INFORMATION SYSTEM QUALITY ASSURANCE AND CONTROL Group Assignment 1 Team 4: 1801621925 - Angela 1801621963 - Handoko 1801325261 - Intan Puryasana 1801624681 - Imelda Lipedo Lumban Tobing 1801624624 - Rudi Irawan

Dampak Implementasi ERP Grabski et al. (2001): rekayasa proses bisnis, personil mempelajari hal baru, mainframe → jaringan, biaya tinggi Ahmad dan Cuenca (2013): pemeriksaan terhadap proses bisnis organisasi, pemilihan solusi software terbaik & konfigurasinya, pelatihan staff, kustomisasi & pengembangan antarmuka. Beheshti et al. (2014): infrastruktur TI baru, perubahan budaya Abu-Shanab et al. (2015): mengurangi waktu & total biaya, membantu pengambilan keputusan, mendukung keunggulan kompetitif Tarhini et al. (2015): meningkatkan kinerja sistem TI lain seperti Supply Chain Management (SCM)

Dampak Implementasi ERP Almajali et al. (2016): bisnis intelijen memberikan analisis yang terintegrasi, standarisasi praktek bisnis, akses data real-time dan up-to-date Arachchi et al. (2015): biaya tinggi, penghematan / pengembalian tidak langsung dirasakan, sulit menggunakan ERP, sulit migrasi data, sulit integrasi dengan sistem lain, waktu lama, sulit mengganti struktur organisasi ataupun vendor, hilangnya keunggulan kompetitif Mkokweza dan Phiri (2016): kurang keahlian, sistem tidak fleksibel, masalah jaringan, kesalahan pengguna, masalah integrasi, tidak ada audit trail, keterlambatan dan peningkatan biaya implementasi Oleh karena itu, butuh persiapan yang baik.

Persiapan Implementasi ERP Personil bisnis terbaik Tim lintas fungsional Pelatihan Infrastruktur Teknis Perubahan mindset dan sikap terhadap pembelajaran Sammon dan Adam (2010): Proyek prioritas Pendekatan proaktif Mengomunikasikan dan mengelola ekspektasi BPR Metodologi Implementasi Edukasi tentang ERP

Persiapan Implementasi ERP Ahmadi et al. (2015): Dimensi organisasi: terkait dengan strategi, struktur, dan proses organisasi Dimensi sosial: mempertimbangkan kesiapan staf organisasi, termasuk kesiapan budaya dan level komunikasi antar karyawan Dimensi teknis: terkait kesiapan teknologi organisasi serta pengetahuan dan kemampuan teknis yang dimiliki

Dampak terhadap organisasi: dilakukannya rekayasa proses bisnis, penggantian infrastruktur TI, dan perubahan budaya. Manfaat: efisiensi proses bisnis, komunikasi dan berbagi informasi yang lebih baik, penghematan biaya, peningkatan kepuasan pengguna, peningkatan fleksibilitas, dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Dampak buruk: berupa kerugian finansial bahkan kebangkrutan jika gagal. Persiapan: tujuan dan strategi yang jelas, proses bisnis organisasi yang telah disesuaikan, mengomunikasikan dan mengedukasi karyawan tentang ERP, mengelola ekspektasi, serta memastikan bahwa infrastruktur TI dan keterampilan teknis yang dibutuhkan sudah tersedia.

Risiko terkait Implementasi ERP Grabski et al. (2001): Kurangnya keselarasan antara sistem informasi baru dan proses bisnis Kemungkinan kehilangan kontrol karena terjadi desentralisasi dalam proses pengambilan keputusan Risiko terkait kompleksitas proyek Kurangnya potensial keterampilan in-house Penolakan pengguna

Risiko terkait Implementasi ERP Sammon dan Adam (2010): The Fit: kegagalan untuk mengartikulasikan secara jelas tujuan proyek yang selaras dengan tujuan strategis bisnis akan menurunkan kinerja The Actors: kegagalan untuk mengedukasi semua staf dan mengalokasikan sumber daya terbaik pada proyek akan menghasilkan proses bisnis yang tidak cukup atau tidak dapat dilaksanakan oleh tim The Change: kegagalan menerima perubahan yang disebabkan oleh implementasi ERP, baik pada level kultural dan prosedural, mengakibatkan implementasi parsial dan tingkat penggunaan yang tidak seimbang The Plan: kegagalan untuk merencanakan secara strategis mengakibatkan penyampaian solusi yang tidak memadai, telat, dan melebihi anggaran.

