Business Process Reengineering (BPR)

Teknologi merupakan pendukung utama BPR Teknologi yang dipakai sebut disruptive technology karena kemampuannya dalam memecahkan masalah atau mengubah aturan lama yang menghalangi orang untuk melakukan pekerjaannya sehingga Teknologi Informasi sangat penting untuk di- reengineering

Perusahaan yang memerlukan Reengineering: Reengineering tidak membicarakan perbaikan sedikit-sedikit yang bersifat marginal atau incremental, tetapi perbaikan kinerja yang melompat jauh ke depan. Perusahaan yang memerlukan Reengineering: Perusahaan yang berada dalam kesulitan besar Perusahaan yang belum mengalami kesulitan, tetapi mengantisipasi akan mengalami kesulitan. Perusahaan yang tidak mengalami kesulitan, tetapi justru berada pada puncak kinerjanya.

Hammer (1990) dan Davenport & Short (1990) dan Hammer & Champy (1994), “Re-engineering is the fundamental rethinking and radical redesign of business processes to achieve dramatic improvements in critical, contemporary measures of performance, such as cost, quality, service and speed” Hammer and Champy (1994, p32) yang menyatakan Business Process Reengineering adalah suatu pendekatan yang sama sekali baru berkenaan dengan ide dan model yang digunakan dalam memperbaiki bisnis. Davenport & Short (1990) lebih melihat Business Process Reengineering sebagai perluasan dari “industrial engineering”.

Davenport dan Short (1990) sebagi pelopor pengembangan metodologi Business Process Reengineering menentukan framework untuk Business Process Reengineering yang terdiri dari lima tahap sebagai berikut : Pengembangan visi bisnis dan tujuan proses Indentifikasi proses yang perlu di redesign Mengerti dan mengukur proses yang ada Identifikasi kapabilitas IT Design dan buat prototipe proses baru

Pendekatan high-level seperti strategy, vision setting, dan innovation. Menghasilkan sebuah infrastruktur untuk mensupport Business Process Reengineering khususnya pada pembentukan team project yang mengintegrasikan pekerja untuk me-redesign proses. Menggambarkan Business Process Reengineering sebagai analisis dan desain aliran kerja dan proses di antara dan dalam organisasi

Johansson dan kawan-kawan (1993) telah menghasilkan tiga tahap Business Process Reengineering life cycle sebagai berikut : Discover : Menentukan visi dan strategi bisnis Redesign : Meliputi semua aktivitas dan keahlian yang dibutuhkan Realize : Teknik manajemen perubahan, pembentukan Business Process Reengineering team, komunikasi, pengukuran performance dan manajemen resistensi.

Discover adalah tahap untuk menentukan visi dan strategi suatu organisasi. Redesign adalah tahap yang melibatkan kemampuan management dalam mendesign proses. Realize adalah tahap dimana redesign proses di implemaentasikan. Komunikasi, membentuk team perubahan, manajemen resistensi dan performance measurement adalah akativitas utama dalam tahap ini

Guha dan kawan-kawan (1993) mengajukan enam tahap metodologi BPR yaitu : Envision dari proyek BPR project melalui komitmen management, identifikasi opportuniti untuk reengineering, kaitkan dengan strategi business, dan tentukan IT yang diperlukan untuk reengineering Initiatiation : pengorganisasian team reengineering dan tentukan target performance Diagnostic : dokumentasi existing process dan identifikasi performance gaps Indentifikasi Redesign alternatif, prototyping, dan seleksi IT platforms Reconstruct : BPR implementation dalam hal installing IT compenents dan re-organisasi komponen bisnis yang lainMonitor : Identifikasi performance measurement dan hubungkan dengan program incremental improvements

Dalam hal ini Guha dan kawan-kawan, berpendapat installasi software dan hardware baru seperti penggunaan analisis sistem dan tool pemodelan adalah menjadi komponen utama BPR. Juga menyarankan kontinuitas dalam memonitor sebuah proses redesign yang perlu perubahan radikal atau incremental

Klein (1994) menawarkan 5 tahap BPR sebagai berikut : Persiapan : anggota BPR project diaktifkan dan diorganisir Identification : kembangkan customer-oriented model untuk proses business Vision : seleksi proses untuk di reengineering, dan tentukan pilihan redesign Solutions : definisikan kebutuhan technical and social untuk process baru kembangkan rencana implementasi detail Transformation : implementasi reengineering.

