Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

ENDANG ADRIYANI, DRA, APT. MARS. PENGENDALIAN PE RENCANAAN PENYIMPANAN PENGADAAN ANGGARANPEMUSNAHAN DISTRIBUSI.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "ENDANG ADRIYANI, DRA, APT. MARS. PENGENDALIAN PE RENCANAAN PENYIMPANAN PENGADAAN ANGGARANPEMUSNAHAN DISTRIBUSI."— Transcript presentasi:

1 ENDANG ADRIYANI, DRA, APT. MARS

2

3 PENGENDALIAN PE RENCANAAN PENYIMPANAN PENGADAAN ANGGARANPEMUSNAHAN DISTRIBUSI

4 FUNGSI PERENCANAAN Pola Perencanaan 1.Jangka Panjang 2.Jangka Menengah 3.Jangka Pendek

5 SESUAI DENGAN TUJUAN MANAJEMEN LOGISTIK  HARUS DAPAT MENJAWAB PERTANYAAN SBB : 1. APA YANG DIBUTUHKAN 2. DIMANA DIBUTUHKAN 3. KAPAN DIBUTUHKAN 4. JUMLAH YANG DIBUTUHKAN 5. BIAYA/ANGGARAN YANG HARUS DISIAPKAN 6. SIAPA YANG MENGURUS BARANG TERSEBUT, YANG MENGGUNAKAN, YANG BERTANGGUNGJAWAB 7. MENGAPA DIPERLUKAN BARANG TERSEBUT 8. BAGAIMANA CARA PENGADAANNYA

6 1. DAFTAR BARANG 2. DATA KEBUTUHAN SELURUH UNIT PENGGUNA 3. DATA PERSEDIAAN DI GUDANG 4. DATA LAPORAN PEMAKAIAN 5. POLA PENYAKIT 6. KEBIJAKAN 7. ANGGARAN

7 A. Major Option of quantification - comsumption method - morbidity method - adjusted consumption method - service-level projection of budget requirement B. Relative predictive of quantification methods

8

9 PERENCANAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN : 1.Consumption Metode 2. Morbidity metode 3. Consumption & Morbidity (Combine) MASALAH YG SERING DIJUMPAI DLM PERENCANAAN : MUTU DATA STAF YANG KURANG MEMENUHI SYARAT PEMILIHAN JENIS (OBAT) KURANG TEPAT UTK BEBAN PENY. YG DIHADAPI TERLALU BANYAK/SEDIKIT MEMASUKKAN OBAT2 YG KURANG DIPERLUKAN MEMILIH SEDIAAN YG MAHAL  PADAHAL BENTUK SEDIAAN MURAH TERSEDIA.

10 KELEMAHAN METODE KONSUMSI : 1.KEBIASAAN PENGOBATAN TDK RASIONAL SEOLAH-OLAH DITOLELIR 2.DATA TDK AKURAT KEUNTUNGAN METODE KONSUMSI : 1.MUDAH 2.TDK MEMERLUKAN DATA EPIDEMIOLOGI& STAND. PENGOBATAN KELEMAHAN METODE MORBIDITAS : 1.SERINGKALI STAND. PENGOBATAN BELUM TERSEDIA 2.DATA MORBIDITAS TDK ADA. KEUNTUNGAN METODE MORBIDITAS : 1.PERKIRAAN KEBUTUHAN MENDEKATI REALISASI 2.ADA STANDAR TERAPI/PENGOBATAN

11  Perencanaan kebutuhan logistik tersebar dalam perencanaan kegiatan / mata anggaran  Usulan kebutuhan dari setiap satuan kerja  Mencakup setiap jenis bahan logistik  Perhitungan kebutuhan berdasarkan ◦ Rencana Kegiatan Operasional ◦ Pemakaian tahun lalu ◦ Persediaan gudang

12 Lanjutan ………  Penetapan jenis, jumlah dan spesifikasi berdasarkan kebijakan (Direksi, Ka. Dinas,..)  Disusun menurut time frame (setahun, semester, triwulan, bulanan)

13 BIAYA MODAL NAIK BEBAN BUNGA NAIK BIAYA PEMELIHARAAN NAIK BIAYA PENYIMPANAN NAIK KEMUNGKINAN RUGI,RUSAK, EXPIRE INVESTASI TERLALU BESAR KEGIATAN RS TIDAK OPTIMAL PENDAPATAN TURUN RS : MORTALITAS & MORBIDITAS DI- RS NAIK INVESTASI TERLALU KECIL

