Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi E-Formasi III Versi I.0 Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

ARSITEKTUR DAN KEGUNAAN

• • • • • PERTUKARAN DATA KEMENTERIAN PANRB DENGAN INSTANSI TERKAIT Tujuan : Pengembangan / Peningkatan Kualitas Data untuk Manajemen ASN Kemen PANRB BKN • • Database Pegawai ASN (e-PUPNS) Database e-Formasi • • • Database Data Kependidikan Database Tenaga Kesehatan Database Data Geospasial

(DECISION SUPPORT SYSTEM) DASHBOARD DAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DECISION SUPPORT SYSTEM) Rasio Belanja Pegawai terhadap APBD

(DECISION SUPPORT SYSTEM) DASHBOARD DAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DECISION SUPPORT SYSTEM)

REKAP EFORMASI PROVINSI JAWA TIMUR NO JABATAN ABK PNS KEKURANGAN / USUL KELEBIHAN I. Jabatan Pimpinan Tinggi a. Utama b. Madya 2 1 c. Pratama 81 80 5 7 II. Jabatan Administrasi a. Administrator 567 542 26 51 b. Pengawas 1366 20 c. Pelaksana (JFU) 7860 5481 2375 1390 III. Jabatan Fungsional Jabatan Fungsional Keahlian 8729 5641 3091 2183 Jabatan Fungsional Keterampilan 3321 1696 1434 714 IV. Bukan Jabatan 17421 8807 8565 4008 Jumlah 39347 23614 15499 8373

POKOK PENGISIAN

Langkah Pengisian e-Formasi Isi Struktur Organisasi Isi Bezzeting Isi Analisis Jabatan

FITUR BARU

FITUR BARU NO MENU 2.3 3.0 1 Template struktur NIP, Kelas, pindah struktur 2 Template Bezeeting NIP, Kelas 3 Analisa Jabatan Hapus 4 Cetak Excel, Pdf 5 Manajemen Pengguna Aktif/nonaktif 6 Daftar pindah Struktur Daftar pindah struktur 7 Download Dokumen Materi terkait 8 Rekapitulasi lanjutan

FITUR BARU e-Formasi III mempunyai beberapa fitur baru, yaitu: Data Kelas Jabatan Data NIP Cetak Excel Rekapitulasi Lanjutan Pindah Struktur

1. Kelas Jabatan

Data Kelas Jabatan Pengguna dapat melakukan input kelas jabatan pada halaman struktur organisasi, kelas jabatan diisi dan melekat pada masing-masing jabatan. Kelas jabatan dapat diisi dari 0 (nol) hingga 30 (tiga puluh)

2. NIP

Data NIP Pada formulir Struktur jabatan, ditambahkan 1 field untuk mengisi Nomor Induk Pegawai (NIP), NIP akan di sinkronisasi dengan data BKN untuk melihat keabsahannya. Pada posisi jabatan struktural, NIP hanya dapat diisi 1 kali Pada posisi jabatan fungsional, NIP dapat diisi lebih dari 1 kali NIP tidak dapat menduduki lebih dari 1 Jabatan

Data NIP (cont.) Langkah Pengisian: Isi NIP pada Field Nomor Induk Pegawai; Tekan Tombol Hijau dikanan field tersebut; NIP yang telah diinput akan tampil pada table dibawah; Pengguna dapat melakukan penghapusan NIP dengan menekan tombol ; Pengguna dapat melakukan validitas dengan menekan tombol 

3. Cetak Excel

Cetak Excel Pada e-Formasi versi III, cetak data dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu: Cetak Bezzeting, fitur ini mencetak isi formulir bezzeting dengan membatasi 10.000 (Sepuluh Ribu) data untuk 1 File. Cetak Usulan Formasi , fitur ini mencetak isi formulir bezzeting dengan membatasi 1.000 (Seribu) data untuk 1 File. Jenis cetak data ditambah dengan jenis Excel (xlsx)

