Pemeriksaan internal pada kegiatan produksi DJODI SETIAWAN,S.E.,M.M.,Ak.,CA PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS BALE BANDUNG @2015 Pemeriksaan internal pada kegiatan produksi

PENDAHULUAN Produksi merupakan salah satu fungsi penting dalam perusahaan disamping fungsi-fungsi [enting lainnya seperti pembelian, pemasaran, keuangan dan kepegawaian. Keberhasilan kegiatan produksi sangat besar besar pengaruhnya terhadap keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. Kegiatan Produksi merupakan rangkaian dari tahap-tahap kegiatan yang diawali dengan penetapan produk apa dan kapan akan di produksi dan diakhiri dengan penyerahannya kepada konsumen

Pemeriksaan terhadap kegiatan produksi Pemeriksaan kegiatan produksi ditujukan untuk menilai apakah kegiatan produksi yang didasarkan ada kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan perencanaan yang berlaku berjalan dengan efisien dan ekonomis. Disammping itu, melalui pemeriksaan kegiatan produksi, diharapkan ditemukan alternatif-alternatif pendekatan yang dapat meningkatkan efisiensi, ekonomis dan kelancaran kegiatan produksi.

Sasaran pemeriksaan yang lengkap terhadap kegiatan kegiatan produksi mencakup seluruh subkegiatan dan tahap-tahap dalam kegiatan produksi. Penetapan luasnya sasaran ini dipengaruhi terutama oleh tujuan pemeriksaan disamping faktor-faktor sekunder seperti tersedianya tenaga pemeriksa, anggaran waktu pemeriksaan.

Prosedur pemeriksaan kegiatan produksi meliputi rangkaian pemeriksaan atas tahap-tahap dalam siklus produksi. Masing-masing tahap dalam siklus produksi diperiksa dengan tujuan yang bervariasi antara, pemeriksaan untuk satu tahap dengan tahap lainnya.

Pengertian proses produksi Proses produksi dapat diartikan sebagai cara untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan memanfaatkan sumber-sumber ( tenaga kerja, mesin dan lainnya) yang tersedia. Produksi ditinjau dari istilah, diartikan sebagai semua kegiatan atau kejadian dimana, bahan-bahan dikombnasikan atau dimodifikasikan menurut cara tertentudengan menggunakan sarana dan peralatan yang sesuai.

Pentingnya suatu proses produksi Tingkatan pentingnya proses produksi akan berlainan sesuai dengan jenis perusahaan. Contoh : proses produksi pada PT Unilever akan berbeda dengan proses Produksi di PT. Pindodeli Pulp Paper. Proses produksi merupakan proses yang rumit, karena banyaknya aktivitas didalamnya yang harus dilaksanakan, seperti berbagai aktivitas yang berkaitan dengan cara mendapatkan dan mengolah bahan baku menjadi bahan setengah jadi hingga menjadi bahan jadi.

Kebutuhan akan pengendalian yang efektif terhadap kegiatan produksi merupakan tantangan bagi pemeriksa intern. ---->>> Akan tetapi kegiatan produksi banyak melibatkan kegiatan teknis, sehingga sering menimbulkan keterbatasan bagi pemeriksa intern dalam memberikan bantuannya kepada manajemen di bidang ini.--> Pemeriksa intern bukanlah tenaga ahli dalam bidang produksi.

Siklus proses produksi dan aspek pengendalian Tahap-tahap siklus produksi : Penentuan permintaan akan produk yang dapat dipasok melalui proses produksi. Penetapan rencana produksi yang lebih spesifik. Pengadaan masukan untuk melaksanakan kegiatan produksi Perencanaan, pemasangan dan pengujian mesin dan peralatan serta percobaan proses produksi Pelaksanaan proses produksi yang sebenarnya Pengiriman produk-produk selesai untuk digunakan sendiri atau dijual.

