SISTEM INFORMASI KORPORAT Pertemuan 03 Kematangan Keselarasan Strategis Business - IT Program Studi Sistem Informasi Universitas Mercu Buana Yogyakarta

… hari ini … Definisi keselarasan Pentingnya keselarasan Model keselarasan strategik Model Kematangan keselarasan strategik Penilaian kematangan keselarasan strategi

… definisi …

… hari ini …

… definisi keselarasan … “the degree to which the IT mission, objectives and plans support and are supported by the business mission, objectives and plans” [Reich & Benbasat, MISQ, 24, 1, p.82] “fit” & “integration” among business strategy, IT strategy, business infrastructure, and IT infrastructure. [Henderson & Venkatraman, IBMSJ, 32, 1, 4-16] Management IS yang efektif membutuhkan keseimbangan dan keselarasan efektif terhadap empat domain.

… definisi keselarasan … Keselarasan bisnis – IT merujuk pada penerapan teknologi informasi dengan cara yang tepat, sejalan dengan strategi, tujuan dan kebutuhan bisnis atau organisasi. [Luftman] Keselarasan harus dipandang dalam 2 sisi yang saling melengkapi Bagaimana IT diselaraskan dengan bisnis Bagaimana bisnis harus diselaraskan dengan IT

… keselarasan strategik … Menekankan pada harmonisasi tujuan dan rencana implementasi TI dengan tujuan dan struktur organisasi bisnis. Manajemen TI harus paham dengan strategi organisasi Keselarasan strategik merujuk pada koordinasi strategi bisnis, TI dan infrastruktur bisnis, TI

… pentingnya keselarasan …

… pentingnya keselarasan …

… mengapa perlu keselarasan … IT dan telekomunikasi mengkonsumsi lebih dari 50% belanja peralatan (equipment). Kebutuhan akan managemen sumber daya sekarang menjadi penting/kritikal karena penetrasi IT dan kecepatan perubahan. Sebagai sumber daya yang kritikal, IT membutuhkan manajemen sumber daya yang efektif, dan harus diselaraskan dengan tujuan organisasi.

… pentingnya keselarasan … … konsekuensi lemahnya keselarasan … Kompetensi tidak dikembangkan, dipromosikan atau dikelola. Resiko tidak dikaji dengan baik. Eksekutif bisnis tidak dapat mengartikulasikan kebutuhan IS mereka dengan baik, tidak mengerti untuk apa IS. Orang IT memiliki visi bisnis atau pengetahuan bisnis yang terbatas. Investasi IT mahal dan memberikan benefit yang rendah terhadap organisasi. “We have 25 different (unintegrated) CRM systems!”

… keselarasan strategik … Menekankan pada harmonisasi tujuan dan rencana implementasi TI dengan tujuan dan struktur organisasi bisnis. Manajemen TI harus paham dengan strategi organisasi Keselarasan strategik merujuk pada koordinasi strategi bisnis, TI dan infrastruktur bisnis, TI

… model keselarasan …

… pendekatan terhadap keselarasan … … Beberapa pendekatan, menurut Chen … via arsitektur Sofware architeture Enterprise architecture : Zachman, TOGAF, EAP. Dll. via governance Business Performance Management : Balanced Scorecard, Strategic Mapping IT Governance : COBIT, IT IL via komunikasi Venkataraman, Luftman

… Henderson & venkatraman … … model keselarasan … … Henderson & venkatraman …

… strategic alignment model … Dikembangkan oleh Henderson dan Venkataraman. Rerangka untuk menyelaraskan IT dengan business strategy Rerangka konseptualisasi dan pengarahan peran strategis IT Rerangka untuk meningkatkan atau memberdayakan IT untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkesinambungan.

… strategic alignment model … … memiliki 4 dimensi … Aspek keselarasan yang dominan : business atau ICT Fokus: Operational integration atau strategic fit Integrasi strategis antara strategi TIK dengan strategi bisnis. Integrasi operasional antara infrastruktur proses TIK dengan proses struktur dan proses yang ada dalam organisasi.

