Menerapkan manajemen dan administrasi di bidang Farmasi STANDAR KOMPETENSI : Menerapkan manajemen dan administrasi di bidang Farmasi HILMA HENDRAYANTI, S.Si., Apt.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Fungsi-fungsi manajemen dalam pengelolaan perbekalan farmasi, alkes dan PKRT dijalankan yaitu dalam kegiatan : – perencanaan – penyimpanan – distribusi – pengawasan – pelaporan Kesehatan

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Perencanaan → peramalan kebutuhan akan perbekalan farmasi, alkes dan PKRT di apotek maupun rumah sakit. Rumah sakit : berpedoman kepada daftar obat essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis-jenis penyakit di rumah sakit yang bersangkutan. Apotek : didasarkan atas prediksi kebutuhan dalam kurun waktu tertentu, pada umumnya juga mempertimbangkan jenis penyakit yang sering terjadi dan obat yang sering diresepkan oleh dokter sekitar apotek Penyimpanan → bagaimana menjaga persediaan yang dimiliki agar tetap dalam kondisi yang baik dan bermutu sampai tangan konsumen

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Pencatatan → kegiatan penyimpanan menyangkut pencatatan keluar masuknya persediaan Distribusi → bertujuan untuk menyampaikan persediaan kepada konsumen secara efektif dan efisien Pengawasan → berupa pengawasan di tempat ataupun pengawasan terhadap dokumen atau pencatatan Pelaporan → laporan perbekalan farmasi termasuk psikotropika dan narkotika

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Perencanaan Pelaksanaan perencanaan harus memperhatikan ketentuan - ketentuan di bawah ini: - Doelmatig, artinya pengadaan persediaan berupa perbekalan farmasi, alkes dan PKRT harus sesuai dengan tujuan atau rencana yang sebelumnya. - Rechtmatig, artinya pengadaan persediaan harus sesuai dangan hak/kemampuan. Untuk persediaan obat, WHO merekomendasikan sistem VEN (vital, essensial, non- essensial). Pengadaan diatur mulai dari obat-obat yang masuk kategori vital, kemudian essensial, lalu bila ada dana yang belum teralokasikan dapat diatur untuk obat-obat kategori non essensial. - Wetmatig, artinya sistem atau cara pengadaannya harus sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Kesehatan

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Penyimpanan dan Penyaluran Kegiatan penyimpanan dan penyaluran terdiri atas pekerjaan sebagai berikut: a. menerima barang dan dokumen – dokumen pendukungnya, antara lain Surat Pesanan/Surat Kontrak, Surat Kiriman, Faktur barang. b. memeriksa barang dengan dokumen-dokumen yang bersangkutan baik dari segi jumlah, mutu, tanggal kadaluarsa, merk, harga dan spesifikasi lain bila diperlukan. c. menyimpan barang sesuai ketentuan, harus memperhatikan stabilitas obat dan tempat penyimpanan agar mudah memperoleh dan mengaturnya. Tempat penyimpanan barang/obat dapat berdasarkan khasiat/terapi obat atau sesuai abjad.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT d. memeriksa secara berkala dan menjaga barang dari kerusakan atau hilang. e. memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan pengiriman barang dan menyiapkan dokumennya. f. mengirim barang dengan dokumen-dokumen pendukungnya dan mengarsipkannya (surat permintaan barang, surat pengiriman, faktur barang). g. mengadministrasikan keluar masuknya barang dengan tertib. h. menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat penyimpanan/gudang.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Faktor-faktor yang perlu diperhatikan di dalam fungsi penyimpanan dan gudang adalah: - masalah keamanan dan bahaya kebakaran - tenaga manusia yang seefektif mungkin - ruangan seefektif mungkin, baik dari segi besarnya ruangan dan pembagian ruangan - memelihara gedung dan peralatan dengan sebaik mungkin - menciptakan suatu sistem yang lebih efektif untuk lebih memperlancar arus barang keluar-masuk. Menggunakan metode FIFO = First In First Out dan FEFO = First Expired First Out

