Implementasi SIKN/JIKN Di Institut Pertanian Bogor RaPAT korDINASI Nasional SIKN/JIKN Arsip Nasional Republik Indonesia Jakarta, 23 s/d 25 September 2014 Implementasi SIKN/JIKN Di Institut Pertanian Bogor Drs. B. Mustafa, M.Lib. Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor mus@ipb.ac.id

Unit Arsip IPB masih balita (baru 7 bulan) , umurnya baru lebih tua sedikit dari umur jagung! Malah belum potong kambing (belum dihaqeqah) !!! UA IPB didirikan tanggal 10/02/2014* *) Bertepatan dilantiknya Kepala Pertama Unit Arsip IPB

Sebelumnya cikal bakal UA IPB adalah sebuah bidang berada dibawah Perpustakaan IPB yang dibentuk pada tahun 2008 dengan nama: Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Arsip (PPA)

yang dilaksanakan oleh Ini merupakan respon IPB terhadap Laporan Kajian Pembentukan Arsip Universitas di IPB yang dilaksanakan oleh Tim ANRI tahun 2007.

Bidang PPA ini bertahan selama 5 tahun di bawah Perpustakaan IPB, sempat berganti kepala bidang 2x. Sejak tahun 2008, Bidang PPA mulai membenahi sistem kearsipan di IPB dengan bermodalkan 27 orang arsiparis terampil hasil inpassing (plus beberapa diklat tematik). Belum ada arsiparis ahli! (sampai sekarang!)

Plus semangat berani malu!! Hanya dibantu oleh 1 orang pustakawan madya, 1 orang pustakawan muda, dan 1 orang pustakawan terampil Plus semangat berani malu!!

Visi Arsip IPB Menjadi lembaga kearsipan perguruan tinggi (LKPT) bertaraf internasional untuk dapat memberikan layanan kearsipan yang mendukung tridharma perguruan tinggi IPB.

Misi Arsip IPB Mendukung pelaksanaan visi dan misi IPB; Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan; Memberi layanan kearsipan kepada seluruh warga IPB dan masyarakat umum secara efektif dan efisien sesuai dengan ketentuan yang berlaku; Menjadi jembatan masa lalu, masa kini dan masa depan IPB.

Tugas dan Fungsi (TuSi) Arsip IPB Menjadi pusat historis dari aktivitas IPB; Melakukan pengelolaan arsip yang bernilai guna tinggi bagi kepentingan IPB; Menyediakan pelayanan informasi untuk mendukung pelaksanaan tri dharma IPB; Menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dan arsip statis (permanen) IPB; Menjadi pusat pembinaan kearsipan IPB, termasuk arsiparis.

Di IPB ada 10 fakultas dan 1 lembaga, plus direktorat dan kantor-kantor, sehingga semuanya terdiri atas lebih dari 130 unit kerja yang menghasilkan (menciptakan dan menerima) ratusan arsip setiap hari!

Organisasi Kearsipan di IPB Rektor Unit Arsip (LKPT1) Record Center (LKPT2) Unit Kerja (Central File) UK (CF) RC dst 10 Fak/ 1 Lembaga

Struktur Organisasi Internal Unit Arsip IPB (Lampiran SK MWA No Struktur Organisasi Internal Unit Arsip IPB (Lampiran SK MWA No. 125/MWA-IPB/2013 dan SK IPB Rektor No. 36/IT3/KP/2014 dan SK Rektor IPB No. 20/IT3/OT/2014) Rektor (Drs. B. Mustafa, M.Lib) Kepala Unit Arsip Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip (Dra. Sri Nooryani) Kabid Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan (Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I)

Azas pengorganisasian arsip di IPB: Sentralisasi Desentralisasi

Sentralisasi yaitu kebijakan, standar, pedoman serta pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilaksanakan oleh Unit Arsip IPB atau Unit Kearsipan 1 (LKPT1).

Desentralisasi Pengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip aktif dan inaktif yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan oleh masing-masing unit pengolah/unit kerja (Central File) di lingkungan IPB dan Unit Kearsipan 2 (Record Center).

