MANAJEMEN PERUBAHAN PERILAKU ORGANISASI

Pengertian Manajemen Perubahan Menurut Tim Creacev, Direktor of Research and Development Prosci Research (2011) Manajemen perubahan adalah suatu proses, alat dan teknik untuk mengelola orang-orang untuk berubah dalam rangka mencapai tujuan bisnis yang telah ditentukan. Tujuan utama dari perubahan itu adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan cara merubah bagaimana cara mengerjakan pekerjaan yang lebih baik.

KONOTASI MANAJEMEN PERUBAHAN Manajemen transisi, karena mengelola keadaan yang bersifat transisi dari kondisi lama menuju kondisi baru. Manajemen inovasi, karena tujuan dari perubahan adalah untuk pembaruan dari yang lama menuju yang baru supaya lebih baik

Tujuan Penerapan Manajemen Perubahan Tujuan utama dari perubahan itu adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan cara merubah bagaimana cara mengerjakan pekerjaan yang lebih baik.

PERUBAHAN dalam ORGANISASI Tidak banyak individu atau organisasi menyukai adanya perubahan, namun perubahan tak bisa dihindari dan harus dihadapi. Maka diperlukan satu pengelolaan perubahan agar proses & dampak dari perubahan tersebut dapat di arahkan pada titik perubahan yang positif.

Masalah dalam PERUBAHAN Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan, masalah yang paling sering & menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri” (resistance to change). Penolakan bisa jelas terlihat (eksplisit) & segera, misal : mengajukan protes, ancaman mogok, demonstrasi. Penolakan yang tersirat (implisit) & lambat laun, misal : loyalitas pd organisasi berkurang, motivasi kerja turun, kesalahan kerja meningkat

Mengapa Perubahan ditolak ? Penolakan atas perubahan oleh individual Penolakan perubahan oleh kelompok atau organisasional (Stephen P. Robbins, Organizational Behavior, Concepts, Controversies, and Application, 1991)

Individual Resistance KEBIASAAN RASA AMAN FAKTOR EKONOMI KETIDAKPASTIAN PERSEPSI

Kebiasaan : Merupakan pola tingkah laku yang ditampilkan berulang –ulang sepanjang hidup. Kebiasaan dilakukan karena merasa nyaman, menyenangkan, jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan maka akan muncul mekanisme diri yaitu Penolakan.

Rasa Aman : Jika kondisi saat ini memberi rasa aman (nyaman), & kita membutuhkan rasa aman yg relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar. Status dikedepankan sbg alasan.

Faktor Ekonomi : Dengan perubahan tertentu mungkin akan mengurangi pendapatan, misal konsep 5 hari kerja akan mengurangi upah lembur.

Ketidakpastian : Karena perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. , maka kondisi nanti setelah perubahan belum pasti. Untuk itu orang akan cenderung memilih kondisi sekarang yang sudah pasti dan menolak perubahan.

Persepsi : Persepsi merupakan cara pandang individu tehadap dunia sekitarnya (cara pandang ini mempengaruhi sikap individu).

Organizational Resistance INERSIA STRUKTURAL, DAMPAK LUAS PERUBAHAN, INERSIA KELOMPOK KERJA, ANCAMAN TERHADAP KEAHLIAN, ANCAMAN KEKUASAAN, ANCAMAN ALOKASI SUMBER DAYA

Inersia Struktural : Artinya penolakan yang terstruktur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, akan menghasilkan stabilitas organisasi. Jika perubahan dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas organisasi akan terganggu

Dampak Luas Perubahan : Fokus perubahan akan berdampak luas, perubanah dlm organisasi tdk mungkin hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian diubah maka bagian lain akan terpengaruh juga.

Inersia Kelompok Kerja : Meskipun individu mau mengubah perilakunya, namun norma kelompok memiliki potensi untuk menghalangi perubahan. Dominasi pengaruh kelompok lebih kuat pada individu dalam kelompok.

Ancaman Terhadap Keahlian : Perubahan dalam pola organisasional dapat mengancam keahlian kelompok kerja tertentu. Penerapan IT dapat menggantikan aktifitas secara manual, terkait mutu SDM.