Masalah pokok dalam kegiatan produksi Masalah-masalah produksi saling berhubungan dan kadang-kadang melibatkan keahlian teknis yang tinggi- tim audit internal tidak memeliki kemampuan teknis produksi. Adapun masalah pokok dalam kegiatan produksi adalah : Pengembangan dan perencanaan produk Penentuan mengenai cara pengolahan Penentuan mengenai kebutuhan sarana Penentuan mengenai kebutuhan mesin dan perlengkaoan Tata ruang pabrik Penanganan bahan mentah dan produk setengah jadi Perencanaan dan pengendalian produksi Pengendalian operasional

9. Engineering, riset dan pengendalian mutu 10. Pemeliharaan Pabrik 11 9. Engineering, riset dan pengendalian mutu 10. Pemeliharaan Pabrik 11. Pengendalian Limbah Pabrik 12, Keamanan dan keselamatan kerja

1. Perencanaan dan pengembangan produk Dalam hal ini peranan bagian produksi meliputi dua hal yaitu : Memberikan kerjasama dalam bentuk penyediaan informasi dan bantuan yang diperlukan oleh personel pada bagian lainnya dan Melakuakn hal berdasarkan inisiatif sendiri, dalam hal ini menuntut keahlian teknis tersendiri pada bagian produksi untuk mengatasi berbagai permasalahan

2. Penentuan mengenai cara pengolahan Permasalahan yang timbul dalam penentuan cara pengolahan adalah Sarana baru apakah yang diperlukan atau modifikasi apakah yang perlu dilakukan terhadap sarana yang ada. Hal-hal apakah yang harus dipersiapkan sehubungan dengan adanya penambahan mesin dan peralatan Jenis bahan apakah yang digunakan Berapa biaya tenaga kerja yang diperlukan, dikaitkan dengan cara pengelolaan jumlah produksi dan waktu pengerjaan.

3. Penentuan kebutuhan sarana Masalah yang mungkin timbul dapam pemeriksaan ini adalah : Berapa banyak ruangan yang dibutuhkan dan jenis ruangan yang bagaimana yang dibutuhkan. Apabila ruangan telah tersedia, bagaimana prioritas penggunaannya dalam proses produksi? Berapa biaya yang dibutuhkan untuk menyesuaikan ruangan dengan kebutuhan produksi Apakah ruangan masih harus disediakan? Bagaimana dengan nilai geografis dari penemparan sarana yang ada dengan kondisi masyarakat, jarak tempuh, jarak ke tempat pengiriman produk termasuk pajak yang mungkin timbul

4. Penentuan mengenai kebutuhan mesin dan perlengpan Teradapat beberapa masalah, misalnya : Manfaat ekonomis apakah yang diperoleh dan pemilihan jenis-jenis dan peralatan, ditinjau dari kecepatan pengolahan dan pengurangan niaya tenaga kerja serta biaya-biaya overhead. Untuk jenis-jenis mesin dan peralatan yang sama, manfaat ekonomis apakah yang diperoleh dari perbedaan ukuran atau ciri-ciri dan masing-masing mesin dan peralatan tersebut. Bagaimana pertimbangan yang tepat antara mesin dan peralatan yang mempunyai kegunaan khusus dan yang serba guna? Faktor-faktor apakah yang mempengaruhi penentuan ini?

d. Sampai berapa jauh dipertimbangkan bahwa mesin dan peralatan sebaiknya dibeli ( bila memungkinkan atau dibuat sendiri oleh perusahaan) e. Sampai berapa jauh dipertimbangkan bahwa perusahaan sebaiknya melakukan pendekatan automatisasi dengan mempertimbangkan resiko-resiko kemungkinan perubahan permintaan atas berbagai produk? f. Sampai berapa jauh dipertimbangkan bahwa mesin dan peralatan yang ada sebaiknya tetap dioperasikan?

