PERENCANAAN & PENGELOLAAN PERSEDIAAN

PENDAHULUAN Persediaan merupakan salah satu asset paling mahal pada perusahaan > 25% dari total modal perusahaan direpresentasikan dalam bentuk persediaan Manajemen persediaan yang baik mampu mengurangi biaya. Biaya Persediaan.......

PENDAHULUAN Biaya Persediaan antara lain: Biaya Simpan Biaya Pesan Biaya untuk menyimpan / menjaga / merawat persediaan Misal: biaya sewa gudang, penjaga gudang, listrik gudang, asuransi, biaya peralatan untuk perawatan. Biaya Pesan Biaya yang timbul selama proses pemesanan. Misal: biaya administrasi pemesanan, biaya proses pesan, biaya bongkar muatan, dll

PENDAHULUAN Biaya ........ Biaya Penyiapan Biaya Kehabisan Bahan Biaya yang timbul untuk menyiapkan mesin atau proses untuk produksi. Misal: biaya untuk membersihkan dan menyiapkan mesin, service/setting mesin, dsb. Biaya Kehabisan Bahan Biaya yang timbul jika terjadi kehabisan bahan. Misal: biaya kehilangan penjualan, biaya kehilangan pelanggan, selisih harga beli antara harga supplier, eceran, dsb. Persediaan meliputi......

PENDAHULUAN Persediaan meliputi : barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali barang jadi yang telah diproduksi barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi bahan serta kelengkapan proses produksi bahan pembantu atau persediaan habis pakai (office supplies inventory)

KLASIFIKASI PERSEDIAAN

KLASIFIKASI PERSEDIAAN Persediaan diklasifikasikan sesuai dengan jenis usaha. Secara umum perusahaan dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu : perusahaan jasa perusahaan dagang perusahaan manufaktur Oleh karena itu, jenis-jenis persediaan pada ketiga perusahaan tersebut berbeda.

KLASIFIKASI PERSEDIAAN Jenis-jenis Persediaan menurut Fungsinya (Rangkuti,2004) : Batch Stock/Lot Size Inventory Persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat barang-barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Keuntungannya: Potongan harga pada harga pembelian Efisiensi produksi Penghematan biaya angkutan

KLASIFIKASI PERSEDIAAN Jenis-jenis Persediaan ......... Fluctuation Stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan Anticipation Stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan, penjualan, atau permintaan yang meningkat.

KLASIFIKASI PERSEDIAAN Jenis-jenis Persediaan menurut Jenis dan Posisi Barang (Dyckman, et.al, 2000) : Persediaan Barang Dagangan (Merchandise Inventory) Persediaan Manufaktur (Manufacturing Inventory) Persediaan Rupa-rupa

KLASIFIKASI PERSEDIAAN Persediaan Barang Dagangan (Merchandise Inventory) Barang yang ada digudang dibeli oleh pengecer atau perusahaan perdagangan seperti importir atau eksportir untuk dijual kembali. Biasanya secara fisik tidak diubah oleh perusahaan pembeli Dalam beberapa hal, dapat terjadi, beberapa komponen dibeli untuk kemudian dirakit menjadi barang jadi. Misalnya, pemilik toko sepeda membeli kerangka, roda, gir, dan sebagainya, kemudian dirakit menjadi sepeda

KLASIFIKASI PERSEDIAAN Persediaan Manufaktur (Manufacturing Invertory) Terdiri dari: Persediaan Bahan Baku Barang berwujud yang dibeli atau diperoleh dengan cara lain (misalnya, dengan menambang) dan disimpan untuk penggunaan langsung dalam membuat barang untuk dijual kembali. Bagian atau suku cadang yang diproduksi sebelum digunakan kadang diklasifikasikan sebagai persediaan komponen suku cadang Persediaan Barang Dalam Proses.........

KLASIFIKASI PERSEDIAAN Persediaan Barang Dalam Proses Barang-barang yang membutuhkan pemrosesan lebih lanjut sebelum penyelesaian dan penjualan. Meliputi biaya bahan langsung, tenaga kerja langsung, dan alokasi biaya overhead pabrik yang terjadi sampai tanggal tersebut. Persediaan Barang Jadi.......

