WALI KELAS: Struktur Organisasi BK, Persyaratan, Peran, Tugas, Tanggungjawab, Pelaksanaan dan Pelaporan Oleh : Ir. Christian HL, M.Pd

STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN BIMBINGAN DAN KONSELING Ka. Pusdiklat Dekan/Direktur PT Ka. Balai PSDM Ka.Prodi Kasi Program dan Pelayanan Kasi Evaluasi dan Pelaporan Ka.Sub.Bag TU Koord Wali Kelas (Balai) Wali Kelas (PT) Wali Kelas (Balai) Karyasiswa KETERANGAN: Garis komando/perintah Garis laporan Garis konsultasi/Koordinasi

I. PERSYARATAN WALI KELAS

1)PERSYARATAN UMUM Wali kelas dapat berasal dari Balai dan perguruan tinggi Telah mengikuti pelatihan wali kelas yang dilaksanakan Pusdiklat Mampu membaca psikogram/psikotes karyasiwa Staf Pusdiklat/Balai, minimal lulus D3 Dosen/Pengajar/Pengelola Prodi, minimal lulus S1/D4 Pengangkatan wali kelas: dari kepala Balai untuk staf Balai dan dari Ka.Prodi PT untuk staf/dosen PT Koordinator wali kelas diangkat oleh Ka. Balai

2)PERSYARATAN KUALITATIF Memiliki kecerdasan intelektual (IQ) memadai Memiliki kecerdasan emosional (EQ) yang baik: Kemampuan Intra Personal: Kesadaran diri, Pengendalian diri, Memotivasi diri Kemampuan Inter Personal: Kepekaan terhadap orang lain dan Keterampilan sosial, yaitu Kecakapan membina hubungan dengan orang lain Memiliki kecerdasan spiritual (SQ) yang tinggi Kecerdasan untuk : menyelesaikan masalah makna dan nilai Memposisikan perilaku dalam konteks makna yang luas Menaksir bahwa suatu tindakan atau jalan hidup tertentu lebih bermakna ketimbang yang lain

3)PERSYARATAN PENUGASAN Seorang wali kelas membimbing 1 kelas (15-20 karyasiswa) mengenal dan memahami tiap karyasiswa bimbingnya. (kondisi dan perkembangannya) Wali kelas menangani paling banyak 2 kelas karyasiswa (30-40) orang Wali kelas berpendidikan minimal D4/S1, dapat menjadi wali kelas prodi D3/D4/S1 dan Magister Wali kelas berpendidikan D3, hanya membimbing 1 kelas Prodi D3/D4/S1 Melaporkan hasil kegiatan kepada koordinator wali kelas Koordinator wali kelas bertugas mengkoordinir kegiatan wali kelas yang ada di Balai dan melakukan koordinasi dengan wali kelas yang ada di perguruan tinggi.

II. PERAN WALI KELAS Membantu karyasiswa agar dapat menyelesaikan studi tepat waktu dan baik Mengembangkan suasana hati karyasiswa agar terbebas dari ketegangan Memberikan pengarahan/orientasi dalam rangka belajar yang efektif Mempelajari dan menelaah karyasiswa untuk menemukan kekuatan, kelemahan, kebiasaan dan kesulitan yang dihadapi Membantu karyasiswa sebagai individu agar memiliki kepercayaan diri, dengan memahami kekurangan, kelebihan dan masalah-masalah

III. TUGAS WALI KELAS Melakukan kegiatan perwalian sesuai dengan perannya melalui pertemuan: berkala atau insidentil, kelompok atau individual untuk kegiatan layanan dasar bimbingan, responsif, perencanaan individual dan kegiatan dukungan sistem. Mensosialisasikan kepada karyasiswa informasi tentang peraturan mengikuti pendidikan yang telah disediakan Balai (informasi dari Pusdiklat, Balai, PT) Membuat notulen hasil pertemuan/bimbingan dengan karyasiswa Mengadministrasikan kegiatan bimbingan dan konseling dan membuat laporan hasil kegiatan perwalian Mempertanggung jawabkan tugasnya (kepada Kasi Evaluasi dan Pelaporan untuk wali kelas dari staf balai dan kepada Ka.Prodi untuk Wali Kelas dari PT)