Dalam penelitiannya Klein, mengklasifikasikan BPR tool dalam 6 kelompok yang digunakannya dalam melaksanakan proyek BPR, yaitu : Tool management proyek seperti Harvard Project Manajer dan Microsoft Project Tool koordinasi, seperti Microsoft Excel, E-mail dan WordPerfect Office Tool pemodelan, seperti CASE tool, dan Popkin System Architect Tool analisis proses bisnis, seperti tool-tool yang digunakan untuk pemodelan dan simulasi Tool desaign dan Analisis human resources, seperti Performance Mentor, Supersynch dan CorelDraw Tool pengembangan sistem; seperti SQL Windows, dan Gupta SQL Base.

BPR mempengaruhi jasa informasi dalam 2 cara yaitu : IS dapat menerapkan BPR untuk merancang ulang sistem berbasis komputer yang tidak dapat dipertahankan melalui pemeliharaan sistem berbasis komputer yang tidak dapat dipertahankan melalui pemeliharaan sistem biasa dan dikenal dengan sistem warisan (legacy system) Perusahaan menerapkan BPR untuk berbagai operasi utamanya, usaha tersebut menimbulkan dampak gelombang yang mengakibatkan rancang ulang sistem berbasis komputer.

IS menciptakan 3 teknik untuk menerapkan BPR pada CBIS yang dikenal sebagai tiga-R, yaitu: Rekayasa mundur (reverse engineering) adalah proses menganalisi suatu sistem untuk mengidentifikasi elemen-elemen dan antar hubungan serta menciptakan dokumentasi dalam tingkat abstraksi yang lebih tinggi dari sekarang. Titik awal rekayasa mundur suatu sistem adalah kode progrm yang diubah menjadi dokumentasi program . Rekayasa ulang tidak mengubah fungsionalitas suatu sistem tugas yang dilaksanakannya dan bertujuan memahami suatu sitem sehingga dapat membuat peruabahan melalaui restrukturisasi atau rekayasa ulang. Restrukturisasi (restructuring) adalah transformasi suatu sistem menjadi bentuk lain tanpa mengubah fungsionalitasnya. Restrukturisasi dapat dilakukan dalam arah mundur melalui tiap tahap dari siklus hidup sistem. Rekayasa ulang (Reengineering) adalah rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya.

Ketiga komponen tersebut dapat diterapkan secara terpisah atau kombinasi. Paduan kombinasi yang tepat tergantung pada : Kualitas teknisMerupakan suatu ukuran mengenai bagaimana sistem itu dilakukan. Kualitas fungsionalSuatu ukuran mengenai apa yang dilakukan sistem.

Process Modelling Agar proses bisnis dapat efektif (dapat mencapai hasil yang diinginkan) dan efisien (tercapai dengan pemanfaatan sumber daya yang mininal), maka : Proses tersebut harus terdefinisi dengan jelas Individu terlatih dengan cukup untuk melakukan peranan dan mengerti bagaimana menyesuaikan peranan mereka kepada proses bisnis secara keseluruhan.

Process model adalah representasi abstrak dari suatu proses dalam bentuk grafis.

Keuntungan Process Modeling Representasi grafis biasanya lebih mudah untuk dipahami daripada deskripsi tertulis. Menyediakan titik awal yang baik untuk menganalisas proses (pelaku dapat merancang dan melaksanakan perbaikan). Mendokumentasikan proses bisnis (lebih mudah untuk melatih karyawan untuk mendukung proses bisnis)

Standar Pemodelan Tujuan standar pemodelan adalah agar mudah dikomunikasikan dengan pihak lain yang juga mengerti tentang standar itu Ada beberapa contoh standar ASME (American Association of Mechanical Engineering) Flowchart/Flowmap IDEF0 (Integration Definition For Function Modeling) IGOE (Input, guide, output, enabler) BPMN (Business Process Modeling Notation) UML (Unified Modeling Language)

