Briefing Pagi Sub bagian aadministrasi akademik Selasa 21 Juni 2016

Peserta yang hadir : 1. Wakil Dekan II 2. Manajer Pembelajaran 3. Manajer Perencanaan dan Sistem Informasi 4. Kabag TU 5. Kasubag Administrasi Akademik 6. Enjang Suwitno 7. Hanhan Sudianto 8. Bobik Hendra 9. Ani Suryani 10 . Sukamtini Briefing dipimpin oleh Kepala Sub Administrasi Akademik FEB Unpad Pelaksanaan dari pukul 08.00 s.d. 10.00 Bertempat di Ruang Rapat Gedung A Lt.2 FEB Unpad

Pembahasan dan Rekomendasi : Kasubag Administrasi Akademik Early Warning bagi mahasiswa S1 angkatan 2009 dan Mahasiswa D3 angkatan 2011 yang akan habis masa studi pada tanggal 14 Agustus 2016, Prodi S1 dan D3 telah melakukan pemanggilan pada mahasiswa yang akan habis masa studi tersebut, diharapkan hasil dari pemanggilan tersebut dapat diinformasikan pula ke Sub bagian Administrasi Akademik, sehingga Sub Bagian Administrasi Akademik dapat mengetahui pula perkembangan studi bagi mahasiswa tersebut. Disarankan agar Wadek I, Para Kaprodi/Sekprodi, Manajer Pembelajaran dan KSBA mengkoordinasikan hal tersebut. Early Warning Bagi mahasiswa Program D3 jika pada semester II memperoleh IPK kurang dari 2,00 dan atau tabungan kredit (Jumlah MK. Yang memiliki huruf mutu D keatas tidak mencapai 24 SKS). Early Warning Bagi mahasiswa Program S1 jika pada semester IV memperoleh IPK kurang dari 2,00 dan atau tabungan kredit (Jumlah MK. Yang memiliki huruf mutu D keatas tidak mencapai 24 SKS). Kaitan dengan masalah tersebut sebagai tindak lanjut akan diidentifikasi dan akan dibuat data mengenai jumlah mahasiswa D3 (Smt. II) dan S1 (Smt. IV) yang terkena peringatan akademik . PIC langsung oleh Kasubag dengan pelaksana Kaur Administrasi Akademik beserta tim, untuk selanjutnya datanya akan dikirim ke para Kaprodi/Sekprodi sebagai bahan tindak lanjut. Pelaksanaan kegiatan akan dimulai setelah nilai mahasiswa secara keseluruhan diterima SBAA atau sekurang-kurangnya 2 minggu setelah kegiatan UAS Genap T.A. 2015/2016 berakhir.

Terkait dengan akan adanya kunjungan kerja Rektor Unpad ke setiap fakultas, yang kebetulan FEB Unpad terjadwalkan tanggal 30 Juni 2016, maka diminta agar semua Kaur/Koordinator menyediakan data terkait dengan pelaksanaan serta kondisi akademik di FEB Unpad dari semua Prodi baik D3, S1, S2, S3 dan Profesi. Data yang dibutuhkan menyangkut Student body FEB, Daya Tampung Mahasiswa Baru, Rata-rata IPK, Mahasiswa lulus tepat waktu. Dll. Sebagai PIC kegiatan penghimpunan data oleh Pak Enjang Suwitno Pelaksanaan dimulai dari tanggal 21 Juni 2016 s.d. 28 Juni 2016

Bidang kemahasiswaan disiapkan jumlah mahasiswa Bidik Misi dan perkembangan studinya, Data mahasiswa yang memperoleh beasiswa baik dari Dikti, dari Unpad maupun dari kemitraan dan alumni, - Untuk perpustkaan (Ibu Tini) agar disiapkan data jumlah pengunjung perpustakaan setiap hari, jumlah koleksi perpustakaan buku teks, buku ajar, jurnal/karya ilmiah dosen, dll.

Pak Enjang Suwitno : Melakukan pemanggilan data mahasiswa yang akan habis masa studi, merupakan kewenangan Kaprodi/Sekprodi, SBAA hanya menyiapkan data saja Pola briefing untuk SBAA diminta mengundang penghubung prodi untuk memudahkan koordinasi dan disiapkan juga tema yang akan dibahas pada setiap briefing Rabu.