14 Direview secara berkala Ditetapkan oleh Kepala/ Direktur Standar Baku Kebutuhan Bahan Logistik

15 1. Besarnya alokasi untuk pengadaan bahan logistik 2. Sumber anggaran untuk pengadaan bahan logistik 3. Alokasi Kebutuhan Darurat 4. Metode Pengadaan

16 PENGANGGARAN 1)Dibuat menurut pola baku / kebijakan yang mengatur mekanisme penyusunan anggaran 2)Harga satuan yang digunakan, (bersumber dari Instansi lain/ Daftar Harga dari pemasok (harus cross check) 3)Alokasi anggaran untuk setiap jenis / kelompok jenis, bahan logistik Lanjutan……4)

17 Lanjutan…… 4)Penetapan sumber anggaran yang akan dipakai untuk pengadaan setiap jenis per kelompok jenis bahan logistik 5)Antisipasi terjadinya lonjakan harga 6)Alokasi Anggaran untuk proses pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian. 7)Alokasi Anggaran untuk Penghapusan

18  Hitung dulu rencana pengeluaran / kebutuhan anggaran, baru mencari sumber2 pendapatan untuk membiayai pengeluaran  Meningkatkan penerimaan :  Upaya meningkatkan subsidi Pemerintah, Bantuan Luar Negeri, Grant dll (RS Pemerintah)  Meningkatkan Pendapatan Fungsional dan Non Fungsional Rumah Sakit

19 I. Meningkatkan Pendapatan Fungsional, dg cara ◦ Meningkatkan jumlah pengunjung dengan : - MENINGKATKAN MUTU JASA (Produk) - MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN (Transaksi, delivery of product, ) - PEMASARAN 2.Meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya 3.Menyesuaikan (naik dan turun) tarif, sesuai strategi bersaing.

20 PENGADAAN  Sesuai dengan ketentuan dan kebijakan pengadaan yang berlaku (Keppres/ Perpres Perda, Peraturan Dinkes, Kebijakan intern RS)  Waktu pengadaan, berdasarkan pada : 1.Kriteria bahan (Vital, Esensial, Non esensial) 2. Penyerapan penggunaan (Fast and Slow moving item)  EOQ, ROP, Lead Time, Buffer Stock

21 Determine quantities needed Reconcile need and fund Choose procurement method Make payment Review and check Monitor Order status Locate and select suppliers Spec ify contract term Review & selection Collect Consumption Information Distribution

22 Procurement by generic name Procurement limited to essential drug list or formulary list procurement in bulk Formal supplier qualification and monitoring Competitive procurement Sole-source commitment Order quantities based on reliable estimate of actual need Reliable payment and good financial management Transparency and written procedure Separation of key function Product quality assurance program Annual audit with published results Regular reporting on procurement performance (Management Drug Supply, 2000)

23 Open tenderRestricted tenderDirect procurementCompetitive negotiation

24  Metode Tender Terbuka (Open Tender): mendapat harga murah, membutuhkan waktu lama dan monitoring ketat terhadap kemampuan suplier  Metode Tender Terbatas (Restrichted Tender):  suplier didaftar & disetujui, harga sesuai kehendak, beban kerja lebih ringan  Pengadaan negoisasi (Competitive Negotiation): berguna untuk barang tertentu, suplier telah dikenal & dapat didekati secara langsung  Pengadaan langsun(Direct Procurement) berdasar harga eceran/ harga grosir, cepat, mudah, paling mahal

25 Pembelian ◦ Tender (sebaiknya yang SLOW MOVING) ◦ Barang2 yang Vital dan Esensial yang sifatnya FAST MOVING, dengan pengadaan langsung

26 Man_Log126 PENGADAAN LOGISTIK (PURCHASING)  BUYING (Pembelian  RENTAL (Penyewaan)  BORROWING (peminjaman)  GIFT (pemberian/ hibah)  EXCHANGE (penukaran)  PRODUCTING ( pembuatan)  REPAIRING (perbaikan)  KONSINYASI Source :Donald Waters, 2003 an Inroduction to Supply Chain management

