Tata Kelola TI

Pendahuluan TK TI adalah tanggung jawab dewan dereksi dan manajemen eksekutif organisasi. TK TI merupakan bagian terintegrasi dari pengolahan perusahaan yg mencakup kepempinan, struktur serta proses organisasi yg memastikan bahwa TI perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi.

Kegunaan TK TI Adalah untuk mengantur penggunaan TI, serta untuk memastikan kinerja TI sesuai dgn tujuan berikut ini: Keselarasan TI dengan perusahaan dan realisasi keuntungan-keuntungan yg dijanjikan dari penerapan TI. Penggunaan TI agar memungkinkan perusahaan mengekploitas kesempatan yg ada dan memaksimalkan keuntungan. Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab. Penanganan manajemen resiko yg terkait TI secara tepat. TK TI sering kali berjalan dalam lapisan yg berbeda-beda antara lain team-leader, memberikan laporan kepada manajer serta menerima pengarahan darinya, manajer memberikan laporan kepada eksekutif, dan eksekutif kepada dewan direksi.

Interaksi antara Tujuan dan Aktivitas TI

Ilustrasi dalam gambar memperlihatkan secara konseptual interksi antara tujuan dan ektivitas TI dari suatu perspektif TK TI dan dapat diaplikasikan dalam lapisan TI perusahaan, memberikan arahan awal. Setelah itu, suatu putaran yg berkelanjutan dilakukan untuk mengukur kinerja, membandingkan tujuan, dan akhirnya mengarahkan kembali aktifivitas yg seharusnya dilakukan dam perubahan dari tujuan apabila diperlukan. Selama tujuannya adalah sebagian besar berupa tanggung jawab dewan direksi dan pengukuran kinerja manajemen, ada suatu hal yg harus selalu dikembangkan sehingga tujuan-tujuan tsb merupakan hal yg dicapai dan pengukuran merepresentasikan tujuan secara tepat.

Kerangka Kerja TK TI

Mengapa TK TI Penting? Memberikan solusi TI dengan kualitas yang bagus, tepat waktu dan sesuai dengan anggaran Menguasai dan menggunakan TI untuk mendatangkan keuntungan Menerapkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas sambil menangani resiko TI

Siapa Yang Terlibat Anggota Dewan Direksi harus melakukan peran aktif dalam komite strategi TI atau sejenisnya. CEO (Chief Executive Officer) harus memberikan struktur organisasi untuk mendukung implementasi strategi TI. CIO (Chief Information Officer) harus merupakan orang yg berorientasi bisnis dan bertindak sebagai jembatan antara TI dan bisnis. Seluruh jajaran eksekutif sebaiknya terlibat langsung dalam Komite Pengarah TI atau sejenisnya.

Apa yg dapat mereka berikan? Salah satu Kewajiban dewan direksi adalah menilai dan memandu strategi perusahaan, menertapkan dan mengawasi pencapaian tujuan kinerja manajemen, dan memastikan integritas dari sistem perusahaan.

Apa yang harus ditangani oleh TK TI Pada dasarnya, TK TI terkait dgn dua hal : Yaitu kontribusi TI terhadap penambahan nilai bisnis dan, Mitigasi resiko TI. TK TI berjalan secara berkesinambungan seperti halnya sebuah siklus hidup. Siklus hidup ini tidak bersifat vakum. Setiap perusahaan beroperasi di lingkungan yg dipengaruhi oleh : Nilai Stakeholder Misi, Visi dan Nilai Perusahaan Komunitas, etika dab kultur perusahaan Hukum, regulasi dab kebijakan-kebijakan pemerintah. Praktik industri.

Fokus Bidang Tata Kelola TI

Proses TK TI

Isu pengelolaan TI mengalami pergeseran fokus dari fokus pada teknologi menjadi fokus pada area yg terkait dgn manajemen. Isu ini mengarah pada area TK TI : Penyelarasan Strategi, berfokus pada penyelarasan bisnis dan solusi kolaborasi Penyampaian Nilai, berfokus pada optimasi pengeluaran dan nilai TI Manajemen Resiko, berfokus pada menjaga aset TI dan pemulihan bencana Manajemen Sumber, Daya berfokus pada optimasi sumber daya dan infrastruktur TI

Penyelarasaan Strategi TI Hal penting dan harus diperhatikan adalan investasi TI yg dilakukan perusahaan harus sejalan dgn tujuan strategi (keinginan, strategi saat ini dan tujuan enterpriase) dan membangun kapabilitas yg diperlukan untuk menghasilkan nila tambah yg diharapkan terhadap bisnis. Penyelarasan perlu dilakukan agar strategi dapat sejalan dgn tujuan perusahaan dan dilakukan dgn benar.

Penyelarasan TI dengan Korporat

Sering kali TI dianggap sebagai sesuatu yg buruk dan menakutkan, tapi secara strategi TI dapat memberikan beberapa keuntungan pd perusahaan, sbb: Memberikan nilai tambah terhadap produk dan layanan Memberikan dukungan terhadap posisi kompetitif Meningkatkan efisiensi admiinistrasi Meningkatkan efektivitas managerial.