Cetak Excel (cont.) Pilih jenis pencetakan dengan menekan link sesuai dengan jenis cetak

4. Rekapitulasi

Rekapitulasi Lanjutan Fitur rekapitulasi adalah fitur yang menampilkan data terkait jumlah suatu jabatan yang dikelompokan berdasarkan posisi jabatan. Jumlah yang ditampilkan pada fitur rekapitulasi yaitu: Jumlah kebutuhan (ABK); Jumlah PNS; Jumlah kekurangan PNS; dan Jumlah usulan formasi Untuk melihat informasi lebih lengkap, klik label jabatan yang diinginkan.

Rekapitulasi Lanjutan (cont.) Fasilitas ini menampilkan informasi jabatan dengan kategori tertentu, sesuai dengan kategori yang diinginkan pengguna pada halaman sebelumnya, sistem akan menampilkan seluruh jabatan dengan kategori tersebut. Adapun kelengkapan informasi yang disampaikan adalah: Jumlah Kebutuhan (ABK); Jumlah PNS; Jumlah Kekurangan; Jumlah Usulan Formasi; Pengguna dapat melihat lebih detil terhadap jabatan tertentu dengan meng-klik label jabatan yang diinginkan.

Rekapitulasi Lanjutan (cont.) Pada halaman rekapitulasi ini, pengguna akan disajikan informasi mengenai jabatan beserta tempat/kantor/unit kerja dari jabatan tersebut

5. Pindah Struktur

DARI KAB/KOTA KE PROVINSI ALUR PEMINDAHAN SEKOLAH SMA/SMK DARI KAB/KOTA KE PROVINSI KAB/KOTA PROVINSI Memilih sekolah yang akan dipindahkan di struktur organisasi 1 2 klik kanan pada strukur Memeriksa Daftar sekolah yang disubmit oleh kab/kota 3 Membuat dan Memilih Struktur yang akan ditempatkan sekolah tsb 4 5 Submit/Terima (mulai proses) PROSES PERPINDAHAN

Memilih sekolah yang akan dipindahkan di struktur organisasi  klik kanan kemduian pilih Pindahkan ke Pusat/Prov 1 2 Pilih oke pada dialog box

3 Memeriksa Daftar sekolah yang disubmit oleh kab/kota  pada menu Template Struktur pilih Daftar Pindah Struktur

Membuat dan Memilih Struktur yang akan ditempatkan sekolah tsb  pada menu Template Struktur pilih Daftar Pindah Struktur 4

Pilih unit kerja yang akan ditempatkan 5 Submit/Terima (mulai proses)  Pindahkan submit Pilih unit kerja yang akan ditempatkan Unit kerja

PP 18 tahun 2016

DAMPAK PP 18 TAHUN 2016 PERUBAHAN NOMENKLATUR PEMISAHAN DINAS PENGGABUNGAN DINAS DINAS ATAU BADAN BARU

PERUBAHAN NOMENKLATUR Klik kanan Edit. Ubah Nama jabatan sesuai dengan nomenklatur baru

PEMISAHAN DINAS DINAS PU Buat struktur dinas baru 1 Buat Kantor Baru Pindahkan bagian/unit ke dinas baru dengan mengganti atasan langsung dan unit kerja Jabatan yang ada dibawah bagian/unit diganti unit kerjanya sesuai dengan dinas yang baru 1 KEPALA DINAS PERUMAHAN RAKYAT KEPALA DINAS PU 3 DINAS PERUMAHAN RAKYAT KEPALA BAGIAN PERUMAHAN RAKYAT 2 KASUBAG I KASUBAG II KASUBAG III 4 JFU