Layanan Prima Kearsipan Kebijakan, Regulasi dan Standar Arsip IPB Layanan Prima Kearsipan Du-kungan lemba-ga induk Koleksi dan Sarana H/W, S/W, dan N/W Pandu-an dan SOP Peng-olahan dan Layan-an Promo-si dan Kegiat-an Partisi-pasi Masya-rakat dan Stake-holder Kebijakan, Regulasi dan Standar SDM dan Anggaran Manajemen dan Organisasi Visi/Misi Lembaga Induk dan Kelembagaan

Kearsipan IPB Sejauh ini Merupakan unit kerja termuda di IPB; Terdapat 25 arsiparis tingkat terampil (inpassing), plus bimtek/pelatihan/ magang; Lima tahun lagi akan pensiun 10 orang arsiparis (baru 2 calon arsiparis ahli); Khasanah arsip mulai dikumpulkan (beragam fisik arsip, database, format digital);

Khasanah Arsip sejauh ini Kartografi bangunan gedung-gedung; Arsip personal file pensiunan IPB; Foto-foto kegiatan IPB; Video kegiatan IPB; Softfile fotocopy ijazah dan transkrip mahasiswa; Arsip lama Dit. Keuangan, Dit. Kemahasiswaan, SK, WRAK, WRSP, DPKHA, dll Arsip laporan penelitian; Tugas Akhir Mahasiswa (Skripsi/Tesis/Disertasi);

*) Sudah jadi, tahun 2014 ini akan diSKRektorkan NSPK Kearsipan IPB: Kebijakan Kearsipan IPB (Sudah SK Rektor); Penyusutan Arsip IPB (Sudah SK Rektor); Tata Naskah Dinas *; Pola Klasifikasi *; Kode Persuratan *; Jadwal Retensi Arsip (JRA) *; Hak Akses dan Keamanan Data (Arsip) *; beberapa POB/SOP tentang Kearsipan lainnya *. *) Sudah jadi, tahun 2014 ini akan diSKRektorkan

Penerapan TI di UA IPB Semua data arsip sudah dibuat databasenya (dengan aplikasi Winisis Unesco); Sebagian besar dokumen sudah dibuat versi digitalnya (SK, PF, Foto, Video dll) dan ada link dari database ke akses untuk tampilkan full document; SIKD dan SIKS sudah diterapkan terbatas; Mencoba membuat lagi aplikasi untuk mengelola arsip yang lebih sederhana; Beberapa kali melakukan pelatihan TI ke semua arsiparis dan pengelola arsip;

Sarana Pendukung TI di Unit Arsip Komputer (desktop) terhubung jaringan untuk setiap orang staf di Unit Arsip dan beberapa buah laptop; Peralatan pemindai dokumen (document scanner) Lebar pita dalam kampus (bandwidth) = 600MB); Akses WiFi dan jaringan fisik;

Sebelum mengenal SIKN/JIKN, pada tahun 2012-2013, IPB mendapatkan bantuan aplikasi kearsipan SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis) dan SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis), berdasarkan MoU ANRI dan IPB tahun 2010.

IPB mengenal lebih dekat SIKN/JIKN ketika mengikuti diklat SIKN/JIKN di Pusdiklat ANRI Bogor pada bulan Maret tahun 2014 Sebelumnya mengenal sekilas SIKN/JIKN di Rakor SIKN/JIKN di Hotel Inna Garuda Yogyakarta tahun 2013

Tertarik dengan “Cloud system” yang ditawarkan bekerja sama dengan PT Telkom

Pada Pameran Cloud System di Hotel Ina Garuda Yogyakarta, IPB mendaftar sebagai anggota uji coba Selanjutnya ujicoba sistem dilakukan untuk melihat fitur dan modul serta kinerja SKIN/JIKN

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Simpul jaringan menggunakan aplikasi SIKN untuk menghimpun data/informasi kearsipan yang dimiliki. Simpul jaringan harus mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan, yaitu: Aplikasi SIKN; Infrastruktur perangkat keras dan perangkat lainnya; Koneksi Internet; Tempat penyimpanan arsip online (Data Center TelkomCloud); Sumber Daya Manusia (SDM).

