By Poni Sukaesih Kurniati, S.IP., M.Si. Mesin Kantor By Poni Sukaesih Kurniati, S.IP., M.Si.

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Dewasa ini di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik pemerintah maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal.

Hal-hal yang harus diperhatikan untuk memutuskan perlu tidaknya mesin kantor Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan. Jenis mesin hendaknya praktiis Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan Mutu mesin harus baik

Mesin tersebut dapat digunakan untuk bermacam- macam pekerjaan Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan Perlu disediakan ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.

Jenis pekerjaan yang dapat dilakukan dengan mesin Harus dikerjakan dengan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup banyak dan dalam bentuk serta ukuran yang sama. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia. Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan. Harus ada formalitas Memerlukan ketelitian yang sempurna

3 Jenis mesin Mesin untuk menghemat fisik , tenaga dan pikiran manusia disebut sebagai Labour saving Machine. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money saving Machine Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu disebut Time saving machine

Keuntungan pengggunaan mesin kantor Dapat menghemat biaya, tenaga dan waktu Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan Memudahkan pengawasan Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak Dapat mengurangi rasa bosan Dapat mengurangi kelelahan pegawai

Kerugian pengggunaan mesin kantor Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya tinggi untuk pengadaan danpemeliharaannya Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka Fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin –mesin tertentu bila terjadi kerusakan

Faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan dan peningkatan penggunaan mesin kantor Perawatan terhadap perlengkapan materil dengan tujuan agar perlengkapan itu dapat lebih awet. Reparasi Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materil agar dapat berfungsi lagi sebagaimana mestinya.

Peningkatan Yaitu mengusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih baik lagi sehingga umurnya dan nilainya juga bertambah. Penggantian Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada dengan perlengkapan lain yang lebih cocok. Penambahan yaitu menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya sama, sehingga nilainya bertambah.

Mesin yang digunakan dalam menunjang tugas perkantoran Computer (komputer) Typewriter (mesin tik) Memorywriter (mesin tik elektronik) Photocopy Machine (mesin fotocopy) Telecopier (facsimile) Shredder (mesin penghancur kertas) Transcribbing Machine (mesin penyalin dikte) Teleprinter Exchange (telex) Mesin penjumlahan, dll