Gugus Kendali Mutu & Case SESSI-2 Gugus Kendali Mutu & Case

GUGUS KENDALI MUTU Adalah suatu kelompok kerja kecil yang secara sukarela mengadakan kegiatan pengendalian mutu dalam tempat kerja mereka. Tujuan Gugus Kendali Mutu : 1. Menggali dan mengembangkan kemampuan perorangan. 2. Menciptakan suasana kerja secara kekeluargaan yang harmonis. 3. Meningkatkan mutu kerja dan hasil kerja. 4. Meningkatkan rasa tanggung-jawab seluruh karyawan untuk maju dan berkembang. 5. Meningkatkan kemampuan pemecahan masalah dan kepemimpinan. 6. Menampung dan menyalurkan saran-saran positif dari karyawan. Pelaksanaan kegiatan dan pengembangan Gugus Kendali Mutu : 1. Pengembangan diri. 2. Kesukarelaan. 3. Kegiatan kelompok. 4. Partisipasi seluruh karyawan. 5. Pemanfaatan teknik-teknik kendali mutu. 6. Kegiatan-kegiatan yang berhubungan erat dengan tempat kerja. 7. Kesinambungan kegiatan kendali mutu. 8. Pengembangan bersama. 9. Kreativitas. 10.Kesadaran akan pentingnya mutu, masalah-masalah, dan perbaikan.

Organisasi Gugus Kendali Mutu Terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut : 1. Tim Pengarah (Steering Committee). 2. Tim Pelaksana (Organizing Committee). 3. Fasilitator. 4. Kelompok kerja (GKM) yang terdiri dari ketua dan anggota kelompok. Dalam gugus kendali mutu dikenal apa yang disebut sebagai “Delapan Langkah Pemecahan Masalah” dan “Tujuh Alat Kendali Mutu” ( DELTA ). Delapan Langkah Pemecahan Masalah adalah suatu penjabaran lebih lanjut dari konsep pengendalian dalam satu daur PDCA dalam rangka membantu anggota GKM berpikir dan bertindak secara sistematis dalam memecahkan masalah. Delapan langkah tersebut secara berurutan terdiri dari : 1. Menemukan persoalan (menetapkan tema masalah). 2. Menemukan penyebab persoalan (mengapa tema dipilih). 3. Menemukan penyebab utama (mengenali status masalah). 4. Membuat rencana penanggulangan. 5. Melaksanakan langkah-langkah perbaikan. 6. Mengevaluasi hasil terhadap rencana (pemeriksaan hasil). 7. Standarisasi tindakan perbaikan. 8. Mencatat persoalan yang belum terpecahkan.

Tujuh Alat Kendali Mutu adalah suatu metode statistik minimal yang harus dikuasai oleh setiap karyawan dan diterapkan dalam aktivitas GKM guna membantu mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan masalah. Tujuh alat kendali mutu tersebut terdiri dari : 1. Lembar periksa (check sheet). Lembaran yang berisi catatan tentang kegiatan atau kejadian dalam suatu jangka tertentu. 2. Stratifikasi. Mengklasifikasikan masalah menjadi kelompok sejenis yang lebih kecil atau unsur tunggal sehingga lebih jelas. 3. Histogram. Diagram yang terdiri dari grafik balok dan menggambarkan distribusi data yang ada. 4. Diagram pareto. Diagram yang terdiri atas grafik balok dan garis yang menggambarkan perbandingan masing-masing jenis data terhadap keseluruhan. 5. Diagram sebab akibat/diagram tulang ikan (fish-bone diagram). Memperlihatkan faktor-faktor yang berpengaruh pada mutu hasil berdasarkan metode, material, manusia, mesin/alat, dan lingkungan. 6. Diagram pencar (scatter diagram). Diagram yang menggambarkan korelasi dari suatu penyebab atau faktor yang berkesinambungan terhadap karakteristik mutu. 7. Bagan kendali (control chart). Merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian.

Tahap Pemecahan Masalah Alat Kendali yang Digunakan Menemukan persoalan (menetapkan tema masalah). Menemukan penyebab persoalan (mengapa tema dipilih). Menemukan penyebab utama (mengenali status masalah). Membuat rencana penanggulangan. Melaksanakan langkah-langkah perbaikan. Mengevaluasi hasil terhadap rencana (pemeriksaan hasil). Standarisasi tindakan perbaikan. Mencatat persoalan yang belum terpecahkan. Lembar periksa, Diagram Pareto, Histogram, Bagan Kendali. Stratifikasi, Diagram Sebab Akibat. Diagram Pareto, Diagram Pencar. Diagram Pareto, Histogram, Bagan Kendali.

Contoh Lembar Periksa

Akibat (Persoalan yang akan dipecahkan) Diagram tulang ikan : Bahan Metode Peralatan Manusia Akibat (Persoalan yang akan dipecahkan) Diagram pencar : Porositas 2,36 2,37 2,38 2,39 2,41 2,40 2,42 2,43 0,0001 0,0002 0,0003 0,0004 0,0005 0,0007 Terlalu parah Kalibrasi Normal Tidak begitu parah Kalibrasi

Diagram Pareto : Jumlah kerusakan yang terjadi 20% 40% 60% 80% 100% 0% Garis frekuensi kumulatif Histogram Porositas Bocor Kalibrasi Tidak senter Terlalu kecil Terlalu besar

Bagan Kendali : Gugus __________________________________ Bidang Pemilihan Sasaran__________________ Tujuan Umum 1. ______________________________________ 2. ______________________________________ Tindakan 3. ______________________________________ Departemen________________________________ _____________________________________________ 3. ________________________________________ 4. ________________________________________ Kemajuan Tujuan atau Tindakan Tanggal Dipantau oleh Hasilnya Persoalan/Tindakan tambahan _____________ __________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