27 Man_Log127 PEMBELIAN ADA 3 HAL POKOK : Badan Pelaksana Pembelian Jenis dan bentuk pembelian Metode dan cara pembelian (Perpres 54/2010  Perpres 70/2012 Tentang Pengadaan barang dan Jasa Pemerintah 1.Ketentuan Umum (Tatacara perencanaan & pengadaan) 2.Organisasi Pengadaan (tugas, fungsi & syarat KPA,PPK,ULP,Panitia 3.Rencana umum Pengadaan 4.Swakelola 5.Metode Pemilihan /Procurement (dokemen, kualifikasi, kontrak, Harga,Jaminan) 6.Penggunaan barang dalam negeri 7.Peran serta usaha kecil 8.Pengadaan secara e procurement

28 Man_Log128 JENIS DAN BENTUK PEMBELIAN DILIHAT DARI : 1.Obyek yang akan dibeli Pembelian jasa Pengadaan jasa kontraktor Pembelian barang 2.Asal Obyek Pembelian dalam negeri Pembelian luar negeri 3.Sumber Pembiayaan Sumber pembiayaan dalam negeri Sumber pembiayaan luar negeri

29 Bagaimana harga tsb ditetapkan : 1. lelang : umum, tertutup, kuota suplier 2dapat bandingkan antara harga distributor dengan harga eceran 3. bandingkan harga yg diselenggarakan program negara lain (negara tetangga)

30 Penghitungan volume pengadaan 1.Sesuaikan dengan RENCANA 2.Sesuaikan dengan evaluasi kebutuhan riil saat ini 3.Perhatikan persediaan 4.Perhatikan kapasitas gudang

31 1.Standar Kualitas spek. Standar & bukti kualitas yang dapat diterima 2.Nomenclatur & pemberian label semua produk diberi label mis : obat dengan nama generik 3.Spesifikasi produk nama yg pasti,syarat khusus harus dinyatakan dengan jelas ( Lanjutan..4

32 4.Tanggal pengiriman saat menerima order, suplier setuju untuk mengirimkan barang pada tanggal yg telah ditentukan 5.Nama paten Hak paten menjadi tanggung jawab suplier 6.Pengemasan 7.Tanggal kadaluarsa (bila ada)

33 1. Memperoleh harga paling murah 2. Mendapat sediaan dengan kualitas tinggi 3. Memastikan pengiriman tepat waktu dan dapat dipercaya 4. Membagi beban kerja untuk efektifitas dan efisiensi kerja 5. Mengoptimalkan inventory

34  Personil yang terlatih  Prosedur yang ditata dengan baik  Sistem informasi yang berfungsi  Struktur organisasi yang sesuai  Dana  Fasilitas dan peralatan yang memadai

35 1) LEGAL ASPEC (SIUP, SITU,TDP, IJIN PBF/AK) 2) MANAGEMENT SYSTEM ( ISO 9001, OHSAS 1001 (K3), SERTIFIKASI DLL) 3) CARACTERISTIC PRODUCT ( DURABILITY, STRENGTH,QUALITY, PACKING DLL) 4) CARACTERISTIC PROCESS ( ACURACY, HIGHLY ENVOLVED (canggih), AVAILABILITY (ketersediaan), DLL) 5) COMUNICATION ( RESPONSE, CONSIDERATE, JUST IN TIME ) 6) VALUE FOR MONEY ( PRICE, COST OF QUALITY, DISCOUNT, CREDIT PAYMENT) 7) SERVICING, dll

36

37 KRITERIA SELEKSI REKANAN DIFORMULASIKAN MENJADI SASARAN YG MEMPUNYAI BESARAN KUANTITATIF DIBAGI ATAS 2 BAGIAN : 1. MUTLAK ADA & HARUS DIPENUHI (MUST) Penilaiannya ya atau tidak 2. DAPAT DIPENUHI (DESIRABLE/WANT) Penilaian berdasarkan tingkat kepentingan masing2 kriteria seleksi (bobot)

38 Menghitung point masing-masing vendor dan faktor resikonya. Contoh : 1. Excellent (10 2. Very good (9) 3. Good (8) 4. Moderate (7) X BOBOT 5. Bad (6) 6. Very bad (5)

