DATA SEBAGAI SUMBER DAYA ENNY RACHMANI, SKM

SUMBER DAYA ORGANISASI pertama, yang bersifat fisik seperti tenaga, bahan, peralatan, beaya, fasilitas gedung dan perlengkapan lain kedua, sumberdaya konseptual yang terdiri dari data dan informasi.

DATA Data adalah fakta mentah mengenai orang, benda, kejadian, atau entitas yang lain, Misalnya, kumpulan dari gaji masing- masing pegawai per bulan merupakan data tentang gaji pegawai Organisasi mengumpulkan data dari sumberdaya internal dan eksternal yang akhirnya akan semakin menumpuk dan tidak dapat dimanfaatkan sama sekali jika tidak diolah lebih lanjut

DATA  INFORMASI Organisasi mengumpulkan data dari sumberdaya internal dan eksternal yang akhirnya akan semakin menumpuk dan tidak dapat dimanfaatkan sama sekali jika tidak diolah lebih lanjut Informasi adalah data yang telah diproses dan ditampilkan agar dapat ditafsirkan dengan mudah, misalnya untuk mengamati adanya kecenderungan atau pola tcrtentu

TRADISIONAL PROSES Pemrosesan data secara tradisional didasarkan pada pengelompokan data menjadi berkas-berkas (file) yang memudahkan penampilan informasi untuk satuan-satuan kerja tertentu. Sebagai contoh, unit rekam medik di suatu rumah sakit mengelola berkas pasien untuk menampilkan parameter- parameter penggunaan tempat tidur seperti rerata tingkat hunian (average bed occupancy rate), rerata lama perawatan (average length of stay) dan rerata lama temp at tidur tidak dihuni (average turnover interval).

DATABASE Agar transformasi dari data menjadi informasi lebih efektif dan efisien, diperlukan pengorganisasian data ke dalam database Beberapa aspek penting mendasari manajemen data sebagai sumberdaya organisasi :

RANCANGAN DATABASE Isi: data apa yang seharusnya dikumpulkan? informasi yg dihasilkan Akses: bagaimana seorang pengguna informasi mengakses data untuk menyelesaikan pekerjaannya? Organisasi: bagaimana data diorganisasikan secara logik dan fisik agar dapat diakses dengan mudah oleh mereka yang berwenang? Akurasi: bagaimana validasi, penyuntingan dan audit data harus dilakukan agar data benar-benar mencerminkan kenyataan yang direpresentasikan? Integritas: bagaimana pengendalian data pada masing-masing tahap masukan, proses dan keluaran untuk menjamin bahwa data up-to-date?

RANCANGAN DATABASE Keamanan: bagaimana data dilindungi dari kemungkinan- kemungkinan akses oleh mereka yang tidak berwenang, modifikasi, dan perusakan yang sengaja maupun tidak sengaja? Privasi: bagaimana data menyangkut seseorang dilindungi sesuai dengan haknya? Beaya: bagaimana beaya yang terkait dengan data dapat dikendalikan dan bagaimana sumberdaya yang terbatas dialokasikan untuk memenuhi kebutuhan informasi tertentu?

KEUNGGULAN DATABASE Pencegahan redundancy: menghindari data yang berlebihan melalui struktur yang logik dan hemat: pengendalian duplikasi data tidak berarti bahwa masing-masing entitas data harus disimpan di satu lokasi. Demi kemudahan akses maupun untuk memeriksa akurasi, mungkin ada data yang disimpan secara duplikat; dengan kata lain, redundancy tidak harus dihapuskan sama sekali, tetapi dikendalikan seminimal mungkin. Konsistensi data: dengan mengeliminasi atau mengendalikan duplikasi data, tampilan data selalu konsisten karena dari sumber atau lokasi penyimpanan yang sama; Integrasi data: sistem database mengorganisasikan data dengan hubungan-hubungan logik di antara entitas data yang berkaitan. Dengan cara ini, pengguna dapat dengan mudah menghubungkan satu data dengan yang lain. Sebagai contoh, data tagihan pasien rawat inap dapat dikaitkan dengan lama perawatan dan diagnosis penyakit;

KEUNGGULAN DATABASE Pertukaran data: database dapat dimanfaatkan oleh semua pengguna organisasi yang berwenang; dengan sistem local area network suatu database dapat digunakan oleh beberapa pengguna pada saat yang bersamaan; pada sistem database dapat dilakukan pengaturan data apa (data view) yang tersedia bagi suatu unit atau departemen; Pembakuan: data harus didefinisikan dan dibakukan supaya database dapat dimanfaatkan dengan baik; Kemudahan aplikasi sistem: setelah database dirancang dan diimplementasikan, program aplikasi komputer dapat ditulis beberapa kali lebih cepat dibandingkan jika data masih ditata dalam berkas- berkas terpisah; Akses dan kemudahan: sistem database memungkinkan penampilan hubungan antara pelbagai karakteristik dad suatu entitas dan antara satu entitas dan entitas yang lain;

KEUNGGULAN DATABASE Independensi data: dalam sistem database dipisahkan antara cara pandang logik (logical vielv) dan cara pandang fisik (physical view). Cara pandang konseptual mengenai nama dan isi data serta bagaimana pengorganisasian data disebut cara pandang logik. Bagaimana data diorganisasikan dan disimpan dalam komputer, meliputi struktur berkas dan cara akses data dinamakan cara pandang fisik. Pemisahan cara pandang ini memungkinkan perubahan, penambahan maupun pengurangan data tanpa harus merubah aplikasi untuk memproses data tersebut; Pengamanan data: dengan pengendalian siapa yang berwenang untuk mengakses, menambah, merubah, menghapuskan data dalam suatu database dapat dikurangi kemungkinan penyalahgunaan data sampai sekecil mungkin.

Tiap kelompok membuat database untuk pendaftaran dan urj.