukan RFP yang diterima dari Penawar karena tidak memberlakukan sesuai dengan kontrak. 8. Award / adjudication of RFP’s Kontrak akan diberikan kepada Penawar yang menawarkan teknical dan quality yang bagus, harga yang murah dan waktu yang cepat dan tertera pada RFP.

14 14 ANNEX-II : UNICEF GENERAL TERMS AND CONDITIONS 8. Award/adjudication o RFP’s UNICEF berhati-hati dengan : -. Kontak dengan Supplier Penawar -. Perubahan data dari Penawar. -. Menolak proposal yang telah disampaikan penawar. -. Negosiasi dengan Penawar yang royal. -. Dll 9. Catalogue Penawar yang belum siap mengerjakan lebih baik mengirimkan katalognya. 10. Error in Bid Penawar berharap dapat mengerjakan kontrak sesuai yang tertera pada RFP. Kesalahan yang dibuat Penawar menjadi resiko sendiri.

15 15 ANNEX-II : UNICEF GENERAL TERMS AND CONDITIONS 11.Counry on Origin Barang-barang yang digunakan Penawar untuk melaksanakan kontrak harus yang asli atau mendapat sertifikat dari pihak yang berwenang. 12. Payment Terms UNICEF tidak melakukan pembayaran dimuka. Pembayaran dilakukan secara transfer dengan mencantumkan nama bank dan nomor rekening Penawar. Standar pembayaran UNICEF yaitu 30 hari setelah menerima dokumen lengkap untuk pembayaran yang sesuai dengan Purchases Order.

16 16 ANNEX-III : TERM OF REFERENCE Background Menurut UN General Assembly Resolution 56/201 setiap 3 tahun kebijakan di review untuk aktivitas pembangunan oleh United Nation systems untuk operasional transfer pembayaran ke pemerintahan atau non pemerintahan yang menjadi partner. The UN Agencies menggunakan pendekatan resiko manajemen untuk memilih prosedur yang tepat untuk transfer pembayaran atas dasar penilaian kapasitas keuangan manajemen dari partner. Scope of work Penilaian atas kinerja partner yang meliputi manajemen keuangan dan review atas arus pembiayaan, karyawan, kebijakan akunting dan prosedur, internal & eksternal audit, pelaporan, pengawasan dan sistem informasi.

17 17 ANNEX-III : TERM OF REFERENCE Deliverables Ringkasan hasil penilaian diberikan kepada UN Agencies dan lembaga Pemerintah yang berwenang. Hal ini terjadi atas peran serta dari kebikan UN Agencies. Durations of Assignment Lamanya penilaian selama 1 minggu untuk Implementasi partner, dan tergantung atas kompleksitas dari penilaian. Qualification of the Consulting firm(s) Badan Independen Pemerintah dan mempunyai pengalaman serta pengetahuan dan keahlian untuk memberikan konsultan PFM Location Di Jakarta serta perjalanan ke daerah di Indonesia.

18 18 ANNEX-III : TERM OF REFERENCE Reporting The Consultan Firm akan memberikan laporan kepada HACT Focal Points in UNICEF, UNFPA dan kordinator kantor perwakilan. Other Notes a. Technical dan Financial proposal dikirim oleh penawar untuk pertanggungjawaban atas RFP kepada semua UN Agencies. b. Pengiriman laporan dan dokumen pendukung yang disediakan oleh Consultan Firm kepada UN Agencies.