Bu Ani Suryani : Kebijakan mengenai kuota untuk peserta sidang dari masing-masing prodi belum ada ketentuan baku atau SOP sehingga sering terjadi perdebatan dengan mahasiswa yang akan mendaftar sidang, Ruangan untuk pelaksanaan sidang kedepan perlu ditambah, terkait bila ketiga prodi bersamaan sidangnya Ruangan di DIM sdh dikoordinasikan, ruangan hanya tersisa 2 ruangan yg kosong, jd tdk memungkinkan Untuk penyamaan persepsi mengenai aturan dan tata cara sidang dan penggunaan ruang, pimpinan fakultas perlu memfasilitasi dilaksanakannya dialog antar prodi, sehingga memiliki kesamaan persepsi.

Masukan dari Kabag TU : Data utk Kunjungan kerja Rektor (IPK, Early Warning, UKT, Bidik Misi, Beasiswa, Perkuliahan, Sidang) agar disiapkan segera termasuk jumlah ruangan kuliah, Para Kasubag dan para Kaur dapat berkoordinasi dengan BEM Briefing itu diharapkan agar membahas mengenai apa yang menjadi tugas kita dan bila ada masalah yang krusial kita carikan solusi bersama, jika tidak ditemukan solisi maka kita perlu membahasnya ditataran pimpinan yang lenih tinggi, disamping itu pula, tujuan briefing pagi ini adalah untuk mempotret aktifitas apa yang kita lakukan dan apa yang menjadi hambatan kita dalam melaksanakan tugas/pekerjaan

Dalam melaksanakn briefing pagi, Kasubag dan Kaur harus menentukan tema permasalaahan apa yang akan dibahas atau sebelum dilaksanakan pertemuan hendaknya ditentukan dulu pokok pembahasannya. Kumpulkan semua Staf Prodi, terutama salah satu perwakilan dari Prodi S2, S3 dan Profesi (Penghubung Prodi) untuk tanggal 21 Juni 2016 dilakukan rapat secara gabungan keseluruhan prodi.

Pak Enjang Suwitno: Ada keluhan dari tim ekspedisi (Pengantar Berkas UAS) bahwa dari D3 mendapat insentif diluar voucher bensin(rutin) sedangkan di S1 tdk dapat insentif kegiatan UAS, mohon klarifikasi agar terdapat kesamaan hak dan kewajiban mereka. ATK yg sangat mendesak utk perbanyakan soal ketersediaan kertas habis, koordinasinya dg petugas ATK agak susah, dan yg mengambil ke gudang harus oleh SBAA (Tidak diantar oleh petugas ATK) Pengajuan ATK harus dipisah antara D3 dan S1

Kabag TU: Utk ATK bila sgt mendesak akan ditalangin dulu fakultas beli cash krn hrs mengkoordinasikan ke universitas perlu waktu dan mengenai keluhan yang disampaikan oleh SBA, segera akan dikoordinasikan dengan Kasubag Umum dan petugas gudang. BBM voucher bensin, akan dikonsulkan ke pimpinan spy ada solusi mengenai pendistribusiannya. Masukan kedepan utk amplop soal UAS/UTS disegel lilin merah, stempel logam agar kerahasiahannya terjamin termasuk juga berkas hasil ujiannya pun akan disegel langsung ketika diterima oleh tim berkas soal. Untuk pelaksanaan Tracer Study, agar dibuat kuesioner dan dibagikan ketika mhs lulus atau pas daftar wisuda, utk memudahkan rekruitmen data alumni maka perlu menyebarkan formulir dilengkapi dengan email yang terkait SBA, sehingga kelak jika alumni tersebut sudah dapat pekerjaan maka ybs harus mengembalikan kuesioner tsb.

Pak Bobik Hendra : Syarat pengambilan ijazah utk D3 dan S1 sdh dibuat Bukti upload Skripsi Bukti penyerahan hard cover skripsi ke perpustakaan Untuk S2 sedang dalam penghimpunan informasiakan mengenai syarat yang selama ini dilakukan dimasing-masing prodi Bebas perpustakaan tetap diminta walaupun tidak ada sumbangan buku untuk lulusan D3 dan S1, Sumbangan buku untuk lulusan S2 dan S3 apakah juga dihilangkan ? Data beasiswa bidik misi akan disiapkan untuk memfasilitasi kunjungan kerja Rektor, namun mengenai usulan penurunan UKT, prosedur dan alur utk penurunan UKT bagaimana?,, mahasiswa datangnya ke siapa?,, dan datanya bgm?,,, untuk penurunan UKT ranah siapa dan bagaimana, apakan penyelesaian masalahnya oleh SBA atau urusan keuangan?

