pengendalian yang efektif dan sistem informasi manajemen. TATAP MUKA 14 PENGENDALIAN EFEKTIF Tujuan Khusus Mata Kuliah : · Agar mahasiswa mengerti dan mampu menjelaskan tentang pelaksanaan pengendalian yang efektif dan sistem informasi manajemen. Sub Pokok Bahasan : 1. Sistem Pengendalian Efektif 2. Informasi dan Pengendalian 3. Revolusi Komputer 4. Sistem Informasi Manajemen · Pengendalian atau pengawasan yang baik harus disesuaikan dengan rencana dan struktur organisasi, kepribadian atau karateristik individu manajer, dan kebutuhan untuk efisiensi dan efektivitas. Disamping itu pengendalian juga harus mampu memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu serta mengarah pada upaya perbaikan. Sistem pengendalian yang baik juga harus memunculkan pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap penyimpangan yang terjadi. Jika penanggung jawab tersebut tidak jelas, maka penyimpangan yang terjadi sulit dilacak dan diperbaiki, karena tidak ada pihak yang merasa bertanggung jawab. 1.1 Ciri-ciri Pengendalian Efektif · Pengendalian yang efektif mempunyai beberapa ciri: – Disesuaikan dengan rencana dan struktur organisasi. Sistem pengendalian yang baik ditujukan untuk memastikan apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan yang direncanakan. Dengan demikian pengendalian harus mengikuti rencana yang akan dimonitor. Disesuaikan dengan manajer. Pengendalian yang baik juga harus sesuai dengan karateristik manajer yang mengawasi dan ‘13 Pengantar Bisnis Ryani Dhyan Parashakti, SE. MM 1 Pusat Bahan Ajar dan Elearning Universitas Mercu Buana http://www.mercubuana.ac.id

organisasi. Sebagai contoh, pengendalian terhadap barang yang sudah dikirim ke konsumen tidak akan efektif karena organisasi tidak punya kendali atas barang yang sudah dikirimkan. 1.2 Penolakan Terhadap Pengendalian · Sistem pengendalian mempunyai kemungkinan ditolak oleh anggota organisasi. Beberapa alasannya: – Pengendalian yang berlebihan (overcontrol). Kadang-kadang organisasi mempunyai kecenderungan untuk melakukan pengendalian yang berlebihan, khususnya pengendalian terhadap perilaku sehari-hari anggota organisasi. Sebagai contoh banyak calon karyawan yang potensial yang tidak mau masuk ke IBM, dan lebih suka masuk ke Microsoft. IBM mengharuskan karyawannya memakai dasi ditempat kerja, sementara microsoft lebih santai dalam hal berpakaian. – Fokus yang tidak tepat. Sistem pengendalian yang memiliki fokus yang salah bisa mengakibatkan perlawanan, disamping tujuan organisasi yang tidak tercapai. Misal universitas mengevaluasi staff pengajarnya berdasarkan jumlah artikel atau tulisan ilmiah. Evaluasi semacam itu bisa mengorbankan kualitas artikel yang berkualitas. – Balasan positif untuk ketidak efisienan. Suatu sistem pengendalian barangkali memiliki sistem insentif yang “salah”, ketidak efisienan justru “dihargai”. Contoh, dua departemen mempunyai anggaran yang sama. Dept. 1 menyisakan dana Rp. 10 juta, karena efisien dalam mengelola dana, sementara Dept. 2 tidak menyisakan dana (karena kurang efisien). Manajer menyimpulkan bahwa Dept. 1 diberi anggaran yang lebih kecil dimasa mendatang, sementara Dept. 2 diberi dana sama seperti tahun lalu. Tentunya Dept. 1 tidak puas/menolak. – Pertanggungjawaban. Contoh, jika biaya produksi naik, manajer bisa mengetahui apakah manajer produksi bertanggung jawab atau tidak. Jika kenaikannya karena harga input naik, manajer produksi tidak bisa dimintai pertanggung-jawaban terhadap kenaikan biaya tersebut. Tetapi apabila kenaikan biaya produksi ‘13 Pengantar Bisnis Ryani Dhyan Parashakti, SE. MM 3 Pusat Bahan Ajar dan Elearning Universitas Mercu Buana http://www.mercubuana.ac.id

2. Informasi dan Pengendalian · Semua fungsi manajerial mulai dari merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan tergantung pada arus informasi yang tetap mengenai apa yang terjadi di dalam dan di luar dari sebuah organisasi. Hanya dengan informasi yang akurat dan tepat waktu manajer dapat memonitor kemajuan ke arah sasaran dan mengubah rencana menjadi kenyataan. Sistem informasi memungkinkan manajer mengendalikan bagaimana mereka menjalankan bisnis. Informasi dipandang sebagai aset yang berharga, sesuatu yang harus dikelola secara hati-hati dan dilindungi. Hal ini disebabkan informasi sangat membantu manajer memberikan respon pada lingkungan yang kompleks dan turbulen. Perlu dipahami perbedaan antara istilah informasi dan data. – Data adalah angka dan fakta mentah, belum dianalisi mengenai peristiwa, seperti jumlah disket yang diproduksi setiap minggu atau ketersediaan disket di toko penjual alat tulis. Informasi, sebaliknya, adalah hasil dari pengorganisasian atau analisis data dengan cara yang berarti, Jadi, manajer operasi di pabrik disket tadi mungkin membandingkan output dari satu minggu dengan minggu sebelumnya atau dengan kuota produksi sebagai suatu cara memonitor dan mengendalikan prestasi kerja. Data diolah menjadi Informasi · Walaupun data dan informasi mempunyai perbedaan operasi dan tujuan, manajer pabrik disket tadi dan manajer toko alat tulis, akan mengevaluasi informasi yang mereka terima dalam empat faktor berikut: 1. Mutu Informasi, semakin akurat informasinya, semakin tinggi mutu dan semakin aman manajer mempercayainya untuk membuat keputusan. ‘13 Pengantar Bisnis Ryani Dhyan Parashakti, SE. MM 5 Pusat Bahan Ajar dan Elearning Universitas Mercu Buana http://www.mercubuana.ac.id