KLASIFIKASI PERSEDIAAN Persediaan Barang Jadi Barang-barang manufaktur yang telah diselesaikan dan disimpan untuk dijual. Biaya persediaan barang jadi meliputi biaya bahan langsung, tenaga kerja langsung, dan alokasi biaya overhead pabrik yang berkaitan dengan manufaktur Persediaan Perlengkapan Manufaktur Barang-barang seperti minyak pelumas untuk bahan pembersih mesin, dan barang lainnya yang merupakan bagian yang kurang penting dari produk jadi

KLASIFIKASI PERSEDIAAN Persediaan Rupa-rupa Barang-barang seperti perlengkapan kantor, kebersihaan, dan pengiriman. Persediaan jenis ini biasanya digunakan segera dan ketika dibeli biasanya dicatat sebagai beban penjualan dan umum.

MODEL PERSEDIAAN

MODEL PERSEDIAAN Beberapa macam model persediaan yaitu :  Model kuantitas pesanan ekonomis dasar (EOQ)  Model kuantitas pesanan produksi  Model diskon kuantitas

MODEL PERSEDIAAN 1. MODEL KUANTITAS PESANAN EKONOMIS DASAR Merupakan salah satu teknik pengendalian yang paling tua dan paling dikenal secara luas. Relatif mudah digunakan, namun didasarkan pada beberapa asumsi yang sudah ditetapkan

MODEL PERSEDIAAN 2. MODEL KUANTITAS PESANAN PRODUKSI Merupakan sebuah teknik kuantitas pesanan ekonomis yang diterapkan pada pesanan produksi. Model ini berguna ketika persediaan terus menumpuk dari waktu ke waktu dan pada saat asumsi kuantitas pesanan ekonomis tradisional berlaku. Model ini diperoleh dengan menetapkan bahwa biaya pemesanan sama dengan biaya penyimpanan, dan ukuran pesanan yang optimum.

MODEL PERSEDIAAN 3. MODEL DISKON KUANTITAS Diskon kuantitas, merupakan sebuah harga yang dikurangi untuk barang yang dibeli dalam jumlah yang besar. Sudah sangat biasa jika pelanggan membeli dalam jumlah besar akan diberikan diskon. Dalam hal ini, manajemen harus memutuskan kapan dan berapa banyak jumlah pesanan ketika akan diberikan diskon.

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Economic Order Quantity pertama kali dikembangkan oleh F. W. Haris pada tahun 1915 dengan mengembangkan formula kuantitas pesanan ekonomis. Merupakan salah satu model penjadwalan produksi klasik tertua. Kerangka kerja yang digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan ini dikenal sebagai Wilson EOQ Model atau Wilson Formula. EOQ merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengoptimalkan pembelian bahan baku yang dapat menekan biaya-biaya persediaan sehingga efisiensi persediaan bahan dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik.

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Tujuan dari model EOQ adalah untuk meminimalkan total biaya persediaan. Penggunaan metode EOQ dapat membantu suatu perusahaan dalam menentukan jumlah unit yang dipesan agar tercapai biaya pemesanan dan biaya persediaan seminimal mungkin.

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Rumusan EOQ yang bisa digunakan adalah : EOQ = 2 (𝐷.𝑆) 𝐻 Dimana: D : Kebutuhan tahunan S : Biaya pesan per order H : Biaya simpan per unit per tahun

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Waktu optimal antar pesanan adalah : T* = 𝐸𝑂𝑄 𝐷 Jumlah pesanan optimal per tahun: N = 𝐷 𝐸𝑂𝑄

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Asumsi Model EOQ Dalam penentuan model EOQ terdapat beberapa asumsi, al: Jumlah kebutuhan bahan baku sudah dapat ditentukan terlebih dahulu secara pasti untuk penggunaan satu periode. Penggunaan bahan baku relatif stabil dalam satu periode. Harga bahan baku konstan selama periode tertentu. Lead Time (waktu tunggu mulai dari memesan sampai barang datang) tetap. Tidak terjadi stockout (kehabisan bahan). Asumsi-asumsi tersebut untuk mempermudah dalam perhitungan penjadwalan pemesanan bahan.

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY CONTOH SOAL MODEL PERSEDIAAN EOQ Sebuah restoran Pizza membutuhkan salah satu bahan utama yaitu keju. Untuk membuat kebijakan pemesanan, restoran tersebut telah mengidentifikasi biaya-biaya yang terkait antara lain: harga keju/kg Rp. 12.000.-, biaya simpan/kg/tahun ditentukan 25% dari harga beli, biaya pesan Rp. 500.000 per satu kali pesan, Lead Time 4 hari. Diperkirakan pada waktu mendatang permintaan keju adalah 1.600 kg/minggu (1 tahun = 52 minggu / 1 tahun = 365 hari).