PENGGABUNGAN DINAS Buat struktur bagian/unit baru di dinas DINAS PERKEBUNAN DINAS PERTANIAN Buat struktur bagian/unit baru di dinas Pindahkan bagian/unit ke dinas baru dengan mengganti atasan langsung dan unit kerja Jabatan yang ada dibawah bagian/unit diganti unit kerjanya sesuai dengan dinas yang baru Hapus Dinas yang sudah dipindahkan 1 KEPALA DINAS PERTANIAN DAN PERKEBUNAN KEPALA BAGIAN PERKEBUNAN 2 DINAS PERTANIAN DAN PERKEBUNAN KASUBAG I KASUBAG II 3 JFU

DINAS ATAU BADAN BARU Buat struktur bagian/unit baru di dinas Isi struktur sesuai dengan OTK baru

Langkah Pengisian

7 Langkah Pengisian Langkah 1. Halaman Depan dan Login Aplikasi Langkah 2. Pengaturan Pengguna Langkah 3. Input Struktur Organisasi Langkah 4. Input Bezzeting Langkah 5. Rincian Usulan Formasi Langkah 6. Input Analisa Jabatan Langkah 7. Pencetakan, dan Rekapitulasi

Halaman Depan Halaman ini dibagi menjadi 3, yaitu: Konten Pancasila Pengumuman dan Formulir Login Riwayat Versi E-Formasi

Melakukan Login Aplikasi Langkah Pengisian: Masukkan ID pengguna pada field “ID Pengguna” Masukkan Sandi pada field “Sandi” Lalu Klik Masuk Aplikasi *Untuk Kritik dan saran, dapat email di formasi@menpan.go.id

Melakukan Login Aplikasi (Cont.) Formulir profil akan tampil di awal login aplikasi: Lengkapilah profil pengguna dengan informasi yang valid; Isilah field sandi jika ingin merubah sandi; Tekan tombol simpan 

Pengaturan Pengguna Untuk mengakses pengaturan pengguna, klik menu di kanan atas, klik Manajemen pengguna

Pengaturan Pengguna (Kantor) Pilih Tambah Kantor Isilah formulir sesuai dengan isian Klik simpan Hasil inputan akan tampil di daftar

Pengaturan Pengguna (Kantor Cont.) Kantor yang baru dibuat akan langsung aktif, status kantor dapat dilihat pada kolom status; Klik Nonaktifkan jika ingin menonaktifkan kantor Klik ubah untuk melakukan perubahan pada data kantor tersebut

Pengaturan Pengguna (Pengguna) Pilih tambah pengguna Lakukan pengisian sesuai dengan field yang disediakan Isi field kantor dengan memasukan 3 huruf untuk memulai pencarian, lalu klik data yang diinginkan Pilih peran menjadi Admin Lokal Lalu Klik Simpan  Pengguna Baru akan tampil pada daftar pengguna

Pengaturan Pengguna (Pengguna Cont.) Status pengguna terlihat pada kolom status, untuk pengguna dengan status non aktif, pengguna tidak dapat melakukan login Untuk melakukan perubahan dapat menekan tombol ubah, dan akan menampilkan data pengguna, lakukan perubahan, ID pengguna tidak dapat diubah. Klik tombol aktifkan atau nonaktifkan untuk merubah status pengguna

Struktur Organisasi Klik menu Template Struktur Klik Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Halaman struktur jabatan dibagi 2 sisi, yaitu Peta Jabatan, terletak disisi kiri Formulir Jabatan, terletak disisi kanan

Struktur Organisasi (Cont.1) Klik tombol Tambah struktur baru Atau klik kanan pada jabatan yang ada Pilih menu sesuai yang anda inginkan Tambah struktur untuk menambah jabatan baru tanpa induk Tambah struktur setara untuk menambah jabatan baru dengan induk yang sama dengan jabatan yang anda pilih Tambah bawahan baru untuk menambah jabatan dengan jabatan yang anda pilih sebagai induk

