Mengelola Dinamika Kelompok

Ada beberapa cara yang dapat ditempuh untuk membangun sebuah kelompok. Perkembangan sebuah kelompok selalu berbeda antara satu dengan yang lain. Ada beberapa cara yang dapat ditempuh untuk membangun sebuah kelompok. Forming Informing Storming Norming Mourning Transforming

Forming Tahap orang berkumpul dan membentuk sebuah kelompok. Mungkin ada yang mengikuti pertemuan karena penugasan. Mungkin ada beberapa peserta yang masih diliputi perasaan keraguan dan was-was. Apakah saya akan bisa cocok dengan yang lain? Sebagai fasilitator harus dapat memastikan agar mereka merasa nyaman. Berikan perhatian secara khusus kepada peserta. Beri waktu kepada mereka untuk saling berkenalan dan anda juga bisa gunakan permainan atau ice breaker.

Informing Tahap penjelasan di mana anggota kelompok diberi penjelasan tentang tujuan dari tugas yang akan dilakukan. Ada interaksi antar anggota karena mereka sadar bahwa mereka menuju pada tujuan yang sama. Sebagai fasilitator Anda dapat mencari titik pijak yang sama, dan membentuk sendiri visi, misi serta tujuan kelompok. Gunakan kegiatan-kegiatan pengenalan dan agenda yang jelas.

Storming Pada tahapan ini adalah dimulainya membangun peran di antara masing-masing peserta. Tahapan ini adalah sebuah fase yang sangat penting karena sangat mungkin dalam tahapan ini akan terjadi tarik menarik, uji coba dan bahkan terjadinya konflik. Benturan antar pribadi sangat mungkin akan terjadi, bahkan benturan dengan pemimpin kelompok. Sebagai fasilitator Anda harus memberikan dukungan kepada seluruh kelompok. Kembangkan dan gunakan teknik-teknik fasilitasi serta ingatkan peserta akan tujuan dan norma-norma kelompok. Usahakan terjadinya keterbukaan dan keinginan untuk mengatasi konflik.

Norming Tahapan ini adalah fase stabilisasi dimana aturan, ritual, dan prosedur ditetapkan dan diterima. Identitas peran disepakati bersama dan tercipta suasana kebersamaan. Jalan menuju kemajuan disetujui bersama. Sebagai fasilitator Anda harus memberikan bantuan dalam menghaluskan proses. Jika diperlukan, perbaiki atau sesuaikan norma dan serahkan kembali tanggung jawab kepada kelompok.

Mourning Anda telah memasuki tahap akhir. Di mana dalam tahapan ini tugas sudah selesai dikerjakan, dan tujuan utama pembentukan kelompok sudah terpenuhi. Siklus kehidupan kelompok secara resmi sudah berakhir. Ada rasa sedih dan anggota mulai memikirkan tugas lain. Sebagai fasilitator anda perlu untuk mempersiapkan peserta agar bisa menghadapi transisi dari pembentukan kelompok menuju bubarnya kelompok. Pastikan bahwa ada semacam ritual perpisahan, baik secara individu maupun sebagai kelompok. Gunakan beberapa metode umpan balik akhir.

Transforming Pada tahapan ini tim menjadi dinamis dan tidak statis karena pembentukan kelompok sudah terjadi dan mulai ada perubahan baik di masing-masing anggota maupun pada kelompok secara keseluruhan. Sebagai fasilitator anda dapat menunjukkan dukungan dan rasa percaya pada kelompok. Hargai perubahan yang terjadi dengan memberikan pujian tetapi jaga agar tidak berlebihan.

Setiap kelompok selalu memiliki dinamika sendiri… Fasilitator sebaiknya dapat berperan sebagai penyeimbang (balancing) agar dinamika kelompok dapat mencapai hasil yang diinginkan (performing). Untuk membuat dinamika kelompok seimbang, Fasilitator perlu melakukan kombinasi berbagai teknik fasilitasi seperti menyimak, mengamati, bertanya, probing, menyimpulkan, mengelola perbedaan pendapat, memberikan semangat (encouraging)

Paling penting adalah manfaatkan pendukung anda! Beberapa kiat yg dapat membantu fasilitator membangun kelompok antara lain adalah : belajar memahami sebanyak mungkin karakter dan sifat-sifat individu ketika ia menjadi anggota kelompok, Membentuk kelompok diskusi yang benar-benar kecil dan memungkinkan semua menyumbangkan pikiran dengan aman dan jangan malu meminta bantuan orang di luar kelompok jika memang diperlukan. Paling penting adalah manfaatkan pendukung anda!

