TATA PERSURATAN Surat, yaitu : Lembaran kertas yg memuat suatu informasi yang hendak disampaikan o/ seseorg kepada orang lain Pernyataan tertulis dlm segala bentuk & corak yg digunakan sebagai sasaran komunikasi untuk menyampaikan inf kedinasan kpd pihak lain sesuai dgn ketentuan yang berlaku 4/17/2018 meirinawati 1

Jenis Surat Berdasarkan wujud : - Surat Bersampul : lembaran srt yang dimasukkan amplop - Kartu pos : sehelai kartu uk 15x10 cm sifat terbuka & tdk formal, kdg dihiasi gambar - Warkat pos : lembaran srt yang dpt dilipt sekaligus sbg amplop - Memorandum/memo : srt pendek berisi petunjuk,perintah u/ keperluan intern orgs - Telegram 4/17/2018 meirinawati 2

2. Berdasarkan cara pengiriman : - Surat kilat - Surat tercatat - Surat elektronik 3. Berdasarkan tujuan penulisan : - Surat pemberitahuan - Surat perintah - Surat permohonan - Surat panggilan - Surat keputusan - Surat laporan - Surat perjanjian - Surat penawaran. dll 4/17/2018 meirinawati 3

4. Berdasarkan sifat isi surat : - Surat dinas - Surat pribadi - Surat niaga 5. Berdasarkan jumlah penerimaan surat : - Surat perorangan - Surat edaran - Surat pengumuman 6. Berdasarkan kemendesakannya : - Surat sangat segera - Surat segera - Suratbiasa 4/17/2018 meirinawati 4

7. Berdasarkan segi keamanan : - Surat rahasia (kode RHS/) yi srt / dokumen yang isinya tdk boleh diketahui o/ org lain selain yang dituju. Pengiriman dgn 2 amplop - Surat sangat rahasia (SRHS/SR) yi srt yang tingkat kerahasiannya sgt tinggi,biasanya berhub. Erat dgn keamanan negara,politik, stabilitas ekonomi. Pengiriman dgn 3 amplop - Surat biasa 4/17/2018 meirinawati 5

Maksud & Tujuan Surat Surat sebagai salah satu sarana komunikasi dlm pemerintah baik ditingkat pusat dan daerah, mempunyai fungsi yang penting untuk menyampaikan pesan yang diperlukan dalam kegiatan pemerintah dan pembangunan 4/17/2018 meirinawati 6

Fungsi Surat Alat bukti tertulis, misal surat perjanjian Alat pengingat,misal srt yang diarsip Dokumentasi historis,misal srt arsip lama digunakan kembali u/ penyelidikan keadaan masa lalu Pedoman tindakan, misal srt perintah Jaminan keamanan, misal srt ket jalan Duta/wakil orgs, maksud jiwa orgs 4/17/2018 meirinawati 7

Azas-AzasTata Persuratan Azas Keamanan isi terjaga Azas Pembakuan tata cara & bentuk Azas Pertanggungjawaban dipertgngjwbkan isi, format & prosedur Azas Keterkaitan terkait adm perktran pd umumnya & adm kearsipan khususnya Azas Kecepatan diselesaikan tepat waktu 4/17/2018 meirinawati 8

Teknik Penulisan Surat Pendek kalimat singkat Sopan bahasa yang sopan Jujur tdk perlu byk tambahan Positif tdk merugikan Bijaksana tdk menyinggung perasaan si penerima srt 4/17/2018 meirinawati 9

Format Surat Susunan srt yang memiliki ruang lingkup ekstern, terdiri dr 3 bag : 1. Kepala Surat, unsur : a. Lambang negara/logo b. nama & alamat instansi pengirim srt c. tempat,tgl,bln, dan tahun d. nomor srt e. sifat srt (berdsrkan keamanan srt) f. lampiran (apabila ada) g. hal h. alamat yang ditujukan kpd pejabat 4/17/2018 meirinawati 10

2. Batang tubuh/isi srt, unsur : a. pembuka, isi ltr blkg,maksud dan tujuan srt scr jelas & singkat b. isi pokok/uraian inti permslhn c. penutup 3. Kaki surat, unsur : a. jabatan penandatanganan srt b. tanda tangan c. nama penandatanganan srt & NIP d. tembusan e. cap (kalau dikehendaki) 4/17/2018 meirinawati 11

b. nama & alamat instansi c. tempat, tgl, bln dan tahun B. Susunan srt yang memiliki ruang lingkup intern, terdiri 3 bag, yaitu : 1. Kepala srt, unsur : a. lambang negara/logo b. nama & alamat instansi c. tempat, tgl, bln dan tahun d. nomor (bila diperlukan) e. kepada f. dari g. hal h. kata memo/nota dinas 4/17/2018 meirinawati 12

