Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Penulisan Surat Resmi Muhammad Rachman Mulyandi, SE, ; “Raharja Organization School” 2 April 2012.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Penulisan Surat Resmi Muhammad Rachman Mulyandi, SE, ; “Raharja Organization School” 2 April 2012."— Transcript presentasi:

1 Penulisan Surat Resmi Muhammad Rachman Mulyandi, SE, ; “Raharja Organization School” 2 April 2012

2 PENGERTIAN  Surat resmi adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh suatu intansi/organisasi/kantor untuk keperluan resmi/formal  Surat resmi harus ditulis dengan bahasa yang baku dan harus memperhatikan kaidah kebahasaan yang benar

3 Sistematika Surat Dinas  Kop Surat/Kepala surat  Tanggal Surat  Nomor, Lampiran, Perihal  Alamat Tujuan Surat  Salam Pembuka  Isi Surat  Salam Penutup  Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab  Tembusan

4 Kop Surat  Memuat Informasi Tentang:  Nama/Lembaga/Institusi/Organisasi  Alamat Lengkap  Logo/Lambang (Jika Ada)  Contoh:

5 Fungsi Kop Surat/Kepala Surat  Mengetahui nama dan alamat kantor intansi/organisasi/kantor  Menginformasikan bidang usaha atau jenis kegiatan  Alat promosi

6 Tanggal Surat  Pada bagian ini tidak perlu menuliskan nama kota karena sudah terdapat di dalam kop surat/kepala surat  Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun  Contoh: 12 April 2012

7 Nomor  Penulisan tanda titik dua ( : ), setelah nomor, lampiran, dan perihal diusahakan sejajar  Penomoran surat ini berguna untuk:  Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan  Mengetahui jumlah surat yang diterima dan dikeluarkan oleh organisasi  Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya  Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat

8 Nomor  Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat  Nomor urut menggunakan angka biasa, kode bervariasi, bulan dengan angka romawi, dan tahun ditulis utuh dan dapat ditulis dua angka dibelakangnya saja  Penempatan nomor surat disesuaikan dengan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:  Diletakkan di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal  Diletakkan di bawah judul untuk surat berjudul

9 Lampiran Yang Disertakan  Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat  Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas  Penulisan jumlah ditulis dengan huruf, apabila jumlah kurang dari sepuluh maka ditulis dengan angka

10 Hal atau Perihal  Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat  Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul  Hal teknis penulisan dalam perihal:  Perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya  Perihal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya saja  Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat

11 Alamat Tujuan Surat  Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat, yaitu disampul surat dan lembar kertas surat  Alamat pada sampul harus lengkap dan pada kertas boleh tidak selengkap pada sampul surat  Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat adalah:  Kata “kepada” tidak wajib dipakai  Ungkapan “Yth”, dipakai untuk menghormati yang dikirim surat, menghormati kedudukan orang yang dituju  Ungkapan “Yth”, tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama seseorang atau jabatan seseorang  Sebutan “sdr”, hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang dan kata tersebut tidak digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu

12 Alamat Tujuan Surat  Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan  Tanda baca, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan  Kode Pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut

13 Salam Pembuka  Salam pembuka berguna untuk membuka pembicaraan dalam surat secara beradab.  Surat yang tidak menggunakan salam pembuka juga tidak salah  Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang berisi berita

14 Isi Surat  Surat yang baik terdiri dari atas tiga bagian yaitu:  Bagian pembuka: berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengertahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut  Bagian inti: bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat  Bagian penutup: merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih

15 Salam Penutup  Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi.  Salam penutup tidak wajib digunakan dalam surat

16 Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab  Penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu  Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya  Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya  Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatanganannya

17 Tembusan  Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut

18 Sistematika Surat Dinas Bentuk Lurus

19 Pembuatan Proposal Muhammad Rachman Mulyandi, SE, ; Raharja Organization School 2 April 2012

20 Pengertian  Proposal dibuat ketika akan melaksanakan suatu kegiatan  Tujuan untuk membuat proposal adalah untuk mencari sponsor dan donatur  Ada lagi proposal yang lebih spesifik adalah untuk meminta ijin dari suatu instansi, lembaga atau organisasi tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan

21 Pendahuluan  Berisikan tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatar belakangi dilaksanakan kegiatan tersebut  Hubungan kegiatan tersebut dalam kehidupan sehari-hari atau kegiatan yang nyata  Point-point pembahasan pada pendahuluan ini mengacu pada komponen SWOT yang telah dibahas

22 Dasar Pemikiran Kegiatan  Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan, misalnya:  Tri Darma Perguruan Tinggi, Program Kerja Pengurus, dan lain- lain  Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka didasarkan secara umum, misalnya:  Peraturan Pemerintah yang tercantum dalam Undang-Undang

23 Tujuan Kegiatan  Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut, tujuan tersebut sebaiknya dijabarkan dalam dua bentuk yaitu:  Tujuan secara khusus  Tujuan secara umum  Contoh:  Memperoleh kader-kader HMJ  Memberi pengetahuan manajerial dan kepemimpinan bagi calon anggota HMJ

24 Tema Kegiatan  Tema yang diangkat dalam kegiatan tersebut  Diusahakan menarik dan sedang hangat dibicarakan  Harus Uptodate

25 Jenis Kegiatan  Diperlukan untuk menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan jika kegiatannya lebih dari satu  Menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut, misalnya:  Seminar  Pelatihan  Penyampaian Materi secara lisan  Tanya Jawab  Simulasi  Dll

26 Target  Berisi uraian yang lebih terperinci dari Tujuan Kegiatan terutama mengenai ukuran-ukuran yang digunakan sebagai penilaian tercapai atau tidaknya suatu tujuan  Hasil yang diharapkan dalam melaksanakan kegiatan tersebut  Target peserta, anggota, lokasi dari suatu kegiatan diadakan

27 Sasaran Peserta  Menjelaskan tentang objek atau siapa yang akan mengikuti kegiatan tersebut atau lebih kenal dengan peserta

28 Waktu dan Tempat Pelaksanaan  Tentukan dimana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul berapa akan dilaksanakan kegiatan tersebut  Harus jelas dan pasti

29 Anggaran Dana  Dalam anggaran disini, hanya disebutkan secara global pemasukan dan pengeluaran yang dibutuhkan untuk kegiatan tersebut  Anggaran yang lebih rinci sebaiknya dipersiapkan juga, namum terpisah  Apabila Proposal untuk meminta atau meminjam dana untuk usaha, berikan alasan kenapa lebih menguntungkan apabila menaruh investasinya di kegiatan tersebut

30 Susunan Panitia  Dicantumkan posisi-posisi yang penting saja seperti:  Pelindung Kegiatan  Ketua Kegiatan  Penanggung Jawab Kegiatan  Pejabat-pejabat penting lainnya dalam kegiatan seperti wakil, bendahara, dan lain-lain  Sedangkan kepanitiaan lengkap dimasukkan dalam lampiran

31 Jadwal Kegiatan  Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender kegiatan yang telah disusun dan dipersiapkan sebelumnya  Atau bisa juga dicantumkan terlampir apabila jadwal dari kegiatan tersebut banyak dan padat acaranya

32 Penutup  Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan meminta dukungan dari semua pihak dan bagi semua pihak  Ditutup dengan lembar pengesahan proposal, seperti logo organisasi resmi, cap organisasi resmi, tanda tangan mengetahui ketua pelaksana kegiatan, tanda tangan ketua organisasi, lembaga, dan lain-lain  Lampiran

33 Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan Muhammad Rachman Mulyandi, SE, ; Raharja Organization School 2 April 2012

34 Tujuan  Memberikan gambaran kepada panitia kegiatan dalam pencairan anggaran dan membuat laporan kegiatan yang telah dilakukan  Menjaga ketertiban jalannya organisasi  Mendokumentasikan kegiatan yang sudah diselenggarakan oleh organisasi

35 Materi Penulisan  Sampul:  Logo organisasi  Tulisan Laporan pertanggung jawaban  Judul kegiatan dan tema  Nama organisasi  Tahun

36 Sistematika Penulisan  Latar belakang memuat segala hal yang melatar belakangi dan alasan perlunya dilaksanakan kegiatan tersebut  Nama dan Tema, nama kegiatan singkat, padat, menarik serta mudah dimengerti sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan tema (bila ada)  Tema harus ada apabila kegiatan tersebut berskala besar  Tujuan Kegiatan, mencerminkan visi dan misi organisasi dan selaras dengan program kerja visi dan misi induk organisasi

37 Sistematika Penulisan  Sasaran kegiatan mencakup perorangan/kelompok/institusi yang mudah dimengerti  Waktu dan tempat memuat:  Hari/Tanggal: cantumkan nama hari, tanggal dan tahunnya  Waktu: waktu dimulai dan berakhirnya kegiatan  Tempat: Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap  Deskripsi singkat Pelaksanaan Kegiatan, berupa kalimat singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan

38 Sistematika Penulisan  Pelaksanaan acara dan hasil acara, mencantumkan susunan acara secara rinci dan lengkap dengan alokasi waktu perkegiatan beserta Narasumber, hasil yang dicapai dan agenda tindak lanjut  Rincian penggunaan anggaran, harus detail dan terperinci serta dibuktikan dengan bukti pendukung  Susunan kepanitiaan, personalia kepanitiaan (harus mencantumkan nomor induk anggota dari organisasi induk, bertujuan untuk menjelaskan identitas lebih detail)

39 Sistematika Penulisan  Penutup, berisi antara seperti ucapan terima kasih kepada pimpinan organisasi induk, semua pihak yang membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan  Lembar Pengesahan (tanda tangan harus asli):  Berisi tempat dan tanggal pembuatan  Ketua umum  Ketua pelaksana  Penanggung Jawab  Lampiran berisi tentang foto atau dokumentasi kegiatan, materi atau bahan kegiatan, nota penggunaan anggaran

40 TERIMA


Download ppt "Penulisan Surat Resmi Muhammad Rachman Mulyandi, SE, ; “Raharja Organization School” 2 April 2012."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google