MANAJEMEN & ORGANISASI BY; AMRIN MULIA UN SE MM 2009 QJ colection

ARTI & FUNGSI MANAJEMEN Manajemen = ilmu & seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Fungsi manajemen perusahaan : 1 Perencanaan 4. Pengkoordinasian 2 Pengorganisasian 5. Pengawasan 3 Pengarahan

Mekanisme kerja dr fungsi manajemen : Adanya keinginan, kebutuhan & informasi Mendorong orang/perusahaan utk melakukan suatu kegiatan Kegiatan : ada tujuan, shg perlu perencanaan (apa, bagaimana, mengapa, kapan dilakukan?) Perencanaan

Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen PERENCANAAN KEINGINAN & KEBUTUHAN PENGORGANISASIAN INFORMASI PENGARAHAN TUJUAN PENGKOORDINASIAN PENGAWASAN

B. JENJANG MANAJEMEN Manajemen puncak/eksekutif Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci Misal : dewan direksi, direktur utama, pimpinan2 Tugas : Menyusun rencana umum perusahaan Mengambil keputusan2 penting (produk baru, pengeluran saham,dll)

2 Manajemen madya/manajemen administratif Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik Tugas : menyusun rencana operasi 3 Manajemen operasional/manajemen supervisori Contoh : manajer operasional/kandang, mandor Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh manajemen madya

FUNGSI PERENCANAAN Bentuk2 perencanaan : Tujuan Policy / kebijakan Semua orang/karyawan harus tahu tujuan dlm organisasi yg hendak dicapai Policy / kebijakan Suatu pernyataan utk menyalurkan pikiran dlm mengambil keputusan thd tindakan2 utk mencapai tujuan Strategi Tindakan penyesuaian dr rencana yg telah dibuat

Prosedur Aturan/rule Program Rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan utk waktu yg akan datang Aturan/rule Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn bagian dr prosedur Program Campuran antara kebijakan prosedur, aturan & pemberian tugas yg disertai dg suatu anggaran/budget

Kegunaan perencanaan : Mengurangi ketidakpastian serta perubahan waktu mendatang Mengarahkan perhatian pd tujuan Memperingan biaya Mrpkn sarana utk mengadakan pengawasan Langkah2 penyusunan perencanaan : Menetapkan tujuan Menyusun anggapan2 Menentukan berbagai alternatif tindakan

Mengadakan penilaian thd alternatif2 tindakan yg sudah dipilih Mengambil keputusan Menyusun rencana pendukung

FUNGSI PENGORGANISASIAN Fungsi pengorganisasian = suatu proses menciptakan hub. antara berbagai fungsi, personalia & faktor2 fisik agar semua pekerjaan yg dilakukan dpt bermanfaat serta terarah pd suatu tujuan Hubungan2 yg timbul : Hub. Informal Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja Hub. di luar tugas Hub. tdk resmi

Hub. Formal Tanggung jawab Dilakukan dengan sengaja Ditunjukkan dlm bagan organisasi, pedoman organisasi /deskripsi jabatan yg ada Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar : Tanggung jawab Mrpkn kewajiban2 bg individu utk melaksanakan tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yg diterima

Wewenang Pertanggungjawaban Mrpkn hak utk mengambil keputusan ttng apa yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu Pertanggungjawaban Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg berwenang / pemberi tugas

Ada 3 macam struktur organisasi dasar : Struktur garis Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan diciptakan satu arah Menunjukkan suatu rangkaian kekuasaan/perintah dr manajemen ke bawah melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh Struktur fungsional Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada dlm perusahaan Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd organisasi

Struktur garis dan staf Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb personal manajer Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd mandornya Struktur garis dan staf Kombinasi dr organisasi garis & staf yg tugasnya memberikan nasehat2 Spesialis disini tidak menjalankan pengawasan/kekuasaan apapun.

FUNGSI PENGARAHAN Merupakan fungsi manajemen yg menstimulir tindakan agar betul2 dilaksanakan. Prinsip pengarahan : Mengarah pd tujuan Makin efektif proses pengarahan, makin besar sumbangan bawahan terhdp usaha mencapai tujuan bersama

Keharmonisan dg tujuan Orang bekerja utk memenuhi kebutuhan, yg mungkin tdk persisi sama dg tujuan perusahaan, shg diusahakan kebutuhan mreka dpt dijadikan sbg pelengkap & harmonis/sejalan dg kepentingan perusahaan Kesatuan komando Penting utk menyatukan arah tujuan &tanggungjwb pd bawahan

Cara pengarahan : Orientasi Perintah Delegasi wewenang Motivasi Cara pengarahan dg memberikan informasi yg perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik pegawai baru Perintah Permintaan khusus yg diberikan utk memulai serta mjd pedoman pelaksanaan kerja Delegasi wewenang Pimpinan melimpahkan sebagian wewenag yg dimilikinya pd bawahan shg tugas2 yg diberikan harus jelas Motivasi Adalah suatu bentuk dorongan, supaya apa yg diusahakan dpt mencapai keberhasilan

Berbagai jenis motivasi positif : Pujian Pemberian informasi Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya Pemberian informasi Merasa diajak ikut serta mengelola perusahaan Memperhatikan bawahan Menimbulkan rasa informal & persahabatan shg tdk kaku &berinisiatif Persaingan Memuji hasil2 pekerjaan yg baik dibandingkan dg hasil2 lain sehingga akan mendorong bekerja lebih baik

Partisipasi Kebanggaan Delegasi kekuasaan Memberi kesempatan pd bawahan utk ikut serta mengambil keputusan shg bawahan dpt menerima perintah2 pimpinan Kebanggaan Dg pujian, persaingan didorong utk berbagga pd diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan mudah menerima perintah & memberinya semangat kerja Delegasi kekuasaan Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima delegasi ) harus menghasilkan sesuatu karena telah dipercaya)

FUNGSI KOORDINASI Merupakan usaha mensinkronkan serta menyatukan kegiatan dr sekelompok orang Usaha yg terkoordinir yaitu bila kegiatan2 itu harmonis, terarah & diintegrasikan menuju tujuan2 bersama

Utk melakukan koordinasi diperlukan : Sistem & prosedur yg jelas Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan apa yg harus dikerjakan meliputi urutan,melalui bagian apa saja & siapa saja yg menanganinya juga kapan tugas harus selesai Sistem komunikasi komunikasi yg baik membantu keg. Koordinasi Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr kertas2 kerja, formulir2

FUNGSI PENGAWASAN Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan segala sesuatu yg telah dijalankan dg standar /rencananya, serta melakukan perbaikan2 bilamana tjd penyimpangan Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan Langkah2 pengawasan : Menciptakan standar Standar = suatu kriteria utk mengukur hasil pekerjaan yg sudah dilakukan

Terdpt 2 bentuk : Standar kuantitatif terukur dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja mesin, ongkos, pendapatan,dll Standar kualitatif tdk terukur Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh, dll Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg standar utk mengetahui seberapa jauh adanya penyimpangan yg telah tjd Tindakan2 koreksi Utk memperbaiki & menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yg tdk sesuai dg rencana /standarnya.

Syarat2 pengawasan yg baik : Melaporkan setiap penyimpangan yg tjd Mendukung sifat & kebutuhan kegiatan Mempunyai pandangan ke depan Obyektif, teliti & sesuai dg standar Luwes Serasi dg pola organisasi Mudah dimengerti Diikuti dg perubahan