DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2017 ANALISA JABATAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2017 BIRO ORGANISASI

Grand Design dan Road Map Reformasi Birokrasi Ruang lingkup dan Obyek Meliputi seluruh aspek MANAJEMEN PEMERINTAHAN Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing) Budaya Kerja Aparatur (culture set dan mind set) Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi Tatalaksana Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance Peraturan Perundang-undangan Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif Sumber daya manusia aparatur SDM apatur yang berintegritas, netral , kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera Area Perubahan Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN Pelayanan publik Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi Hasil Yang Ingin Dicapai

ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI PROSES SOSIALISASI DAN INTERNALISASI MANAJEMEN PERUBAHAN LATAR BELAKANG Dasar Hukum Kondisi obyektif SASARAN Perubahan Pola Pikir Perubahan Budaya Kerja Perubahan Perilaku ARAHAN STRATEGI PROSES PENCAPAIAN SASARAN REFORMASI BIROKRASI Tahapan, Program, dan Aktivitas Yang Harus Dilakukan Kementerian/Lembaga PROGRAM PERCEPATAN (QUICK WINS) PENATAAN SISTEM PENILAIAN KINERJA ORGANISASI SAAT INI POSTUR BIROKRASI 2025 ANALISA JABATAN Uraian Jabatan Evaluasi Jabatan SISTEM REMUNERASI SDM (SUMBER DAYA MANUSIA) Standar Kompetensi Jabatan Assesmen Kompetensi Individu Sistem Penilaian Kinerja Pengadaan dan Seleksi Pengembangan dan Pelatihan Pola Promosi, Rotasi, dan Mutasi Pola Karir Database Pegawai ORGANISASI Redefinisi visi, misi, dan strategi Restrukturisasi Analisis Beban Kerja TATALAKSANA Business Process SOP PENJAMIN PELAKSANAAN SISTEM PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN PERBAIKAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA PENGUATAN UNIT ORGANISASI KEPEGAWAIAN PENGUATAN UNIT KERJA KEDIKLATAN PENEGAKAN DISIPLIN PENEGAKAN KODE ETIK

Mengurai secara teliti secara satu per satu ANALISIS JABATAN ANALISIS Mengurai secara teliti secara satu per satu Sekelompok tugas yang dilembagakan dan dibebankan kepada seorang pemegang jabatan baik struktural maupun fungsional JABATAN PERTANYAAN : APA YANG DIURAI SECARA TELITI SATU PER SATU DALAM ANALISIS JABATAN ? BIRO ORGANISASI 4

Unsur – unsur yang membentuk suatu jabatan NAMA JABATAN RINGKASAN TUGAS JAB (IKHTISAR JABATAN) RINCIAN TUGAS JABATAN/KEGIATAN HASIL KERJA BAHAN KERJA PERANGKAT KERJA WEWENANG TANGGUNG JAWAB HUBUNGAN KERJA JABATAN KEADAAN TEMPAT KERJA UPAYA FISIK KEMUNGKINAN RESIKO BAHAYA SYARAT JABATAN

Ada 3 Kesimpulan Dari Pengertian Anjab : MBS 2006 Ada 3 Kesimpulan Dari Pengertian Anjab : KESIMPULAN II : HASIL ANJAB ADALAH INFORMASI JAB (UJ & PJ) KESIMPULAN I : ANJAB DILAKUKAN DENGAN 3 TAHAPAN YAITU : 1. TAHAP MENGUMPULKAN DATA JABATAN 2. TAHAP MENGOLAH/ MENGANALISIS DATA JABATAN MENJADI INFORMASI JAB (UJ DAN PJ) 3. TAHAP MENYAJIKAN INFORMASI JAB (UJ DAN PJ) BAGI PENGGUNA KESIMPULAN III : ANJAB ADALAH SARANA/ALAT UTK MENGHASILKAN INFORMASI JAB YG BERGUNA UTK MENATA KELEMBAGAAN, KEPEGAWAIAN DAN KETATALAKSANAAN BIRO ORGANISASI

LANGKAH PENYELENGGARAAN ANALISIS JABATAN I. PERSIAPAN PENYELENGGARAAN ANALISIS JABATAN 2 PENENTU INFORMASI JABATAN 3 II. PENGUMPULAN DATA JABATAN 4 1 III. PENGOLAHAN DATA JABATAN PROGRAM YANG MEMBUTUHKAN INFORMASI JABATAN 5 IV. VERIFIKASI 8 6 8 INFORMASI JABATAN V. PEMBETULAN BIRO ORGANISASI

