Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

PANDUAN PENYUSUNAN SOP UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 1.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "PANDUAN PENYUSUNAN SOP UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 1."— Transcript presentasi:

1 PANDUAN PENYUSUNAN SOP UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 1

2 Tulisan pada Header UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 2 LOGO NAMA PERUSAHAAN/ UNIT KERJA NAMA PROSEDUR Kolom “dibuat oleh” diisi oleh nama yang membuat dan paraf Kolom “Tanggal Berlaku” diisi oleh tanggal Prosedur dilaksanakan Kolom “disetujui oleh” diisi oleh nama yang menyetujui dan paraf Kolom “No Dokumen” diisi oleh nomor dokumen Kolom “Revisi” diisi oleh jumlah revisi yang telah dilakukan Kolom “Halaman” diisi oleh nomor Halaman Dibuat oleh: Disetujui oleh: No. Dokumen: Revisi: Tanggal Berlaku: Halaman: KETERANGAN

3 KANTOR DINAS X ADMINISTRASI UMUM Dibuat oleh: Disetujui oleh: PROSEDUR KEARSIPAN No. Dokumen: PAU-7-03 Revisi: 0 Tanggal Berlaku : 1 Februari 2011 Halaman: 1 dari 14 3

4 Halaman pertama Berisi lembar Pengesahan, disertai kolom untuk tanda tangan pejabat terkait: 4 DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Diisi Nama dan Jabatan Diisi Nama Pembuat Diisi tanggal

5 DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Asep Suhada Hasan Oki Siddik MBA Kabag Administrasi Umum Robin Suryanto, SE, MM, MBA Kepala Dinas 13 Januari Januari Januari 2011 LEMBAR PENGESAHAN PROSEDUR KEARSIPAN CONTOH: SOP KEARSIPAN 5

6 Halaman Selanjutnya Daftar Isi Daftar Isi merupakan gambaran dari unsur-unsur SOP yang dijelaskan nomor halamannya. Melalui Daftar Isi dapat diketahui apa saja yang dimuat dalam SOP 6

7 CONTOH: SOP KEARSIPAN UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 7

8 Halaman lebih lanjut Pendahuluan Pendahuluan berisi tentang latar belakang mengapa SOP ini disusun 2. Maksud dan Tujuan Menjelaskan untuk apa dan mengapa SOP tersebut disusun 3. Definisi Menjelaskan pengertian-pengertian dari istilah yang dianggap tida lazim atau tidak dikenali secara umum. Tujuannya agar semua pihak yang membaca SOP akan mengetahui artinya UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 8

9 CONTOH: SOP KEARSIPAN 1.Pendahuluan Dalam rangka melestarikan rekaman kegiatan perusahaan dan memenuhi kebutuhan informasi bagi perusahaan, dalam jangka waktu tertentu maka diperlukan suatu sistem pengelolaan kearsipan yang sekaligus dapat memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Kegiatan kearsipan di Kantor Dinas X dilaksanakan secara desentralisasi menurut masing-masing departemen namun dikelola menurut standar Kantor Dinas X. Prosedur ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip serta manfaat bagi kelancaran operasi perusahaan, yang meliputi: penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. Dalam SOP ini ditetapkan pula Jadwal Retensi Arsip sehingga seluruh unit kerja baik di pusat maupun cabang memiliki panduan masa wajib pemeliharaan dan penyimpanan arsip serta tata cara pemusnahan arsip. 9

10 CONTOH: SOP KEARSIPAN 2. Maksud dan Tujuan a.Menciptakan kesamaan persepsi dalam menentukan jenis dan macam arsip (klasifikasi). b.Mewujudkan kemudahan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang tersimpan. c.Mewujudkan efisiensi tempat dan ruang penyimpanan. d.Mewujudkan penyaluran dan pemusnahan arsip secara berkala dalam program retensi arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 10

11 CONTOH: SOP KEARSIPAN UPM IPDN - Pedoman Penyusunan SOP 11

12 4. Referensi Berisi dokumen atau sumber yang menjadi rujukan dalam penyusunan SOP 5. Prosedur Operasional Berisi rangkaian aktivitas dari awal hingga akhir yang disusun secara tetap urutannya, karena itu SOP sering pula disebut PROTAP (Prosedur Tetap). Biasanya Prosedur operasional digambarkan dengan Flowchart UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 12

13 CONTOH: SOP KEARSIPAN 3. Referensi a.Kitab Undang-undang Hukum Perdata. b.UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- ketentuan Pokok Kearsipan. c.UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. d.PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. e.PP No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mirofilm atau Dokumen lainnya dan Legalisasi. UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 13

14 CONTOH: SOP KEARSIPAN 3.Prosedur Operasional UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 14

15 6. Petunjuk Operasional Menguraikan secara kalimat, Flow Chart yang digambarkan pada Prosedur operasional 7. Daftar Dokumen Berisi Daftar Terkait dengan Prosedur dimaksud 8. Daftar dan Alur Distribusi Memuat Nama atau Unit Kerja terkait dengan SOP yang sedang disusun 9. Lampiran-lampiran Memuat Dokumen/Formulir terkait SOP yang sedang disusun UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 15

16 CONTOH: SOP KEARSIPAN 3. Petunjuk Operasional 6.1. Uraian Tugas Unit Kerja 1.Menerima/membuat arsip 2.Menyimpan arsip di follow up file untuk sementara, selama arsip tersebut belum ditindaklanjuti. 3.Dst... UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 16

17 CONTOH: SOP KEARSIPAN 7.Daftar Dokumen NO NAMA DOKUMEN FUNGSI PENANG- GUNG JAWAB PENAND A TANGAN DISTRIBUSI 1.Daftar Arsip Inaktif Alat kontrol terhadap arsip inaktif yang disimpan di gudang arsip Unit Kerja Unit terkait 2.Surat Tugas Pembentukan Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip Dasar hukum pembentukan tim. President Director (Kantor Pusat) atau Branch Manager (Kantor Cabang) President Director (Kantor Pusat) atau Branch Manager (Kantor Cabang)  Unit Terkait  Tim 3.Berita Acara Pemusnahan Arsip Alat bukti pemusnahan arsip Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip Ketua dan Anggota Tim  Unit Terkait  Tim UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 17

18 CONTOH: SOP KEARSIPAN 7. Daftar Alur Distribusi Seluruh Bagian di Kantor Pusat dan Kantor Cabang Dapat juga berupa daftar, seperti: NoDepartemen/BagianPersonelTanda TanganTanggal 1Kepala DinasKepala Kantor Wakil Kepala Kantor 2Kepala Bagian Kepala Bagian Adm Umum Kepala Bagian Kepegawaian Kepala Bagian Perlengkapan Kepala Bagian perijinan dst 3Kepala Urusan Manajer Urusan Kearsipan dst 4StafStaf Administrasi Umum dst UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 18

19 CONTOH: SOP KEARSIPAN UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 19

20 Making “The Leap” is where you do it every single night. It’s expected of you, and you do it Not one game, not two games. It’s consistent Michael Jordan UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 20


Download ppt "PANDUAN PENYUSUNAN SOP UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 1."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google