5. Tata ruang pabrik Pada dasarnya, penataan ruang pabrik dapat dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu : Tata ruang pabrik dengan pendekatan menurut urutan pengolahan yang terpadu.  contoh : penempatan perlengkapan dan jasa pendukung pada perusahaan perakitan mobil. Pengelompokan perlengkapan di tempat pelaksanaan fase pengolahan tertentu. - contoh : pengelompokan mesin-mesin gerinda dalam satu bagian pabrik

6. Penangangan bahan mentah dan produk setengah jadi Sistem penanganan baha yang baik akan memberikan keuntungan sebagai berikut Perpindahan bahan menjadi lebih mudah dan atau biaya penanganan menjadi lebih murah. Perbaikan dalam sistem penanganan bahan akan mengurangi biaya karena memungkinkan: - Bahan dapat bergerak cepat - Tenaga kerja yang digunakan dapat lebih hemat b. Dengan penggunaan metoda yang tepat, maka perpindahan barang olahan ke proses selanjutnya akan semakin cepat

7. Perencanaan dan pengendalian produksi Perencanaan dan pengendalian proses produksi bertolak dari perencanaan yang mencakup : Perencanaan lebih lanjut mengenai produksi sebenarnya sesuai ebutuhan. Penyampaian instruksi-instruksi yang tepat kepada pegawai bagian produksi Pemantauan aktifitas-aktifitas produksi secara berkesinambungan. Cara pelaksanaan fungsi ini akan sangat tergantung pada jenis produk yang dihasilkan dan cara aktifitas produksi di organisasikan, diantaranya Perencanaan produksi Pengendalian produksi

c. Penetapan rate produksi d. Penjadwalan e. Isyarat kerja

8. Pengendalian operasional Pemakaian bahan Penggunaan tenaga kerja Penggunaan jasa-jasa pendukung Pengendalian biaya

9. Engineering ,riset dan pengendalian mutu Berbagai jenis engineering , aktifitas riset dan penyelenggaraan inspeksi serta pengendalian mutu berhubungan erat dengan kegiatan produksi dan dalam banyak situasi merupakan bagian dari tugas bagian produksi. ---> Akan tetapi dalam situasi-situasi yang lain mungkin terdapat bagian tersendiri yang merupakan unit organisasi yang terpisah yang melakukan pengendalian yang lebih langsung terhadap kegiatan produksi.

10. Pemeliharaan pabrik Pengaturan waktu pemeliharaan Usaha untuk memperkecil kerusakan Sentralisasi versus desentralisasi

11. Pengendalian limbah pabrik Pengendalian limbah pabrik merupakan suatu istilah yang dapat digunakan dalam arti yang luas atau dalam arti tertentu. Limbah pabrik merupakan problem yang selalu banyak mendapat perhatian dan dalam jenis pabrik tertentu merupakan dimensi yang serius. Limbah pabrik mempunyai hubungan langsung dengan proses produksi dan pembuangan limbah merupakan hal yang sangat sulit.

12. Keamanan dan keselamatan pabrik Aspek yang harus diperhatikan adalah : Penilaian kembali terhadap seluruh sarana, mesin dan peralatan dalam kaitannya dengan resiko termasuk bahaya dan langkah perlindungan. Peninjauan kembali ke[ada seuruh proses produksi dan aktifitas operasional. mengurangi kecelakaan kerja. Program-program kerja disusun kembali agar lebih sistematis Pengawasan yang berkesinambungan yang berkaitan dengan ketaatan terhadap ketentuan yang telah ditetapkan. Penyidikan yang seksama terhadap semua kecelakaan yang perah terjadi.

Program pemeriksaan terhadap kegiatan produksi Pemeriksaan Pengendalian Prosedur pemeriksan substansi

1. Pemeriksaan pengendalian Prosedur pemeriksaan pengendalian perencanaan dan produksi Prosedur pemeriksaan sistem pengendalian produksi Prosedur pemeriksaan pengendalian inspeksi Prosedur pemeriksaan pengendalian pemakaian bahan Prosedur pemeriksaan pengendalian penggunaan tenaga kerja Prosedur pemeriksaan pengendalian jasa-jasa pendukung Prosedur pemeriksaan pengendalian pelaporan dan pengendalian buaya

2. Prosedur pemeriksaan substansi Penentuan mengenai apa yang akan di produksi Penetapan rencana produksi Pengadaan, masukan untuk melaksanakan kegiatan produksi Penerimaan, pemasangan dan pengujian mesin dan peralatan Pelaksanaan proses produksi Pengiriman produk selesai Kegiatan pendukung