FUNGSI PENCATATAN DAN PELAPORAN Mendaftar fakta-fakta, bukti-bukti, penilaian, dan keputusan-keputusan tentang orang-orang, masalah-masalah, dan situasi-situasi signifikan yang ada. Menyajikan kuantitas dan kualitas pelayanan. Menguraikan dan menjelaskan tindakan- tindakan pertolongan tertentu.

BENTUK-BENTUK PENCATATAN 1. Pencatatan proses Pencatatan proses adalah bentuk pencatatan yang sangat rinci (detail) dan khusus. Segala sesuatu yang terjadi dalam sebuah interview dicatat dengan menggunakan gaya “saya mengatakan kemudian dia mengatakan”. Sebagian besar pencatatan proses menggunakan kutipan langsung (PS: “ Apa khabar ibu hari ini?”).

Informasi yang harus dicatat dalam pencatatan proses: Identifkasi informasi: nama pekerja sosial, tanggal interview, nama klien dan/atau nomor klien, nomor interview (mis: interview ke empat dgn ibu X) Deskripsi kata demi kata tentang apa yang terjadi. Deskripsi setiap tindakan atau kegiatan non-verbal yang terjadi.

Perasaan dan reaksi pekerja sosial terhadap klien dan terhadap interview yang terjadi. Pengamatan dan pemikiran analitik pekerja sosial terhadap apa yang terjadi selama interview.

Buatlah catatan selama interview sedikit mungkin Beberapa teknik untuk mengingat kembali isi interview yang telah dilakukan. Buatlah catatan selama interview sedikit mungkin Tidak membuat catatan ketika klien tengah mengungkapkan perasaannya atau membicarakan suatu pokok persoalan yang sensitif, sangat emosional atau kesukaran untuk mengekspresikan sesuatu. Buatlah catatan ketika klien tengah memberikan data faktual yang khas

Cobalah untuk mengingat lima atau sepuluh menit daftar pertanyaan interview Interview yang dilakukan oleh pekerja sosial terhadap kliennya memiliki tahapan sebagai berikut Tahap Permulaan Mendengarkan dan mengamati Menciptakan suatu hubungan kerja dan kontrak sementara Menangani “unwilling client” (klien yang keberatan mengemukakan masalahnya).

Interview sesudah tahap permulaan Perasaan-perasaan tertarik, menaruh perhatian dan kepercayaan dari pekerja sosial kepada kliennya melalui kata maupun nada suara mempunyai nilai yang penting bagi klien yang mungkin akan membantunya untuk memobilisir faktor-faktor yang terdapat dalam dirinya.

Proses mengakhiri interview Menangani tanggapan-tanggapan yang belum memuaskan Tanggung jawab pekerja sosial dalam mengakhiri proses interview. Pada saat menjelang masa akhir, pekerja sosial harus lebih banyak menekankan pada keberhasilan-keberhasilan yang sudah dicapai serta memberikan keyakinan bahwa klien mampu menghadapi hari esoknya dengan baik

Penggunaan waktu dalam interview. Lama dan frekuensi interview dalam hubungannya dengan situasi. Merencanakan pemakaian waktu Penggunaan waktu didalam Group Work dan Community Organization.

Ketersediaan bantuan dalam lembaga Harapan-harapan dari klien serta pekerja sosial atas usaha-usaha yang dilakukan. Mengubah tujuan. Ketersediaan bantuan dalam lembaga Menunjukkan sumber-sumber yang tepat. Kerjasama dengan klien dalam pemberian pelayanan Kegagalan dalam pengalihan klien ke lembaga lain. Membantu klien untuk berubah

Contoh: Komentar Supervisor Isi Interview Perasaan Peksos Analisis