Pelatihan dan Pengembangan

Pengertian Pelatihan dan Pengembangan Pelatihan adalah proses secara sistematis mengubah tingkah laku pegawai untuk mencapai tujuan organisasi. Program Pelatihan Formal adalah suatu usaha pemberi kerja untuk memberikan kesempatan kepada pegawai guna memperoleh pekerjaan atau bidang tugas yang sesuai dengan kemampuan, sikap, dan pengetahuannya. Langkah-langkah berikut dapat diterapkan dalam pelatihan : - Pihak yang diberikan pelatihan (trainee) harus dapat dimotivasi untuk belajar. - Trainee harus mempunyai kemampuan untuk belajar - Proses pembelajaran harus dapat dipaksakan atau diperkuat - Pelatihan harus menyediakan bahan-bahan yang dapat dipraktekan atau diterapkan - Bahan-bahan yang dipresentasikan harus memiliki arti yang lengkap dan memenuhi kebutuhan - Materi yang diajarkan harus memiliki arti yang lengkap dan memenuhi kebutuhan.

Tujuan pelatihan Tujuan pelatihan pada intinya dapat dikelompokkan ke dalam lima bidang: - Memperbaiki kinerja. Karyawan yang bekerja secara tidak memuaskan karena kekurangan keterampilan merupakan calon utama pelatihan. - Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan teknologi. Melalui pelatihan, pelatih (trainer) memastikan bahwa karyawan dapat mengaplikasikan teknologi baru secara efektif. - Mengurangi waktu pembelajaran bagi karyawan baru agar kompeten dalam pekerjaan. Seorang karyawan baru acapkali tidak menguasai keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menjadi “job competent”, yaitu mampu mencapai output dan standar mutu yang diharapkan. - Membantu memecahkan masalah operasional. Para manajer harus mencapai tujuan mereka dengan kelangkaan dan kelimpahan sumber daya: kelangkaan sumberdaya finansial dan sumberdaya teknologis manusia (human technological resources), dan kelimpahan masalah keuangan, manusia, dan teknologis. - Mempersiapkan karyawan untuk promosi. Salahsatu cara untuk menarik, manahan, dan memotivasi karyawan adalah melalui program pengembangan karir yang sistematik. Pengembangan kemampuan promosional karyawan konsisten dengan kebijakan SDM untuk promosi dari dalam; pelatihan adalah unsur kunci dalam sistem pengembangan karir.

Lanjutan… Pengembangan manajemen adalah suatu proses bagaimana manajemen mendapatkan pengalaman, keahlian dan sikap untuk menjadi atau meraih sukses sebagai pemimpin dalam organisasi mereka. Kegiatan pelatihan dan pengembangan pegawai memberikan deviden kepada karyawan dan perusahaan, berupa keahlian dan keterampilan yang selanjutnya akan menjadi aset yang berharga bagi perusahaan. Manfaat Pelatihan dan Pengembangan Manfaat untuk karyawan 1. Membantu karyawan dalam membuat keputusan dan pemecahan masalah yang lebih efektif 2. Melalui pelatihan dan pengembangan, variabel pengenalan, pencapaian prestasi, pertumbuhan, tanggung jawab dan kemajuan dapat di internalisasi dan dilaksanakan. 3. Membantu mendorong dan mencapai pengembangan diri dan rasa percaya diri 4. Membantu karyawan mengatasi stres, tekanan, frustasi, dan konflik 5. Memberikan informasi tentang meningkatnya pengetahuan kepemimpinan, keterampilan komunikasi dan sikap

Lanjutan… 6. Meningkatkan kepuasan kerja dan pengakuan 7. Memenuhi kebutuhan personal peserta dan pelatih 8. Memberikan nasihat dan solusi untuk pertumbuhan masa depan 9. Membangun rasa pertumbuhan dalam pelatihan 10. Membantu pengembangan keterampilan mendengar, bicara dan menulis dengan latihan 11. Membantu menghilangkan rasa takut melaksanakan tugas baru. Manfaat untuk perusahaan - Mengarahkan untuk meningkatkan profitabilitas atau sikap yang lebih positif terhadap orientasi profit - Memperbaiki pengetahuan kerja dan keahlian pada semua level perusahaan - Memperbaiki moral SDM - Membantu karyawan untuk mengetahui tujuan perusahaan - Membantu menciptakan image perusahaan yang lebih baik - Mendukung otentisitas, keterbukaan dan kepercayaan - Meningkatkan hubungan antara atasan dan bawahan - Membantu pengembangan perusahaan - Belajar dari karyawan yang dilatih