TEKNIK PENGUMPULAN DATA daftar pertanyaan; wawancara; pengamatan langsung; referensi; dan gabungan beberapa cara. BIRO ORGANISASI

HASIL POKOK ANALISA JABATAN INFORMASI JABATAN URAIAN JABATAN/ JOB DESCRIPTION PETA JABATAN

HASIL POKOK ANALISIS JABATAN menghasilkan INFORMASI JABATAN Uraian jabatan (Job Description) Uraian tentang nama jabatan, ringkasan tugas jabatan, rincian tugas jabatan, hasil kerja, bahan kerja, perangkat kerja, hubungan kerja jabatan, keadaan tempat kerja, upaya fisik, kemungkinan resiko bahaya; dan syarat jabatan(Job Requirement) serta spesifikasi jabatan (Job Spesification) Peta jabatan Bentangan seluruh jabatan baik jabatan struktural maupun jabatan fungsional dalam suatu unit organisasi atau dalam suatu instansi BIRO ORGANISASI

HASIL ANALISIS JABATAN. MBS 2006 HASIL ANALISIS JABATAN. Hasil analisis jabatan adalah informasi jabatan (INJAB) yg dipergunakan untuk : 1. penataan kelembagaan, 2. kepegawaian, 3. ketatalaksanaan, dan 4. perencanaan pendidikan dan pelatihan. BIRO ORGANISASI

KEGUNAAN HASIL ANJAB Penataan kelembagaan, meliputi : a. penyusunan organisasi dan unit-unitnya; b.        penataan organisasi yang rightsizing; c.        penyempurnaan tugas pokok dan fungsi; d.        Pemberdayaan kapasitas organisasi; dan e.        evaluasi organisasi. Penataan ketatalaksanaan, meliputi: a.        tata kerja; b.        hubungan kerja; dan c.        sistem operasional dan prosedur kerja .   BIRO ORGANISASI

KEGUNAAN HASIL ANJAB Penataan kepegawaian, meliputi: a. rencana kebutuhan pegawai (formasi); b. sistem rekrutmen dan penempatan; c. pengembangan pola karier; d. mutasi; e.  penilaian kinerja; f. reward and punishment; dan g. kesejahteraan. Penataan Pendidikan dan Pelatihan, meliputi : a. program diklat; b. jenis-jenis diklat; dan c. pengembangan diklat.

PRINSIP MENYUSUN URAIAN JABATAN DAN PETA JABATAN ANALISIS JABATAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA PEKERJAAN SEHARI-HARI Jabatan A Tugas riil yang dilakukan pegawai Jabatan B Jabatan C Jabatan D Dan seterusnya Diurai informasi jabatannya ANALISIS JABATAN bukan ANALISIS ORANG BIRO ORGANISASI

HAL2 LAIN YANG PERLU KITA KETAHUI : ADA PERBEDAAN ANTARA TUGAS “MENGETIK KONSEP” DENGAN TUGAS “MEMBUAT KONSEP”. TUGAS “MENGETIK KONSEP” ADALAH TUGAS JFU KARENA UNTUK BISA “MENGETIK” HANYA BUTUH KETERAMPILAN TEKNIS MENGETIK, SEDANGKAN TUGAS “MEMBUAT KONSEP” ADALAH TUGAS JAB. STRUKTURAL KARENA UNTUK “MEMBUAT KONSEP” BUTUH KOMPETENSI BERPIKIR KONSEPTUAL, ANALITIS DAN KOMPREHENSIF. TUGAS-TUGAS JAB.STRUKTURAL BERSIFAT MENEJERIAL (MEMIMPIN, MENGATUR, MEMBANGUN KINERJA UNIT, MENGEMBANGKAN KONSEP-KONSEP/IDE-IDE BARU/INOVASI, EMPOWERING/MEMBERDAYAKAN BAWAHAN) BUKAN MELAKUKAN TUGAS TEKNIS OPERASIONAL BIRO ORGANISASI

