Evaluasi kegiatan humas By : DIANA MA’RIFAH Evaluasi kegiatan humas

Evaluasi adalah suatu usaha atau kegiatan untuk menentukan nilai suatu Program/ kegiatan Evaluasi program kehumasan dilakukan dengan dua alasan : 1. Dapat mempertahankan program kehumasan dan keberadaan bagian humas dalam perusahaan dengan menunjukkan nilai program humas bagi perusahaan. 2. Adanya tuntutan manajemen perusahaan thd setiap bagian dalam perusahaan agar setiap pengeluaran sumberdaya pada bidang apapun harus dapat dipertanggungjawabkan (accountable)

JENIS EVALUASI Process evaluation : berkaitan dengan usaha-usaha untuk mengetahui apakah program humas telah dikelola dengan baik, berkesinambungan & efektif dalam suatu kurun waktu. Mis : data dari kliping pers mungkin dapat memperlihatkan kecenderungan dalam hubungan dengan media. Outcome evaluation : berkaitan dengan usaha untuk mengetahui apakah dampak dan hasil yang ditimbulkan oleh program humas yang telah dijalankan organisasi. Apakah tujuan yang ditetapkan dalam rencana (objective) dapat tercapai. Jenis evaluasi lainnya : - In proses : pada saat berlangsung, mis : dengan pencatatan kegiatan harian, pertemuan staff untuk memperoleh umpan balik, melakukan observasi, laporan perkembangan jadwal, briefing Internal evaluationn - Eksternal evaluation : mengukur efek program / kampanye kehumasan thd publik sasaran dalam bentuk perilaku publik secara umum, liputan media dsb.

KATEGORI EVALUASI Goal achievement (pencapaian sasaran) Measurement of improvement (pengukuran perbaikan) – sikap & pengetahuan publik– Measurement result (pengukuran hasil) –kliping koran, jumlah hadir pameran Cost efficiency (efisiensi biaya) Organizational change (perubahan organisasi) Unplanned effect (efek yang tak terencana), mis : kompaknya karyawan, semangat kerja. Unarticulated hopes (harapan yang tak terartikulasikan)– khususnya harapan dari manajemen–

TINDAKAN YANG HARUS DILAKUKAN PADA EVALUASI 1. Specify objectives : membuat rumusan tujuan progam spesifik & dapat diukur. 2. Measures the objectives : melakukan pengukuran efek yang sudah dicapai dari program yang sudah dijalankan atas jabaran objektif / tujuan. 3. Collect and analyze data: melakukan pengumpulan data & mengukur efek yang dihasilkan sampel terpilih pada publik sasaran yang telah ditetapkan. 4. Report the result to decision maker : menulis laporan tentang hasil program kepada pengambil keputusan. 5. Apply the result to decisions : setiap hasil program harus diterapkan pada pengambilan keputusan.

LANGKAH EVALUASI 1. Setting objectives 2. Menentukan tingkat pengukuran efektifitas program kehumasan. Yang harus diukur : • Level 1 ‘basic level’ : PR Output, mengukur apa yang sdh dilakukan oleh humas, seberapa baik PRO memperlihatkan kinerjanya, dengan melihat liputan media thd perusahaan, jumlah penempatan dalam media, jumlah orang yang hadir dalam open house. • Level 2 ‘intermediet level’ : PR outgrowth, mengukur apakah publik sasaran sudah menerima pesan yang ditujukan pada mereka, apakah mereka menaruh perhatian pada pesan tsb, memahami pesan, menyimpan pesan tsb shg dapat diingat kembali. • Level 3 ‘advanced level” : pengukuran tentang hasil jangka panjang mis : bentuk pendapat, sikap, publik.

PROSES EVALUASI Implementation evaluation • Perlu dilakukan peninjauan & modifikasi prosedur & strategi untuk menentukan sejauh mana implementasi sesuai dengan rencana. • Jika ada perbedaan ; apa sebab & apa akibatnya • Laporan untuk pengambil keputusan Progress evaluation Outcome evaluation • Peninjauan dan modifikasi prosedur, strategi & rancangan evaluasi hasil yang biasanya dimuat dalam rencana evaluasi. • Mengumpulkan data & informasi untuk evaluasi hasil, menganalisis dan menginterpretasikan data. • Melaporkan pada pengambil keputusan.

TINGKAT DAN LANGKAH EVALUASI Preparation evaluation : menilai kecukupan informasi latar belakang yang digunakan sebagai dasar dalam perencanaan program. Melihat organisasi & ketepatan strategi, taktik program & pesan (evaluasi ketepatan pesan melalui analisis isi thd pesan yang disampaikan : pidato, presentasi, isi di sura tkabar) Menilai kualitas pesan dan unsur presentasi program lainnya. Kualitas penyajian, style, tata letak dsb.

TINGKAT DAN LANGKAH EVALUASI Implementation evaluation : Menghitung apa yang sudah dilakukan oleh PRO dalam implementasi program. Penghitungan jumlah pesan yang telah terkirim dan terdistribusikan. Menghitung jumlah pesan yang muncul di media.

TINGKAT DAN LANGKAH EVALUASI Impact evaluation : Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana outcome yang dinyatakan dalam tujuan program untuk masing-masing publik sasaran. Mengetahui apa yang dipelajari oleh publik dari program yang sudah dijalankan perusahaan Menghitung jumlah orang yang berubah pendapatnya/ berpendapat serta menjaga sikapnya sebagaimana yang diharapkan organisasi. Menilai apakah program telah tercapai.