MENGELOLA KONFLIK DALAM PROYEK Mata Kuliah Manajemen Proyek S1 Kesmas

KONFLIK Adanya kesulitan dalam mengatur orang, merupakan hal yang sulit diatasi Proyek merupakan potensi munculnya konflik antara orang, departemen atau antar tim proyek dan user Hal ini perlu perhatian manajer proyek

MUNCULNYA KONFLIK 1. Konflik antara User dan Kontraktor : - konflik ini akan muncul ketika keduanya terlibat untuk negosiasi kontrak - masing-masing pihak biasanya akan lebih mementingkan diri sendiri daripada mengembangkan kepercayaan dan saling kerjasama untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan

MUNCULNYA KONFLIK 1. Konflik antara User dan Kontraktor : - konflik setelah kontrak telah ditandatangani, terutama pada jenis kontrak biaya plus di mana profit bagi kontraktor adalah persentase dari biaya, kontraktor kurang peduli terhadap pengeluaran sementara user harus sering memeriksa segala sesuatu tentang proyek

MUNCULNYA KONFLIK 1. Konflik antara User dan Kontraktor : - hasil akhir dari proyek juga memungkinkan terjadinya konflik antara user dan kontraktor - perbedaan persepsi hasil akhir biasanya akan menyebabkan konflik dalam tahap akhir

MUNCULNYA KONFLIK 2. Konflik dalam organisasi : - suatu organisasi memiliki peluang terjadinya konflik, peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai pebedaan dalam tujuan dan haapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang berwenang membuat keputusan dan mmang ada konflik antar individu

MUNCULNYA KONFLIK 2. Konflik dalam organisasi : - orang-orang dari divisi fungsional harus melakukan prioritas dalam mengalokasikan sumber daya, karena seringkali berhadapan dengan para manajer proyek yang dikelolanya berhasil - keberhasilan ini sangat tergantung oleh sumberdaya yang tersedia

MANFAAT ADANYA KONFLIK Konflik yang dikelola secara benar akan berdampak positif, antara lain: 1. Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik 2. Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah 3. Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut

MANFAAT ADANYA KONFLIK Konflik yang dikelola secara benar akan berdampak positif, antara lain: 4. Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya 5. Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang 6. Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya

MANFAAT ADANYA KONFLIK Ketidakberadaan konflik dalam organisasi akan bisa menjadi suatu petunjuk ketidaksehatan organisasi karena akan akibatkan suatu kejenuhan dan akhirnya hasilkan keputusan yang kurang bermutu. Sebaliknya konflik karena adanya perbedaan opini dan prespektif akan timbulkan diskusi-diskusi dan meningkatkan pemecahan masalah serta inovasi

KONFLIK SELAMA SIKLUS HIDUP PROYEK Penjadwalan proyek Prioritas proyek Alokasi tenaga kerja Masalah teknis dan trade-off hasil fisik Prosedur administrasi Perbedaan inter personil Biaya Peralatan dan fasilitas

Sumber utama konflik dan tahap-tahap proyek Project formation/konseptual Project Build up/ perencanaan Main Project effort/ eksekusi Project phased/ akhir Prioritas proyek Jadwal Prosedur administrasi Teknis Interpersonal/ perorangan Prosedur Administrasi Tenaga kerja Prioritas masalah Prioritas

PEMECAHAN KONFLIK Konfontrasi : menghadapi konflik secara langsung, dengan mengenali masalah dan potensi masalah untuk dihadapi secara langsung. pada tahap ini dapat dimulai dengan memberi kesempatan pada semua pihak untuk terlibat dalam mencapai konsensus mengenai tujuan proyek, rencana administrasi, kebutuhan tenaga kerja dan prioritas-prioritas

PEMECAHAN KONFLIK Konfontrasi : cocok pada situasi = - kedua pihak ingin menang - ingin menurunkan biaya - ada cukup waktu - saling percaya

PEMECAHAN KONFLIK 2. Kompromi : hasil dari konfontrasi. dalam hl ini diperlukan kerelaa dari semua pihak untuk menerima pendapat orang lain, pada tingkat ekstrim semua pihak mungkin merasa mendapatkan kerugian lebih besar dibandingkan keuntungan yang diperoleh pihaknya, sehingga pemecahan ini tidak harus optimal untuk kepentingan proyek

PEMECAHAN KONFLIK 2. Kompromi : cocok untuk situasi = - kedua belah pihak ingin menang - tidak ada cukup waktu - Anda ingin menjaga hubungan baik pihak-pihak yang terlibat konflik - tidak mendapatkan apa-apa jika tidak kompromi - pihak lain sekuat posisinya - kita tidak yakin kalau kita benar

PEMECAHAN KONFLIK 3. Mengurangi tingkat kepentingan ketidakpastian (menganggap tidak ada konflik) atau akomodasi : cara ini dilakukan dengan menganggap ketidakpastian yang terjadi tidak pernah ada, berusaha untuk mengecilkan perbedaan yang ada dan menekankan kepentingan yang sama, sebelum ketidaksepakatan ini keluar dari proporsi yang seharusnya

PEMECAHAN KONFLIK 3. Mengurangi tingkat kepentingan ketidakpastian (menganggap tidak ada konflik) atau akomodasi : cocok untuk situasi = Tujuan yang dicapai sangat sulit Untuk menciptakan kewajiban tawar-menawar di waktu mendatang Sembarang solusi sudah cukup Ingin adanya keharmonisan Menciptakan good will Jika harus kalah Taruhannya kecil

PEMECAHAN KONFLIK 4. Menggunakan kekuasaan (Forcing) = cara ini menggunakan kekuasaan sehingga terjadi kondisi menang-kalah, ditempuh jika suatu pihak ingin memaksakan solusi kepada pihak lain. Hal ini cocok untuk situasi : Situasi “do or die” Anda benar Taruhannya besar Prinsip yang penting menjadi taruhan Hubungan baik pihak yang terllibat konflik tidak penting Keputusan harus dibuat cepat Anda lebih kuat posisinya

PEMECAHAN KONFLIK 5. Menghindar (Withdrawing) = sering dianggap sebagai solusi sementara untuk sebuah persoalan konflik, kurang baik dan ketidakmauan menghadapi situasi, cocok untuk situasi : Anda ingin menjaga reputasi atau netralisasi Berpikir masalahnya akan hilang sendiri Bisa menang dengan menunda Tidak bisa menang Jika taruhannya rendah Jika taruhannya tinggi tapi kita belum siap

MENGELOLA KONFLIK Teori Ekspetaksi tentang konflik : - jika 2 orang tidak sependapat untuk suatu hal maka disebut konflik personal - jika terjadi antar kelompok maka kelompok yang terlibat juga mengalami konflik personal (group dianggap individu) - Dyer : usulan langkah untuk atasi konflik personal dengan Violation of expectation

MENGELOLA KONFLIK Teori Ekspetaksi tentang konflik : - Violation of expectation = jika seseorang melanggar harapan orang lain berarti telah terjadi reaksi yang negatif.