Risiko terkait Implementasi ERP Wanare dan Mudiraj (2014): Risiko Manajemen Risiko Teknologi Risiko Operasional Risiko Finansial Risiko Lainnya

Risiko terkait Implementasi ERP Rajnoha et al. (2014): Konflik prioritas yang mengakibatkan keterlambatan Meremehkan tingkat kompleksitas konversi data dan antarmuka Salah memperkirakan segi keuangan Kurangnya pelatihan pengguna terhadap sistem ERP baru Terlalu banyak perubahan pada prosedur dan persyaratan Penolakan dari pemangku kepentingan dan pengguna, karena mereka merasa sistem ERP tidak memenuhi kebutuhan mereka atau karena tidak dilibatkan secara aktif pada saat pengembangan Kapasitas sistem dan kinerja tidak cukup

Risiko terkait Implementasi ERP Arachchi et al. (2015): Ukuran proyek Waktu implementasi Investasi awal yang tinggi Tenggat waktu yang tidak masuk akal Pendanaan yang tidak cukup Antarmuka Kebijakan organisasi Scope creep Kesenjangan yang tidak diharapkan Kesulitan konfigurasi Kurangnya prototyping

Risiko terkait Implementasi ERP Risiko: ketidakselarasan TI dan bisnis, infrastruktur dan keterampilan teknis yang tidak memadai, penolakan pengguna dan kegagalan dalam menerima perubahan, BPR yang tidak memadai, serta kurangnya waktu, biaya dan sumber daya dalam proses implementasi.

Kelemahan & Kontrol Kurangnya keselarasan antara sistem informasi baru dan proses bisnis Grabski et al. (2001): BPR, mengembangkan spesifikasi kebutuhan, pengujian sistem, mengawasi kinerja Garg dan Garg (2014): mendefinisi rencana bisnis dan visi organisasi yang jelas, BPR, pemilihan produk yang tepat, pengujian dan troubleshooting Ziemba dan Informatyczna (2013): spesifikasi kebutuhan yang jelas dan tepat, tujuan dan objektif yang jelas Garg dan Agarwal (2014): BPR untuk adaptasi terhadap sistem ERP, bukan sebaliknya

Kelemahan & Kontrol Kurangnya keselarasan antara sistem informasi baru dan proses bisnis (lanjutan) Dengan demikian, manajemen harus mendefinisikan secara jelas visi dan tujuan organisasi, menurunkannya menjadi spesifikasi kebutuhan implementasi, memilih solusi sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, melakukan BPR untuk menyesuaikan dengan best practices yang terdapat dalam sistem ERP, dan menguji sistem tersebut untuk memastikan bahwa fitur yang disediakan sudah sesuai.

Kelemahan & Kontrol Kemungkinan kehilangan kontrol karena terjadi desentralisasi dalam proses pengambilan keputusan Grabski et al. (2001): membentuk steering committee, menunjuk sponsor proyek, melibatkan internal audit Garg dan Agarwal (2014), Ahmad dan Cuenca (2013), Tarhini et al. (2015): manajemen membentuk steering committee Chang et al. (2014): membentuk framework kontrol internal Bennett (2014): melakukan internal audit Berdasarkan pendapat di atas, organisasi dapat membentuk steering committee, menerapkan framework untuk mengevaluasi kontrol internal, dan melaksanakan internal audit untuk mengurangi risiko ini.

Kelemahan & Kontrol Risiko terkait kompleksitas proyek Grabski et al. (2001): membentuk steering committee, dukungan manajemen senior, menunjuk sponsor proyek, mengembangkan spesifikasi kebutuhan dan rencana implementasi, memilih tim proyek yang kompeten, melibatkan konsultan dan internal audit Garg dan Garg (2014): dukungan dan komitmen manajemen puncak, memilih vendor dan konsultan yang tepat, mendefinisi ruang lingkup yang jelas, memilih strategi implementasi, mempersiapkan infrastruktur TI, pengujian data setelah dikonversi, tim proyek yang kompeten, komunikasi yang baik, manajemen proyek yang baik

Kelemahan & Kontrol Risiko terkait kompleksitas proyek (lanjutan) Ziemba dan Informatyczna (2013): dukungan manajemen puncak, penentuan tugas dan tanggung jawab yang jelas, manajemen perubahan, manajemen risiko, keterlibatan pengguna akhir, komunikasi antar departemen, penggunaan metodologi proyek yang telah terbukti, kontrol dan pengawasan yang efektif. Dengan demikian, dibutuhkan dukungan manajemen puncak, memilih vendor & konsultan yang berpengalaman, menyusun rencana dan strategi implementasi yang jelas, mempersiapkan infrastruktur yang ada, tim yang tdd orang-orang terbaik, & melibatkan kontrol serta pengawasan yang efektif.