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Gudang Farmasi Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat kabupaten atau kota dilakukan sebagai berikut: 1. Penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alkes dan perbekalan farmasi. 2. Penyiapan penyusunan rencana pencatatan dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi. 3. Pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara umum dan baik yang ada dalam persediaan maupun yang akan didistribusikan. 4. Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) dan BP (Balai Pengobatan) 1. Perencanaan Didasarkan pada buku pedoman Pengobatan, Pedoman pengelolaan Obat di Puskesmas, serta didasarkan pada Daftar Obat Essensial (DOEN). Daftar kebutuhan obat puskesmas dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota daftar ini menjadi masukan penyusunan kebutuhan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota 2. Pengadaan Puskesmas tidak mengadakan obat sendiri tetapi menerima obat-obatan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai dengan pengajuan, frekuensi penerimaan disesuaikan dengan kemampuan daerah

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT 3. Penggunaan Dalam memudahkan monitoring pelayanan obat dilakukan melalui satu pintu (kamar obat) baik untuk penderita umum, gigi, dan lain-lain. Pelayanan obat menggunakan resep sesuai jenis obat yang akan diambil di kamar obat. 4. Pencatatan dan Pelaporan Semua penggunaan obat dicatat sesuai dengan pedoman pengelolaan obat pada akhir bulan penggunaan obat baik jenisnya maupun jumlahnya dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kotamadya. Laporan harus dilampiri daftar resep, nama obat, jumlah masing-masing obat serta nama dokter yang menulis resep keluar.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Rumah Sakit Pengelolaan obat di rumah sakit diwajibkan mengelola obat dengan cara: 1. Instalasi farmasi rumah sakit diwajibkan mengelola obat rumah sakit secara berdaya guna dan berhasil guna. 2. Instalasi farmasi rumah sakit diharuskan membuat prosedur perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemantauan obat yang digunakan rumah sakit. 3. Instalasi rumah sakit berkewajiban melaporkan kepada direktur rumah sakit atas penyimpangan penulisan resep yang dilakukan oleh dokter.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Pengelolaan di rumah sakit dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain: 1. Peresepan Perorangan Sistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit swasta. Pasien memperoleh obat dengan membeli resepnya di apotek/unit farmasi rumah sakit. 2. Persediaan Obat di Ruangan Sistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit kecil. Sistem penyaluran obat dengan persediaan obat di ruangan ini dijalankan dengan memberikan kebutuhan obat kepada konsumen/pasien menggunakan persediaan-persediaan obat yang sudah disalurkan di ruangan-ruangan dalam rumah sakit. Rumah sakit umum biasanya menerapkan kombinasi dua sistem diatas.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT 3. Unit Dose Dispensing (UDD) Sistem UDD adalah dengan menyalurkan obat ke pasien sebanyak satu dosis pemakaian setiap kali waktu minum obatnya, sehingga sistem ini diberlakukan di rumah sakit khususnya untuk pasien rawat inap. Di negara-negara maju, sistem ini sudah sangat berkembang. Dengan sistem UDD, pelayanan kefarmasian akan lebih mendekati penderita, sehingga waktu keperawatan tidak banyak terbuang untuk pengurusan obat dan biaya menjadi lebih efisien, komunikasi perawat - farmasi juga lebih baik.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Pengawasan Pengawasan dalam pengelolaan persediaan dapat mencakup pengawasan terhadap: a. Harga barang persediaan yang dibeli. b. Biaya-biaya yang dikeluarkan c. Prosedur pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan penyaluran d. Kesesuaian barang menyangkut spesifikasi barang, kecocokan kartu barang terhadap bukti-bukti pembukuan dan jumlah barang e. Kualitas barang, obat kadaluarsa, alur obat dengan metode FIFO, penandaan terhadap barang-barang yang laku keras ataupun laku lambat f. Tertib pencatatan dan pelaporan