IV. TANGGUNGJAWAB WALI KELAS Menjaga kepercayaan yang diberikan kepadanya Tidak bertindak diskriminasi Menjaga pelaksanaan kegiatan bimbingan agar kondusif Menghindari hal-hal yang dapat menimbulkan penilaian kurang baik, seperti: Berada dalam satu ruangan tertutup dengan karyasiswa berbeda gender bersikap arogan; menghakimi; membocorkan hasil konseling Banyak bicara, sedikit mendengar; kurang mempedulikan keluhan klien memberikan janji-janji penyelesaian terhadap masalah yang disampaikan karyasiswa hal-hal lain yang menyebabkan karyasiswa menjadi tidak percaya, marah, takut, stres, bahkan menjadi benci dan tidak mau dikonseling lagi

V. PELAKSANAAN PERWALIAN Persiapan Oleh Wali Kelas Mempersiapkan data karyasiswa, berupa: Kurikulum Vitae Karyasiswa Data Psikogram/Psikotes Karyasiswa dan data informasi lain yang dianggap perlu Mempersiapkan materi pertemuan, berupa: materi yang akan dibahas informasi pendukung yang perlu disosialisasikan

mempersiapkan jadual pertemuan atau observasi, seperti: Untuk pertemuan rutin bulanan individu atau kelompok (tiap tanggal atau tiap hari apa) Untuk pertemuan insidentil (tergantung permasalahannya) Untuk observasi atau pengamatan, dapat dilakukan tiap waktu yang luang Mempersiapkan fasilitas penunjang, seperti: Ruangan untuk tempat pertemuan rutin ATK untuk catatan Mempersiapkan diri, yaitu: Kondisi fisik dan psikis yang baik Kesiapan diri untuk menghadapi pertemuan (ketenangan, keyakinan, dll)

Pelaksanaan Kegiatan Oleh Wali Kelas 1) Dalam Pertemuan Kelompok (di ruangan): Pemberian informasi, seperti: Menyampaikan informasi tentang kegiatan yang menyangkut pembelajaran yang perlu diketahui karyasiswa Menyampaikan data-data karyasiswa yang perlu ditindak lanjuti Menyampaikan peraturan yang berkaitan dengan tugas belajar (keuangan, lama pendidikan, sanksi, dll) Mendengar permasalahan dan keluhan karyasiswa dalam mengikuti pembelajaran Mendengar masukan-masukan dari karyasiswa untuk lebih meningkatkan pelayanan pendidikan Menyampaikan hasil penyelesaian terhadap masalah karyasiswa yang telah disampaikan sebelumnya Menyampaikan info lainnya yang berkaitan dengan kelancaran pendidikan dan perlu dididskusikan bersama, dll

Kesimpulan hasil pertemuan Setiap pertemuan perlu di catat sebagai notulen pertemuan Hasil pencatatan sebagai masukan informasi perkembangan pendidikan karyasiswa Untuk hasil pembicaraan yang perlu ditindak lanjuti, perlu dilakukan tindak lanjut sebatas kewenangan wali kelas, dan akan diinformasikan pada pertemuan berikutnya

2) Dalam Pertemuan Individual (di ruangan): Menerapkan keterampilan bimbingan konseling individual: Attending, Responding, Personalizing, Initiating ketika berhadapan dengan karyasiswa untuk menggali akar masalah dan membantu mengatasi masalah tersebut Mencatat/mendata hasil pembicaraan Untuk masalah yang perlu ditindak lanjuti, segera ditindak lanjuti