HASIL ANJAB YAITU INFORJAB DITETAPKAN DGN KEPUTUSAN KEPALA DAERAH . HASIL ANALISIS TERHADAP KE 13 UNSUR-UNSUR JABATAN TERSEBUT DITUANG DALAM FORMAT URAIAN JABATAN (UJ) DAN KEMUDIAN JABATAN-JABATAN YANG SUDAH DIANALISIS DIPETAKAN DALAM PETA JABATAN (PJ). PELAKSANAAN ANALISIS JAB MULAI DILAKUKAN PADA UNIT KERJA TERENDAH (ESELON IV), KEMUDIAN SECARA BERJENJANG KE ESELON III DAN ESELON II. HASIL ANJAB YAITU INFORJAB DITETAPKAN DGN KEPUTUSAN KEPALA DAERAH . BIRO ORGANISASI

ANALISIS UNSUR-UNSUR JABATAN   Untuk Jabatan Struktural : Nama Jabatan sesuai dengan nomenklatur unit kerjanya yang diawali kata Kepala, Misal : Unit kerjanya Bagian Analisa Jabatan, maka nama Jabatannya Kepala Bagian Analisa Jabatan. Untuk Jabatan Non Struktural (Jabatan Fungsional Umum) di bawah eselon IV, perumusan nama jabatannya dilakukan dengan menginventarisir dan mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh seluruh pegawai yang ada pada unit kerja eselon IV tersebut , misalnya : I. Identitas Jabatan : 1.1. Kode Jabatan: 1. 2. Nama Jabatan: BIRO ORGANISASI

DAFTAR NAMA JABATAN FUNGSIONAL UMUM: Sekelompok tugas2 mengadministrasi kepegawaian diberi nama Pengadministrasi Kepegawaian Sekelompok tugas2 mengumpul dan mengolah data diberi nama Pengumpul dan Pengolah Data Sekelompok tugas2 menganalisis diberi nama Analis Sekelompok tugas2 menyusun bahan diberi nama Penyusun Bahan Sekelompok tugas2 mengaplikasi program diberi nama Pengaplikasi Program Sekelompok tugas2 merekapitulasi data diberi nama Perekapitulasi Data Sekelompok tugas2 mengompilasi diberi nama Pengompilasi Sekelompok tugas2 merancang diberi nama Perancang Sekelompok tugas2 mendisain diberi nama Pendisain BIRO ORGANISASI

DAFTAR NAMA JABATAN FUNGSIONAL UMUM: 10. Sekelompok tugas2 mengkatalog diberi nama Pengkatalog 11. Sekelompok tugas2 mengentri data diberi nama Pengentri Data 12. Sekelompok tugas2 mencatat dan menyimpan surat masuk/keluar diberi nama Agendaris 13. Sekelompok tugas2 memproses diberi nama Pemroses 14. Sekelompok tugas2 mengetik diberi nama Pengetik 15. Sekelompok tugas2 mengantar surat diberi nama Caraka 16. Sekelompok tugas2 menginventarisir diberi nama Penginventaris 17. Dst. BIRO ORGANISASI

Eselon IV : Subbagian Analisis dan formasi jabatan I. 3. UNIT KERJA Contoh : Kepala Subbagian Analisis dan formasi Jabatan Eselon IV : Subbagian Analisis dan formasi jabatan Eselon III : Bagian Kelembagaan dan Analisa Jabatan Eselon II : Biro Organisasi Eselon I : Sekretariat Daerah BIRO ORGANISASI 20

II. Ringkasan Tugas Jabatan Nama Jabatan : Kepala Subbagian Analisis dan formasi Jabatan Merencanakan kegiatan, membagi tugas, memberi petunjuk, memfasilitasi, monitoring dan evaluasi, serta melaporkan pelaksanaan tugas dengan cara lisan dan tertulis agar analisis jabatan,analisis beban kerja dan evjab terlaksana secara efisien dan efektif. Menggunakan prinsip WHW (What,How dan Why). What (Apa yang dikerjakan?) : Merencanakan kegiatan, membagi tugas, memberi petunjuk, memfasilitasi, monitoring dan evaluasi, serta melaporkan pelaksanaan tugas How (Bagaimana mengerjakannya?) : Dengan cara lisan dan Tertulis Why (Mengapa?) Agar analisis jabatan terlaksana secara efisien dan efektif. BIRO ORGANISASI

III. Rincian Tugas Jabatan  Setiap jabatan berisi sekelompok tugas. Tugas diartikan sebagai “Proses mengolah bahan kerja, menggunakan alat kerja untuk memperoleh hasil kerja”. Jumlah jenis tugas dalam jabatan antara 5 (lima) sampai 12 (dua belas) jenis tugas. Setiap tugas diuraikan dengan jelas menggunakan prinsip WHW yaitu gambaran tentang apa yang dikerjakan, bagaimana cara mengerjakannya dan mengapa/tujuan apa harus dikerjakan. Dalam menyusun rincian tugas, ada syarat dan norma yang harus ditaati agar rincian tugas dapat memberikan gambaran yang jelas tentang “Siapa melakukan Apa”. Dengan demikian setiap pemangku jabatan benar-benar memahami apa tugas- tugas yang harus dikerjakannya. BIRO ORGANISASI

