Project Management 2

Timbulnya Suatu Proyek Rencana Pemerintah Prasarana  jalan, jembatan, pelabuhan Permintaan Pasar karena kenaikan permintaan atau produk baru Kebutuhan dalam Perusahaan Efisiensi/modernisasi sistem kerja Kegiatan penelitian dan pengembangan Pengembangan produk baru

Manfaat ManPro Efisiensi Kontrol lebih baik Meningkatkan kualitas Meningkatkan Produktivitas Menenkan Resiko Koordinasi internal lebih baik Meningkatkan semangant, tanggung jawab

Pengorganisasian

Perubahan dalam organisasi Perubahan dalam teknologi (lebih komplex,material baru dan proses development) Persaingan dan margin yang lebih tipis (pasar yang dinamis/effesien, kenaikan biaya produk) Biaya pemasaran yang makin mahal Permintaan konsumen yang mangkin dinamis

Bentuk organisasianisasi tradisional

Dept Project management

OPK (organisasi project Koordinator)

OPF (organisasi project Fungsional)

organisasi project murni

Perancangan organisasi Kompleksitas dari project Teknologi yang tersedia (termasuk subkontrak kontraktor) Lingkungan project Kebutuhan akan kualitas produk dan pelanggan

Organisasi dan Staffing project

Authority, Responsibility dan Accountability Authority – sebuah power yang diberikan pada seseorang (karena jabatannya) yang dapat membuat keputusan dimana pihak lain harus mengikuti keputusan/ aturan tersebut Responsibility – kewajiban yang terjadi pada seseorang krn tugasnya dalam organisasi, dalam hal penunjukannya pada tugas tersebut

Accountability – sebuah pernyataan yang secara menyeluruh menjawab kepuasan atas selesainya penujukannya pada tugas yang terkait tersebut. Accountability = Authority + Responsibility

Susunan hirarki project management Project Manager Ass Project Manager Project (home) Office Project Team (tiap bidang)

Kepala eksekutif menunjuk project Manager Sumberdaya internal dan external Karir dan kinerja project Manager (record) Peningkatan (develop) kinerja project Manager

Sifat utama project Mgr Jujur dan loyal Mengerti masalah hubungan antara manusia Mengerti teknologi dari project Mempunyai keahlian (manajemen dan komunikasi) Cepat tanggap dan tangguh (quick respons) Dapat membuat keputusan dengan cepat dan tepat

Kecakapan utama project Manager Membangun team Kepemimpinan Mengatasi konflik Teknis Perencanaan organisasianisasi Kewirausahaan Admin management support Lokasi sumberdaya

Kecakapan Membangun Team Team yang baik (formulanya, chemist nya) adalah langkah awal dari mulusnya pekerjaan Team yang buruk akan mengundang konflik yang akan berpengaruh pada lancarnya pekerjaan

Kecakapan kepemimpinan Team yang baik bagaimanapun memerlukan pimpinanan (komandan/ nakhoda) yang baik Team dan pimpinan yang mempunyai kepemimpinan yang baik akan saling melengkapi dan memaksimumkan peluang keberhasilan.

Kecakapan mengatasi konflik Kecakapan ini lebih tertuju untuk kasus yang kalau terjadi/ if then cases (biasanya terjadi) Perlu pengalaman dan bakat khusus, untuk dapat matang dalam kemampuan ini

Kecakapan teknis Kemampuan ini pada umumnya dimiliki setiap project Mgr (teknis berbasis teori), sedangkan pengalaman pada berbagai project akan mengasah lebih lanjut (teknis berbasis praktis dilapangan)

Kecakapan dalam perencanaan Selain monitoring, planning adalah roh/jiwa/sprit dari project Mgr Tanpa planning yang sempurna, hasil yang baik hanya kebetulan saja

Kecakapan dalam organisasi Biasanya juga disebut kemampuan sosial arsitek atau politis (mengendalikan) organisasi supaya tidak overheating tapi tetap bergairah Tahapan awal project adalah yang tersulit karena bentuk dan hubungan organisasi tidak harus selalu sama pada setiap project

Kecakapan dalam kewirausahaan Seperti juga seorang bisnis, project Mgr harus mempunyai intuisi/ sense seorang wirausaha, kemampuan analisa keuangan dan berorientasi pada keuntungan Berbasis pada kepuasan pelanggan

Kecakapan dalam admin Alat yang biasa dipakai adalah; laporan2/ ringkasan2 dari, rapat2, evaluasi2, anggaran dan pengawasan jadwal (schedule controls) Pengetahuan akan format2 laporan akan sangat membantu pekerjaan project Mgr

Kecakapan management support Kecakapan ini biasa disebut, kemampuan me lobby (terhadap atasan khususnya dan semua yang terkait mendukung project) Generik nya adalah kecakapan ber Komunikasi (dengan bahasa lisan maupun bahasa tubuh) Peka tehadap signal/ tanda2 yang tidak tersurat tapi tersirat

Kecakapan mengetahui lokasi sumber daya Kecakapan ini hanya bisa didapat dari pengalaman diberbagai project Termasuk bernegosiasi atas nilai, kwalitas dan kwantitas sumber daya tersebut

Tugas dan Tanggung jawab Manager proyek Mendefinisikan dan membatasi proyek yang benar Mengidentifikasi dan memilih sumber daya proyek Memimpin tim proyek pada setiap fase proyek Mengestimasi dan membuat anggaran proyek Mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan resiko proyek Membuat dan menjaga perencanaan proyek Mengelola semua perubahan yang terjadi dalam proyek Mengidentifikasi politik organisasi dan memerankannya dengan baik Mengelola berkas proyek dan dokumentasi terkait

Metodologi Manajemen Proyek

Elements of Project Master Plan Preface explanation of the document purpose of the document Table of Contents Background Purpose business reasons technical reasons

Elements of Project Master Plan (2) 5.Objectives  detailed description of project’s deliverables Remember to apply the S.M.A.R.T Rule project mission statement primary target & secondary target use preference matrix

Elements of Project Master Plan (3) 6.Scope Statement a documented description of the objectives, work content, deliverables, and end product 7.Deliverables Any project outcome must be handed over the client 8.Exclusions Anything excluded from the project

Elements of Project Master Plan (4) 10.Related Projects Other projects which may have a relation with the observed project 11. Assumptions factors that, for planning purposes, are considered to be true, real or certain 12. Phases Steps of doing the project

Elements of Project Master Plan (5) 13.Main Activity Schedule outline of all schedules and milestones first level, using gantt chart 14.Master Budget estimated project expenses overhead and fixed charges

Elements of Project Master Plan (6) 15.Resource Requirements Personnel special skill requirements necessary training legal requirements

Elements of Project Master Plan (6) 16.Stakeholder Analysis Stake holders: Person, institutions or parties who is directly or indirectly affected by the project

Stakeholders analysis

Elements of Project Master Plan (7) 17.Potential Problems list of likely potential problems