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY CONTOH SOAL ............. Hitunglah berapa total biaya yang dibutuhkan untuk mengadakan persedian keju selama 1 tahun ? Jawab: diketahui : C (cost) = 12.000 I (inventory carrying charge) = 25% S (setup) = 500.000 L (lead time) = 4 D (annual demand) = 1.600 x 52

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Jawab: Biaya total tahunan = biaya pembelian + biaya variabel Biaya variabel = biaya pesan + biaya simpan Biaya pesan = jml memesan x biaya pesan per order Jml memesan = jml pesanan setahun : kebutuhan minimal Kebutuhan minimal = kebutuhan per hari x lead time Biaya simpan = rata-rata persediaan x biaya simpan/kg/th x harga/kg Rata-rata persediaan = kebutuhan minimal : 2

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Jawab: Dengan ketentuan tersebut, maka langkah-langkah perhitungannya adalah: Menghitung pesanan harian ( d ) Menghitung kebutuhan minimal ( Q = d x L ) Menghitung rata-rata persediaan ( 𝑄 2 ) Menghitung biaya simpan ( 𝑄 2 x I x C ) Menghitung berapa kali memesan (N = D Q ) Menghitung biaya pesan ( D Q x S ) Menghitung biaya pembelian persediaan ( D x C ) Menghitung biaya variabel (( 𝑄 2 x I x C ) + ( D Q x S )) Menghitung total biaya (( D x C ) + ( 𝑄 2 x I x C ) + ( D Q x S ))

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Jawaban: Pesanan per hari = 𝑝𝑒𝑠𝑎𝑛𝑎𝑛 𝑝𝑒𝑟 𝑚𝑖𝑛𝑔𝑔𝑢 𝑥 52 365 ℎ𝑎𝑟𝑖 d = 1.600 kg x 52 365 d = 228 kg/hari Kebutuhan minimal = Pesanan per hari x lead time Q = 228 kg x 4 hari = 912 kg

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Jawaban: Rata-rata persediaan : 𝑄 2 = 912 𝑘𝑔 2 = 456 kg Biaya simpan : = rata-rata persediaan x biaya simpan/kg/th x harga/kg = 456 kg x 25% x Rp. 12.000 = Rp. 1.368.000,-

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Jawaban: Jml memesan = D Q = pesanan per tahun kebutuhan minimal = 83.200 912 = 91,23 kali pesan Biaya pesan = jml memesan x biaya pesan/order = D Q x S = 91,23 x Rp. 500.000 = Rp. 45.615.000

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Jawaban: Biaya pembelian = kebutuhan/th x harga/kg = D x C = 83.200 x Rp. 12.000 = Rp. 998.400.000 Total biaya varibel = biaya pesan + biaya simpan = Rp. 45.615.000 + Rp. 1.368.000 = Rp. 46.983.000

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Jawaban: Biaya total = biaya beli + biaya variabel = Rp. 998.400.000 + Rp. 46.983.000 = Rp. 1.045.383.000 Jadi, total biaya yang dibutuhkan untuk mengadakan persediaan selama 1 tahun adalah Rp.1.045.383.000,- dengan jumlah memesan 92 kali.

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY perhitungan cepat: Total biaya = ((D x C) + ( 𝑄 2 x I x C ) + ( D Q x S)) D = 1.600 x 52 = 83.200 d = 83.200 / 365 = 228 Q = 228 x 4 = 912 TAC = ((83.200 x 12.000) + ((912/2) x 25% x 12.000) + ((83.200/912) x 500.000)) = 998.400.000 + 1.368.000 + 45.615.000 = 1.045.383.000

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Jika total biaya dihitung dengan menggunakan metode EOQ, maka berapa total biaya yang dibutuhkan untuk mengadakan persedian selama 1 tahun ? Dalam metode EOQ, kebutuhan minimal Q dihitung dengan menggunakan Q* = EOQ Sehingga langkah-langkah perhitungannya adalah: Menghitung EOQ; ( 2 (𝐷.𝑆) 𝐻 ) Menghitung biaya pesan; ( D EOQ x S ) Menghitung biaya simpan ; ( 𝐸𝑂𝑄 2 x I x C ) Menghitung biaya variabel; ( D EOQ x S ) + ( 𝐸𝑂𝑄 2 x I x C ) Menghitung biaya total ; (( D x C ) + ( D EOQ x S ) + ( 𝐸𝑂𝑄 2 x I x C ))