39 KOMPONEN PENILAIANBOBOTRATINGSCORE 1.LEGAL ASPEK a. SIUP b. SITU c. TDP d. Ijin PBF/AK 2. MANAGEMENT SYSTEM a. ISO 9001 b. OHSHAS ( K3) c. Sertificat

40 KOMPONEN PENILAIANBOBOTRATINGSCORE 3. CHARACTERISTIC PRODUCT a. Durability b. Strenght c. Quality d. Packing skor : 4. CHARACTERISTIC PROCESS a. Accuracy b. Canggih c. Avaibility skor :

41 KOMPONEN PENILAIANBOBOTRATINGSKOR 5.COMUNICATION a. Respon b. Considerate c. Just In Time skor : 6. VALUE FOR MONEY a. Price b. Cost Of Quality c. Discount d. Credit Payment skor :

42 KOMPONEN PENILAIANBOBOTRATINGSKOR 7. SERVICE/ PELAYANAN a. Rekor Partisipasi b. Respon terhadap permintaan c. Waktu Pengiriman d. Ketaatan e. Ketepatan terhadap dokumen f. Pengepakan & labeling g. Kebijakan Expire Date h. Perkiraan Kenaikan Harga Skor :

43 KOMPONEN PENILAIANBOBOTRATINGSKOR Skor : TOTAL NILAI

44  Masing – masing kriteria dinilai dengan parameter sbb : exelent (10) very good (9) good (8) moderate (7) bad (6) very bad (5)  Setelah dinilai dikalikan bobot ( max =1 )  Setelah muncul skor, dibandingkan mana yang nilainya lebih tinggi

45 SIKLUS LOG. RENCA NA ANGG ARAN PENGA D AAN PENERI MAA N DISTRIBUSI PENGHA P U SAN PENGEN DALIAN PERENCA- NAAN PELAKSA- NAAN PENGEDALI AN ?????? ? ? ?????? ??????? MANAJEMEN

46 Terima Kasih

47

48 Menyusun Jadual Pengadaan Menyusun Jadual Pengadaan Merencanakan Pengadaan Merencanakan Pengadaan Menugaskan Panitia Menetapkan Sistem Pengadaan Menyusun Owners’ Estimate/HPS Menyusun Dokumen Pengadaan Menyusun Dokumen Pengadaan Melaksanakan Pengadaan Melaksanakan Pengadaan Menyusun Berkas kontrak Berkas kontrak Melaksanakan Kontrak Designed by IkakGP 2003

49 NoUraian Kegiatan Hari Kerja Ke- Keterangan Pengumuman lelang 1 hari surat kabar dan minimal 7 hari untuk di internet 2 Pendaftaran dan pengambilan dokumen 1 hari setelah pengumuman s/d 1 hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen 3 Penjelasan (Aanwijzing) paling cepat 4 hr sejak tanggal pengumuman 4 Pemasukan penawaran batas akhir pemasukan, min 2 hari setelah penjelasan 5 Pembukaan dokumen penawaran hari terakhir pemasukkan dok. penawaran 6 Evaluasi dokumen penawaran maksimal 7 hari setelah pembukaan penawaran/pembukaan penawaran harga (dua sampul) 7 Penilaiaan dan pembuktian kualifikasi tidak diatur 8 Usulan calon pemenang Paling lambat 7 hari setelah pembukaan penawaran harga 9 Penetapan pemenang tidak diatur 10 Pengumuman pemenang maks 2 hr setelah surat penetapan 11 Masa sanggah maks 5 hr sejak pengumuman 12 Penunjukan pemenang (SPPBJ) paling lambat 6 hr sejak pengumuman 13 Penandatanganan kontrak paling lambat 14 hr sejak SPPBJ PROSES PELELANGAN UMUM

50  Penyedia terpercaya & mampu Administrasi terpenuhi Teknis (jml, mutu, waktu) sesuai Harga murah/ sepadan Persyaratan kualifikasi Persyaratan administrasi Persyaratan teknis Penawaran Harga Menguntungkan GUGUR

51  Standarisasi (spec)  Pengadaan bersama (panitia)  Framework kontrak (harga satuan)  Kontrak jangka panjang (tahun jamak)  Kontrak pengadaan bersama

