PERJALANAN BISNIS Oleh: Sihabudin, S.Pd. SMK PRUDENT SCHOOL TANGERANG JALAN TUGU KARYA, CIPONDOH KOTA TANGERANG 2014

A. Pengertian perjalanan Bisnis Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan dan dilaksanakan oleh seseorang dalam suatu perusahaan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

B. Tujuan Perjalanan Bisnis Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.

Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat). Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.

Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis: Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.

Mempelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang: Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

PERSIAPAN DOKUMEN PERJALANAN BISNIS Dokumen Internal Adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi: Surat tugas Adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seseorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu.

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas.

B. Dokumen Eksternal Adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis. Dokumen-dokumen ini meliputi, paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit, sertifikat kesehatan/yellow card, tiket pesawat terbang, voucher penginapan, travel funds.

1. Paspor Adalah identitas (bukti diri) warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

Gb. 1 Contoh Paspor

Gb. 2 Contoh Paspor

Macam-macam paspor: Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan / perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

Persyaratan Permohonan Paspor 1. Paspor Baru Untuk Umum Mengisi formulir permohonan secara lengkap dengan huruf cetak. Melampirkan asli dan 1 lembar photo copy: a) Bukti domisili Bagi WNI yang bertempat tinggal di wilayah Indonesia berupa KTP dan Kartu Keluarga yang masih berlaku.

Bagi WNI yang bertempat tinggal di luar wilayah Indonesia berupa tanda bukti penduduk negara setempat, atau bukti/petunjuk/keterangan lain yang menunjukkan bahwa pemohon bertempat tinggal di negara tersebut, atau bukti telah melakukan kewajiban melaporkan diri di Perwakilan Negara Republik Indonesia

b. Bukti Identitas diri, berupa: akte kelahiran Ijasah Akte Perkawinan/Surat nikah/Surat Baptis Surat Keterangan lainnya atau dokumen yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah.

Bagi Pegawai Negeri Sipil / Polri / TNI / Karyawan Swasta diperlukan iijin dari instansi bersangkutan Surat keputusan Ganti Nama sesuai ketentuan yang berlaku.

Bagi anak yang belum berusia 17 Tahun melampirkan: Surat Domisili dari Kecamatan Akte Perkawinan/Surat Nikah Orang Tua Surat Pernyataan (Ijin) dari orang tua (ditandatangani di atas materai 6000) Paspor orang tua (apabila ada)

Bagi yang bekerja di luar negeri sebagai Tenaga Kerja Indonesia (TKI) melampirkan Surat Rekomendasi dari Departemen Tenaga Kerja setempat. Bagi anak buah kapal (ABK) melampirkan Buku Pelaut Daftar Awak Kapal (Crew list), Surat Rekomendasi dari nahkoda atau agen perusahaan dimana yang bersangkutan bekerja.

Tidak terdaftar dalam daftar pencegahan Membayar biaya sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Standar Waktu Kecepatan Pelayanan Paspor Hari Pertama Isi formulir Serahlan berkas ke loket permohonan Paspor Republik Indonesia (berikut formulir dan syarat-syarat yang harus dilampirkan) dengan membawa dokumen aslinya Pemohon akan datang mendapatkan tanda terima dan dimohon datang 2 (dua) hari kemudian

Hari Ketiga Pemohon memberikan tanda terima ke Petugas Loket Permohonan Paspor Republik Indonesia Pemohon akan dipanggil oleh kasir untuk melakukan pembayaran sesuai dengan ketantuan yang berlaku Setelah melakukan pembayaran, pemohon akan dipanggil kembali untuk wawancara dan Foto Biometrik

Hari Kelima Pengambilan Paspor Republik Indonesia di loket 4 (empat) dengan menunjukkan kwitansi pembayaran Paspor RI

Pelayanan Paspor Diplomatik / Dinas Dalam Rangka Penugasan ke Luar Negeri Persyaratan: Mengajukan surat permohonan penerbitan paspor diplomatik/dinas untuk melaksanakan penugasan ke luar negeri dari Kementerian/Lembaga Pemerintah/Non-Kementerian/ Instansi pemohon;

Melampirkan: surat persetujuan penugasan dari Presiden (bagi Menteri dan setingkatnya); surat persetujuan penugasan dari Fraksi (bagi anggota Dewan Perwakilan Rakyat); surat persetujuan penugasan dari Sekretariat Negara (bagi PNS dan BUMN); dan surat perintah (SPRIN) bagi anggota TNI/POLRI.

Mengisi Formulir Permohonan Pelayanan Paspor Melampirkan fotokopi kartu pegawai/ kartu tanda anggota yang telah dilegalisir oleh pejabat kepegawaian dari instansi yang bersangkutan;

Melampirkan pasfoto terbaru ukuran 4x6 sebanyak 3 lembar dengan latar belakang warna putih dengan keterangan: Pria: mengenakan PSL / kemeja berdasi, tidak berkaca mata dan tidak memakai tutup kepala (kopiah). Bila mengenakan kemeja berdasi, kemeja tidak berwarna putih; dan Wanita: mengenakan pakaian rapi / sopan / boleh berjilbab / tidak menutup dahi dan tidak berkaca mata.

Dalam Rangka Pelaksanaan Tugas Belajar di Luar Negeri. Persyaratan : Melampirkan semua persyaratan sebagaimana tersebut pada butir II A; dan Melampirkan fotokopi kartu pegawai yang telah dilegalisir oleh pejabat yang berwenang pada Kementerian Pendidikan Nasional dan Universitas yang bersangkutan / Instansi lainnya

Dalam Rangka Pelaksanaan Penempatan pada Perwakilan RI di luar negeri. Persyaratan: Melengkapi surat pengantar dari Biro Kepegawaian Kementerian Luar Negeri dan surat keputusan Menteri Luar Negeri; dan Melengkapi semua persyaratan sebagaimana disebutkan di atas.

2. Visa Visa adalah dokumen yang dikeluarkan kantor Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dituju yang memberikan izin kepada seseorang untuk masuk ke negara tersebut dalam suatu periode waktu dan tujuan tertentu. Visa merupakan sebuah dokumen perizinan untuk seseorang yang ingin tinggal di negara orang lain selama kurun waktu tertentu, misalkan 30 hari, 1 tahun atau lebih.

Setelah pengajuan untuk membuat Visa dikabulkan lembaran visa akan ditempelkan pada halaman Passport. Ada beberapa jenis Visa, mulai dari visa kunjungan, perjalanan, dan juga visa kerja. Visa kunjungan masa berlakunya adalah 3 bulan, sementara untuk visa kerja memiliki masa berlaku antara 1-2 tahun.

Contoh visa untuk tujuan Amerika Serikat

Macam-macam visa: Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan. Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.

Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis / urusan dagang ke suatu negara. Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.

Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara. Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.

Syarat-syarat mendapatkan visa: Menunjukkan paspor yang masih berlaku. Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit permit). Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.

Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri. Mengisi application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan. Menyerahkan pas foto berwarna.

Pembiayaan Perjalanan Bisnis: Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis. Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.

Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.

Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis: Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.

Biaya akomodasi. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi. Biaya konsumsi. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis: Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.

Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.

Check Out, pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.

Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.

Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.

Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis: Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.

Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.