Ketrampilan Dasar Fasilitator Seni Bertanya: ORIK Seni Menggali Lebih Dalam (Probing) Seni Membuat Ikhtisar (Parafrase) Seni Mengaitkan Pernyataan dan Komentar Seni Mengamati (Observing) Seni Menyimak

Seni Bertanya: ORIK Fasilitator tidak boleh memberikan jawabannya sendiri terhadap masalah sebuah kelompok. Sebagai titik awal kita bisa menggunakan beberapa pertanyaan untuk merinci lebih jauh masalah yang sedang dibahas dan secara perlahan mendorong kelompok untuk menganalisis masalah tersebut. Kombinasi pertanyaan-pertanyaan secara sekuensi seperti yang digambarkan dalam metode ORIK (Objektif, Reflektif, Interaktif, Keputusan)

ORIK Obyektif Reflektif Interpretatif Keputusan panca indera, nyata perasaan, emosi Interpretatif pikiran, analisis Keputusan tindak lanjut

Seni Menggali Lebih Dalam (Probing) Beberapa cara probing untuk membantu kelompok : Mencari akar masalah; Mencerahkan anggota kelompok yang lain; Mengeksplorasi perhatian atau gagasan; Mendorong anggota kelompok untuk mengekplorasi gagasan lebih mendalam dan menolong proses berpikir mereka sendiri; Membuka kelompok agar lebih jujur membagi informasi dan perhatian; Menaikkan tingkat kepercayaan dalam kelompok; Membongkar fakta-fakta kunci yang belum keluar; Meningkatkan kreatifitas dan berpikir positif.

Seni Menggali Lebih Dalam (Probing) “O ya?” atau “Hmm…”, tetapi juga bisa saja pertanyaan atau permintaan langsung, seperti : “Kenapa begitu?”, “Bisa diberikan contoh?”.

Seni Membuat Ikhtisar (Parafrase) Ini teknik mengulang pendapat dengan menggunakan bahasa Anda sendiri. Parafrase sangat berguna untuk memeriksa pemahaman seseorang. Ketika fasilitator mengulang kalimat-kalimat si pembicara, peserta yang lain juga akan saling memeriksa pemahaman mereka atas pendapat peserta yang mengajukan pendapat. Jika Anda salah menangkap pesan yang dimaksud, maka Anda dapat langsung melakukan perbaikan terhadap kesalahpahaman tersebut. Contoh kalimat parafrase “ “Baik, Supri. Kalau tidak salah, Anda tadi mengatakan…”.

Beberapa hal yang perlu dipegang sebagai dasar melakukan parafrase antara lain Parafrase hanya untuk memeriksa pamahaman; Jangan menggunakan parafrase untuk memperbaiki kalimat-kalimat pembicara; Hindari menambah atau mengubah apa yang dikatakan pembicara; Jika mungkin gunakan kata-kata si pembicara setepat mungkin; Parafrase digunakan ketika anda pikir ada anggota kelompok yang tidak mendengar apa yang dikatakan si pembicara.

Seni Mengaitkan Pernyataan dan Komentar Teknik ini seringkali disebut dengan teknik referencing back, yaitu teknik untuk mengkait-kaitkan pernyataan peserta dengan pernyataan peserta yang lain sebelumnya. Ketika peserta pertemuan mengemukakan sebuah pendapat yang mirip dengan komentar yang telah dikatakan sebelum-sebelumnya, Anda bisa mengatakan, “Ini mungkin masih berkaitan dengan pernyataan yang dikatakan Andri tadi. Andri bagaimana pendapat Anda?”. Referencing back mendorong anggota untuk mengetahui dan membangun di atas salah satu ide yang lain. Teknik ini juga mendorong partisipan untuk mendengarkan satu sama lain. Teknik ini dapat digunakan untuk tidak setuju dan menunjuk perbedaan yang ada di antara pendapat-pendapat peserta.

Seni Mengamati (Observing) Teknik observasi atau pengamatan adalah kemampuan untuk mengamati apa yang sedang terjadi tanpa menghakimi tanda-tanda non verbal seseorang dan kelompok secara obyektif. Perilaku non verbal dapat mengungkapkan sesuatu pesan secara cukup kuat. Anda bisa mengecek berbagai pendapat bukan hanya pada apa yang dikatakan melainkan juga pada bahasa non verbalnya karena seringkali pendapat juga dipengaruhi oleh bagaimana cara pendapat tersebut diungkapkan. Misalnya untuk tataran individu, Anda dapat mengecek pada intonasi suara, gaya komunikasi, ekspresi muka, kontak mata, gerakan tubuh, dan postur tubuh.

Seni observasi pada tingkat kelompok… Siapa mengatakan apa? Siapa melakukan apa? Siapa melihat siapa ketika mengatakan sesuatu? Siapa menghindari terjadinya kontak mata? Siapa duduk di dekat siapa? Bagaimana tingkat energi kelompok? Bagaimana tingkat minat kelompok?

Seni Menyimak Tunjukkan empati dan minat. Gunakan bahasa tubuh anda sebagai pesan bahwa Anda sedang memperhatikan dan mencoba memahami apa yang mereka pikirkan. Berikan dukungan secara penuh dengan memberikan fokus perhatian kepada orang tersebut dengan cara menganggukkan kepala ataupun dengan kata-kata dukungan. Jangan menyela! Menyimaklah dengan aktif. Menyimak bukan berarti anda harus pasif. Melainkan anda harus aktif untuk menangkap seluruh pesan yang ingin disampaikan oleh peserta yang berpendapat. Misalnya dengan memperhatikan bentuk tubuh, raut muka dan pilihan bahasa yang digunakan. Gunakan teknik parafrase untuk memastikan bahwa anda paham.

Menyimak dengan baik lebih sulit dari dugaan kita. Hal ini terjadi karena banyak hal yang ternyata menyebabkan kita menjadi sulit untuk menyimak. Misalnya, karena proses kita berpikir lebih cepat daripada orang berbicara, maka kadang-kadang pada saat seseorang belum selesai berbicara mereka telah menggunakan kemampuannya untuk berpikir hal yang lain.