Kelemahan & Kontrol Kurangnya potensial keterampilan in-house Grabski et al. (2001): melibatkan konsultan eksternal, membentuk hubungan kerja sama yang erat dengan konsultan dan tim proyek, melaksanakan pelatihan Ziemba dan Informatyczna (2013): kompetensi tim proyek terkait sistem ERP, kompetensi tim proyek terkait bisnis, penggunaan konsultan, kerja sama dengan pusat penelitian, dan keahlian TI Garg dan Agarwal (2014): tim lintas fungsional yang merupakan pakar bidang masing-masing dan memiliki pengetahuan produk yang baik

Kelemahan & Kontrol Kurangnya potensial keterampilan in-house (lanjutan) Garg dan Garg (2014): pendidikan dan pelatihan, konsultan menciptakan basis pengetahuan dan melatih karyawan Dari literatur di atas, dapat disimpulkan bahwa kurangnya keterampilan yang dimiliki oleh organisasi dapat diatasi dengan memberikan pelatihan, menggunakan konsultan eksternal yang berpengalaman dan memiliki pengetahuan produk yang baik, serta memiliki hubungan kerja sama yang baik di mana tim dibentuk dari staf internal organisasi dan konsultan eksternal.

Kelemahan & Kontrol Penolakan pengguna Grabski et al. (2001): dukungan manajemen puncak, komunikasi rutin, soft skill yang baik, melibatkan pengguna, pelatihan Garg dan Garg (2014): kemampuan komunikasi yang baik, mengedukasi karyawan tentang manfaat ERP, melatih karyawan menggunakan sistem, melibatkan karyawan dalam manajemen perubahan, membentuk support group Pishdad dan Haider (2013): pendidikan dan pelatihan, manajemen perubahan organisasi, penolakan organisasi, budaya organisasi, kompetensi pengguna, keterlibatan aktif pengguna, dukungan manajemen dan penunjukkan champion, dukungan vendor dan efektivitas konsultan

Kelemahan & Kontrol Penolakan pengguna (lanjutan) Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa untuk mengurangi penolakan pengguna, organisasi perlu mendidik dan melatih karyawannya, melaksanakan komunikasi yang jujur dan terbuka, melibatkan karyawan dalam proyek ERP, melakukan manajemen perubahan, dan mendapatkan dukungan manajemen puncak dengan membentuk support group.

Implementasi ERP di Indonesia Putra dan Azhari (2016): ERP meningkatkan efisiensi, kelincahan, dan responsivitas, mengintegrasi proses ke sistem komputerisasi Raharjo dan Perdhana (2015): dukungan manajemen puncak, BPR, pendidikan dan pelatihan, pemilihan hardware dan software mempengaruhi kesuksesan implementasi ERP Permadi dan Handoko (2015): komitmen dan dukungan top management, manajemen perubahan, manajemen proyek, project champions, BPR, komposisi tim ERP, visi misi organisasi dan tujuan implementasi proyek, pemilihan dan hubungan dengan vendor, komunikasi, finansial, strategi TI, steering committee, budaya, pelatihan dan edukasi

Implementasi ERP di Indonesia Asniar dan Sari (2015): kondisi Indonesia didominasi oleh perusahaan dengan skala kecil dan menengah sehingga solusinya memakai ERP berbasis cloud. Berdasarkan matriks risiko implementasi ERP pada hasil penelitian dan pernyataan di atas, dapat dikatakan secara umum hasil riset ini fit dengan organisasi Indonesia, dikarenakan secara umum kelemahan-kelemahan ini ditemukan pada organisasi yang akan dan telah menerapkan ERP. Namun, dalam implementasi ERP harus diperhatikan bahwa dalam lingkungan perusahaan Indonesia masih terdapat banyak perusahaan berskala kecil dan menengah.

Saran dan Rekomendasi Berdasarkan berbagai literatur di atas, kami menilai bahwa penelitian tersebut masih memiliki keterbatasan dimana penelitian hanya dilakukan terhadap satu tempat yaitu universitas dan modul ERP yang diimplementasikan belum menyeluruh sehingga hasil penelitian tersebut tidak dapat digeneralisasi tanpa adanya penelitian lebih lanjut. Penelitian berikutnya dapat membahas implementasi ERP pada berbagai industri dengan menerapkan keseluruhan modul ERP. Penelitian tersebut juga tergolong sudah lama sehingga penelitian selanjutnya dapat membahas tentang risiko dan kontrol implementasi ERP berdasarkan kondisi terkini.