3) Dalam Pertemuan Insidentil (di Ruangan) Pertemuan Kelompok: Pemberian informasi yang perlu segera diinformasikan Kegiatan tanya jawab Kesimpulan hasil pembicaraan/pertemuan dan dicatat Pertemuan Individual: Menggunakan keterampilan bimbingan konseling individual: Attending, Responding, Personalizing, dan Initiating. Semua percakapan dalam pertemuan ini dicatat sebagai bahan evaluasi

4) Pertemuan di Luar Ruangan Melakukan observasi atau pengamatan kegiatan/kejadian Mendata hasil pengamatan atau observasi Melakukan pertemuan (di lokasi)

VI. MEKANISME PELAPORAN WALI KELAS dari Staf Balai Wali kelas melakukan pertemuan dengan Karyasiswa Dari hasil pertemuan , ada pertanyaan atau pendapat yang bisa langsung dijawab atau ditanggapi oleh Wali Kelas, namun ada yang mesti ditunda atau ditindak lanjut oleh pimpinan atau pihak PT Semua hasil pertemuan, dicatat/di data dan diserahkan kepada koordinator wali kelas untuk diteruskan ke Kasi Evaluasi dan Pelaporan Kasi evaluasi dan pelaporan akan menindak lanjuti dengan meneruskan hal tersebut baik kepada Ka.Balai atau ke pusdiklat dan atau PT melalui Ka.Balai untuk diselesaikan Hasil dari tindak lanjut tersebut diinformasikan kembali kepada wali kelas untuk disampaikan kepada karyasiswa Semua data di data di Balai

WALI KELAS dari Perguruan Tinggi Wali kelas mengadakan pertemuan dengan karyasiswa Dari hasil pertemuan , ada pertanyaan atau pendapat yang bisa langsung dijawab atau ditanggapi oleh Wali Kelas, namun ada yang mesti ditunda atau ditindak lanjut baik oleh Balai, Pusdiklat, ataupun oleh pimpinan perguruan tinggi Semua hasil pertemuan, dicatat/di data oleh wali kelas Hasil dari pencatatan diserahkan kepada Ka.Prodi dan ke koordinator wali kelas Ka.Prodi akan menindak lanjuti persoalan yang tidak dapat diselesaikan oleh wali kelas, sesuai kepentingannya apakah oleh pimpinan PT atau balai dan pusdiklat, Hasil dari tindak lanjut tersebut diinformasikan kembali kepada wali kelas untuk disampaikan kepada karyasiswa Semua data , di data di Balai

TUGAS PTM dalam Kegiatan BK Melakukan koordinasi rencana pelaksanaan BK melalui Ka.Prodi Melaksanakan kegiatan perwalian melalui wali kelas Melakukan monitoring keg.BK (berjenjang) Menanggapi permasalahan akademik Ks (berjenjang) Berkoordinasi dengan balai utk permasalahan non akademik Mengevaluasi hasil kegiatan BK (berjenjang) Melaporkan keg. Perwalian melalui wali kelas

FORMAT BAKU JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN WALI KELAS Nama Wali Kelas Program Studi Perguruan Tinggi Tahun Masuk : No Kegiatan Jadwal Kegiatan Bulan/Tahun Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. 2. 3. 4. Pertemuan Kelompok (Rutin) Pertemuan individual Pertemuan Insidentil Observasi Disetujui/Diketahui Koordinator Wali Wali Kelas   ........................................... ........................................ NIP................................... NIP .................................

Daftar hadir Karyasiswa Hari/Tanggal Waktu Tempat Acara : .................................................................. ................................................................... NO NAMA KARYASISWA PRODI/ANGKATAN TANDA TANGAN 1 2 3 4 5 .......................... ........................ ..................... ................... WALI KELAS   ..................................................... NIP .........................................

FORMAT BAKU NOTULEN HASIL PERTEMUAN WALI KELAS DAN KARYASISWA Nama Wali Kelas Program Studi Perguruan Tinggi Tahun Masuk : NO NAMA KARYASISWA PERMASALAHAN KETERANGAN 1. 2. 3. ......... ........... TINDAK LANJUT: ...................................... ........................................ .........................................

TERIMA KASIH