Pengembangan Knowledge Management KEDEPUTIAN PENGEMBANGAN REGIONAL DAN OTONOMI DAERAH Disampaikan oleh: Direktur Tata Ruang dan Pertanahan Oswar Muadzin Mungkasa Rapat Kerja (Raker) Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otonomi daerah Hotel Aston, Bogor Juli 2015

Knowledge Management PENGENALAN

Pentingnya Pengetahuan Saya membawa pengetahuan saya sampai mati. Bagaimana jika pindah pekerjaan.

Kehilangan Pengetahuan Berakibat Kita akan kehilangan investasi pada orang, penelitian, pengembangan, dan pengalaman. Kita akan kehilangan peluang untuk tumbuh dan peningkatan pelayanan publik. Kita akan kehilangan visi dan misi.

Pengetahuan adalah yang dibutuhkan manusia untuk menjalankan tugas (utma dan tambahan) di sepanjang hidupnya. (sekedar) Data dan informasi tidak memungkinkan kita melaksanakan tugas. Mengapa Pengetahuan?

Kaitan Data  Informasi  Pengetahuan DATA Data are the representation of symbols (facts, concepts, text, numbers, sounds, pictures, …) in an organised manner suitable for communication or processing by human or automatic means Data give answer to “what” At the first level of comprehension / understanding, data have no meaning

Data Berkaitan dengan himpunan fakta Satu unit data terdiri dari dua elemen, yaitu nama dari atribut dan nilai dari atribut. Contoh: ◦Antribut  nama pegawai; Nilai  Oswar Mungkasa; ◦Atribut  alamat ; Nilai 

Informasi Informasi = data + interpretasi Information is data endowed with relevance and purposed; i.e., meaning Information gives answer to “what”, “who”, “where”, and “when” At the second level of comprehension / understanding, information has no an established practice

Informasi Himpunan fakta (data) dengan mempunyai relasi-relasinya di antara fakta-fakta tersebut. Relasi biasanya disajikan dalam bentuk: jika kondisi maka fakta Atribut harga mobil paling murah, jika harganya dibawah 75 juta; harga menengah jika harganya di antara 75 juta sampai 130 juta; dan harga mahal jika lebih dari 13 juta Jika harga < 75 juta maka tingkat = murah Jika harga >= 75 juta dan harga < 130 juta maka tingkat menengah; Jika harga >= 130 juta maka tingkat = mahal

Pengetahuan Pengetahuan = informasi + pemanfaatan Knowledge of a fact is when information of that facts is put in practice or used in many situations

Pengetahuan “Merupakan campuran dari pengalaman, nilai-nilai, informasi yang mempunyai konteks, pandangan pakar yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan membangun pengalaman dan informasi baru. Pengetahuan itu berasal dan dipergunakan dalam pikiran-pikiran yang mempunyainya. Dalam organisasi, pengetahuan sering melekat tidak hanya pada dokumen, tetapi dalam rutinitas organisasi, proses, praktek-praktek dan norma- norma yang berkaitan dengan organisasi “ Davenport and Prusak

Makna Pengetahuan Bagaimana (HOW) Melakukan Kegiatan Dimana (WHERE) Memperoleh Contoh Pada SIapa (WHOM) Meminta Bantuan

Tipe Pengetahuan Tacit knowledge adalah pengetahuan yang dimanfaatkan oleh seseorang, yang berada di benaknya dan berasal dari pengalamannya, dari orang lain, ataupun dari kombinasi sumber-sumber pengetahuan lainnya. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat dilihat dan berada di luar benak manusia, atau tacit knowledge yang di dokumentasikan.

Transfer Pengetahuan

Pengertian Knowledge Management Knowledge Management (KM) adalah pendekatan terintegrasi untuk mengidentifikasi, mengklasifikasi, menyimpan, berbagi, menerapkan dan menciptakan pengetahuan untuk meningkatkan produktivitas, kualitas, layanan dan pertumbuhan yang berkaitan dengan organisasi.

Inventarisasi data dan informasi merupakan suatu proses penting yang sudah menjadi kebutuhan. Skema dalam pengelolaan data dan informasi tersebut menjadi proses yang sangat dibutuhkan. Salah satu skema yang dapat dilakukan adalah integrasi berbagai pengalaman, wawasan dan berbagai data ke dalam bentuk manajemen pengetahuan (Knowledge Management). Terbentuknya Sistem Knowledge Management

Untuk meningkatkan kualitas proses perencanaan dalam pengambilan keputusan. Untuk meningkatkan kualitas transparansi dan keterbukaan informasi publik dalam rangka penyelenggaraan reformasi birokrasi di Kedeputian Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah. Tujuan dan Sasaran