Ancaman Kekuasaan : Ancaman terhadap hubungan kekuasaan yang telah mapan. Mengintroduksi sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali dipandang sebagai ancaman kewenangan, bagi tingkat middle manager.

Ancaman Alokasi Sumber Daya : Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan organisasi sbg ancaman, apakah perubahan tersebut akan mengurangi anggaran atau SDM kelompok kerjanya atau tidak ?

Bagaimana mengatasi penolakan atas Perubahan? a. Pendidikan & komunikasi. b. Partisipasi. c. Fasilitas & dukungan. d. Negosiasi. e. Manipulasi & kooptasi. f. Paksaan.

a. Pendidikan & komunikasi Memberikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak terkait. Komunikasikan dlm berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, bahkan sosialisasi.

b. Partisipasi Ajak serta semua fihak untuk mengambil keputusan bersama. Leader hanya sebagai fasilitator & motivator, biarkan anggota organisasi yg ambil keputusan.

c. Fasilitas & dukungan Jika anggota organisasi merasa takut atau cemas terhadap perubahan yg diterapkan, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Berikan juga pelatihan-pelatihan, terkait peningkatan kemampuan individual. Tujuannya untuk mengurangi tingkat penolakan terhadap perubahan.

d. Negosiasi Melakukan negosiasi dengan fihak-fihak yg menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yg menentang memiliki kekuatan yg tidak kecil, misal serikat pekerja yg menentang kebijakan baru dari manajemen perusahaan.

e. Manipulasi & kooptasi Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misal memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yg negatif. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dlm mengambil keputusan.

f. Paksaan Berikan ancaman & jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan organisasi. (sumber : L. Coch & JRP French, Jr. Overcoming Resistant to Change. 1948)

Pendekatan dalam Manajemen PERUBAHAN ORGANISASI 1. UNFREEZING the status quo 2. MOVEMENT to the new state 3. REFREEZING the new change to make it permanent (Kurt Lewin, Field Theory in Social Science, 1951)

Kurt Lewin, Field Theory in Social Science, 1951

UNFREEZING the status quo Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang & pendukung perubahan. Status quo dicairkan, biasanya kondisi yg sekarang berlangsung (status quo) diguncang sehingga orang merasa kurang nyaman.

MOVEMENT to the new state Secara bertahap tapi pasti, perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan mulai berkurang, sedang jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan.

REFREEZING the new change to make it permanent Jika kondisi yang diinginkan tercapai, stabilkan kondisi melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, & cara pengelolaan organisasi yang baru juga. Jika berhasil, maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan jumlah pendukung semakin bertambah banyak.

TUJUAN PERUBAHAN Tujuan Perubahan untuk memperbaiki Kemampuan Organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dan disisi lain mengupayakan perubahan perilaku karyawan (Robbins, 2001: 542)

SASARAN PERUBAHAN Perubahan Organisasi dapat terjadi pada struktur, teknologi dan orang (Greenberg dan Baron 2003: 590). Disamping itu, ditambahkan pula terjadinya perubahan dalam pengaturan fisik (Robbins, 2001: 543).

PERUBAHAN STRUKTUR Struktur Organisasi didefinisikan sebagaimana suatu tugas secara formal dibagi-bagi, dikelompokan dan di organisasikan. Desain organisasi diubah pada beberapa elemen. Tanggung jawab departemen dikombinasikan, lapisan vertikal diubah dan rentang kendali diperluas dengan membuat organisasi lebih datar dan kurang birokrasi.

PERBAIKAN TEKNOLOGI Perbaikan teknologi diarahkan kepada pekerja yang lebih efisien. Perubahan teknologi biasanya menyangkut pengenalan peralatan baru, metode otomatis atau komputerisasi.

PROSES MENGUBAH ORANG Proses mengubah orang tidaklah mudah. Akan tetapi, langkah dasar adalah melalui unfreezing (pencairan), changing (perubahan), dan refreezing (pembekuan kembali).