Lanjutan… - Membantu dalam mempersiapkan petunjuk pekerjaan - Membantu dalam memahami dan melaksanakan kebijakan perusahaan - Menyediakan informasi untuk kebutuhan masa depan dalam semua segi di perusahaan - Perusahaan mendapat keputusan yang lebih efektif dalam pemecahan masalah - Membantu dalam pengembangan keterampilan kepemimpinan, motivasi, loyalitas, sikap yang lebih baik, dan aspek-aspek lainnya yang menampilkan pekerja dan manajer yang sukses. - Membantu dalam meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja - Membantu agar terjadi penurunan biaya dalam banyak aspek, seperti produksi, personalia, administrasi dan sebagainya - Mengembangkan rasa tanggung jawab sejalan dengan kompetensi dan kemampuan dalam pengetahuan - Memperbaiki hubungan antara pekerja dan manajemen - Mengurangi biaya konsultasi dari pihak luar dengan memanfaatkan konsultan internal yang kompeten - Menstimuli pengelolaan—pencegahan terjadinya banyak pemecatan - Mengurangi perilaku suboptimal, seperti menyembunyikan alat - Menciptakan iklim yang tepat untuk pertumbuhan dan komunikasi - Membantu dalam perbaikan komunikasi organisasi—perusahaan - Membantu karyawan dalam menyusaikan diri dengan perubahan yang ada - Membantu dalam mengatasi konflik dan juga mencegah stres dan tensi

Lanjutan… Manfaat untuk personal, hubungan manusia, dan pelaksanaan kebijakan - Memperbaiki komunikasi antara kelompok dan individual - Membantu dalam orientasi untuk karyawan baru dan mendapatkan pekerjaan baru melalui pengalihan dan atau promosi - Menyediakan informasi tentang kesempatan yang sama dan kegiatan yang disepakati - Menyediakan informasi tentang hukum pemerintah yang berlaku dan kebijakan administrasi - Memperbaiki keterampilan hubungan lintas personal - Membuat kebijakan, aturan, dan regulasi perusahaan yang dapat dilaksanakan - Memperbaiki moral - Membangun kepaduan gerak - Menyediakan lingkungan yang baik untuk belajar, berkembang, dan koordinasi - Membuat perusahaan menjadi tempat yang lebih baik untuk bekerja dan hidup

Kebutuhan Pelatihan Pelatihan akan berhasil jika proses mengisi kebutuhan pelatihan yang benar. Pada dasarnya kebutuhan itu adalah untuk memenuhi kekurangan pengetahuan, meningkatkan keterampilan atau sikap dengan masing-masing kadar yang bervariasi. Kebutuhan dapat digolongkan menjadi: - Kebutuhan memenuhi tuntutan sekarang. Kebutuhan ini biasanya dapat dikenali dari prestasi karyawannya yang tidak sesuai dengan standar hasil kerja yang dituntut pada jabatan itu. - Memenuhi kebutuhan tuntutan jabatan lainnya. Pada tingkat hierarki manapun dalam perusahaan sering dilakukan rotasi jabatan. - Untuk memenuhi tuntutan perubahan. Perubahan-perubahan, baik intern (perubahan sistem, struktur organisasi) maupun ekstern (perubahan teknologi, perubahan orientasi bisnis perubahaan) sering memerlukan adanya tambahan pengetahuan baru.

Identifikasi kebutuhan pelatihan Upaya untuk melakukan identifikasi pelatihan dapat dilakukan antara lain dengan cara: - membandingkan uraian pekerjaan/jabatan dengan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki karyawan atau calon karyawan - menganalisis penilaian prestasi. Beberapa prestasi yang dibawah standar dianalisis dan ditentukan apakah penyimpangan yang terjadi disebabkan oleh karena kurangnya pengetahuan dan keterampilan karyawan - menganalisis catatan karyawan, dari catatan karyawan yang berisi tentang latar belakang pendidikan, hasil tes seleksi penerimaan, pelatihan yang pernah diikuti, promosi, demosi, rotasi, penilaian prestasi secara periode, dll. Daricatatan ini bisa ditentukan kekurangan-kekurangan yang dapat di isi melalui pelatihan. - menganalisis laporan perusahaan lain, yaitu tentang keluhan pelanggan, keluhan karyawan, tingkat absensi, kecekatan kerja, dll. Dapat dipelajari dan disimpulkan adanya kekurangan-kekurangan yang bisa ditanggulangi dengan pelatihan. - menganalisis masalah. Masalah yang dihadapi perusahaan secara umum dipisahkan ke dalam dua masalah pokok, yaitu masalah yang menyangkut SDM sering ada implikasinya dengan pelatihan. - merancang jangka panjang perusahaan, rancangan jangka panjang ini mau tidak mau memasukkan bidang SDM di dalam prosesnya.