… strategic alignment model … Henderson & Venkatraman (1989) mengidentifikasikan empat jenis penyelarasan dalam organisasi yang mendefinisikan beberapa pilihan strategis yang dihadapi: : Strategic integration – keselarasan antara strategi bisnis dan strategi IT. Operational integration – keselarasan antara infrastruktur bisnis dan infrastruktur IT. Business fit – keselarasan antara strategi bisnis dan infrastruktur bisnis. IT fit – keselarasan antara strategi IT dan infrastruktur IT.

… model keselarasan strategik …

… komponen model keselarasan strategik …

… komponen model keselarasan strategik …

… perspektif penyelarasan … … strategy execution … IT sebagai fasilitas … Strategi bisnis akan memberikan panduan terhadap infrastruktur dan proses TIK. Top management mendefinisikan seluruh strategi. IT akan mengimplementasi strategi secara efektif dan efisien. Manajer bisnis akan memberikan kebutuhannya kepada manajer IT Manajer IT kemudian bertindak berdasarkan permintaan Kinerja diukur dengan biaya (cost) dan layanan.

… perspektif penyelarasan … … strategy execution … Aspect Strategy Driver Business strategy Role of top management Strategy formulator Role of ICT management Strategy implementor Performance criteria Cost-service center

… perspektif penyelarasan … … strategy execution … Apa resiko yang melekat dengan perspektif ini ….

… perspektif penyelarasan … … service level … IT dipandang sebagai service (layanan) Departemen IT telah memiliki proses dan standar tersendiri. Menyebabkan biaya IT yang efektif Strategi IT akan mengarahkan organisasi dan infrastruktur IT. Indirect link dengan strategi business) Syarat yang harus dipenuhi : strategy bisnis stabil (tidak berubah- ubah). Kinerja diukur dengan kepuasan pengguna

… perspektif penyelarasan … … service level … Aspect Strategy Driver ICT strategy Role of top management Prioritizer Role of ICT management Executive leadership Performance criteria Customer satisfaction

… perspektif penyelarasan … … technology transformation … IT dipandang sebagai partner. Kinerja IT dipandang sebagai faktor sukses bagi pencapaian tujuan organisasi. Strategi bisnis akan mempengaruhi strategi IT. Perencanaan IT dipandang sebagai impak keputusan strategi bisnis. Implemntasi strategi bisnis dengan menggunakan IT sebagai instrumen. Manajemen menetapkan visi teknologi yang mendukung strategi bisnis. Kinerja diukur dengan technology leadership

… perspektif penyelarasan … … technology transformation … Aspect Strategy Driver Business strategy Role of top management Technology visionary Role of ICT management Technology architect Performance criteria Technology leaderschip

… perspektif penyelarasan … … competitive potential … IT dipandang sebagai pemampu (enabler) IT merupakan faktor penting dalam menetapkan dan menyesuaikan strategi bisnis. IT memampukan perubahan dan membuat bisnis baru. Strategi bisnis dan strategi IT yang terkait erat. Infrastruktur dan proses dalam organisasi di drive oleh teknologi. Manajemen memasukkan pengembangan IT dalam strategi bisnis. Kinerja diukur dari market leadership

… perspektif penyelarasan … … competitive potential … Aspect Strategy Driver ICT strategy Role of top management Business visionary Role of ICT management Catalyst Performance criteria Business leaderschip

… strategic alignment model … Dikembangkan oleh Henderson dan Venkataraman. Rerangka untuk menyelaraskan IT dengan business strategy Rerangka konseptualisasi dan pengarahan peran strategis IT Rerangka untuk meningkatkan atau memberdayakan IT untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkesinambungan.