2. Batang tubuh/isi surat, unsur : a. pembuka b. isi pokok C. penutup 3. Kaki surat, unsur : a. nama jabatan b. tanda tangan c. nama penandatangan (NIP) d. cap (kalau dikehendaki) 4/17/2018 meirinawati 13

LAMBANG NEGARA tata persuratan aparatur pemerintah bagi Presiden/Wakil Presiden, Ketua Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Menteri2, pejabat lain sederajat “garuda emas” 4/17/2018 meirinawati 14

LOGO Adalah : Tanda pengenal/identitas dlm bentuk simbol atau huruf yang biasa digunakan oleh perusahaan Menurut Kep Men PAN No.71/1993 logo sebaiknya dihindarkan dlm tata persrtan aparatur pemerintah kecuali tata persuratan BUMN dan BUMD atau Kesekretariatan Pemerintah Daerah 4/17/2018 meirinawati 15

CAP DINAS Menurut Kep Men PAN No. 71/1993 sebaiknya berbentuk bulat dgn ukuran diameter 2 – 4 cm Cap dinas, terdiri 2 : 1. Cap jabatan : cap yg bunyi tulisannya menyebutkan jab pejbtnya & dignkan u/ menyertai td tgn pribadi pjbt ybs atau yang bertindak sbg pejabat (pj atau pjs) 2. Cap instansi/unir orgs : cap yang bunyi tulisannya menyebut nama instansi/unit orgs, dignkan u/ menyertai td tgn pjbt yang memp wewenang menggunakannya 4/17/2018 meirinawati 16

Pelimpahan Wewenang Penandatangan Surat Harus mengikuti jalur struktural dan paling byk hanya dua rentang jabatan struktural dibawahnya Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan srt sbb : 1. Atas Nama (a.n.) 2. Untuk beliau (u.b.) 3. Atas perintah (a.p.) atau atas perintah beliau (apb.) 4/17/2018 meirinawati 17

ATAS NAMA (a.n.) Dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan kpd pejabat dibwhnya Syaratnya : a. pelimpahan wewenang dlm bentuk tertulis b. materi wewenang yg dilimpahkan benar2 menjadi tgs & tg jwb pejabat yg melimpahkan c. t jwb sbg akibat penandatgn srt berada pd pejabat yang diatasnamakan 4/17/2018 meirinawati 18

UNTUK BELIAU (u.b) Dipergnkan jk yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kpd pejabat satu tingkat dibawahnya. Untuk beliau (u.b) dipergnkan etelah ada atas nama (a.n.) Pelimpahan kewenangan penandatgn srt hanya sampai pd pejabat dua tingkat eselon dibawahnya 4/17/2018 meirinawati 19

a. pelimpahan sampai dua tingkat struktural dibawahnya Syaratnya : a. pelimpahan sampai dua tingkat struktural dibawahnya b. materi yang ditangani mrpk tgs dan tanggung jawabnya c. dpt pula dipergnkan o/ pejabat yang ditunjuk sbg pemangku jbtn sementara atau yang mewakili d. tg jwb berada pd pejabat yang telah diberi kuasa 4/17/2018 meirinawati 20

Atas Perintah Beliau (apb.) Atas Perintah (a.p) Atas Perintah Beliau (apb.) Dipergnkan jk pejabat yang sehrsnya bert.jwb atas penandatgnan srt memerintahkan pjbt bawahannya u/ menandatgni srt sesuai dgn tgs dan tanggung jawabnya Syaratnya : a. hanya dipergnkan bila benar2 diperlukan atau mendesak b. tdk menyangkut hal2 yang bersifat penetapan kebjs c. tanggung jwb berada pd pejabat yang memerintahkan 4/17/2018 meirinawati 21

Contoh : a.n. - a.n. Menteri ………. Sekretaris Jenderal Nama Pejabat NIP Contoh : u.b. - a.n. Menteri ………… Direktur Jenderal u.b. Direktur 4/17/2018 meirinawati 22

Contoh : a.p./ apb. - Menteri ………. a.p. Inspektur Jenderal Nama Pejabat NIP - Menteri ……….. apb. Sekretaris Jenderal 4/17/2018 meirinawati 23

Ukuran Kertas 1. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern Kertas A4 (210 x 297 mm)/8,27x11,69 inci 2. Surat yang memiliki ruang lingkup inter - Srt panjang memakai kertas A4 - Srt pendek memakai kertas C5, uk 162x229 mm/6,38xx9,02 inci 3. Laporan kertas A4 4. Produk hukum Kertas C4 (220x324 mm)/9,02x12,76 inci 4/17/2018 meirinawati 24