- Cost-efectiveness (efektivitas biaya) Lanjutan… Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dan berperan dalam pelatihan dan pengembangan: - Cost-efectiveness (efektivitas biaya) - Materi program yang dibutuhkan - Prinsip-prinsip pembelajaran - Ketepatan dan kesesuaian fasilitas - Kemampuan dan preferensi peserta pelatihan - Kemampuan dan preferensi instruktur pelatihan

Jenis-jenis pelatihan yang dapat diselenggarakan di dalam organisasi: - pelatihan keahlian - pelatihan ulang - pelatihan fungsional silang - pelatihan tim - pelatihan kreativitas

Lajutan… Pelatihan keahlian Pelatihan keahlian (skill training) merupakan pelatihan yang sering dijumpai di dalam organisasi, program pelatlihannya relatif sederhana yaitu kebutuhan dan kekurangan di identifikasi melalui penilaian yang jeli. Pelatihan Ulang Pelatihan ulang (retraining) adalah subset pelatihan keahlian, pelatihan ulang berupaya memberikan kepada para karyawan keahlian-keahlian yang mereka butuhkan untuk menghadapi tuntutan kerja yang berubah-ubah. Pelatihan lintas fungsional Pada dasarnya, organisasi telah mengembangkan fungsi kerja yang terspesialisasi dan deskripsi pekerjaan yang rinci. Pelatihan lintas fungsional (cross functional training) melibatkan pelatihan karyawan untuk melakukan aktivitas kerja dalam bidang lainnya selain dari pekerjaan yang ditugaskan. Ada banyak pendekatan untuk pelatihan lintas fungsional. Sebagai contoh :

Lanjutan… - Rotasi pekerjaan dapat digunakan untuk memberikan suatu perspektif yang lebih luas kepada manajer dalam satu bidang fungsional. - Departemen-departemen dapat saling tukar karyawannya untuk periode waktu tertentu sehingga setiap karyawan mengembangkan suatu pemahaman mengenai aktivitas departemen lainnya. - Pelatihnya adalah kolega kerja, karyawan- karyawan berprestasi yang bertindak sebagai internal on-the-job trainer, dapat menolong para karyawan mengembangkan keahlian aktivitas kerja lainnya.

Lanjutan… Pelatihan Tim Ada dua prinsip umum mengenai komposisi tim. Pertama, seluruh kinerja sebuah tim sangat tergantung pada keahlian individu anggotanya. Oleh karena itu, pelatihan dan pengembangan individu tetaplah penting. Tetapi pelatihan individu hanyalah sebagian solusi, sehingga interaksi diantara anggota tim harus mendapat perhatian. Kedua, manajer kelompok kerja yang efektif cenderung memantau kinerja anggota timnya secara teratur dan sering memberikan umpan balik. Memasukkan kedua prinsip ini ke dalam pelatihan anggota tim dan manajer mereka akan menyebabkan kinerja keseluruhan tim yang lebih baik. Pelatihan Kreativitas Pelatihan kreativitas (creativity training) berlandaskan pada asumsi bahwa kreativitas dapat dipelajari, ada beberapa cara untuk mengajarkan kreativitas, yang semuanya berusaha membantu orang-orang dalam memecahkan masalah dengan kiat baru. Salahsatu ancangan yang lazim diterapkan adalah brainstorming, dimana para partisipan diberikan peluang untuk mengeluarkan gagasan sebebas mungkin.

Transfer pelatihan Tujuan akhir setiap progam pelatihan adalah bahwa pembelajaran yang terjadi selama pelatihan ditransfer kembali kedalam pekerjaan. Ada tiga kemungkinan situasi transfer pelatihan: (1) transfer pelatihan positif, tatkala aktivitas pelatihan meningkatkan kinerja dalam situasi baru. (2) transfer pelatihan negatif, manakala aktivitas pelatihan menghambat kinerja dalam situasi baru. (3) tidak ada imbas pelatihan yang dapat diamati.

Evaluasi Program Pelatihan Kriteria yang efektif digunakan untuk mengevaluasi kegiatan pelatihan adalah yang berfokus pada outcome-nya (hasil akhir). Para pengelola dan instruktur perlu memperhatikan hal berikut : - Reaksi dari para peserta pelatihan terhadap proses dan isi kegiatan pelatihan - Pengetahuan atau proses belajar yang diperoleh melalui pengalaman pelatihan - Perubahan perilaku yang disebabkan karena kegiatan pelatihan - Hasil atau perbaikan yang dapat diukur baik secara individu maupun organisasi, seperti makin rendahnya turnover (berhenti bekerja), makin sedikit kecelakaan, makin kecilnya ketidakhadiran, makin menurunnya kesalahan kerja, makin efesiennya penggunaan waktu dan biaya, serta makin produktifnya karyawan, dan lain-lain.