… perspektif penyelarasan …

… model keselarasan … … COBIT 4.1 pendekatan 2… (sumber : Juan Ignacio Rouyet, dkk, Using CobiT 4.1 to Achieve Business-IT Alignment: A Practical Approach)

… keselarasan strategis … Pendekatan ini menggunakan keselarasan strategi antara strategi bisnis dan strategi TI. Berdasarkan tujuan akhir tata kelola yaitu ‘to sustain and extend the strategies’ and objectives of the business organization Menggunakan COBIT framework dan mengadopsi Balanced Scorecard sebagai alat penyelarasan

… keselarasan strategis … Balanced Scorecard memandang performa organisasi dalam 4 perpektif Financial perspective—Defines the financial performance expected from the strategy and serves as the ultimate target for the objectives and measures of all the other scorecard perspectives Customer perspective—Identifies the customer and market segments in which the organization has chosen to compete Internal business process perspective— Identifies the processes that are most critical for achieving customer and shareholder objectives. These processes are not just existing operating processes, but should be identified for the complete organizational value chain. Learning and growth perspective—Defines the organizational capabilities required to be able to achieve the objectives in the other perspectives

… keselarasan strategis … Pemetaan Balanced Scorecard ke IT Balanced Scorecard

… keselarasan strategis … … Langkah-langkah keselarasan … Tetapkan business goals Kaitkan business goals dengan IT goals dan pilih proses COBIT yang sesuai untuk relasi tersebut. Implementasikan IT BSC untuk mengukur ketercapaian IT goals.

… keselarasan strategis … … contoh …

… keselarasan strategis … … contoh …

… keselarasan strategis … … contoh …

… keselarasan strategis … … contoh …

… keselarasan strategis … … contoh …

… keselarasan strategis … … contoh …

… kematangan keselarasan strategis Luftman …

… kriteria pengukuran kematangan …

… kriteria pengukuran kematangan …

… kriteria pengukuran kematangan … … communication … Memastikan adanya berbagi pengetahuan dalam organisasi. Domain kedua mewakili seluruh sumber daya TIK yang dimiliki oleh organisasi. Domain ketiga yang erat kaitannya dengan mempertemukan antara sisi kebutuhan (manfaat) dengan sisi ketersediaan. Involves the constant exchange between business and IT of ideas, knowledge and information, which will ensure that both parties fully understand the organisation’s strategies, priorities, environments, and the process required to achieve the outcomes.

… kriteria pengukuran kematangan … … competency … Organisasi TI perlu menunjukkan nilai yang bisa diberikan kepada bisnis dengan ukuran yang dipahami oleh kedua belah pihak. Kemampuan IT untuk menggunakan pengukuran dan pengilustrasian kinerja IT, dalam rangka memahami keinginan bisnis, dan kontribusi IT terhadap organisasi. Adanya service level yang mengukur komitmen IT terhadap bisnis. Service level harus dikaitkan dengan kriteria yang menetapkan reward atau pinalti yang diperoleh jika sasaran bisa dicapai atau tidak.

… kriteria pengukuran kematangan … … governance … Pendelegasian kepada departemen IT untuk mengambil keputusan dalam manajemen pengelolaannya, terutama departemen IT dan manajer bisnis memprioritaskan sumber daya IT yang dipakai di dalam strategi Otoritas pengambilan keputusan perlu ditetapkan secara jelas.

… kriteria pengukuran kematangan … … partnership … Hubungan antara departemen IT dan bisnis, termasuk di dalamnya keterlibatan IT dalam mengkonfigurasi strategi bisnis. Bagaimana setiap bagian organisasi merasakan kontribusi yang diberikan oleh pihak lain. Rasa saling percaya yang dibangun dan berbagi resiko atau penghargaan antara bisnis dan IT

… kriteria pengukuran kematangan … … score and architecture … Menilai kematangan teknologi informasi. Mengukur tingkat fleksibilitas infrastruktur TI dalam menghadapi dan mengendalikan perubahan bisnis yang terjadi. Kemampuan IT dalam menyediakan arsitektur yang fleksibel, mengaplikasikan dan memadukan berbagai teknologi, mengendalikan proses organisasi, dan menyediakan solusi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan internal organisasi dan konsumen

… kriteria pengukuran kematangan … … skills … Mencakup seluruh perhatian akan sumber daya manusia yang dimiliki organisasi Pertimbangan mencakup pelatihan, penggajian, umpan balik kinerja, peluang karir, kultur sosial organisasi.