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Beberapa pencatatan dalam sistem pengawasan persediaan di rumah sakit adalah: - Permintaan pembelian. - Surat pesanan/kontrak. - Berita acara penerimaan barang dan laporan penerimaan - Catatan persediaan, misalnya dalam bentuk kartu stok, kartu kadaluarsa. - Surat bukti pengeluaran barang, dapat berupa berita acara penyerahan barang dan resep obat.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Beberapa pencatatan yang dilakukan di apotek seperti di bawah ini: 1. Buku Penjualan Harian Obat Bebas Digunakan untuk mencatat semua transaksi harian meliputi penjualan obat bebas alkes, PKRT maupun barang- barang lain selain resep. Tujuan dari buku penjualan ini adalah untuk mengetahui jumlah penjualan setiap harinya. Tgl. Jumlah Nama Barang Total Uang Contoh Format Buku Penjualan Obat Bebas

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT 2. Buku Penjualan Resep Digunakan untuk mencatat semua resep yang masuk setiap harinya, agar apotek mempunyai dokumentasi yang lengkap mengenai resep yang sering masuk No Tgl Nama obat Jumlah obat Nama pasien Dokter Rupiah Contoh Format Buku Pencatatan Resep

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT 3. Buku Pembelian Buku pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian obat yang dilakukan di apotek melalui PBF. Pencatatan semua pembelian obat dilakukan setiap harinya. Tgl No PBF No. faktur Bacth Nama Obat Jml Harga satuan Disc% Total Jumlah total Contoh Format Buku Pembelian

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT 4. Buku Pembayaran Buku pembayaran mempunyai fungsi untuk mencatat semua pembayaran faktur-faktur dari Pedagang Besar Farmasi (PBF). Sebelum dilakukan inkaso/pembayaran obat kredit dilakukan: 1. Pengumpulan faktur-faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo 2. Pencatatan dilakukan di buku inkaso/pembayaran, lalu ditotal berapa jumlah pembayaran yang harus dilakukan. No. PBF No. Faktur Tanggal jatuh tempo Jumlah Contoh Format Buku Pembayaran

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT 5. Buku Setoran Harian Buku setoran ini dibuat dengan tujuan untuk mencatat semua jumlah pendapatan yang diperoleh setiap harinya Tgl. Jam kerja Jumlah Pendapatan Contoh Format Buku Setoran Harian

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT 6. Buku Stok Obat Buku stok obat memuat tentang obat-obatan yang ada di apotek dan memuat jumlah barang yang masih ada dalam persediaan. Buku stok obat ini dapat digunakan untuk : a. mengetahui obat-obat apa saja yang paling sering terjual b. obat-obat apa saja yang tidak laku c. mengetahui jumlah obat yang tersisa sebagai data untuk pengadaan barang No. Nama Obat Jumlah Contoh Format Buku Stok Obat

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT Contoh Bentuk Kartu Stok di Apotek

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT 7. Buku Defecta Buku defecta digunakan untuk mencatat persediaan yang akan dipesan pada PBF. Berisi tentang nama barang dan jumlah yang akan dipesan No. Nama barang Sisa stok Kebutuhan Contoh Format Buku Defecta

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT 8. Buku Pengeluaran Narkotika dan Psikotropika Buku pengeluaran obat narkotika/psikotropika dibuat untuk mencatat pengeluaran obat psikotropika dan obat narkotika agar dapat diketahui jumlah obat yang sering keluar dan mempunyai dokumentasi yang lengkap mengenai pasien tersebut. Tgl Nama dan alamat pasien Nama Obat Jumlah Dokter dan alamat Contoh Format Buku Pengeluaran Narkotika/ Psikotropika

Laporan Narkotika dan Psikotropika Laporan Pemakaian Narkotika