Dra. Sri Hastuti Handayani, M.Si, Psi Analisis Kebutuhan Pelatihan TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) Dra. Sri Hastuti Handayani, M.Si, Psi

Siklus & tahapan pelatihan ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN I DESAIN, TUJUAN, KRITERIA, METODE,MATERI II EVALUASI TRANSFER IV PERCOBAAN, IMPLEMENTASI III Created by Yenny

VARIABEL pelatihan TUJUAN FASILITATOR PESERTA METODE MATERI I IV III Created by Yenny

Tahap-Tahap Pelatihan dan Pengembangan (Werther & Davis 1996) Analisis kebutuhan Penetapan tujuan pelatihan dan pengembangan Penyusunan isi program Penerapan prinsip-prinsip pembelajaran Pemilihan metode pelatihan dan pengembangan Evaluasi pelatihan dan pengembangan

PROSES PELATIHAN Penilaian kebutuhan. Analisis organisasi Analisis orang Analisis tugas Memastikan kesiapan karyawan utk pelatihan. Sikap dan motivasi Ketrampilan dasar Menciptakan lingkungan belajar. Identifikasi tujuan pembelajaran & hsl pelatihan Materi yg bermakna Praktik Umpan balik Observasi thd orla Pelaksanaan & koordinasi program Created by Yenny

Memastikan tjdnya transfer pelatihan. Strategi majajemen pribadi Dukungan teman sesama dan manajer Menyeleksi metode pelatihan. Metode presentasi Metode hand-on Metode kelompok Evaluasi program pelatihan. Identifikasi hasil pelatihan & desain evaluasi Analisis biaya - keuntungan Created by Yenny

Pengertian tna Kaufman (2000), TNA mrpk proses formal yg: Mengidentifikasi kebutuhan sbg kesenjangan (gap) ant hsl sekarang dg hsl yg diharapkan, bkn kesenjangan dlm proses at sumber daya. Menempatkan kebutuhan itu pd urutan prioritas yg didasarkan pd biaya utk memenuhi tiap2 kebutuhan dibandingkan biaya mengabaikannya. Artinya menilai perbedaan ant yg ada dh apa yg seharusnya. Menyeleksi kebutuhan yg plg penting (masalah at peluang) utk pengurangan atau penghapusan. Dkt mengidentifikasi, membuat prioritas, dan menyeleksi keb yg punya dampak pd internal mp eksternal orgas. Created by Yenny

Menganalisis tugas/pekerjaan serta ketrampilan yg diperlukan Menentukan bahwa pelatihan mrpk cara terbaik utk menyelesaikan masalah. Menganalisis tugas/pekerjaan serta ketrampilan yg diperlukan Mengidentifikasi calon peserta. Kegiatan ini sangat rumit dan sulit, karena perlu mendiagnosis kompetensi organisasi saat ini dan kompetensi yang dibutuhkan sesuai dengan perubahan lingkungan dan masa yang akan datang. Created by Yenny

TUJUAN TNA Utk mengidentifikasi keb at tuntutan kinerja di dlm organisasi agar membantu mengarahkan sumber daya kpd bidang yg amat membutuhkan, yg amat erat dg pencapaian sasaran dan tujuan organisasi, peningkatan produktivitas, dan penyediaan produk dan jasa yg berkualitas (Miller & Osinski, 2002) Utk menentukan pelatihan apa yg ssi dg pekerjaan karyawan. Utk menentukan pelatihan apa yg akan meningkatkan kinerja. Utk menentukan pelatihan apa yg akan menimbulkan perbedaan. Utk membedakan keb pelatihan dr masalah organisasi. Utk menghubungkan peningkatan kinerja dg tujuan organisasi dan lini bawah. Created by Yenny

TUJUAN TNA Menurut Wener dan DeSimone, 2006), dapat mengidentifikasi: Sasaran orgas dg efektivitasnya dlm mencapai sasaran itu. Perbedaan dan kesenjangan ant ketrampilan karyawan dg ketrampilan yg dibutuhkan utk kinerja pekerjaan yg efektif pd saat itu. Perbedaan atau kesenjangan ant ketrampilan karyawan pd saat ini dg ketrampilan yg dibutuhkan utk melakukan pekerjaan dg sukses di masa yad. Kondisi2 dimana kegiatan pelatihan akan berlangsung. Created by Yenny

Fungsi tna Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context. Mendefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan. Memberi data untuk keperluan perencanaan. Tony Soebijono

