Arsip Nasional Republik Indonesia KEBIJAKAN PENYELENGGARAAN SIKN DAN JIKN disampaikan pada acara “Rapat Koordinasi Nasional Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional” Jakarta, 23 September 2014 oleh Dini Saraswati Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN TENTANG KEARSIPAN DI INDONESIA 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Menggantikan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipam

PERBEDAAN UU No. 7 Th 1971 dgn UU No. 43 Th. 2009 1. Berorientasi pada pemerintah: arsip hanya untuk kegiatan instansi pemerintah 1. Berorientasi pada masyarakat/users: arsip harus dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin untuk kepentingan masyarakat 2. Pembangunan SKN & SIKN serta Pembentukan JIKN: untuk memberi pelayanan arsip dinamis & arsip statis kepada masyarakat 2. Lembaga kearsipan: Arsip Nasional Pusat dan Arsip Nasional Daerah 3. Lembaga kearsipan: ANRI, Arsip Daerah Provinsi, Arsip Daerah Kab/Kota, Arsip Perguruan Tinggi 4. Unit kearsipan: pada lembaga negara, pemerintahan daerah, PTN, BUMN dan BUMD serta perusahaan dan PTS yang mendapat APBN/APBD/Bantuan LN

PERBEDAAN UU No. 7 Th 1971 dgn UU No. 43 Th. 2009 5. Kerjasama: Lembaga kearsipan dapat mengadakan kerja sama dgn pencipta arsip dan luar negeri 6. Pendanaan (untuk penyelenggaraan kearsipan): - Dari APBN untuk lembaga kearsipan Nas, lembaga negara dan PTN. - Dari APBD untuk pemerintahan daerah 7. Autentikasi terhadap arsip statis yang dialihmediakan, dilakukan oleh lembaga kearsipan dgn dukungan pembuktian 3. Ketentuan Pidana 8. - Sanksi administratif bagi pejabat & pelaksana. - Ketentuan pidana bagi setiap individu.

PENGERTIAN “ARSIP/DOKUMEN PERUSAHAAN” UU No. 7 Th. 1971 UU No. 43 Th. 2009 UU No. 8 Th. 1997 Arsip adalah naskah-naskah yg dibuat & diterima oleh lembaga-lembaga negara & badan-badan pemerintahan serta badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah & kehidupan kebangsaan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk & media sesuai dgn perkembangan teknologi informasi & komunikasi yg dibuat & diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgn politik, orgn kemasyarakatan, & perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara. (Psl. 1 Angka 2) Dokumen Perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya. (Psl. 1 Angka 2 dan Psl 2)

TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Menjamin terciptanya arsip pada pencipta arsip yaitu dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgn politik, orgn kemasyarakatan, & perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; Menjamin ketersediaan arsip yang autentik & terpercaya sebagai alat bukti yang sah; Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal & pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan; Menjamin pelindungan kepentingan negara & hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan & pemanfaatan arsip yang autentik & terpercaya;

TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif & terpadu; Menjamin keselamatan & keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara; Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas & jati diri bangsa; & Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan & pemanfaatan arsip yang autentik & terpercaya. (UU No. 43 Th. 2009 Psl. 3)

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN UU No.43 Th. 2009 Psl. 5 RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Meliputi keseluruhan: Penetapan kebijakan Pembinaan kearsipan Pengelolaan arsip dalam suatu SISTEM KEARSIPAN NASIONAL yang didukung oleh: Sumber daya manusia (SDM) Prasarana & sarana Sumber daya lain (a.l. pendanaan) dilakukan oleh: lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, & perseorangan, serta lembaga kearsipan.

KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL Pembinaan terhadap pencipta arsip pusat & daerah, lembaga kearsipan provinsi, kabupaten/kota, & perguruan tinggi; Pengelolaan arsip dinamis & arsip statis; Pembangunan SKN, SIKN & pembentukan JIKN; Organisasi, terdiri dari unit kearsipan pada pencipta arsip & lembaga kearsipan; Pengembangan SDM kearsipan; Prasarana & sarana kearsipan; Pelindungan & penyelamatan arsip; Sosialisasi kearsipan; Kerjasama & Pendanaan. (UU No 43 Th. 2009 Psl. 7)

Pengembangan E-Government dan Pelayanan Informasi Kearsipan

DASAR PENYELENGGARAAN Undang-Undang No. 11 Th. 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Undang-Undang No. 14 Th. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Undang-Undang No. 25 Th. 2009 tentang Pelayanan Publik Undang-Undang No. 43 Th. 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah No. 28 Th. 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Th. 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah No. 82 Th. 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik Instruksi Presiden No. 3 Th. 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government,

DASAR PENYELENGGARAAN.. lanjutan Peraturan Kepala ANRI No. 22 Th. 2011 tentang Penyelenggaraan SIKN dan JIKN, Komitmen Presiden RI untuk Open Government Indonesia Tahun 2011. Surat Kepala ANRI No. IK.OO.03/1839A/2012 tanggal 28 Desember 2012 tentang Pedoman Penyelenggaraan SIKN dan JIKN.

9 Program Percepatan Reformasi Birokrasi dicanangkan oleh Kementerian PAN dan RB 1. Penataan Struktur Birokrasi 2. Penataan Jumlah dan Distribusi PNS 3. Sistem Seleksi CPNS dan Promosi PNS secara Terbuka 4. Profesionalisasi PNS 5. Pengembangan Sistem Elektronik Pemerintah (E-Government) 6. Penyederhanaan Perijinan Usaha 7. Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas Aparatur 8. Peningkatan Kesejahteraan Pegawai Negeri 9. Efisiensi penggunaan Fasilitas, Sarana dan Prasarana Kerja PNS

Pengembangan E-Government dilaksanakan oleh ANRI dalam rangka mendukung 9 (sembilan) Program Percepatan Birokrasi, terutama program nomor 5 yang meliputi: Kebijakan E- Office [(Pengembangan Website), E- Administrasi Umum (manajemen dokumen elektronik, E-Arhives & E-Records), administrasi keuangan elektronik (Sistem Pengelolaan Keuangan Elektronik), dan administrasi kepegawaian elektronik (Simpeg)], Kebijakan E- Planning, Kebijakan E- Budgeting, Kebijakan E- Procurement, Kebijakan E- Performance (SAKIP). (sumber: paparan Sekretaris Kementerian PAN & RB pada Raker di Lingkungan ANRI, 27 Januari 2012)

Pengembangan E-Government oleh ANRI Meliputi: Sistem Informasi Kearsipan Dinamis, dan Sistem Informasi Kearsipan Statis. Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Nasional, Pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.

PENGERTIAN diatur dalam Peraturan Kepala ANRI No. 15 Th. 2009 tentang Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS (SIKD/e-records) SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS (SIKS/e-archives) Adalah model aplikasi yang dapat dipergunakan dalam pengelolaan arsip dinamis bagi pencipta arsip Adalah model aplikasi yang dapat dipergunakan dalam pengelolaan arsip statis bagi lembaga kearsipan

Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Nasiona (SIKN) dan Pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) Telah dirintis sejak tahun 2004 yang diatur dalam Keputusan Presiden No. 105 Th. 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

PENGERTIAN SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggu- nakan sarana JIKN. SIKN merupakan aplikasi yang digunakan oleh simpul jaringan untuk memasukkan informasi arsipnya dalam JIKN JIKN adalah sistem jaringan informasi & sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI untuk arsip dinamis & arsip statis. JIKN merupakan website yang memungkinkan masyarakat mengakses berbagai informasi kearsipan dengan sangat mudah (UU No. 43 Th. 2009 Psl. 1 angka 29-30, PP No. 28 Th. 2012 Psl. 115)

