Modul 12 Letter of Application Sekalipun belum membaca, pembaca pertama kali akan terkesan dengan tampilan surat. Kualitas kertas, desain kop surat, penempatan pesan, tataletak surat yang berkaitan dengan kompesisi surat. Kekurangan dari elemen ini akan mengurangi keepektifan pesan, meskipun ditulis oleh seorang pakar. KERTAS Kualitas Kualitas kertas tergantung pada berat dan bahan baku kertas. Biasanya perusahaan menggunakan kertas surat 20- pound dengan kandungan serat katun 25%. Standar ketas surat adalah 16-pound dengan kandungan serat katun 25%. Para eksekutive sering menggunakan kertas 24-pound dengan kandungan serat katun 50-100%. Beberapa perusahaan yang bonafid sering menggunakan kertas yang lebih mahal. Ketas surat tersedia dalam berbagai kualitas-halus, flourescent, bergelombang, dan yang lainya. Anda dapat memilih salah satu kertas standar, atau menggunakan kertas rancangan Anda sendiri. Kertas surat paling murah adalah terbuat dari sulfite. Kertas 16-20 pound umumnya digunakan untuk surat biasa, selebaran (perubahan harga, misalnya) dan untuk memo. Tentu saja, ampop dan lembar kedua harus sesuai dengan kualitas lembar petama yang berisika kop surat. Warna Ketas putih paling umum dipakai, tetapi ada juga yang berwarna terang seperti abu-abu, biru muda, hijau muda, kuning gading, dan sebagainya. Perusahan yang sebagaian besar pelanggannya wanita memeilih warna pink, warna buah persik, warna lembayung muda, dan warna air. http://www.mercubuana.ac.id

Yang terpenting adalah bahwa mendesain kop surat yang efektif untuk karyawan senior, slogan ( diatas atau dibawah ), alamat kantor dalam negri dan luar negri, alamat telepon, dan bahkan menyertakan kerja samanya dengan perusahaan lain. Data tersebut mungkin dianggap mengesankan pembaca. Jka benar, siapa yang meragukan ? Perusahaan tertentu sengaja memilih desainlogo yang terkesan kuno. Alasanya, logo tersebut menujukan “kami telah lama berdiri, stabil, da mandiri.” Yang terpenting adalah bahwa mendesain kop surat yang efektif untuk perusahaan besar tidak hanya sekedar memilih jenis huruf,membuat gambar, dan meletakan informasi ditempat yang tepat. Kop surat banyak mengandung unsur psikologi. Bahkan pakar huruf 9dan sebagian eksekutve) sering gagal menentukan kop surat yang tepat. Pekerjaan ini rumit dan propeinal. Jika hasulnya tidak dapat mengungkapkan sepirit perusahaan, maka citra perusahan tidak akan terangkap. Jika perusahaan anda kecil dan menginginkan kop surat yang menarik, tetapi tidak ingin menginvestasikan dana yang besar untuk desain, carilah buku model kop surat. Dengan sedikit modifkasi, anda mungkin akan mendapakan hasil yang anda inginkan. Jka perusaahan anda bersekala nasional, carilah orang ahli dibidangnya. Anda memang harus membayar, tetapi biayanya tidak seberarapa jika dibandigkan citra perusahaan yang akan diperoleh. TATA LETAK SURAT Anda dapat memilih berbagai macam gaya surat (tata letak). Beberapa surat menghendaki tata letak tertentu, tetapi sebagian perusahaan memberikan kebebasan. Tata letak yang populer terletak dibawah. Semi Blok Dalam semi blok, tanggal dimulai ditengah halaman, demikian juga salam penutup surat. Setipa paragraf diindentasi 5 sepasi. Lihat contoh halaman berikut: http://www.mercubuana.ac.id

Ketika menulis surat perorangan, gunakan namanya jika anda mengetahuinya. Dear Andy: (teman pribadi atau mitra bisnis) Dear Mrs. Gibbs: Dear dr. Breedlove: Dear Professor Quinlan: Dear Miss Diaz: Dear Ms. Williams: (ketika Anda menyapa wanita yang statusnya tidak diketahui atau jika ini permintaannya). ` Jika Anda menyapa perseorangan yang namanya tidak diketahui, misalnya manajer pembelian, direktur personalia, presiden direktur dan sebagiannya, gunakan: Director of personnel Leverett Products Corporation 1112 N.W Lovejoy Portland, Oregon 97209 Dear sir or Madam: Ketika menulis surat kepada perusahaan dan bukan perseorangan, gunakan berikut: Windsor Knitting Mills Inc. 295 magnolia Avenue Spartanburg, South Carolina 29301 Gentlemen: Catatan: Salam pembuka ini telah digunakan bertahun-tahun. Sekarang salam tersebut dianggap terlalu seksi, ada kecendrungan menggunakan Ladies and Gentleman. http://www.mercubuana.ac.id