Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Quality Assurance Office SPMI M6 DOKUMEN MUTU Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada Yogyakarta 2014.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Quality Assurance Office SPMI M6 DOKUMEN MUTU Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada Yogyakarta 2014."— Transcript presentasi:

1 Quality Assurance Office SPMI M6 DOKUMEN MUTU Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada Yogyakarta 2014

2 Quality Assurance Office POKOK BAHASAN Struktur Dokumen Mutu Pengendalian Dokumen 2

3 Quality Assurance Office Struktur Dokumen Mutu (Dokumen Sistem) KEBIJAKAN Visi, misi, sasaran, strategi, kebijakan sistem penjaminan mutu, kegiatan utama organisasi BAGAIMANA ? (Langkah kerja apa, bagaimana, mengapa, kapan, di mana?) Hubungan antar departemen. RINCI (Langkah kerja rinci, deskripsi tugas setiap individu/kelompok) Referensi tempat kerja, standar, spesifikasi Panduan Mutu PM (Prosedur Mutu) IK Instruksi Kerja IK (Instruksi Kerja)/ DP DP (Dokumen Pendukung)/ FO Rekaman FO (Formulir) / Rekaman Aras 3 (Unit Kerja) Aras 1 (Organisasi) Aras 2 (Departemen) 3

4 Quality Assurance Office Dokumen mutu terdiri dari: a.Panduan Mutu b.Prosedur Mutu c.Instruksi Kerja d.Formulir e.Dokumen Pendukung 4

5 Quality Assurance Office A. PANDUAN MUTU 5

6 Quality Assurance Office PANDUAN MUTU Adalah dokumen tingkat pertama dari struktur dokumentasi sistem yang menjabarkan kebijakan utama, struktur organisasi, tupoksi, dan sasaran organisasi. 6

7 Quality Assurance Office Diskripsi Panduan Mutu 1.Berisi Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu organisasi yang dijabarkan dalam prosedur mutu untuk mencapai sasaran yang ditetapkan 2.Bersifat unik untuk setiap organisasi 3.Setiap bab perlu ada penomoran sendiri, untuk kepentingan pengendalian dokumen 4.Panduan Mutu merupakan perincian teknis dari dokumen akademik 7

8 Quality Assurance Office Isi Dokumen Panduan Mutu (ISO 9001:2008) 1.Profil dan sejarah organisasi 2.Cakupan/lingkup penerapan Sistem Mutu 3.Acuan/ referensi 4.Deskripsi Sistem Mutu 5.Proses/ Kegiatan Utama Organisasi 6.Tujuan, Kebijakan dan Sasaran Mutu Organisasi 7.Struktur Organisasi 8.Tanggungjawab dan Wewenang Personel 9.Komitmen Pimpinan 10.Referensi Silang (hubungan antara Manual Mutu dengan Prosedur Mutu) 8 * Hijau  komponen utama

9 Quality Assurance Office CONTOH PANDUAN MUTU (LIHAT CONTOH DOKUMEN KEBIJAKAN MUTU) 9

10 Quality Assurance Office B. PROSEDUR MUTU (PM) 10

11 Quality Assurance Office PROSEDUR MUTU merupakan dokumen tingkat kedua yang berisi urutan suatu proses secara kronologis yang melibatkan fungsi-fungsi dalam organisasi. 11

12 Quality Assurance Office 1.Organisasi menetapkan bentuk atau format Prosedur Mutu sesuai dengan kebutuhan dan didokumentasikan 2. Dokumen dapat berbentuk a. cetakan atau media elektronik b. Narasi, bagan alir, atau gabungan keduanya 3. Prosedur mutu harus jelas, menjawab 4 W dan 1 H 4. Prosedur berisi tahapan utama suatu kegiatan Deskripsi Prosedur Mutu 12

13 Quality Assurance Office 1. Tujuan 2. Lingkup 3. Referensi 4. Istilah dan Definisi 5. Tanggungjawab dan Wewenang 6. Rincian Kegiatan 7. Kriteria keberhasilan 8. Lampiran / Formulir Terkait Isi Prosedur Mutu 13

14 Quality Assurance Office 1.Tujuan Merupakan pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur dibuat dan apa yang harus dicapai. 2.Lingkup Menguraikan lingkup penerapan prosedur mutu 3.Referensi Berisi daftar dokumen yang digunakan sebagai dasar penyusunan dan implementasi prosedur Isi Prosedur Mutu 14

15 Quality Assurance Office 4.Istilah dan Definisi Menguraikan istilah/ terminologi yang digunakan dalam prosedur, atau persyaratan- persyaratan dalam menjalankan prosedur, 5.Tanggungjawab dan Wewenang Fungsi organisasi/ orang yang bertanggung jawab dalam setiap rincian kegiatan diuraikan tanggungjawab dan wewenangnya Isi Prosedur Mutu 15

16 Quality Assurance Office 6.Rincian Kegiatan Tingkat rincian dapat berbeda tergantung pada kerumitan kegiatan, metode yang digunakan, ketrampilan dan latihan yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan. Rincian kegiatan harus mempertimbangkan: a.Kebutuhan organisasi, pelanggan dan subkontraktor. b.Deskripsi proses sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan. Isi Prosedur Mutu 16