Pembangunan SIKN ANRI membangun SIKN untuk memberikan informasi yg autentik & utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, & simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI. Fungsi SIKN untuk: a. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara; b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara; c. menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yg berhak; menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa. UU No. 43 Th 2009 Psl. 12 ayat (1) & Psl. 13

Penetapan Kebijakan SIKN Pembangunan SIKN Pembangunan SIKN dilaksanakan melalui: penetapan kebijakan SIKN; & penyelenggaraan SIKN. Penetapan Kebijakan SIKN Penyelenggaraan SIKN a. meliputi kebijakan dalam: penyediaan informasi kearsipan, & penggunaan informasi kearsipan. b. dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan. a. dilaksanakan oleh unit kearsipan & lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan. b. dikoordinasikan oleh ANRI. PP No. 28 Th. 2012 Psl. 110-112

Jadi.. Pembangunan SIKN untuk mendukung pengelolaan arsip dalam rangka memberikan informasi yang autentik dan utuh; dilaksanakan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari SKN; ANRI bertanggung jawab membangun dan mengelola SIKN; Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN. (PP No. 28 Th. 2012 Psl. 109 dan 114)

PEMBENTUKAN JIKN 1. JIKN berfungsi untuk meningkatkan: a. akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, c. peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan. 2. Penyelenggara JIKN adalah: a. ANRI sebagai Pusat Jaringan Nasional b. - lembaga kearsipan provinsi, - lembaga kearsipan kabupaten/kota, - lembaga kearsipan perguruan tinggi, - unit kearsipan pada lembaga negara, - lembaga kearsipan perguruan tinggi swasta. sebagai Simpul Jaringan UU No. 43 Th 2009 Psl. 14 & PP No. 28 Th. 2012 Psl. 115-117

Manfaat SIKN bagi Simpul Jaringan untuk mengelola arsip berbasis TIK berbagi informasi kearsipan antar simpul jaringan sebagai backup data kearsipan efisiensi perangkat keras TIK

MANFAAT JIKN BAGI SIMPUL JARINGAN 1. menyediakan informasi kearsipan bagi masyarakat luas, sesuai dengan amanat UU No. 14 Th. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 2. masyarakat dapat mengakses berbagai informasi kearsipan (dinamis dan statis) secara lengkap, tepat, mudah, dan murah di mana pun berada 3. tempat untuk mengadakan pameran secara virtual (yang berasal dari arsip yang tersedia) 4. membuat tema naskah sumber (dari berbagai arsip yang tersedia)

TANGGUNG JAWAB ANRI sebagai “PUSAT JARINGAN NASIONAL” penyediaan informasi kearsipan untuk arsip dinamis yang diselenggarakan oleh lembaga negara dalam “daftar arsip dinamis”; penyediaan informasi kearsipan arsip statis yang disusun dalam “daftar arsip statis nasional”; pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam JIKN secara nasional; layanan informasi kearsipan melalui JIKN; pengelolaan sistem dan jaringan; evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai pusat jaringan nasional; dan koordinasi simpul jaringan dalam satu kesatuan JIKN. PP No. 28 Th. 2012 Psl. 118

SEBAGAI PUSAT JARINGAN NASIONAL TUGAS ANRI SEBAGAI PUSAT JARINGAN NASIONAL 1. Mengkoordinasi simpul jaringan, dilaksanakan melalui: a. Koordinasi fungsional, b. Koordinasi temu jaringan. 2. Membina simpul jaringan, meliputi bidang: a. Informasi kearsipan, b. Sumber daya manusia, c. Prasarana & sarana, dan/atau Pendanaan. PP No. 28 Th. 2012 Psl. 120-122

SIMPUL JARINGAN Simpul Jaringan SIKN dan JIKN adalah: Unit Kearsipan pencipta arsip pada: Kementerian: di Sekretariat Jenderal, sebagai admin Simpul Jaringan Kejaksaan Agung, Tentara Nasional Indonesia, Kepolisian Negara Republik Indonesia, Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Kesekretariatan Lembaga Negara, Kesekretariatan Komisi/Dewan/Badan, Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, BUMN dan BUMD, Perguruan Tinggi. Lembaga Kearsipan: Nasional (ANRI), Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, Perguruan Tinggi Negeri.

