Implementasi e-Procurement PT RNI Dalam Proses Pengadaan Barang / Jasa Oleh : Agus Purnomo PT. Rajawali Nusantara Indonesia Surabaya, 9 Februari 2012

Dengan Anak Perusahaan Bisnis PT RNI Dengan Anak Perusahaan Sebagai Induk Perusahaan (Investment Holding), saat ini memiliki 13 anak perusahaan. Mengoperasikan 8 pabrik gula, 1 pabrik alkohol, 2 perkebunan sawit, 1 perkebunan teh, 1 pabrik obat, 1 pabrik alat kesehatan, 2 perusahaan distribusi, 1 pabrik karung plastik, 1 pabrik kulit, dan 1 pabrik sarung tangan

Definisi e-Procurement Sebuah Aplikasi berbasis web yang mengubah proses pengadaan dari sistem konvensional menjadi elektronis e-Procurement sebagai solusi dalam rangka menjawab tantangan ke dalam dan keluar yaitu : transparan, efisien, fairness, akuntabel, pertanggung-jawaban

Manfaat e-Procurement Bagi PT RNI Standarisasi proses pengadaan Transparansi Efisiensi Tersedianya Informasi harga satuan Akses kapada penyedia barang/jasa mudah dan luas Resiko Pertanggung-jawaban kecil Informasi pembelian barang/jasa terdokumentasi Tersedia informasi stok minimum barang di gudang Pengawasan internal Akuntabilitas Tata kelola perusahaan (GCG) lebih baik

Manfaat e-Procurement Bagi Penyedia Barang dan Jasa (DRM) Meminimalisir faktor kesalahpahaman Transparansi proses pengadaan Memudahkan peserta mengikuti semua pengadaan Fairness Mempercepat proses pengadaan Hemat biaya

Konsep Pengembangan e-Procurement Berbasis WEB : DECENTRALIZED PROCESS, INFORMATION CENTRALIZED Akses : Internet dan Intranet (melalui Fiber Optic) Lingkup e-Procurement : Cataloging : Catalog Material Informasi Harga Satuan, Stok Material, Bursa Material Supply Chain Mgt : Rencana Pengadaan, Penyusunan HPS s/d Penunjukan Pemenang Pengadaan Barang/jasa dengan Cara Auction Portal e-Procurement : Informasi Pengumuman Pengadaan di seluruh Anak Perusahaan Registrasi Vendor

SISTEM Hard ware SDM Soft 1 Sistem dibangun berdasarkan SOP pengadaan barang/jasa PT RNI (Prosedur dan Report) Hard ware SDM Soft 2 Sistem dapat dioperasikan secara Online / Live : Registrasi Penawaran Informasi 3 Sistem dibangun dengan teknologi berbasis Web Application 4 Sistem mudah dioperasikan dan dapat dikombinasikan dengan infrastruktur yang telah dibangun PT. RNI

Konsep Penerapan e-Procurement Proses sebelumnya : Manual Paperless 1 Mengoptimalkan teknologi informasi untuk menunjang proses pengadaan barang/jasa Online 2 Transparan 3 Monitoring 4 1 2 3 4 Penerapan aplikasi e-Procurement akan berdampak pengurangan paper work yang berarti efisiensi biaya dan waktu. Berbasis web application Sesuai dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG). Pengawasan yang baik dan meningkatkan proses monitoring.

Flow Chart e-Procurement Tim IT RNI Group

PELAKSANAAN E-PROCUREMENT DI RNI GROUP Dimulai tanggal 1 November 2011 Alamat website e-procurement http://e-proc.rni.co.id Tahap awal dilaksanaan pada Anak Perusahaan unit Gula Diterapkan untuk pengadaan barang/jasa secara lelang Aplikasi e-procurement pada tahap penawaran harga (e-auction) Tim IT RNI Group

Hambatan & Solusi Hambatan Solusi Keberanian & Komitmen Manajemen dalam pengadaan secara e-Procurement Ditetapkan peraturan yang mewajibkan RNI dan Anak Perusahaan RNI untuk menggunakan sistem e-Procurement dalam pengadaan barang dan jasa Perubahan kultur dalam pengadaan barang & jasa secara e-Procurement Implementasi dan sosialisasi secara bertahap dengan penyederhanaan proses pengadaan barang dan jasa Knowledge Peserta Lelang (DRM) terbatas Sosialisasi kepada DRM secara berkelanjutan Knowledge Pelaksana pengadaan secara e-Procurement Pelatihan dan Sharing Experience dengan target seluruh Anak Perusahaan RNI mempu melaksanakan pengadaan secara e-Procurement Sistem Aplikasi e-Procurement Perbaikan Sistem Aplikasi e-Procurement secara berkelanjutan.

Kesimpulan Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara e-Procurement merupakan wujud nyata komitmen Manajemen dalam transparansi, efisiensi, fairness, akuntabel, pertanggung-jawaban kepada Stake Holders. Dalam pelaksanaan tahun 2011 (2 bulan), PT RNI mampu menghemat 12,8 % terhadap realisasi harga tahun 2010. Ke depan PT RNI akan terus menerapkan pengadaan secara e-Procurement kepada seluruh Anak Perusahaan PT RNI

Terima Kasih http://e-proc.rni.co.id