… tingkat kematangan … … level 1 … Level paling rendah dari strategic alignment Pemahaman akan IT oleh pihak bisnis masih rendah Investasi IT memiliki pengaruh yang kecil

… tingkat kematangan … … level 2 … Sudah ada komitmen untuk memulai proses keselarasan strategik Memandang IT sebagai aset organisasi. Directed at local situations or functional organizations Alignment at the level is difficult to achieve Peluang potensial sudah dikenali

… tingkat kematangan … … level 3 … Concentrates on governance, processes, and communications toward specific business objectives Needs better governance to invest IT dollars Focus on business processes that generate long-lasting competitive advantage Effectively communicate its vision and get “buy-in” from employees and management

… tingkat kematangan … … level 4 … Leverage IT assets on an enterprise-wide basis Focus on driving business process enhancements to gain competitive advantage Views IT as an innovative and imaginative strategic contributor Capitalize on information and knowledge Utilize IT assets by deploying enterprise-wide architecture

… tingkat kematangan … … level 5 …

… enabler & inhibitor … … enabler dan inhibitor keselarasan …

… kematangan keselarasan strategis COBIT …

… model kematangan COBIT … Menekankan pada harmonisasi tujuan dan rencana implementasi TI dengan tujuan dan struktur organisasi bisnis. Manajemen TI harus paham dengan strategi organisasi Keselarasan strategik merujuk pada koordinasi strategi bisnis, TI dan infrastruktur bisnis, TI

… model kematangan COBIT … ENTERPRISE GOVERNANCE INFORMATION TECHNOLOGY GOVERNANCE ENTERPRISE ACTIVITIES INFORMATION TECHNOLOGY ACTIVITIES Drives and Sets Require Information From

… model kematangan COBIT … Keselarasan menurut COBIT dinyatakan dalam fokus area COBIT

... ruang lingkup tata kelola IT… Strategic alignment Penerapan IT yang mendukung pencapaian visi misi organisasi. Strategi IT harus selaras dengan strategi organisasi. “Strategic alignment focuses on ensuring the linkage of business and IT plans; on defining, maintaining and validating the IT value proposition; and on aligning IT operations with enterprise operations.”

... ruang lingkup tata kelola IT… Value delivery Penerapan IT memberikan nilai tambah untuk mencapai misi organisasi. “Value delivery is about executing the value proposition throughout the delivery cycle, ensuring that IT delivers the promised benefits against the strategy, concentrating on optimising costs and proving the intrinsic value of IT.” (ITGI, 2005:7)

... ruang lingkup tata kelola IT… Risk management Penerapan IT harus disertai dengan identifikasi resiko- resiko IT sehingga dampaknya bisa ditangani. “Risk Management requires risk awareness by senior corporate officers, a clear understanding of the enterprise’s appetite for risk, transparency about the significant risks to the enterprise and embedding of risk management responsibilities into the organisation.” (ITGI, 2005:7)

... ruang lingkup tata kelola IT… Resource management Penerapan IT didukung dengan sumber daya yang memadai dan penggunaan sumber daya yang optimal. “Resource management is about the optimal investment in, and the proper management of, critical IT resources: processes, people, applications, infrastructure and information. Key issues relate to the optimisation of knowledge and infrastructure.” (ITGI, 2005:7)

... ruang lingkup tata kelola IT… Performance measurement Penerapan IT diukur dan dievaluasi secara berkala untuk memastikan bahwa kinerja dan kapasitas IT sesuai dengan kebutuhan organisasi. “Performance measurement tracks and monitors strategy implementation, project completion, resource usage, process performance and service delivery, using, for example, balanced scorecards that translate strategy into action to achieve goals measurable beyond conventional accounting.” (ITGI, 2005:7)