TANGGUNG JAWAB “SIMPUL JARINGAN” a. penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam “daftar arsip dinamis” dan “daftar arsip statis”; b. penyampaian “daftar arsip dinamis” dan “daftar arsip statis” kepada pusat jaringan nasional; c. pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam JIKN di lingkungan simpul jaringan; d. penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN; dan e. evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional. Selain tanggung jawab tersebut, Simpul Jaringan di provinsi memiliki tugas mengkoordinasikan & membina simpul jaringan kabupaten/kota. PP No. 28 Th. 2012 Psl. 119 & 123

Kewajiban Badan Publik Wajib menyediakan, memberikan dan /atau menerbitkan informasi publik yang berada di bawah kewenangannya kepada pemohon informasi publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan Wajib menyediakan informasi publik yang akurat, benar dan tidak menyesatkan Untuk melaksanakan kewajiban tersebut, badan publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut badan publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan nonelektronik Kewajiban badan publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian informasi publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perUUan UU No. 14 Th 2008 Psl. 7 ayat (1) s.d. (3) dan (6) serta Psl. 8

PENGGUNAAN INFORMASI KEARSIPAN Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat; Informasi kearsipan tersebut bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan (PP No. 28 Th. 2012 Psl. 125)

RENCANA IMPLEMENTASI SIKN dan JIKN SOSIALISASI (ANRI) KONSULTASI (Simpul Jaringan ke ANRI) UJI COBA (Simpul Jaringan) IMPLEMENTASI Rakornas Workshop Konsultasi Sistem Informasi Kearsipan Konsultasi Proses Pendaftaran Konsultasi Kesiapan Sumber Daya & Infrastruktur Pendukung Konsultasi Rencana Implementasi Uji Coba pada Server Diklat Magang di ANRI Penetapan Kebijakan Pimpinan Kesiapan Sumber Daya Kerja Sama dgn PT. Telkom dlm rangka Penyediaan Infrastruktur Cloud

PUSAT JARINGAN NASIONAL SIKN dan JIKN dikelola dan secara operasional dilaksanakan oleh Pusat Jaringan Nasional, termasuk peran sebagai helpdesk nasional dilakukan oleh: Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jl. Ampera Raya No. 7, Jakarta 12560 Telp. 62-21-7805851 pesawat 241 – 209 Faks. 62-21-7810282 HP. 0856-9549-1558, 0812-9512-3450 Email: admin @jikn.go.id

Terima kasih atas perhatian. Bapak/Ibu/Saudara. Semoga bermanfaat Terima kasih atas perhatian.. Bapak/Ibu/Saudara.. Semoga bermanfaat.. Selamat berkarya..

Dini Saraswati Lahir: Yogyakarta, 18 Januari 1957 Pangkat/Gol Ruang: Pembina Utama (IV/e) Pendidikan Formal: a. Fak. Ilmu Sosial & Politik, Jur. Administrasi Negara, UGM, Yogyakarta b. Program Studi Manajemen Sumber Daya Aparatur, STIA LAN, Jakarta Pengalaman Kerja: a. PNS tmt 1 April 1983 langsung ditempatkan di Kem PAN b. Asisten Deputi pada Deputi Bidang Pengawasan dan Akuntabilitas, 2002-2004 b. Asisten Deputi pada Deputi Bid. Akuntabilitas, 2004-2008 c. Staf Ahli MenNeg PAN - RB Bid. Budaya Kerja Aparatur, 2008-2010 d. tmt 28 Januari 2011 dimutasi ke ANRI Status: Kawin, dengan 2 (dua) anak Alamat email: dinisaraswati@hotmail.com 0812 8323388 dinisaraswati@yahoo.com