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Sumber Daya Manusia Dalam operasional aplikasi SIKN di Simpul Jaringan terdapat 4 peran yang harus dilaksanakan : Admin Simpul Jaringan Tidak harus orang TI, karena operasional fungsi Admin Simpul sangat sederhana; Petugas input data/informasi kearsipan; Petugas validator data/informasi; dan Petugas yang menetapkan status akses bagi publik terhadap informasi yang telah diinput ke dalam aplikasi SIKN (PPID). Jumlah SDM dapat bertambah sesuai kebutuhan.

Data Arsip yang Diunggah ke SIKN/JIKN Arsip Dinamis (Surat-surat penting), dengan akses terbatas; Arsip Statis (SK, MoU dll), umumnya dengan akses bebas;

Pengelola SIK/JIKN Petugas Entri Data : Siti Juhroh (Arsiparis); Editor : Ir. Anita Handayani (Pengelola TI); PPID Arsip Dinamis : Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I (Kepala Bidang Layanan Arsip); PPID Arsip Statis : Dra. Sri Nooryani (Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip); Pimpinan : Drs. B. Mustafa, M.Lib. (Kepala Unit Arsip IPB);

Kendala Menggunakan SIKN/JIKN Sistem jaringan (Walau di dalam Kampus IPB sudah memiliki bandwith 600MB) pada saat-saat peak hours (jam kerja) akses jaringan masih sangat lambat; Pemahaman/penguasaan staf tentang teknik menggunakan aplikasi SIKN/JIKN kurang; Penguasaan staf tentang elemen-elemen data arsip yang harus diisi masih kurang; Dana belum secara rutin dialokasikan; Keberadaan SIKN/JIKN belum banyak diketahui warga IPB.

Langkah yang Sudah Dilakukan Melakukan kontrak/MoU dengan Pihak PT Telkom, sambil berkoordinasi dengan ANRI; Menunjuk staf yang bertanggungjawab khusus terhadap sistem; Membentuk tim untuk implementasi aplikasi; Menyiapkan sarana (komputer dan akses jaringan); Membuat panduan internal; Melatih staf menggunakan sistem; Berkonsultasi terus ke ANRI; Mencoba mengisi data; Mensosialisasikan sistem ke warga IPB;

Capaian Selama Ini Kontrak dengan PT Telkom sudah ditandatangani; Kontrak terhitung mulai Agustus 2014; Hanya pilihan minimalis dulu; Pembayaran belum (baru) dilakukan; Data belum banyak yang diunggah; Kualitas data yang diunggah belum bagus (masih ujicoba); Kompetensi staf melakukan pekerjaan terkait SIKN/JIKN belum memadai;

Saat ini IPB sudah menandatangani MoU dengan Telkom dan Indosat dalam layanan Cloud System

Target ke Depan (Tahun 2015) Alokasi dana untuk pengembangan sistem harus sudah jelas dan rutin; Memperkuat tim pengelola sistem aplikasi (kualitas dan kuantitas); Pelatihan staf (tentang aplikasi dan kearsipan); Penambahan/peningkatan kapasitas sarana dan prasarana (komputer dan sistem jaringan); Menyediakan akses jaringan khusus untuk upload dan untuk pemeliharaan aplikasi; Sosialisasi ke pimpinan dan warga IPB; Aktif dalam komunitas pengguna sistem (Facebook JIKN dll)

Saran Aplikasi SIKN diharapkan dapat melakukan batch processing dalam mengunggah data/arsip;

Keberhasilan Manajemen Kearsipan BUKAN karena : Software yang canggih Hardware yang mahal SDM yang handal Anggaran yang banyak Tetapi ...

Komitmen! Sekali lagi KOMITMEN!!!* * Syarat & Ketentuan berlaku: Komitmen pertama dari diri sendiri dan bos tentu saja!

masih perlu ditingkatkan! Sebenarnya Hardware sudah ada tersedia; Software banyak yang bisa digunakan, sesederhana apapun; SDM sudah sering ikut pelatihan; Anggaran ada kok! Infrastruktur memadai! Tetapi komitmen masih perlu ditingkatkan!

SIKN/JIKN di Facebook

INGAT ....... ARSIP: Ayo Rawat Semua Informasi Penting ... dan jangan lupa dilayankan dengan baik!!! ... dan lebih baik lagi melalui SIKN/JIKN!!!

Terima Kasih