Manajemen Kontrak Togap Siagian MBA

Manajemen Kontrak adalah proses pengelolaan segala aspek yang berhubungan dengan kesepakatan yang dibuat antara para pihak.

Tujuan Manajemen Kontrak Memastikan penyelesaian pekerjaan secara efisien Memastikan pengertian yang sama atas kesepakatan Memastikan kepatuhan para pihak Menghindari dan menyelesaikan perselisihan Penilaian kinerja yang adil dan transparan Mengantisipasi risiko risiko pada para pihak

Komponen Kontrak

Tahapan Manajemen Kontrak Pembuatan Kontrak Pelaksanaan Kontrak Identifikasi kebutuhan, pembuatan lingkup kerja (scope of work), evaluasi risiko, pembuatan rencana pengelolaan kontrak, pemilihan dan penunjukan kontraktor Pengelolaan dokumen, eksekusi pengadaan jasa/barang, penanganan perselisihan, monitoring kinerja, audit hasil kontrak, dan penyelesaian kontrak

Jangka Waktu Kontrak Spot Jangka pendek (< 1 tahun) Jangka menengah (1 – 3 tahun) Jangka panjang (> 3 tahun) Tanpa jangka waktu

Model Kontrak Berdasarkan Rate Fixed Rate Fixed Total Cost (Lump Sum) Fixed Unit Price Fixed Price with Incentive Fixed Price with Adjustment Cost Reimbursable CR with Fixed Fee CR with Percentage Fee CR with Incentive Fee CR with Award Fee Time & Materials

Perbandingan Kontrak Fixed Rate Tipe Kejelasan Lingkup Kerja Sharing Risiko Kepastian Anggaran Insentif Pemenuhan Milestone Fixed Total Cost (Lump Sum) Sangat Tinggi Semuanya di Kontraktor Tinggi Fixed Unit Price Kontraktor Medium Fixed Price with Incentive Fee Kontraktor & Pemberi Kerja Fixed Price with Price Adjustment

Perbandingan Kontrak Cost Reimbursable Tipe Kejelasan Lingkup Kerja Sharing Risiko Kepastian Anggaran Insentif Pemenuhan Milestone CR with Fixed Fee Medium Pemberi Kerja Rendah CR with Percentage Fee CR with Incentive Fee Rendah – Medium Medium – Tinggi CR with Award Fee

Faktor yang Mempengaruhi Pemilihan Model Kontrak Detail dan akurasi dari lingkup kerja Jangka waktu dari kebutuhan barang/jasa Ada tidaknya risiko kenaikan harga yang tidak diperkirakan Pentingnya memenuhi target milestone Kepastian jumlah anggaran

Poin Poin Penting dalam Kontrak Para pihak Jangka waktu Lingkup kerja, a.l. tujuan, peralatan, lokasi, penanggung jawab kontrak, kriteria pencapaian kinerja, proses monitoring pelaksanaan Tata cara pembayaran Proses penyelesaian perselisihan Proses perubahan kontrak Proses penghentian kontrak Kondisi darurat

Manajemen Risiko

To be prepared is half the victory! (Miguel de Cervantes Saavedra)

Tahapan Manajemen Risiko Identifikasi Analisis Mitigasi Pelaksanaan Kontrak

Identifikasi Jenis Risiko Risiko atas Produk/Jasa Risiko atas Proses Risiko Keuangan Risiko atas Jadwal Risiko atas Keselamatan, Kesehatan dan Lingkungan Risiko Sosial

Analisis Risiko Probabilitas vs Dampak

Boston Matrix untuk Analisis Risiko

Tahap Persiapan Kontrak •Prekualifikasi: kompetensi teknis, kemampuan keuangan, site visit, referensi (contoh D&B, experience) •Pembuatan draft kontrak: kejelasan spesifikasi, pengukuran, monitoring •Indemnification & hold harmless •Contract Management Plan •Jaminan: asuransi, warranty, bank guarantee, parent company guarantee Mitigasi Risiko Tahap Persiapan Kontrak

Tahap Pelaksanaan Kontrak •Serah terima kontrak pada project manager / pemilik kontrak •Monitor pelaksanaan pekerjaan •Monitor KPI secara rutin •Pencairan jaminan pelaksanaan •Proses pembayaran •Arbitrase •Terminasi kontrak Mitigasi Risiko Tahap Pelaksanaan Kontrak

Take Aways Pembuatan kontrak perlu direncanakan dengan baik Melibatkan semua pihak yang akan dipengaruhi oleh kontrak tersebut Proses monitoring dan pengukuran kinerja sangat penting Risiko risiko kontrak dapat dikelola dan dibatasi

Current: Senior Manager of Strategic Procurement, PT Vale Indonesia Togap Siagian MBA Current: Senior Manager of Strategic Procurement, PT Vale Indonesia Previous: ConocoPhillips Indonesia, Inc., PT Freeport Indonesia, PT Omron Manufacturing of Indonesia Education: MBA Rochester Institute of Technology, Industrial Engineering Institut Teknologi Bandung Interests: Supply Chain Management, Procurement, Contract Management, Strategic Sourcing, Procurement Cost Saving, Negotiation, Materials Management, Warehousing, Inventory Management