52 Dalam keadaan tertentu, Penunjukkan Langsung untuk pekerjaan Penanggulangan Bencana Alam, dilaksanakan sebagi berikut : 1. PPK menerbitkan SPMK setelah mendapat persetujuan dari PA/KPA dan salinan pernyataan bencana alam dari pejabat yang berwenang sesuai ketentuan peraturan perundang undangan; 2. Opname dilakukan bersama-sama antara PPK dan Penyedia Barang/ Jasa, sementara proses dan administrasi pengadaan dapat dilakukan secara simultan; 3. Penanganan darurat yang dananya berasal dari dana penanggulangan bencana alam, adalah : a. Dst, b. Dst, c. Dst. Peraturan Presiden Nomor 54/2010 (Pasal 90) Pelaksanaan kontrak untuk Pengadaan Barang/Jasa dalam Keadaan tertentu

53 PENERIMAAN BARANG Periksa Kesesuaian barang dengan surat pesanan Periksa kondisi FISIK Periksa kesesuaian waktu penyerahan barang Buatkan Berita Acara Penerimaan Barang

54 PENYIMPANAN TUJUAN PENYIMPANAN : 1.Antisipasi fluktuasi kebutuhan 2.Antisipasi fluktuasi harga 3.Menghindari Out of Stock 4.Menjaga kualitas persediaan 5.Menjamin kelancaran pendistribusia n SISTEM : FIFO (First In First Out) LIFO (Last In First Out) FEFO (First Expire First Out)

55 ISTILAH Persediaan Minimal Persediaan Maksimal Persediaan Pengaman Lead Time FIFO, LIFO dan FEFO Bendaharawan Barang dan Penanggung Jawab gudang

56 Pencatatan dan Pelaporan Buku Besar / Buku Induk Kartu Stok Kartu Gantung / Stelling Laporan Bulanan, Triwulan dan Tahunan

57 Sentralisasi vs Desentralisasi Gudang JENIS GUDANG : Gudang Farmasi Gudang Perlengkapan / Umum Gudang Gizi Gudang Linen / Loundry Gudang Pemelihara Sarana Medik SENTRALISASI INFORMASI GUDANG

58 Jenis gudang dapat dibagi berdasarkan (Subagya, 1995; Depkeu, 1980) : a. Bentuk -gudang terbuka  lapangan terbuka yang permukaannya diratakan dengan/ tanpa pengerasan - gudang semi tertutup/lumbung (shed)  bangunan beratap tanpa dinding untuk menyimpan barang yang butuh pertukaran udara maksimum dan tidak perlu perlindungan lengkap terhadap udara -gudang tertutup  ruang penyimpanan dalam suatu bangunan beratap dinding samping dan dinding ujung b. Jenis -gudang transit  menyimpan sesaat dalam proses distribusi -gudang serba guna  menyimpan semua jenis barang -gudang pendingin  menyimpan barang dengan suhu optimal < 15 0 C -gudang penyimpan tahan api/panas  menyimpan barang yang mudah meledak -gudang kedap udara  gudang didinginkan dengan udara segar agar barang yang disimpan menjadi tahan lama

59  HAL-HAL YG PERLU DIPERHATIKAN :  Standarisasi jumlah persediaan di setiap satuan kerja  Prosedur Baku Distribusi  Internal check  Berdasarkan permintaan rutin, berkala atau segera / cito  Penyediaan harian oleh petugas gudang, mengganti bahan / barang yang terpakai (floor stock)  Approval oleh pejabat yang berwenang

60 PENGHAPUSAN Tujuan : Membebaskan dari pertanggung jawaban pembukuan/ Bendaharawan Barang Barang yang dihapuskan : 1.Barang yang rusak tidak dapat diperbaiki 2.Biaya perbaikan tidak ekonomis 3.Barang kadaluarsa 4.Barang hilang karena pencurian

61  Pemusnahan dengan cara ◦ Dibakar ◦ Ditanam  Dijual dengan Pelelangan  Buatkan Berita Acara Penghapusan  Disetor ke Kas Negara /Daerah atau ke RS (Swasta)

62 Terima Kasih


Download ppt "ENDANG ADRIYANI, DRA, APT. MARS. PENGENDALIAN PE RENCANAAN PENYIMPANAN PENGADAAN ANGGARANPEMUSNAHAN DISTRIBUSI."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google