Struktur Organisasi (Cont.2) Langkah pengisian formulir jabatan: Pilih posisi jabatan sesuai yang anda inginkan Ketik minimal 3 huruf untuk melakukan pencarian jabatan, lalu klik jabatan yang diinginkan sebagai induk. Pilih posisi jabatan yang ingin anda tambah Ketik nama jabatan jika anda menambah jabatan strukturan, atau ketik minimal 3 huruf untuk pencarian jika anda memilih posisi jabatan fungsional Isi kelas jabatan Isi NIP yang menduduki jabatan tersebut lalu klik  untuk menampilkan didaftar, setelah data tampil, klik  untuk melakukan validasi NIP Ketik minimal 3 huruf pada field analisis jabatan, dan pilih anjab yang sesuai dengan jabatan (Jika anda telah memasukkan data anjab) Ketik minimal 3 huruf pada field unit kerja dan pilih unit kerja (*Unit kerja berfungsi sebagai tanda bahwa jabatan tersebut akan tampil pada pengguna dengan unit kerja tersebut) Lalu Tekan simpan  Jabatan yang anda masukkan akan tampil pada peta jabatan

Struktur Organisasi (Cont.3) Klik tanda  untuk membuka dan menampilkan data jabatan dibawah jabatan tersebut Ulangi langkah dari awal untuk menambahkan jabatan baru

Bezzeting Klik menu Template Struktur Klik Template Bezzeting

Bezzeting Formulir Bezzeting dibagi 2: Bagian atas adalah rekapitulasi dari bezzeting yang telah anda input. Bagian tengah berisi penjelasan warna formulir Bagian bawah berisi informasi bezzeting

Bezzeting (Cont.) Langkah pengisian Klik  untuk membuka peta jabatan Klik 2 kali pada kolom yang ingin diisi, Kolom yang dapat diisi adalah kolom Kelas, ABK, PNS, PPPK, CPNS, BUP N hingga N+5, dan Usulan Formasi Masukkan jumlah angka yang anda inginkan, lalu tekan Enter Akan tampil notifikasi

Rincian Usulan Formasi Klik menu Template Struktur Klik Rincian Usulan Formasi

Rincian Usulan Formasi (Cont.) Halaman ini akan menampilkan jabatan yang telah diajukan usulan formasi, hanya jabatan fungsional yang akan tampil pada rincian tersebut Untuk usulan formasi tersebut, harus mempunyai anjab, lakukan pengisian anjab terlebih dahulu

Analisis Jabatan Klik menu Template Struktur Klik Analisis Jabatan

Analisis Jabatan (Cont.) Halaman ini akan menampilkan data analisis jabatan yang telah dimasukkan Klik tambah analisis jabatan untuk membuat anjab baru

Analisis Jabatan (Cont.) Masukkan nama anjab yang anda inginkan Lalu klik buat Halaman akan pindah ke formulir anjab

Formulir Anjab Formulir anjab dibagi menjadi: Sisi kiri sebagai link halaman Sisi kanan sebagai formulir Klik link halaman untuk menampilkan formulir Isilah formulir sesuai dengan data anjab anda Lalu klik simpan  Lengkapilah seluruh formulir analisis jabatan Kembali ke daftar anjab jika sudah selesai dan ingin membuat anjab baru

Set anjab pada struktur organisasi Buka kembali struktur organisasi, dan pilihlah jabatan yang ingin anda set analisis jabatan Klik kanan pada jabatan tersebut Lalu klik Edit Akan tampil formulir jabatan tersebut

Set anjab pada struktur organisasi (Cont.) Untuk menset anjab pada jabatan tersebut Ketik minimal 3 huruf pada field dikanan analisis jabatan untuk melakukan pencarian, isi lebih lengkap jika pencarian tidak menampilkan anjab yang anda inginkan Klik data anjab yang anda inginkan Lalu klik simpan Anjab telah di set pada jabatan tersebut

Pencetakan Klik menu Template Struktur Klik Cetak

Pencetakan (Cont.) Data yang telah anda input dapat anda cetak menjadi 2 bentuk, yaitu PDF dan Excel Klik salah satu Untuk menampilkan PDF atau mengunduh Excel

Terima Kasih Selamat mengerjakan