- (WHAT) : MEMBAGI TUGAS KEPADA BAWAHAN SYARAT DAN NORMA RINCIAN TUGAS SYARAT ISI: UNTUK MENGETAHUI APAKAH TIAP TUGAS SDH MENCERMINKAN OBYEK, CARA DAN TUJUAN, DAPAT DICEK DENGAN MENGGUNAKAN KALIMAT TANYA : - APAKAH YG DIKERJAKAN OLEH SI PEMEGANG JAB ? (WHAT) - BAGAIMANA CARA TUGAS ITU DILAKUKAN ? (HOW) - MENGAPA (TUJUAN) TUGAS ITU DILAKUKAN ? (WHY) CONTOH : MEMBAGI TUGAS KEPADA BAWAHAN DENGAN CARA MEMBUAT DISPOSISI AGAR TUGAS DAPAT DIPROSES LEBIH LANJUT. - (WHAT) : MEMBAGI TUGAS KEPADA BAWAHAN - (HOW) : DENGAN CARA MEMBUAT DISPOSISI - (WHY) : AGAR TUGAS DAPAT DIPROSES LEBIH LANJUT. A. OBYEK, CARA DAN TUJUAN BIRO ORGANISASI

1 2 B. SIFAT TINGKATAN JABATAN RINCIAN TUGASNYA MENCERMINKAN 1) JABATAN STRUKTURAL : RINCIAN TUGASNYA MENCERMINKAN PELAKS FUNGSI MENEJERIAL SPT : MEMBAGI TGS, MEMBERI PETUNJUK, MEMBIMBING, MEMBINA, MENGKOORDINASIKAN, DSB CONTOH : MEMBERI PETUNJUK KPD BWHAN BERDSRKAN KETENTUAN DAN PROSEDUR KERJA AGAR TDK TERJADI KESALAHAN/ PENYIMPANGAN. 2 2) JABATAN FUNGSIONAL : RINCIAN TGSNYA MENCERMINKAN PELAKS TGS TEKNIS OPERASIONAL SPT : MEMBUAT, MENGETIK, MENYUSUN, MENGOLAH, MENCATAT, DSB. CONTOH : MENGETIK KONSEP SURAT DENGAN MESIN KOMPUTER AGAR DAPAT DIPROSES SELANJUTNYA. Under the 5th thrust of the National Mission, the 9thMP will focus on : Promoting good governance; Enhancing the public service delivery system; and Development through international cooperation. 24 BIRO ORGANISASI

WHAT HOW WHY Apa yang dikerjakan Bagaimana cara A. NORMA PENYUSUNAN KALIMAT. 2. NORMA RINCIAN TUGAS 1) VOLUME KALIMAT HARUS MENCERMINKAN : - APAKAH YG DIKERJAKAN OLEH SI PEMEGANG JABATAN ? (WHAT) - BAGAIMANA CARA TUGAS ITU DILAKUKAN ? (HOW) - MENGAPA (TUJUAN) TUGAS ITU DILAKUKAN ? (WHY) WHAT Apa yang dikerjakan HOW Bagaimana cara pekerjaan itu dilakukan WHY Mengapa atau untuk tujuan apa pekerjaan itu dilakukan Tindak kerja + obyek kerja Mesin Peralatan Perkakas dan Alat Kerja yang digunakan atau cara melakukan tugas Tujuan tugas BIRO ORGANISASI