ASME (American Association of Mechanical Engineering) Berawal dari flowchart Tahun 1947 menerbitkan standar pertama untuk simbol-simbol pemetaan proses, yang kemudian berkembang menjadi ANSI Y15.3M, yaitu sebuah standar yang dibuat oleh American National Standard Institute (ANSI) untuk pemetaan operasi dan aliran proses (operation and flow process charts standard)

Simbol Fungsi Kegiatan operasi (operation/handling) Kegiatan transportasi (transportation/move) Penyimpanan (storage) Kegiatan pemeriksaan (inspection) Kejadian menunggu (delay)

FLOW PROCESS CHART

Flowmap Merupakan diagram yangg menggambarkan aliran dokumen pada suatu prosedur kerja di organisasi dan memperlihatkan diagram alir yang menunjukkan arus dari dokumen, aliran data fisis, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi

Diawali dengan mangamati dokumen apa yang menjadi media data atau informasi. Selanjutnya ditelusuri bagaimana dokumen tersebut terbentuk, ke bagian atau entitas mana dokumen tersebut mengalir, perubahan apa yang terjadi pada dokumen tersebut, proses apa yang terjadi terhadap dokumen tersebut, dan seterusnya.

Langkah pembuatan Bagi diagram ke dalam kolom-kolom Setiap kolom diberi nama entitas yang terlibat (orang, bag./ unit organisasi, perusahan lain, atau pimpinan) Diagram harus dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan Setiap kolom terdapat siklus pengolahan data : I-P-O (input-proses-output) bila kolom tersebut adalah entitias yang melakukan kegiatan Ketika menyebrangi garis yg memisahkan antara satu kolom dengan kolom lain, gunakan simbol konektor. Prosedur kerja yang kejadiannya tidak bersamaan dapat digambarkan melalui flowmap yang terpisah

Simbol

Sebuah lembaga pendidikan mempunyai prosedur penilaian sbb: Contoh Kasus 1: Sebuah lembaga pendidikan mempunyai prosedur penilaian sbb: Pengajar meyerahkan nilai kursus ke bag. Adminstrasi untuk dicatat / diinput ke komputer setelah seluruh nilai terkumpul. Kumpulan nilai tadi disimpan ke file nilai dengan mengakses file siswa. Berdasarkan file nilai, petugas menghitung nilai akhir dan membuat transkrip nilai untuk diserahkan ke siswa. Tentukan entitas yang terlibat: Pengajar, Siswa dan Petugas Tentukan dokumen yang mengalir: Nilai kursus, Kumpulan nilai, Transkrip nilai Tentukan file/storage yang terlibat: file siswa dan file nilai Dengan table aktivitas:

Flowmap Prosedur penilaian Pengajar Bag. Administ Siswa Nilai kursus Transkrip Nilai mengu mpulkan nilai Kumpulan nilai entri siswa Buat transkrip Rekam dan hitung nilai Flowmap Prosedur penilaian

Buatlah flowmap dari kasus dibawah ini: Pustakawan memberikan formulir pendaftaran yang kosong kecalon anggota perpustakaan Calon Anggota mengisi formulir pendaftaran Setelah selesai mengisi kemudian menyerahkan kembali ke pustakawan Pustakawan memeriksa kelengkapan dan kebenaran dari pengisian yang dilakukan calon anggota Bila ditemukan kekuranglengkapan atau kesalahan pengisian pustakawan mengembalikan formulir tersebut kecalon anggota untuk diperbaiki, setelah calon anggota memperbaiki dikembalikan lagi kepetugas untuk kembali diperiksa Jika Isian formulir sudah lengkap dan benar maka pustakwan mengarsipkan formulir pendaftaran Berdasarkan formulir pendaftaran yang lengkap dan benar pustakawan menginputkan ke form data anggota perpustakaan dan dicetak kartu perpustakaan kemudian diserahkan ke anggota perpustakaan