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Jika perusahaan menggunakan kebijakan EOQ Hitung EOQ (Q* = kebutuhan minimal) EOQ = 2 (𝐷.𝑆) 𝐻 EOQ = 2 (83.200 x 500.000) 25% x 12.000 EOQ = 83.200.000.000 3.000 = 5.266,24   

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Biaya Pesan = jml memesan x biaya pesan/order = D EOQ x S = 83.200 5.266,24 x Rp. 500.000 = Rp. 7.899.374 Biaya Simpan : = rata-rata persediaan x biaya simpan/kg/th x harga/kg = EOQ 2 x H =  5.266,24 2 x 3.000 = Rp. 7.899.360

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY Biaya Variabel; = biaya pesan + biaya simpan = Rp. 7.899.374,13   + Rp. 7.899.360 = Rp. 15.798.734,13 Biaya Total; = biaya beli + biaya variabel = Rp. 998.400.000 + Rp. 15.798.734,13 = Rp. 1.014.198.734,13 Jadi, apabila dihitung dengan menggunakan metode EOQ, total biaya yang dibutuhkan untuk mengadakan persediaan selama 1 tahun adalah Rp. 1.014.198.734,13,- dengan jumlah memesan 16 kali.

REORDER POINT ROP adalah titik/tingkat persediaan, dimana pemesanan kembali harus dilakukan. ROP = penggunaan/hari x lead time Dalam pelaksanaannya, biasanya ada kebijakan-kebijakan yang diputuskan oleh perusahaan, sehingga perhitungan ROP disesuaikan dengan kebijakan tersebut. Contoh keputusan perusahaan dalam menentukan ROP .......

REORDER POINT Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time ditambah persentase tertentu sebagai persediaan pengaman (safety stock). Contoh: Suatu perusahaan elektronik memerlukan bahan baku per hari sebanyak 500 unit dg waktu tunggu 4 hari. Jika kebutuhan pengamannya ditetapkan sebesar 50% dari kebutuhan per hari, tentukan titik pemesanan kembali ! Jawaban: ROP = (4 x 500 unit) + 50% (4 x 500 unit) = 2.000 unit + 1.000 unit = 3.000 unit Jadi, pemesanan akan dilakukan apabila persediaan mencapai 3.000 unit.

REORDER POINT Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time ditambah penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock. Contoh: Suatu perusahaan elektronik memerlukan bahan baku per hari sebanyak 500 unit dg waktu tunggu 4 hari. Jika kebutuhan pengamannya ditetapkan sebesar kebutuhan selama 3 hari, tentukan titik pemesanan kembali ! Jawaban: ROP = (4 x 500 unit) + (3 x 500 unit) = 2.000 unit + 1.500 unit = 3.500 unit Jadi, pemesanan akan dilakukan apabila persediaan mencapai 3.500 unit.

VENDOR MANAGED INVENTORY

Vendor Managed Inventory VMI adalah model pengelolaan persediaan dimana keputusan tentang waktu dan ukuran pengiriman ditentukan oleh pemasok, sementara pembeli memberi informasi terkini tentang persediaan yang tersisa dan permintaan atau kebutuhan dari waktu ke waktu.

Vendor Managed Inventory Model pemesanan yang dilakukan oleh pembeli mengakibatkan inefisiensi bagi supplier, karena beberapa alasan: Pertama, pemasok tidak mendapatkan cukup 'early signal' dari pembeli akan jumlah dan waktu pesanan. Pemasok tidak tahu pasti apa, kapan, dan berapa yang akan dipesan oleh pembeli. Ini mengakibatkan pemasok harus menyimpan persediaan lebih banyak untuk mengantisipasi ketidakpastian pesanan dari pelanggan atau pembeli.

Vendor Managed Inventory Kedua, pemasok sering harus mengubah jadwal produksi secara tiba-tiba karena : permintaan pelanggan tiba-tiba tidak sesuai dengan perkiraan pemasok pelanggan yang lebih penting tiba-tiba melakukan pesanan mendadak Perubahan jadwal produksi mengakibatkan perubahan pada kebutuhan bahan baku, komponen, maupun jam kerja.