JENIS PERUBAHAN Perubahan Terencana (Planned Change) adalah Aktivitas perubahan yang disengaja dan berorientasi pada tujuan (Robbins, 2001: 542). Dan menurut Greenberg dan Baron (2003: 593) menyatakan sebagai aktivitas yang dimaksudkan dan sifatnya sengaja dan dirancang untuk memenuhi beberapa tujuan organisasi

Perubahan tidak Terencana (Unplanned Change) merupakan pergesaran aktivitas organisasional karena adanya kekuatan yang sifatnya eksternal, yang berada di luar kontrol organisasi (Greenberg dan Baron, 1997: 550)

PENDEKATAN DAN STRATEGI PERUBAHAN ORGANISASI

PENDEKATAN PERUBAHAN PENDEKATAN KEKUASAAN SEPIHAK: Penggunaan wewenang atasan atau manajemen untuk melakukan keputusan dengan dekrit atasan, dengan pergantian, dan dengan struktur baru PENDEKATAN BERSAMA: Interaksi dan wewenang bersama (keputusan kelompok dan pemecahan masalah dalam kelompok) PENDEKATAN DELEGASI: Penekanannya pada pelaksanaan keputusan oleh bawahan (kelompok diskusi, kelompok latihan kepekaan) Keterangan: Ad. 1 = Hasil minimum Ad. 2 = Adanya partisipasi bawahan Ad. 3= Hasil maksimum (Bawahan berpartisipasi aktif)

BENTUK STRATEGI PERUBAHAN ORGANISASI I. PRO AKTIF = Perubahan organisasi yang mendahului perubahan lingkungan Perubahan Organisasi Lingkungan II. INTER AKTIF = Perubahan organisasi sesudah adanya perubahan lingkungan Lingkungan Perubahan Organisasi III. ADAPTIF = Perubahan organisasi bersamaan atau menyesuaikan dengan perubahan lingkungan

KOMITMEN TERHADAP PERUBAHAN DILANJUTKAN DENGAN PENGEMBANGAN ORGANISASI (ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT)

PENGEMBANGAN ORGANISASI (ORGANIZATION DEVELOPMENT) Suatu usaha jangka panjang yang di dukung oleh pimpinan tinggi untuk memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan pembaharuan organisasi, terutama melalui diagnosa dan pengelolaan budaya organisasi secara kolaborasi dan lebih efektif dengan penekanan khusus pada tim kerja yang formal, tim sementara dan antar kelompok kebudayaan dengan bantuan konsultan, fasilitator dan dengan penggunaan teori serta teknologi dari ilmu perilaku terapan, termasuk penelitian tindakan (action research)

PENGEMBANGAN ORGANISASI Sebagai usaha perubahan berencana (planned change) Dikendalikan dan dipimpin oleh top manajemen Tujuannya untuk meningkatkan keefektifan kerja dan kesehatan organisasi Dilakukan dengan metode intervensi berencana terhadap proses dalam organisasi dengan memanfaatkan teori-teori perilaku Berorientasi pada pelaksanaan kerja dan dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan Peningkatan profesionalisasi kerja (reward, spesialisasi, identitas, responsbelitas, akuntabelitas) Intervensi pengembangan organisasi dilakukan oleh manajer atau konsultan dengan sasaran individu, kelompok dan organisasi

TUJUAN PENGEMBANGAN ORGANISASI Berusaha meningkatkan prestasi keseluruhan dari seluruh kelompok, departemen dan organisasi secara keseluruhan (memakan waktu cukup lama) Memudahkan pemecahan masalah dalam pekerjaan (ditempat kerja) dan meningkatkan mutu keputusan Mengadakan perubahan-perubahan yang lebih efektif Mengurangi pertentangan yang sifatnya merusak dan membuatnya menjadi lebih efektif Meningkatkan keterlibatan dengan tujuan organisasi Memelihara kerjasama diantara individu-2 dan kelompok-2 dalam pekerjaan pengembangan organisasi dengan melibatkan sentimen, emosi, harapan dan kreativitas/inovasi Menggunakan metode action research

PROSES PENGEMBANGAN ORGANISASI PELATIHAN LABORATORIUM SURVAI ATAU RISET UMPAN BALIK