Agenda kedepan mohon untuk upload data di SIAT tdk bisa pakai tanda petik, apakah dari tim IT bisa dikondisikan Untuk permintaan blanko ijazah akan mencoba melakukan perbedaan format, krn pada saat mhs upload foto di SIAT byk sekali kelebihan bite yg mengakibatkan program error

Kasubag : Untuk syarat pengambilan Ijazah, Sumbangan ke mesjid dan sumbangan buku ke perpustakaan harus dihilangkan untuk Prodi D3 da S1 karena pembayaran biaya kuliah mahasiswa sudah menggunakan sistem UKT yg besarannya bervariasi. Sedangkan syarat pengambilan ijazah Utk S2 dan S3 di mengenai sumbangan buku hendaknya pertimbangkan terlebih dahulu karena tarif pembayarannya masih belum menggunakan sistem UKT Tidak ada penuruinan UKT yang ada penyesuaian tarif UKT. Disesuaikan dengan kondisi ekonomi mahasiswa saat itu. Penyesuaian tarif UKT sudah ada aturannya di Unpad walaupun di fakultas belum ada SOP nya. Aturan pengajuan penyesuaian UKT oleh mahasiswa secara garis besar, sbb: Mahasiswa mengajukan permohonan penyesuaian UKT melalui surat yang ditujukan ke Kaprodi, surat ditandatangani mhs ybs. Dengan diketahui orang tua, ditandatangani diatas materai 6000, surat dilengkapi data dukung berupa SKTM, KK. Keterangan kematian, dll. UKT. Kaprodi m,enindaklanjuti dengan mengirimkan surat ke Wadek II disertai berkas usulan. Wadek II atas pertimbangan Wadek I memutuskan untuk mengajukan surat ke Warek II dengan tembusan ke warek I Layak tidaknya penyesuaian UKT bagi mahasiswa perlu melihat lebih detail tentang keadaan mahasiswa tersebut dengan cara melakukan verifikasi lapangan. (Arahan Pak Wadek II) Agar Pak KTU segera membuat SOP terkait Penyesuaian UKT Mahasiswa

Pak Hanhan : Ruang kuliah aman dan sdh dikoordinasikan dengan sarpras termasuk AC Petugas absen yang msh blm beres krn ruang absen sm ruang spidol beda tempat Sdh beberapa kali briefing utk merolling petugas apakah diperbolehkan ? (Arahan dari Pak Wadek 2),,, Agar dibuat dulu pemetaannya sesuai kebutuhan, setelah itu dikoordinasikan dulu dengan kasubag Administrasi Akademik Input dosen LB utk honor diinput lewat SIAT,, pas didownload ada sebagian data dosen yang hilang atau ga ketarik dari SIAT Dicatat dosen LB yang gak ke tarik diantaranya atas nama Pa Rahmat Irmansyah,,

Manajer IT : Bila ada keluhan atau masalah yang berhubungan dengan Sistem IT dapat mengirimkan email dengan alamat : support@unpad.ac.id (tim IT Fakultas)

Bu Sukamtini Perpustakaan : Penempatan buku D3 ke S1 dengan cara digabungkan di lt bawah, jika ditinjau dari beberapa aspek masih belum memungkinkan dilakukan, termasuk utk tempatnya pun tdk memungkinkan dan SDM yang kurang memadai,,, utk D3 saja ada 15 rak buku dan S1 55 rak di bawah, utk penataannya terlalu padat Sekarang sedang dilakukan Stock opname buku D3,,

Kasubag : Untuk masalah tersebut perpustakaan perlu mengagendakan waktu pertemuan secara khusus dengan Wadek I, Manajer Pembelajaran dan Kabag/Kasubag. Manajer Pembelajaran : Pa dadang rohmat, ditugaskan utk labelisasi di bagian soal Harus ada petugas utk yg menyerahkan soal (rekomendasi agar pak Agus Nurjaman ditugaskan) Harus ada petugas berkas yg tetap standby diruangan selama kegiatan UAS berlangsung. Utk berkas yg hilang manajer pembelajaran akan berkoordinasi dengan Ketua Panitia, Wadek I. SOP yang sudah ada agar disiapkan dan nanti dibahas lebih lanjut Permohonan percepatan nilai di proses di SBA diajukan ke kaprodi dan dilanjut ke wadek 1 (SOP nya sedang dirancang)