Vendor Managed Inventory Pada model VMI pembeli tidak memutuskan apa, kapan, dan berapa yang akan dipesan, melainkan hanya memberikan informasi permintaan dari pelanggan mereka, persediaan yang tersisa, serta informasi lain seperti rencana promosi atau kegiatan lain yang bisa mempengaruhi penjualan di masa yang akan datang. Pembeli harus memberikan indikasi berapa minimum dan maksimum persediaan yang mereka harapkan.

Hambatan Dalam Pengelolaan Persediaan

Hambatan Dalam Pengelolaan Persediaan Banyak kendala atau jebakan yang bisa muncul dalam mengelola persediaan pada supply chain, antara lain: metrik yang tidak terdefinisi dengan jelas status pesanan tidak akurat sistem informasi tidak handal kebijakan persediaan terlalu sederhana dan mengabaikan ketidakpastian ongkos-ongkos persediaan tidak ditaksir dengan akurat keputusan supply chain yang tidak terintegrasi

Hambatan Dalam Pengelolaan Persediaan Tidak ada metrik kinerja yang jelas. Kinerja supply chain banyak terkait dengan persediaan, seperti tingkat perputaran persediaan , rata-rata lama permintaan atau berapa kebutuhan yang bisa dipenuhi oleh persediaan , banyaknya persediaan yang kadaluwarsa, dsb Pengukuran kinerja persediaan selalu harus dihubungkan dengan kemampuan supply chain untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Hambatan Dalam Pengelolaan Persediaan Status Pesanan Tidak Akurat. Sangat sering terjadi supplier tidak mampu memberikan informasi status pengiriman yang akurat. Akibatnya, perasaan ketidakpastian tinggi mendorong pelanggan untuk menyimpan cadangan persediaan yang lebih banyak.

Hambatan Dalam Pengelolaan Persediaan Sistem Informasi Kurang Handal. Seringkali tiap bagian di dalam perusahaan tidak memiliki informasi yang sama tentang persediaan. Bagian pemasaran tidak bisa mengakses data persediaan sehingga mereka sering melakukan kesepakatan dengan pelanggan dengan menggunakan data persediaan yang tidak handal. Banyak perusahaan menggunakan sistem informasi yang terintegrasi namun tetap saja masalah akurasi catatan bisa bermasalah, karena ditentukan oleh ketelitian dan kemauan mereka yang bertugas untuk memelihara data.

Hambatan Dalam Pengelolaan Persediaan Kebijakan persediaan terlalu sederhana dan mengabaikan ketidakpastian. Perusahaan perlu pemahaman situasi lapangan dengan banyak melakukan analisis data seperti lead time, permintaan, akurasi catatan persediaan, persentase kerusakan (reject), dsb Perusahaan sering menyamaratakan kebijakan persediaan untuk semua item yang sebenarnya memiliki karakteristik yang berbeda. Kebijakan safety stock, reorder point, dan kebijakan- kebijakan lainnya tentu harus berbeda antara item yang satu dengan yang lain.

Hambatan Dalam Pengelolaan Persediaan Biaya-biaya persediaan tidak ditaksir dengan benar. Misal biaya transportasi, apabila dilakukan analisis transportasi yang akurat , maka bisa ditemukan cara penghematan biaya transport; misal transportasi laut bisa diganti dengan transportasi udara. Biaya transport yang mahal untuk produk bervolume kecil dan membutuhkan kecepatan respon tinggi, bisa tetap dilakukan karena bisa “dibayar” dengan penghematan biaya penyimpanan persediaan

Hambatan Dalam Pengelolaan Persediaan Keputusan Supply Chain yang tidak terintegrasi. Implikasi dari keputusan suatu supply chain terhadap persediaan sering tidak dipahami dengan baik. Misal perusahaan printer, memproduksi dengan spesifikasi yang sama untuk pemasaran di seluruh dunia, padahal tiap negara memiliki kebutuhan yang berbeda, terutama karena perbedaan bahasa yang akan digunakan pada buku petunjuk serta perbedaan sistem sumber daya listrik Oleh karena itu akhirnya dilakukan perubahan produksi, pabrik hanya membuat produk dasar standar , dan masing2 pusat distribusi bertugas melakukan finalisasi produk dengan pemberian buku petunjuk dan power supply.