P O K (PREDIKAT, OBYEK, KETERANGAN CARA DAN TUJUAN). KALIMAT RINCIAN TUGAS MERUPAKAN KALIMAT YANG MENONJOLKAN PREDIKAT DAN OBYEK TANPA MENGEMUKAKAN SUBYEKNYA. PREDIKATNYA BERUJUD KATA YANG MENUNJUKKAN TINDAK KERJA. POLANYA ADALAH : P O K (PREDIKAT, OBYEK, KETERANGAN CARA DAN TUJUAN). CONTOH : MERENCANAKAN KEGIATAN PER TAHUN ANGGARAN SUB BAGIAN ANALISA JABATAN DENGAN CARA MEMBUAT KONSEP KERANGKA ACUAN / TOR (TERM OF REFERENCE) SEBAGAI PEDOMAN PELAKSANAAN KEGIATAN PREDIKAT : MERENCANAKAN OBYEK : KEGIATAN PER TAHUN ANGGARAN SUB BAGIAN ANALISIS DAN FORMASI JABATAN KET. CARA : DENGAN CARA MEMBUAT KONSEP KERANGKA ACUAN/TOR (TERM OF REFERENCE) KET. TUJUAN : SEBAGAI PEDOMAN PELAKSANAAN KEGIATAN B. POLA SUSUNAN KALIMAT BIRO ORGANISASI

1) KALIMAT LANGSUNG : KALIMAT RINCIAN TUGAS HARUS DIAWALI DENAN PREDIKAT SEBAB PREDIKAT INILAH YG MERUPAKAN INTI RINCIAN TUGAS. PREDIKAT MENUNJUKKAN APA YANG DIKERJAKAN/ MENUNJUKKAN TINDAK KERJA/PERBUATAN YANG HARUS DILAKSANAKAN OLEH PEMEGANG JABATAN 2) KALIMAT AKTIF : RINCIAN TUGAS MERUP RINCIAN ATAS TINDAKAN/PERBUATAN YANG DILAKUKAN OLEH PEMEGANG JAB. OLEH KRN ITU KALIMAT RINCIAN TUGAS HRS KALIMAT AKTIF YAITU KALIMAT YG PREDIKATNYA KATA KERJA AKTIF C. GAYA PENULISAN KALIMAT. EDIT SAMPAI DISINI BIRO ORGANISASI

KATA KERJA SEBAGAI CERMIN FUNGSI MANEJEMEN YANG DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MERUMUSKAN TUGAS MANEJERIAL DALAM TINGKATAN MANEJEMEN PUNCAK (LEVELI) : MERUMUSKAN SASARAN MERENCANAKAN MENGORGANISASIKAN MERUMUSKAN KEBIJAKAN MENGENDALIKAN MENGOORDINASIKAN MENGARAHKAN MEMBINA, DAN LAIN - LAIN BIRO ORGANISASI

KATA KERJA SEBAGAI CERMIN FUNGSI MANEJEMEN YANG DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MERUMUSKAN TUGAS MANEJERIAL DALAM TINGKATAN MENEJEMEN MENENGAH ATAS (LEVEL II) : MERUMUSKAN SASARAN MEMBINA MENGARAHKAN MENGOORDINASIKAN MENYELENGGARAKAN MENGEVALUASI MELAPORKAN DLL BIRO ORGANISASI

KATA KERJA SEBAGAI CERMIN FUNGSI MENEJEMEN YANG DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MERUMUSKAN TUGAS MANEJERIAL DALAM TINGKATAN MANEJEMEN MENENGAH (LEVEL III) : MEMBAGI TUGAS MEMBERI PETUNJUK MENGATUR MERENCANAKAN OPERASIONAL MENGEVALUASI MELAPORKAN MENYELIA DLL BIRO ORGANISASI

KATA KERJA SEBAGAI CERMIN FUNGSI MANEJEMEN YANG DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MERUMUSKAN TUGAS MANEJERIAL DALAM TINGKATAN MANEJEMEN BAWAH (LEVEL IV) : MEMBAGI TUGAS MEMBIMBING MEMERIKSA MENGECEK MEMBERI PETUNJUK MENGOREKSI MENGONTROL MEMBUAT LAPORAN MERENCANAKAN KEGIATAN, DLL BIRO ORGANISASI

KATA KERJA YANG DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MERUMUSKAN TUGAS TEKNIK ATAU TUGAS NON MANEJERIAL/FUNGSIONAL: MENGAJAR MENGAGENDA MEMBUAT MEMASUKKAN MEMINDAHKAN MENCATAT MENYUSUN MENGELUARKAN MEMASANG MENGUMPULKAN MENGEMUDIKAN MENGHIMPUN MENGHITUNG MENGGANDAKAN MENYALIN MEMBUBUHKAN MENGETIK MENGOMPILASI MENARIK MENGGOLONGKAN MELAYANI MENGANALISIS MEWAWANCARAI MENGOLAH MENABULASIKAN MENYORTIR MENGANTARKAN MENYIMPAN MENYAMPAIKAN BIRO ORGANISASI

TERIMA KASIH BIRO ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR