Erni Zuhriyati, SS, SIP, MA Jurusan Ilmu Pemerintahan UMY Assalamu'alaikum Wr. Wb. MANAJEMEN KEARSIPAN Erni Zuhriyati, SS, SIP, MA Jurusan Ilmu Pemerintahan UMY

DEFINISI ARSIP Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi negara dan ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang

MANAJEMEN ARSIP Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan.

Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

PENYIMPANAN PEMELIHARAAN PENCATATAN PENGENDALIAN PENDISTRIBUSIAN PENYIMPANAN PEMELIHARAAN PENGAWASAN PEMINDAHAN PEMUSNAHAN

Pencatatan Memproduksi surat keluar /masuk dengan tepat (format surat dinas) Kop Nomor Isi Tandatangan Cap/stempel Mencatat surat keluar / masuk Memberi penomoran surat Mencatat inventaris organisasi Memberi penomoran inventaris organisasi

Pengendalian Membuat kartu kendali Mencatat surat keluar/masuk dalam kartu kendali

Pendistribusian Distribusi kepada pihak berwenang tepat sasaran dan tepat waktu Penjagaan / pengamanan

Penyimpanan /pemeliharaan Disimpan di tempat khusus Katalogisasi/ folder

memisah-misahkan (segregating), meneliti (examining), memadukan (assembling), mengklasifikasi (classification), mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan memfile.

Pengawasan/pemindahan Memantau surat keluar masuk Memantau penerima surat Memantau waktu peneriimaan surat Pengamanan pemindahan surat

Pemusnahan Penyusutan /pemusnahan surat/inventaris yang sudah dianggap tidak berhubungan langsung dengan kegiatan organisasi Efisiensi pengamanan dan pemeliharaan

Organisasi arsip Struktur organisasi pengelola Menyiapkan SDM Menyiapkan Jobdisk Menyiapkan Sumber Dana Menyiapkan infrastruktur

Contoh surat dinas

Contoh kartu kendali

Contoh kartu kendali

Contoh folder

Contoh indeks

Contoh ruang penyimpanan arsip

Contoh Organisasi arsip