Memformulasikan strategi TI ada beberapa hal yg harus dieprhatikan, yaitu : Tujuan bisnis dan lingkungan kompetisi Teknologi yg berkembang pada saat ini dan yg akan datang berikut biaya, risiko dan keuntungan yg diberikan teknologi tersebut terhadap bisnis. Kapabilitas dari organisasi TI dalam memenuhi kebutuhan perusahaan Perbandingan antara biaya dan keuntungan dari TI yg diterapkan. Pelajaran yg didapat dari kegagalan dan kesuksesan.

Penyampaian Nilai Prinsip dasar penilai TI adalah kesesuaian antara waktu dan anggaran dgn kualitas yg diberikan TI untuk perusahaan dalam pencapaian tujuannya. Dalam kontsks bisnis hal ini dinyatakan dgn keunggulan kompetitif, waktu pemenuhan order/layanan, kepuasan pelanggan, waktu tunggu pelanggan, produktifitas karyawan dan keuntungan. Beberapa elemen tersebut bersifat subjekstif sehingga sulit dilakukan pengukuran dgn menggunakan parameter finansial.

Bisnis harus menetapkan ekspetasi-ekspetasi yg relatif sesuai dgn kemampuan yg dapat diberikan oelh TI, seperti : Memiliki tujuan yg jelas, dalam memenuhi kebutuhan bisnis. Fleksibel terhadap kebutuhan di masa yg akan datang Throughput dan waktu respon. Kemudahan penggunaan, kepercayaan dan keamanan. Integritas, ketepatan, dan kerterkinian informasi.

Pengelolaan Risiko Resiko pada suatu perusahaan dapat terjadi dlm berbagai bentuk, tidak hanya risiko finansial. Para regulator pada umumnya terpaku pd masalah operasional dan risiko sistematik, sementara risiko yg berhubungan dgn infrastruktur dan teknologi tidak begitu dipertimbangan, padahal dinilai sangat penting dan berpengaruh besar terhadap keberlangsungan perusahaan. Oleh karena itu, dewan direksi harus melakukan pengelolaan terhadap risiko-risiko ini dgn cara :

Melakukan pencarian dan mempelajari risiko yg mungkin muncul, dan harus ada transparansi terhadap risiko penting yg berdampak langsung pada perusahaan dan melakukan klasifikasi terhadap kebijakan perusahaan mengenai pengambilan risiko atau penghindar risiko.

Pengelolaan Risiko Kunci sukses dari kinerja TI adalah optimasi investasi, penggunaan dan alokasi sumber daya TI (SDM, Aplikasi, Teknologi, Fasilitas, Data) dalam memenuhi kebutuhan perusahaan.

Pengukuran Kinerja Strategi telah mengambil posisi baru, yaitu menjadi aset tidak nyata yg sangat berharga dalam pencapaian perusahaan. Artinya penciptaan nilai telah bergeses dari aset yg nyata ke aset tidak nyata. Aset tidak nyata tidak dapat diukur secara tradisional, oleh karena itu, digunakan Balanced Scorecard, yg mentrasnlasikan startegi ke dalam aksi untuk mencapai tujuan.

Menggunakan Balanced Scorecard, para manajer tidak hanya terpaku pada pengukuran finansial jangka pendek sebagai indikator dari kenerja perusahaan. Menggunakan Account seperti intangible items seperti tingkat kepuasan pelanggan streamlining dari fungsi internal, pengingkatan efisiensi oprasional dan pengembangan kemampuan para staff. Cara ini memberikan pandangan yg lebih holistik dari operasi bisnis, yg berkontribusi kepada pencapaian tujuan strategi jangka panjang dengan aksi jangka pendek.

Deminsi Balance Scorecard

Penggunan TI Balanced Scorecard (IT BSC) merupakan salah satu cara yang paling efektif dalam membantu dewan direksi dan manajemen dalam mencapai penyelarasaan TI dan dan bisnis. Tujuannya untuk mempermudah manajemen dalam membuat laporan kepada dewan direksi, dalam mendapat konsensus dari berbagai stakeholder kunci mengenai strategi TI yg akan diterapkan, nilai tambah yg diberikan TI terhadap bisnis dan membahas kinerja, risiko-risiko dan kapabilitas TI.

Hubungan Sebab dan Akibat diantara dimensi Scorecard

Sebuah Tamplate BSC TI dapat dibuat dengan memperhatikan beberapa pertanyaan berikut ini: Kontribusi Enterprise-bagaimana pandangan para eksekutif mengenai posisi departemen TI? Orientasi Pengguna-bagaimana pandangan pengguna terhadap departemen TI? Keunggulan Operasional-bagaimana tingkat efektifitas dan efisiensi dari proses yg dilakukan dengan TI? Orientasi Masa Depan – seberapa baikkah posisi TI untuk memenuhi kebutuhan dimasa yg akan datang?

Contoh Ukuran IT Balanced Scorecard