Sosialisasi dan Pelatihan Aplikasi E-Kin Hendra nasrul, s.kom, M.Kom Iain bukittinggi 2016

Pentingnya Database Database atau pangkalan data adalah suatu kumpulan data operasional atau informasi lengkap dari suatu pengelola (misalnya perusahaan, sekolahan, dll) yang disimpan dalam komputer secara terintegrasi dan sistematik dengan menggunakan metode tertentu sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi yang maksimal yang diperlukan pemakainya dari basis data tersebut.

Kelebihan Database Mengehemat waktu dan biaya Terkontrolnya kerangkapan data Terpeliharanya keselarasan (ke-konsistenan) data Data dapat dipakai secara bersama (shared) Dapat diterapkan standarisasi Keamanan data terjamin Terpeliharanya integritas data Terpeliharanya keseimbangan (keselarasan) antara kebutuhan data yang berbeda Data independence (kemandirian data) Kemubadziran data terkurangi

Kekurangan / kelemahan database Memerlukan tenaga spesialis Mahal, karena masih sedikit orang yang pandai akan data base atau banyak orang yang suka instan membeli sehingga meminta bantuan orang lain maka biayanya pun mahal Kesulitan mengakses data jika tidak memiliki keahlian mengolah data

Sistem e-kin Yang dionlinekan data absen bukan cara absen Absen tetap dilakukan di mesin Finger Data absen dapat diakses melalui web browser perangkat mobile User dilengkapi password agar dapat mengakses informasi absen dan hanya bisa mengakses miliknya sendiri Rekap Uang makan, Tukin, Kinerja Harian-Bulanan-Tahunan bisa dipantau Pekerjaan harian bisa langsung dimasukkan dan menghasilkan rekap laporan harian, bulanan, dan tahunan

Hak Akses Hak akses dalam e-kin sangat dinamis, bisa diatur sendiri oleh Administrator Secara garis besar hak akses terdiri dari : Administrator Bagian Kepegawaian Bagian Keuangan Pejabat Pegawai Dosen

Langkah 1 : Data Referensi Lakukan setting di menu Referensi (oleh Administrator) meliputi : Hak Akses Menu / Fitur Pangkat / Golongan Kelas Jabatan Jenis/Status Absen Unit Kerja Hari Libur Jabatan Fungsional Shift Satpam Hak Akses Pegawai Data User BKD (Jika terintegrasi dengan BKD) Jadwal Ramadhan

Langkah 2 : Pengelolaan Pegawai Pengelolaan data pegawai meliputi : ID Finger, Golongan, Pangkat, Unit Kerja, Jabatan Fungsional (JFU), Status (PNS, CPNS, Kontrak, DTNP), Uang Makan (Dapat atau Tidak) dan kelengkapan data pegawai lainnya Hak akses tiap-tiap pegawai pegawai bisa diatur oleh administrator sesuai dengan kebutuhan Jadwal Shift Satpam : Bisa dikelola oleh kepegawaian maupun satpam sendiri

Langkah 3 : Absensi Data absensi langsung mengambil ke Database mesin Absen (Finger Print) melalui Software integrator dengan skema sebagai berikut :

Langkah 3 : Absensi (Lanjutan) Data absen didownload ke PC workstation melalui software secara realtime PC workstation akan mentransfer data ke server melalui aplikasi web service Server akan mengolah data absen untuk dapat diakses oleh tiap-tiap pegawai

Langkah 4 : Akses Absensi Pegawai yang sudah login dapat mengakses data absen harian miliknya sendiri Jika data belum terekap dengan benar, silahkan klik tombol Hitung Ulang Perhtungan uang makan dan Tunjangan Kinerja (Tukin) secara otomatis oleh sistem sesuai formula yang telah ditentukan Hari Libur, ijin, Tanpa Keterangan, Status uang makan, prosentase potongan tukin, jam kerja harian akan terlihat di halaman Dashboard

Langkah 5 : Ijin Online Pegawai dapat mengajukan ijin secara online dengan melampirkan soft copy bukti ijin Pejabat berwenang melakukan approve Ijin yang disetujui akan muncul didalam daftar absen harian

Langkah 6 : Laporan Laporan meliputi : Daftar Pegawai Daftar JFU Absen Bulanan Absen Harian Perhitungan Uang Makan Perhitungan TUKIN Rekap Tukin Laporan Absen Tahunan Rekap Absen Tahunan

Cara membuka Halaman Ekin Buka web browser  Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome. Direkomendasikan pakai Mozilla Firefox Masukkan alamat server. Misal : http://ekin.iainbukittinggi.ac.id Masukkan user dan password

Login

Merubah Password Click Icon User Click Ubah password Masukkan password lama dan baru

Menu Halaman Pegawai Dashboard Identitas Diri (Dosen) Absensi Logout Pengajuan Ijin Laporan Ijin (Perorangan) Logout

Dashboard Untuk menampilkan daftar absen tanggal tertentu Klik hitung ulang absen untuk melakukan perhitungan

Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) Setiap pegawai bisa memasukkan rencana kerja tahunan melalui menu SKP Input SKP meliputi Uraian, AK, Kuantitas, Kualitas, Waktu, Biaya, Jenis, Perhitungan, dan Periode Target dalam SKP bisa diubah sewaktu-waktu

Metode Perhitungan SKP Bulanan Perhitungan berdasarkan bulan. Semua pekerjaan dengan satuan bulanan hanya dihitung 1 (satu) kegiatan dalam 1 bulan Kegiatan Perhitungan berdasarkan daftar kegiatan. Setiap kegiatan akan dikelompokkan sesuai daftar kegiatan. Jika kegiatan dilakukan dalam bulan yang berbeda maka pelaporan akan dihitung pada tanggal terakhir kegiatan tersebut dilakukan

Pekerjaan Setiap pekerjaan/kegiatan yang dilakukan oleh pegawai dimasukkan kedalam Form pekerjaan berdasarkan SKP yang sesuai dengan pekerjaan tersebut Pekerjaan yang dilakukan akan mempengaruhi prosentase ketercapaian SKP terkait

Penilaian SKP Penilaian SKPdapat dilakukan oleh User yang memiliki hak akses Penilaian Atasan dapat mengakses SKP pegawai dibawahnya Nilai SKP meliputi : Penilaian SKP Penilaian Perilaku

Laporan SKP Laporan SKP meliputi : Laporan Harian : berisi seluruh detail kegiatan harian dalam bulan tertentu Laporan Bulanan : berisi rekap ketercapaian tiap-tiap pekerjaan selama 1 tahun Nilai SKP : berisi informasi nilai SKP lengkap dengan nilai perilaku yang telah diisi oleh pejabat terkait

Jika mengalami kesulitan teknis pelaporan Online silahkan hubungi TIPD Terimakasih Jika mengalami kesulitan teknis pelaporan Online silahkan hubungi TIPD