Knowledge Management Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan

Tahapan Penyusunan Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) 1.Knowledge Mapping (K-Map) Direktorat TRP 2.SOP KM (SOP Sistem dan SOP Administrasi) 3.Tool KM TRP 4.Sistem Aplikasi KM TRP 5.Peta Jalan (Roadmap) KM TRP

Tahap 1 Penyusunan Knowledge Map (K- Map) Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan Salah satu contoh K-Map Dit. TRP (K-Map Sub Direktorat Tata Ruang)

Tahap 2. Proses Distribusi Pengetahuan Contoh SOP KM TRP 21

Tahap 3. Tool KM TRP Berikut beberapa alat/media yang dapat dilakukan oleh Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan dalam rangka penerapan KM TRP. Yang telah berjalan secara bertahap yakni: 1. Community of Practices. Berupa serial diskusi dengan topik tertentu. Salah satunya berupa Meeting Eselon II BKPRN. 2. Learning Reviews. Berupa penyusunan BTOR dari hasil rapat yang diikuti, portal, situs, milis, dan pengumpulan inovas- inovasi daerah pemenang APN. 3. Sistem KM. Merupakan aplikasi KM untuk berbagi pengetahuan.

Tahap 4. Sistem KM TRP dan Produk TRP Aplikasi Sistem KM TRP Aplikasi Sistem KM TRP Portal Tata Ruang dan Pertanahan Portal Tata Ruang dan Pertanahan Situs Tata Ruang dan Pertanahan CD Interkatif Buletin Tata Ruang dan Pertanahan Newsletter Leaflet Peraturan Perundang-undangan Milis Tata Ruang dan Pertanahan

Tahap 5. Roadmap KM TRP GETTING STARTED (2014) EXPLORE AND EXPERIMENT (2015) EXPAND AND SUPPORT (2016) INSTITUTIONALIZE KM (2017) INTEGRATE KM (2018) Membuka KM TRP untuk diluar Bappenas yang berkepentingan Meningkatkan aktifitas- aktifitas KM TRP dalam semua aktifitas dengan pihak di luar Bappenas Meningkatkan fitur aplikasi sistem KM TRP dengan web 2.0 dan terbuka dengan pihak- pihak yang berkepentingan Membangun Tim KM TRP Menyusun K-Map TRP Mengidentifikasi dan mengkoleksi pengetahuan TRP yang ada Membangun aplikasi dasar sistem KM-TRP Menerapkan KM di lingkungan Direktorat TRP Pengenalan awal KM di Kedeputian Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah Membuka KM TRP dengan lainnya dalam satu Deputi dengan TRP Meningkatkan sosialisasi aktifitas KM TRP dengan lainnya dalam satu Deputi dengan TRP Meningkatkan aplikasi sistem KM TRP yang dapat melibatkan pihak lainnya dalam satu Deputi dengan TRP Memperjelas Tata Laksana KM TRP Melekatkan aktifitas KM kedalam semua aktifitas TRP Membuka KM TRP untuk seluruh Bappenas Meningkatkan aktifitas- aktifitas KM TRP ke dalam semua bagian Bappenas Meningkatkan aplikasi sistem KM TRP untuk dapat melibatkan semua Bappenas yang relasi terhadap TRP Mempertahankan aktifitas-aktifitas KM TRP Mengidentifikasi dan mengoleksi pengetahuan hasil aktifitas bersama atau di luar TRP untuk dimasukan ke dalam KM TRP melalui Tim KM TRP Meningkatkan aplikasi sistem KM untuk lebih dapat diakses dari pihak luar TRP terutama 4 Direktorat di Kedeputian Regional Memperjelas kebijakan KM TRP Keterangan: Dua kegiatan yang direncanakan untuk dilaksanakan pada Tahun 2015, telah mulai dilaksanakan pada Tahun 2014 (ditandai dengan tulisan berwarna merah)

Evaluasi KM TRP Tahun 2014 UNSUR YANG DI EVALUASI: Kualitas Sistem (quality system) Kualitas Pengetahuan (quality of knowledge) Penggunaan (use) Kepuasan Pengguna (user satisfaction) Keterlibatan Pengguna (user involvement) Manfaat Bersih bagi Pengguna (net benefit)

Hasil Angket Evaluasi Knowledge Management TRP 2015 Hasil angket Mei 2015

Evaluasi KM TRP Tahun 2014 SARAN PERBAIKAN KM TRP: Perlu kedisiplinan setiap indvidu untuk berbagi informasi. Ditambah fitur tanya jawab & diskusi yang mudah di pantau. Perlu ada SOP/standar kualitas pengetahuan yang layak ditampilkan di KM. Tingkatkan keamanan untuk perlindungan HaKI (Hak Intelektual). (disusun berdasarkan hasil angket Mei 2015)

Contoh Eksistensi Kegiatan KM di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan Bekerjama dalam Pengembangan Sistem KM Bappeda Muara Enim Melakukan knowledge sharing dengan pengguna KM dari kalangan LSM, yaitu Yayasan Bakti di Makasar Melakukan knowledge sharing terhadap inovasi daerah peserta APN

Knowledge Management Deputi Bidang Pengembangan Regional dan Otonomi daerah

Deputi Bidang Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah sebagai organisasi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi sering kali tersebar, tidak terdokumentasi dan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing- masing individu dalam organisasi. Latar Belakang

Pengetahuan-pengetahuan yang mendukung aktivitas Deputi dan aktivitas lainnya akan lebih terkelola dengan baik dan sistematik; Kemampuan pegawai dalam mengakses dan mengelola pengetahuan akan lebih mudah dan terkelola dengan lebih baik; Peningkatan berbagi pengetahuan seluruh direktorat dan bagian Deputi akan memberikan efektifitas untuk mendukung seluruh aktivitas yang ada; Adanya kejelasan sumber-sumber pengetahuan yang jelas dan tertata dengan baik untuk seluruh direktorat dan bagian Deputi. Manfaat

KM dapat menyimpan dan berbagi ide dan pengetahuan untuk semua aktivitas Direktorat/Kedeputian KM dapat memelihara pengalaman atau lessons learned dari semua aktivitas Direktorat/Kedeputian KM dapat berkolaborasi diantara pakar/ahli guna memberikan solusi untuk semua aktivitas Direktorat/Kedeputian KM dapat mendukung SDM baru / muda untuk belajar dan mengadopsi lebih cepat dalam semua aktivitas di Direktorat/Kedeputian Fungsi

Adanya dukungan dari pimpinan Adanya dukungan dari setiap bagian/kantor organisasi yang terlibat Adanya tim kerja (tim KM) untuk membangun, menerapkan dan memantau penerapan Manajemen Pengetahuan Adanya kemudahan akses bagi pegawai di seluruh bagian/kantor kepada Sistem Knowledge Management yang dibangun. Prasayarat Implementasi KM Kedeputian

1.Pola dan program KM Direktorat TRP menjadi model untuk KM Direktorat lain dan membangun KM Kedeputian bersama. 2.Membentuk Tim Penanggungjawab KM di setiap Direktorat. 3.Membangun K-Map level kedeputian, direktorat dan masing-masing subdit. 4.Membuat Roadmap KM level kedeputian. Konsep Pengembangan KM Kedeputian Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah ….(1)

5.Menyusun SOP KM level kedeputian dan direktorat. 6.Menyusun Program KM level kedeputian dan level direktorat. 7.Membangun Sistem KM level Kedeputian (Sistem KM TRP dipergunakan bersama dengan fitur-fitur tambahan dan sistem KM Direktorat lain memanfaatkan sistem KM yang baru). 8.Integrasi Sistem KM dengan Pusdatinrenbang Kementerian PPN/Bappenas (jika memungkinkan). Konsep Pengembangan KM Kedeputian Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah ….(2)

Tersusunnya Knowledge Map (K-Map) Kedeputian Terciptanya KM Program Kedeputian Tersusunnya Roadmap KM Kedeputian Tersusunnya SOP KM Kedeputian Penerapan Sistem Aplikasi KM Kedeputian Keluaran (output)

Perkembangan Penyusunan KM Kedeputian Sudah tersusun Kerangka Umum KM Sudah tersusun K-Map KM Direktorat & K-Map Deputi Diskusi selanjutnya akan dibahas mengenai tampilan KM yang mengacu pada KM TRP

K-Map Direktorat

K-Map Kedeputian Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah

1.Diskusi Penyusunan Interface Sistem KM 2.Diskusi Penyusunan K-Map Masing-masing Direktorat 3.Penyusunan Aplikasi Sistem KM 4.Pembentukan Roadmap KM Kedeputian Rencana Tindak Lanjut

Person in charge (PIC) KM NAMA PICDIREKTORAT Santi Yulianti (PIC)Dit. Tata Ruang dan Pertanahan Indra Ade (anggota) Rini Aditya (anggota) ““““ Ika Retna (PIC)Dit. Pengembangan Wilayah Astrie (anggota) Laksmi (anggota) ““““ Jayadi (PIC)Dit. Otonomi Daerah Ikrar Eka (anggota)“ Aruminingsih (PIC)Dit. Kawasan Khusus dan Daerah Tertinggal Andhika Rizal (anggota) Suherman (anggota) Hadid Japandu (anggota) ““““““ Arief Wiroyudo (PIC)Dit. Perkotaan dan Perdesaan Anang Nugroho (PIC)Kedeputian

DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN - BAPPENAS JL. TAMAN SUROPATI NO. 2 JAKARTA T/F. (021) ; Milis: tata-ruang-dan-pertanahan.googlegroups.com Portal: tataruangpertanahan.comtataruangpertanahan.com Website: KM : TERIMA KASIH