Tingkatan TNA Masukan dari calon peserta/ trainee Masukan dari atasan calon peserta/trainee Masukan dari pihak ketiga Created by Yenny

CARA MELAKUKAN TNA Asesmen melalui Analisis Organisasional Mengidentifikasi strategi organisasi, lingkungan organisasi pada saat ini dan masa yang akan datang untuk mencapai tujuan. Identifikasi melalui Analisis Individu M’jwb pertanyaan “siapa” ind dlm orgas yg membutuhkan pelatihan dan pelatihan apa yg dibutuhkannya. Caranya dg membandingkan kinerja/prestasi aktual dr s’org karyawan at unit kerja dg standar atau harapan yg ditetapkan. Asesmen melalui Analisis Tugas/Pekerjaan Memanfaatkan anjab, dimana sdh ditentukan dimensi, level dan profil kompetensi, yg digunakan sbg pedoman dlm menentukan pelatihan. Created by Yenny

ANALISIS KEBUTUHAN ORGANISASI Tujuan: utk mengidentifikasi keb orgas sec menyeluruh dan tk dukungan pelatihan. Menurut Irwin Goldstein (2006), analisis organisasi meliputi identifikasi thd: Tujuan organisasi, memahami tujuan dan strategi orgas dlm mengidentifikasi efektifitas orgas. Sumber daya organisasi, kesadaran bhw sumber daya orgas berguna dlm menentapkn keb pelatihan. Iklim organisasi, mrpk faktor penting dlm kesuksesan pelatihan, mis: jk manajer/pimpinan & karyawan tdk slg mpercaya, karyawan tdk mungkin berpartisipasi sepenuhnya. Kendala lingkungan, meliputi isu2 hukum, politik, dan ekonomi yg dihadapi orgas. Created by Yenny

TANTANGAN LINGKUNGAN Menghendaki kompetensi karyawan, yg ditandai dengan : a. Lingkungan persaingan yang semakin ketat sebagai akibat globalisasi. b. Kecendeungan peningkatan outsourcing. c. Perubahan-perubahan teknologi. d. Keanekaragaman pegawai.

Kompetensi dan perilaku sumber daya manusia agar dapat bersaing, harus memiliki : 1. Inisiatif, mampu bekerja sama. 2. Kemampuan bekerja dalam kelompok. 3. Kemampuan evaluasi kinerja. 4. Kemampuan berkomunikasi dan mendengarkan. 5. Kemampuan menganalisis masalah. 6. Kemampuan mengambil keputusan. 7. Kemampuan mendapatkan dan memahami informasi. 8. Kemampuan untuk melakukan rencana. 9. Kemampuan multikultural

Analisis Kebutuhan individu/ karyawan Analisis kebutuhan karyawan adl menganalisis mgn apakah ada karyawan yang kurang dalam kesiapan tugas2 atau kurangnya kemampuan, keterampilan dan pengetahuan yang dapat diketahui dari penilaian kinerja, observasi ke lapangan, kuesioner. Menentukan karyawan yg mana yg mbutuhkan pelatihan dg menilai sejauh mana karyawan melaksanakan kinerjanya. Jika ada kesenjangan antara kinerja karyawan dg harapan at standar organisasi, mk dibutuhkan pelatihan. Created by Yenny

Ilustrasi TNA melalui analisis manusia Kinerja Standar (yg diinginkan) Kesenjangan (gap) Kinerja Aktual (Real/Nyata) Kesenjangan yg ditemukan kmd dianalisis. Bila penyebabnya memang kekurangan skills atau knowledge, solusinya adl pelatihan. Bila trkait dg sikap motivasi, yg diperlukan adl intervensi jenis lain (non-training intervention) Created by Yenny

ANALISIS TUGAS/PEKERJAAN Analisis tugas yaitu menganalisis tugas2 yg harus dilakukan dlm setiap jabatan, yg dapat dipelajari dari perilaku peran tersebut, dan informasi analisis jabatan yaitu uraian tugas, persyaratan tugas dan standar unjuk kerja yang terhimpun dalam informasi sumber daya manusia organisasi. Caranya dg memanfaatkan anjab utk mengidentifikasi pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, dan karakteristik lain (KSAO), yg dituntut utk melaksanakan pekerjaan dg memadai. Created by Yenny

Hubungan analisis jabatan & TNA URAIAN JABATAN (JOB DESC) IDENTIFIKASI KEB PELATIHAN Kelompok Individual Organisasi ANALISIS JABATAN PERSYARATAN JABATAN (JOB REQ) Pendidikan Pelatihan Pengalaman Ketrampilan Sikap Persyaratan lain KOMPETENSI Created by Yenny

LANGKAH2 melakukan TNA melalui analisis tugas/pekerjaan Deskripsi kerja (jobdes) secara menyeluruh. Mengidentifikasi tugas. Mendeskripsikan tugas2 utama di dlm pekerjaan Bgmn msg2 tgs hrs dilakukan (yi standar kerja) Variabilitas kinerja (bgmn tgs itu sebenarnya dilakukan sehari2). Mengidentifikasi apa yg diperlukan utk melakukan pekerjaan, terkait dg KSAO. Mengidentifikasi daerah2 yg plg menguntungkan dr pelatihan, menentukan tgs2 dan kapabilitas yg mana yg seharusnya dimasukkan dlm program. Memprioritaskan kebutuhan pelatihan. Created by Yenny

Contoh TNA mel alui Analisis jabatan TINGKAT PENGUASAAN RENCANA TINDAKAN YG DIMINTA AKTUAL Pengetahuan ttg: Struktur organisasi Kegiatan operasional perusahaan ‘Isi’ jabatan/pekerjaan yg ada Persyaratan Jabatan Peraturan dan UU yg relevan Metode seleksi yg tepat ** * Skills (ketrampilan) Melakukan presentasi Melakukan negosiasi Teknik wawancara Beberapa teknik seleksi Komunikasi *** Sikap Berorientasi pd hasil Proaktif dan memiliki inisiatif Ramah Diplomatis Created by Yenny

* Sekedar tahu dan bisa berpartisipasi dlm diskusi dan dalam percakatan ** Bisa/mampu menerapkan pengetahuan atau keahliannya dg benar dan tepat tanpa perlu dibantu/dibimbing org lain *** Bukan hanya mampu menerapkan/ melakukan dg tepat dan benar, ttp juga dpt mengajar/melatih orang lain. Created by Yenny

Keuntungan analisis tugas Identifikasi yg jelas thd tgs yg dituntut dan KSAO yg dituntut. Tgs2 dpt divalidasi-karyawan yg berkinerja baik melakukan tgs dg cara ini. Tugas mrpk bentuk output, yg dpt diukur, shg dpt dikaitkan ant input pelatihan dg output tgs. Rekomendasi pelatihan didasarkan fakta dan tdk banyak ruang utk perdebatan. Created by Yenny

Kerugian analisis tugas Membutuhkan waktu dan ketrampilan. Memiliki potensi positif dan negatif, krn mengamati dan mewancarai dpt mengganggu operasional pekerjaan. Tidak sll tjd keterkaitan ant tugas2 penting (prioritas pekerjaan) dg kinerja keseluruhan, meskipun sdh dilakukan mell survei. Tidak membahas faktor2 lain dlm lingk kinerja yg mempengaruhi seberapa baik tugas tsb dilaksanakan. Created by Yenny

Identifikasi kebutuhan pelatihan SUMBER INFORMASI VARIABEL ORGANISASIONAL VARIABEL MANUSIA Pengaruh lingkungan Budaya organisasi Tujuan organisasi Tujuan SDM Perencanaan SDM Survey iklim Organisasi Hasil Pengukuran Kegiatan.... Persyaratan jabatan Penilaian kinerja Data tes Data dari assesment centre Pengamatan supervisor Umpan balik pelanggan Data penjualan dan produksi Data keselamatan VARIABEL PEKERJAAN Analisis Jabatan Uraian jabatan Created by Yenny

Sumber data yg digunakan dlm analisis kebutuhan pelatihan Analisis Organisasi Analisis Pekerjaan Analisis Manusia Sasaran dan tujuan organisasi Inventaris personalia Inventaris ketrampilan Inkedks iklim organisasi Indeks efisiensi Perubahan dlm sistem atau subsistem (mis: peralatan) Permintaan manajemen Wawancara keluar kerja MBO (Management By Objectives) atau sistem perencanaan kerja Survei pelanggan/data kepuasan Wawancara karyawan yg keluar Deskripsi pekerjaan Rincian pekerjaan Standar kinerja Pelaksanaan pekerjaan Sampling pekerjaan Tinjauan literatur ttg pekerjaan Pertanyaan ttg pekerjaan Komite pelatihan Analisis masalah operasi Data dan penilaian kinerja Wawancara Angket Tes (pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, dll) Sikap pelanggan/ karyawan Kemajuan pelatihan Skala rating Buku harian Situasi yg diciptakan (mis: bermain peran) Pusat penilaian MBO atau sistem perencanaan krja Created by Yenny

Teknik MELAKUKAN TNA Mempelajari uraian jabatan Identifikasi ketrampilan Kuesioner Observasi Mengumpulkan data sekunder (data orgas) Wawancara Focus group discussion Komite penasehat Assessment centre Data penilaian kinerja Tes ketrampilan Tes Diagnostik Created by Yenny

Penggunaan alat analisis kebutuhan pelatihan NO Malcolm Knowles Stephen V. Steadham John W. Newstrom & John M. Lilyquist 1. Wawancara Observasi Komite penasehat 2. Kuesioner Assessment centre 3. Tes Diagnostik Konsultan (komite penasehat) Survey sikap 4. Inventory ketrampilan Data organisasi (media cetak) Diskusi kelompok 5. Analisis pemecahan masalah kelompok Wawancara (oleh trainer) 6. Analisis jabatan Tes diagnostik Wawancara pd wkt tenaga kerja berhenti (exit interview) 7. Penelitian 8. Catatan dan laporan Contoh produksi 9. Penilaian kinerja 10. Dokumen kinerja Created by Yenny

Perbandingan metode identifikasi kebutuhan pelatihan NO METODE K R I T E R I A Keterlihatan pemegang kerja Keterlihatan manajemen Waktu Biaya Data Kuantitatif 1 Komite penasehat Rendah Moderat 2 Assessment centre Tinggi 3 Survey sikap 4 Diskusi kelompok 5 Wawancara pegawai 6 Exit Interview 7 Permintaan manaj 8 Observasi pegawai 9 Penilaian kinerja 10 Dokumen kinerja 11 Survey dg kuesioner 12 Tes ketrampilan Created by Yenny

Kekuatan & kelemahan teknik identifikasi kebutuhan pelatihan NO TEKNIK KEKUATAN KELEMAHAN 1. OBSERVASI Mengumpulkan data yg relevan dg lingk kerja Mengurangi interupsi kpd pekerjaan Memerlukan pengamat yg terlatih Perilaku pegawai yg diamati dpt terpengaruh 2. KUESIONER Tidak mahal Dpt mengumpulkan data dr sejumlah besar org Data dg mudah disimpulkan Memerlukan waktu Kemungkinan pengembalian rendah Respon yg diberikan krg tepat Kekurangan detil Created by Yenny

NO TEKNIK KEKUATAN KELEMAHAN 3. Mempelajari data pekerjaan dan organisasi Sumber infoyg baik ttg prosedur Obyektif Sumber info yg baik ttg pekerjaan baru dan tugas2 baru Kadangkala tdk mengerti istilah teknis yg ada dlm manual tsb Materi yg diberikan dpt saja sdh ‘usang’ 4. Wawancara dg pakar ttg tugas tsb Dpt mengumpulkan detil dr pelatihan serta sebab dan akibat permasalahan Memerlukan waktu yg lama Sukar utk menganalisis Memerlukan wawancara yg ahli Created by Yenny

Contoh2 tna Adanya karyawan baru. Memberikan orientasi pekerjaan atau tugas pokok organisasi kepada karyawan yang baru direkrut sebelum ybs ditempatkan pada salah satu unit organisasi. Adanya peralatan kerja baru. Mempersiapkan karyawan dalam penggunaan peralatan baru dengan teknologi yang lebih baru, sehingga tidak terjadi adanya kecelakaan kerja dan meningkatkan efesiensi kerja. Adanya perubahan sistem manajemen/administrasi birokrasi. Mempersiapkan karyawan dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru dibangun. Tony Soebijono

Adanya kebutuhan utk menyegarkan ingatan. Adanya standar kualitas kerja yang baru. Mempersiapkan karyawan dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru dibangun. Adanya kebutuhan utk menyegarkan ingatan. Memberikan nuansa baru/penyegaran ilmu pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki. Adanya penurunan dlm hal kinerja karyawan Meningkatkan kualitas kinerja karyawan sesuai dengan tuntutan perkembangan lingkungan strategis. Adanya rotasi/relokasi karyawan. Meningkatkan karyawan dlm menghadapi pekerjaan dan situasi kerja yang baru. Tony Soebijono

Belajar dari masa lalu, hidup untuk hari ini, berharap untuk esok, yang penting adalah tidak berhenti bertanya (albert einstein) Created by Yenny