17 Quality Assurance Office c. Hal yang akan dikerjakan, oleh siapa, oleh bagian mana organisasi, mengapa, kapan, dimana, dan bagaimana. d. Deskripsi kendali proses dan kendali kegiatan yang telah diidentifikasi. e. Sumber daya yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan (personalia, pelatihan, perlengkapan dan bahan). f. Dokumentasi yang tepat sehubungan dengan kegiatan yang dikehendaki. g. Masukan dan keluaran proses. 17

18 Quality Assurance Office Isi Prosedur Mutu 6.Kriteria Keberhasilan Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan tujuan prosedur itu sendiri. 7.Lampiran / Formulir Terkait Berisi daftar formulir yang digunakan dalam menjalankan prosedur mutu. 18

19 Quality Assurance Office CONTOH PROSEDUR MUTU (LIHAT CONTOH DOKUMEN: PROSEDUR PENETAPAN DPA ) 19

20 Quality Assurance Office C. INSTRUKSI KERJA (IK) 20

21 Quality Assurance Office INSTRUKSI KERJA Merupakan dokumen tingkat ketiga dari struktur dokumentasi sistem mutu yang menjabarkan aktivitas detail/teknis untuk mendukung dan memperjelas pelaksanaan prosedur mutu dari satu fungsi organisasi 21

22 Quality Assurance Office Deskripsi Instruksi Kerja Tingkat kerincian tergantung: –personalia organisasi –kerumitan pekerjaan –metode yang digunakan –latihan yang telah diadakan –ketrampilan dan kualifikasi dari personalia Berupa: narasi, diagram alir, gambar, foto, sampel material, atau kombinasinya IK harus ada terutama untuk kegiatan yang bersifat kritis 22

23 Quality Assurance Office 1. Tujuan 2. Lingkup 3. Penanggungjawab Pelaksanaan 4. Peralatan dan Bahan (jika dipersyaratkan) 5. Tahapan dan Target 6. Formulir Terkait Isi Instruksi Kerja 23

24 Quality Assurance Office CONTOH INSTRUKSI KERJA (LIHAT CONTOH DOKUMEN: INSTRUKSI KERJA REKRUTMEN KO-ASS PRAKTIKUM) 24

25 Quality Assurance Office D. DOKUMEN PENDUKUNG (DP) 25

26 Quality Assurance Office Deskripsi Dokumen Pendukung DDigunakan sebagai acuan dalam Sistem Manajemen Mutu MMerupakan dokumen di luar dokumen MM, PM, maupun IK Tidak mempunyai format baku Contoh: dokumen akademik, SK, peraturan perundangan 26

27 Quality Assurance Office E. FORMULIR (FO) 27

28 Quality Assurance Office FORMULIR merupakan media untuk mencatat hasil proses dan digunakan sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu formulir yang telah diisi  rekaman 28

29 Quality Assurance Office Deskripsi Formulir Formulir selalu terkait dengan PM atau IK, sehingga penomorannya harus merujuk ke PM atau IK yang terkait. Format formulir tidak ada yang baku, disesuaikan dengan kebutuhan PM atau IK yang terkait. 29

30 Quality Assurance Office CONTOH FORMULIR (LIHAT CONTOH DOKUMEN: FORMULIR TEMUAN AUDIT) 30

31 Quality Assurance Office PENGENDALIAN DOKUMEN Dokumen MM, PM, dan IK harus dikendalikan SETIAP dokumen HARUS jelas tentang:  Fungsi yang menerbitkan dokumen  Fungsi yang mengkaji penerbitan dokumen  Fungsi yang mengesahkan dokumen  Nomor terbitan dokumen (Penomoran dokumen harus dapat mencerminkan unit kerja)  Nomor revisi dokumen  Tanggal penerbitan dokumen 31

32 Quality Assurance Office Pengendalian Dokumen Status distribusi dokumen : –DIKENDALIKAN –DIKENDALIKAN  setiap perubahan isi dokumen harus disampaikan kepada seluruh fungsi yang terdaftar dalam distribusi dokumen –TIDAK DIKENDALIKAN –TIDAK DIKENDALIKAN  setiap perubahan isi dokumen tidak harus disampaikan kepada seluruh fungsi Perubahan dokumen harus dicatat tidak berlaku lagiDokumen kedaluarsa (tidak berlaku lagi) harus dijamin tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja 32

33 Quality Assurance Office tidak adaPengendalian Formulir : format Formulir tidak mengharuskan ada verifikasi (tanda tangan) pejabat yang berwewenang, sehingga tidak ada:  Fungsi yang menerbitkan dokumen  Fungsi yang mengkaji penerbitan dokumen  Fungsi yang mengesahkan dokumen 33 Pengendalian Dokumen

34 Quality Assurance Office Gin Ö ng Prati Dino Continuous Quality Improvement Mutu, Mutu, Mutu


Download ppt "Quality Assurance Office SPMI M6 DOKUMEN MUTU Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada Yogyakarta 2014."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google