BUSINESS OBJECTIVES AND GOVERNANCE OBJECTIVES COBIT Framework BUSINESS OBJECTIVES AND GOVERNANCE OBJECTIVES INFORMATION C O B I T F R A M E W O R K ME1 Monitor and evaluate IT performance. ME2 Monitor and evaluate internal control. ME3 Ensure compliance with external requirements. ME4 Provide IT governance. PO1 Define a strategic IT plan. PO2 Define the information architecture. PO3 Determine technological direction. PO4 Define the IT processes, organisation and relationships. PO5 Manage the IT investment. PO6 Communicate management aims and direction. PO7 Manage IT human resources. PO8 Manage quality. PO9 Assess and manage IT risks. PO10 Manage projects. Efficiency Integrity Effectiveness Availability MONITOR AND EVALUATE Compliance Confidentiality PLAN AND ORGANISE Reliability IT RESOURCES DS1 Define and manage service levels. DS2 Manage third-party services. DS3 Manage performance and capacity. DS4 Ensure continuous service. DS5 Ensure systems security. DS6 Identify and allocate costs. DS7 Educate and train users. DS8 Manage service desk and incidents. DS9 Manage the configuration. DS10 Manage problems. DS11 Manage data. DS12 Manage the physical environment. DS13 Manage operations. Applications Information Infrastructure People DELIVER AND SUPPORT ACQUIRE AND IMPLEMENT AI1 Identify automated solutions. AI2 Acquire and maintain application software. AI3 Acquire and maintain technology infrastructure. AI4 Enable operation and use. AI5 Procure IT resources. AI6 Manage changes. AI7 Install and accredit solutions and changes.

... keselarasan strategik menurut cobit … Keselarasan strategik dalam COBIT terdapat dalam domain Planning and Organising

COBIT Cube: IT Domains Plan and Organise (PO) Objectives: Formulating strategy and tactics Identifying how IT can best contribute to achieving business objectives Planning, communicating and managing the realisation of the strategic vision Implementing organisational and technological infrastructure Scope: Are IT and the business strategically aligned? Is the enterprise achieving optimum use of its resources? Does everyone in the organisation understand the IT objectives? Are IT risks understood and being managed? Is the quality of IT systems appropriate for business needs? IT and Business

COBIT Cube: IT Domains (Cont.) Let’s look at the COBIT process model, which consists of 34 IT processes defined within the four IT domains. PO1 Define a strategic IT plan. PO2 Define the information architecture. PO3 Determine technological direction. PO4 Define the IT processes, organisation and relationships. PO5 Manage the IT investment. PO6 Communicate management aims and direction. PO7 Manage IT human resources. PO8 Manage quality. PO9 Assess and manage IT risks. PO10 Manage projects. Plan and Organise Plan and Organise Deliver and Support Acquire and Implement Monitor and Evaluate IT Processes

... keselarasan strategik menurut cobit … Ada 7 High level control objective yang terkait dengan keselarasan strategik Define a Strategic IT Plan Define the Information Architecture Communicate Management Aims and Direction Manage IT Human Resources Manage Quality Assess and Manage IT Risks Manage Projects

… evaluasi kematangan keselarasan strategis …

… evaluasi kematangan keselarasan … An essential need of an organisation is to understand the status of their IT systems, and determine the required level of management and control an organisation needs to measure where they are and where improvement is required, and implement a procedure for monitoring the improvement

… evaluasi kematangan keselarasan … By using maturity models, four areas can be identified by management: The actual performance of the enterprise – Where the enterprise is today (ITGI, 2005:19) The current status of the industry – The comparison (ITGI, 2005:19) The organisation’s target for improvement (ITGI, 2005:19) The required growth path between ‘as is’ and ‘to be’ (ITGI, 2007:18)

… evaluasi kematangan keselarasan …

… evaluasi kematangan keselarasan … PO 1 : Define a Strategic IT Plan Management of the process of Define a strategic IT plan that satisfies the business requirement for IT of sustaining or extending the business strategy and governance requirements whilst being transparent about benefits, costs and risks is:

… evaluasi kematangan keselarasan … PO 1 : Define a Strategic IT Plan

… evaluasi kematangan keselarasan … PO 1 : Define a Strategic IT Plan

… evaluasi kematangan keselarasan … PO 2 : Define the Information Architecture Management of the process of Define the information architecture that satisfies the business requirement for IT of being agile in responding to requirements, to provide reliable and consistent information, and to seamlessly integrate applications into business processes

… evaluasi kematangan keselarasan … PO 2 : Define the Information Architecture

… evaluasi kematangan keselarasan … PO 1 : Define a Strategic IT Plan