RANCANG JABATAN Cara tugas-tugas digabung untuk menciptakan jabatan pekerjaan individual, tingkat fleksibilitas yang dimiliki karyawan dalam pekerjaan mereka, dan ada atau tidaknya sistem pendukung organisasi yang kesemuanya mempunyai pengaruh langsung pada kinerja dan kepuasan karyawan. Tiga TEORI KARAKTERISTIK TUGAS yang paling penting : Teori Atribut Tugas Wajib. Model Karakteristik Pekerjaan. Model Pemrosesan Informasi Sosial. Teori atribut tugas wajib menetapkan kompleksitas jabatan pekerjaan dalam enam karakteristik tugas : Varietas. Otonomi Tanggung-jawab. Pengetahuan dan keterampilan. Interaksi sosial yang diperlukan. Interaksi sosial pilihan. Model pemrosesan informasi sosial Berpendapat bahwa karyawan mengambil sikap dan perilaku sebagai tanggapan terhadap isyarat-isyarat sosial yang diberikan oleh orang lain dengan siapa mereka mengadakan kontak.

Model Karakteristik Pekerjaan Dimensi pekerjaan inti Keadaan psikologis kritis Hasil pribadi dan kerja Keragaman keterampilan Identitas tugas Pentingnya tugas Makna yang dialami dari kerja itu Motivasi kerja internal tinggi Kinerja kerja kualitas-tinggi Tanggung-jawab Yang dialami untuk Hasil kerja itu Otonomi Kepuasan tinggi dengan kerja itu Pengetahuan akan hasil yang sebenarnya dari kegiatan kerja Kemangkiran dan tingkat keluarnya karyawan rendah Umpan balik Kekuatan kebutuhan-pertumbuhan karyawan Mengukur suatu skor potensial motivasi : Skor potensial = motivasi Keragaman + identitas + Pentingnya keterampilan tugas tugas 3   x Otonomi x Umpan Balik

Pilihan-pilihan RANCANG-ULANG JABATAN : 1. Rotasi Jabatan. Pergeseran berkala dari satu tugas ke tugas yang lain. 2. Pemekaran Jabatan. Perluasan pekerjaan secara horisontal. 3. Pemerkayaan Jabatan. Pengembangan pekerjaan secara vertikal. Pedoman untuk pemerkayaan suatu jabatan : Tindakan yang disarankan Dimensi pekerjaan inti Menggabung tugas Keragaman keterampilan Membentuk satuan kerja yang alami Identitas tugas Menegakkan hubungan pelanggan Pentingnya tugas Pemuatan vertikal Otonomi Membuka saluran umpan balik Umpan balik

Pilihan Jadwal Kerja Alternatif 1. Pekan kerja terpadatkan. Pekan empat hari dengan karyawan bekerja sepuluh jam sehari. 2. Pekan kerja yang lebih pendek. Suatu pekan kerja 32-jam selama empat hari, dengan kompensasi pengurangan gaji sebanyak 20 persen. 3. Waktu Lentur. Para karyawan bekerja selama suatu kurun waktu inti bersama tiap hari tetapi mempunyai keleluasaan dalam menentukan hari kerja total dari seperangkat jam yang lentur di luar waktu inti itu. 4. Berbagi pekerjaan. Praktik dua orang atau lebih dengan membagi pekerjaan 40 jam sepekan. 5. Telekomuting Karyawan melakukan pekerjaannya di rumah pada sebuah komputer yang disambungkan ke kantornya. Organisasi Sahabat Keluarga Perusahaan yang menawarkan suatu payung program kerja/keluarga seperti misalnya perawatan siang-hari di tempat kerja, referal perawatan anak dan perawatan lansia, jam lentur, pekan kerja terpadatkan, berbagi pekerjaan, telekomuting, pekerjaan paruh waktu sementara, dan bantuan relokasi untuk anggota keluarga karyawan.

KASUS Program Mutu dan Produktivitas Pada Carter Cleaning Company Carter cleaning company adalah perusahaan yang mengelola tempat cuci otomatis, dry cleaning, dan setrika pakaian, termasuk jasa penjemputan dan pengantaran pakaian pelanggan. Carter memiliki enam toko dengan manajer on-site sendiri dan setiap toko masing-masing memiliki sekitar tujuh karyawan dengan pendapatan tahunan kira-kira $400,000. Sebagai tamatan perguruan tinggi dan seorang yang selalu mengikuti perkembangan bisnis, Jennifer selaku manajer baru, akrab dengan manfaat dari program-program seperti gugus kendali mutu, manajemen mutu terpadu, serta pengukuran dan manjemen produktivitas. 1. Bagaimana bentuk implementasi yang mungkin diterapkan pada perusahaan Carter dari konsep manajemen mutu terpadu? 2. Bagaimana implementasi praktis dari gugus kendali mutu yang mungkin diterapkan pada perusahaan Carter? 3. Berikan saran anda kepada Jennifer mengenai teknik pengukuran dan manajemen produktivitas yang sebaiknya ia lakukan! 4. Dengan kondisi sumber daya manusia yang ada saat ini, bagaimana rancang jabatan yang efektif dan efisien di perusahaan Carter? 5. Apakah program pilihan jadwal kerja alternatif dan organisasi sahabat keluarga dapat di implementasikan pada toko-toko Carter? Mengapa? 6. Kemukakan beberapa masalah mutu dan produktivitas yang kemungkinan terjadi pada perusahaan Carter! Data dan alat kendali apa yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah tersebut?