Referensi Abu-Shanab, E., Abu-Shehab, R., & Khairallah, M. (2015). Critical success factors for ERP implementation: The case of Jordan. The International Arab Journal of e-Technology, 4(1), 1-7. Ahmad, M. M., & Cuenca, R. P. (2013). Critical success factors for ERP implementation in SMEs. Robotics and Computer-Integrated Manufacturing, 29(3), 104-111. Ahmadi, S., Papageorgiou, E., Yeh, C. H., & Martin, R. (2015). Managing readiness-relevant activities for the organizational dimension of ERP implementation. Computers in Industry, 68, 89-104. Almajali, D. A., Masa'deh, R. E., & Tarhini, A. (2016). Antecedents of ERP systems implementation success: a study on Jordanian healthcare sector. Journal of Enterprise Information Management, 29(4), 549-565. Arachchi, S. M., Chong, S. C., & Lakshanthi, A. D. S. M. (2015). Literature Based Review-Risks in ERP Systems Including Asian Countries. European Journal of Computer Science and Information Technology, 3(1), 1-14. Asniar, A., & Sari, S. (2015). Pemanfaatan Cloud Computing untuk Enterprise Resources Planning di Indonesia. JURNAL INFOTEL, 7(1), 75-82. Beheshti, H. M., K. Blaylock, B., A. Henderson, D., & G. Lollar, J. (2014). Selection and critical success factors in successful ERP implementation. Competitiveness Review, 24(4), 357-375. Bennett, J. M. A. (2014). How internal audit can contribute to the success of ERP implementation projects in an Irish context. Chang, S. I., Yen, D. C., Chang, I. C., & Jan, D. (2014). Internal control framework for a compliant ERP system. Information & Management, 51(2), 187-205. Garg, P., & Agarwal, D. (2014). Critical success factors for ERP implementation in a Fortis hospital: an empirical investigation. Journal of Enterprise Information Management, 27(4), 402-423. Garg, P., & Garg, A. (2014). Factors influencing ERP implementation in retail sector: an empirical study from India. Journal of Enterprise Information Management, 27(4), 424-448.

Referensi Grabski, S. V., Leech, S. A., & Lu, B. (2001). Risks and controls in the implementation of ERP systems. Mkokweza, M., & Phiri, J. (2016). An Investigation on the Challenges of Enterprise Resource Planning Systems Implementation in Zambia (a comparative study of three organisations). International Journal of Advanced Studies in Computers, Science and Engineering, 5(6), 1. Permadi, A., & Handoko, M. (2015). Pengembangan Model Penilaian Kesiapan Implementasi ERP di Pendidikan Tinggi. Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi, 1(2). Pishdad, A., & Haider, A. (2013). ERP institutionalization: exploring the influential factors. Journal of Enterprise Information Management, 26(6), 642-660. Putra, H., & Azhari, R. (2016). Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) Pengadaan Bahan Baku dan Pengelolaan Produksi Pada Perusahaan Furniture Menggunakan ADempiere (Studi Kasus: CV Roland Kencana). Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi, 2(3). Raharjo, S. T., & Perdhana, M. (2015). SME’s Enterprise Resource Planning Implementation, Competitive Advantage, and Marketing Performance: Finding from Central Java, Indonesia. Journal of Entrepreneurship, Business and Economics, 4(1). Rajnoha, R., Kádárová, J., Sujová, A., & Kádár, G. (2014). Business information systems: research study and methodological proposals for ERP implementation process improvement. Procedia-social and behavioral sciences, 109, 165-170. Sammon, D., & Adam, F. (2010). Project preparedness and the emergence of implementation problems in ERP projects. Information & Management, 47(1), 1-8. Tarhini, A., Ammar, H., Tarhini, T., & Masa’deh, R. (2015). Analysis of the Critical Success Factors for Enterprise Resource Planning Implementation from Stakeholders’ perspective: A Systematic Review. International Business Research, 8(4), 25-40. Wanare, R. S., & Mudiraj, A. R. (2014). Risk Management in ERP Implementation. IJRCCT, 3(7), 767-770. Ziemba, E. & Informatyczna, I. O. B. S. (2013). Critical success factors for ERP systems implementation in public administration. Interdisciplinary Journal of Information, Knowledge, and Management, 8(1), 1-19.